2.2.1. Hoàn cảnh ra đời của Mạng lưới
Nhằm triển khai thực hiện Nghị quyết của Thành ủy, HĐND thành phố về phát triển KH&CN, thực hiện Chiến lược phát triển KH&CN thành phố Hải Phòng đến năm 2020, định hướng đến năm 2030, UBND thành phố đã phê duyệt các chương trình KH&CN có mục tiêu, trọng điểm phục vụ sự nghiệp CNH, HĐH và hội nhập quốc tế thành phố Hải Phòng đến năm 2020, trong đó có Chương trình tăng cường tiềm lực KH&CN thành phố Hải Phòng đến năm 2020 (Quyết định số 1861/QĐ-UBND ngày 25/9/2013 của UBND thành phố Hải Phòng). Trong số các nhiệm vụ cụ thể của Chương trình có nhiệm vụ xây dựng và thực hiện đề án “Nghiên cứu xây dựng Mạng lưới thông tin KH&CN tại Hải Phòng”.
Xuất phát từ thực tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng đang có nhiều tổ chức thông tin KH&CN, tuy nhiên cho tới thời điểm năm 2014, giữa các tổ chức này hầu như chưa có bất kỳ mối liên kết, hợp tác nghiệp vụ về hoạt động thông tin-tư liệu cũng như cơ chế hợp tác, kết nối và chia sẻ các nguồn lực thông tin KH&CN giữa các tổ chức thông tin KH&CN trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Thực hiện nhiệm vụ được Sở KH&CN giao, Trung tâm Thông tin KH&CN thành phố Hải Phòng đã triển khai nghiên cứu và đề xuất các nhiệm vụ, giải pháp hình thành và xây dựng Mạng lưới thông tin KH&CN trên địa bàn thành phố Hải Phòng. Việc xây dựng hệ thống các tổ chức thực hiện chức
năng thông tin KH&CN trên địa bàn thành phố có sự gắn kết về pháp lý, nâng cao năng lực thông tin KH&CN, hình thành Mạng lưới thông tin KH&CN Hải Phòng là hết sức cần thiết.
Ngày 09/10/2015 Giám đốc Sở KH&CN thành phố Hải Phòng ra quyết định số 247/QĐ-SKHCN về việc thành lập Mạng lưới thông tin KH&CN thành phố Hải Phòng. Dưới sự chứng kiến của đại diện Cục Thông tin KH&CN quốc gia, Sở KH&CN cùng một số Viện, trường trên địa bàn thành phố Mạng lưới chính thức ra mắt ngày16/10/2015.
Theo đó Mạng lưới có cơ quan chỉ đạo điều hành là Sở KH&CN, có đầu mối tổ chức thực hiện là Trung tâm Thông tin KH&CN thành phố Hải Phòng
(Sau đây gọi là Trung tâm Thông tin KH&CN) và các thành viên.
Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức Mạng lưới thông tin KH&CN Hải Phòng
30% 40%
30% Thư viện các trường ĐH Tổ chức KH&CN
Viện nghiên cứu
Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động Mạng lưới năm 2018
Các thành viên của Mạng lưới gồm:
(1) Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn, (2) Sàn Giao dịch Công nghệ và Thiết bị, (3) Viện Tài nguyên và Môi trường biển,
(4) Viện Y học biển,
(5) Viện nghiên cứu Hải sản,
(6) Trung tâm TT-TV trường đại học Y dược Hải Phòng, (7) Thư viện trường Đại học Hàng hải,
(8) Trung tâm TT-TV trường Đại học Hải Phòng,
(9) Trung tâm TT-TV trường Đại học Dân lập Hải Phòng.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Mạng lưới
2.2.2.1. Cơ quan chỉ đạo điều hành và đầu mối tổ chức thực hiện hoạt động của Mạng lưới
Cơ quan chỉ đạo điều hành Mạng lưới là Sở KH&CN Hải Phòng. Sở KH&CN Hải Phòng giao Trung tâm Thông tin KH&CN quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động của Mạng lưới, định kỳ báo cáo kết quả hoạt động về Sở KH&CN.
Đầu mối tổ chức thực hiện hoạt động của Mạng lưới là Trung tâm Thông tin KH&CN (tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin KH&CN cấp tỉnh của Hải Phòng), được quy định tại quyết định số 1764/QĐ-UBND ngày 12/09/2013 của UBND thành phố Hải Phòng, hoạt động theo sự chỉ đạo của Sở KH&CN. Đầu mối tổ chức thực hiện hoạt động Mạng lưới có trách nhiệm: Điều phối, tổ chức thực hiện hoạt động của Mạng lưới, là cầu nối giữa các thành viên Mạng lưới; Hướng dẫn, hỗ trợ về kinh nghiệm, giải pháp nghiệp vụ trong hoạt động thông tin KH&CN tới thành viên Mạng lưới; Xây dựng và quản lý nguồn lực thông tin chung của Mạng lưới, chủ trì hoạt động liên kết, chia sẻ, chỉ dẫn thông tin và triển khai các dịch vụ thông tin khi có yêu cầu; Triển khai các hoạt động, dịch vụ thông tin KH&CN trong Mạng lưới; Hướng dẫn đào tạo, kết nối để các thành viên Mạng lưới tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ liên quan đến hoạt động thông itn KH&CN; Tuyên truyền phổ biến tri thức KH&CN.
Trung tâm Thông tin KH&CN là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở KH&CN. Trung tâm có chức năng thông tin tuyên truyền, thông tin tư liệu, thống kê KH&CN, chuyên trách CNTT của Sở và ngành KH&CN.
Nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin KH&CN bao gồm:
Về thông tin tuyên truyền: Tổ chức các hoạt động thông tin tuyên truyền về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước trong lĩnh vực KH&CN; Tuyên truyền, phổ biến tri thức KH&CN, góp phần đưa tri thức KH&CN vào phục vụ sản xuất, đời sống và nâng cao dân trí; Tuyên truyền về kết quả và hoạt động KH&CN; Biên soạn, xuất bản và phát hành các ấn phẩm thông tin KH&CN; Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin tuyên truyền, phổ biến KH&CN theo yêu cầu. Tổ chức hoặc tham gia tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, hội chợ, triển lãm KH&CN và các sự kiện KH&CN khác; Tổ chức và thực hiện các dịch vụ đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ; nghiên cứu, ứng dụng KH&CN trong lĩnh vực thông tin tuyên truyền, phổ biến tri thức KH&CN; Quản lý, vận hành, cập nhật, duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử KH&CN, cổng thông tin điện tử thành phần của Sở trong hệ thống cổng thông tin điện tử của thành phố.
Về thông tin tư liệu: Tổ chức xây dựng, phát triển, cập nhật, quản lý, lưu giữ và khai thác hệ thống thông tin tư liệu KH&CN, hệ thống CSDL KH&CN của thành phố; Tổ chức thực hiện tra cứu, xử lý, phân tích, tổng hợp và cung cấp thông tin tư liệu KH&CN phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý. Tổ chức khai thác, sử dụng hệ thống thông tin tư liệu, CSDL thông tin KH&CN; Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin tư liệu KH&CN theo yêu cầu; Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ; nghiên cứu, ứng dụng KH&CN trong lĩnh vực thông tin tư liệu. Tổ chức, xây dựng mạng lưới thông tin KH&CN trên địa bàn thành phố.
Về thống kê KH&CN: Tổ chức thu thập, tổng hợp, dự báo, phân tích thông tin thống kê KH&CN theo yêu cầu và kế hoạch của Bộ KH&CN và UBND thành phố; Tham gia và tổ chức thực hiện các cuộc điều tra, thống kê KH&CN theo kế hoạch được phê duyệt; Tổ chức xây dựng CSDL thống kê KH&CN; Cung cấp thông tin, số liệu, dữ liệu thống kê KH&CN phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý của thành phố; Hướng dẫn, bồi dưỡng chuyên môn và nghiệp vụ về thống kê KH&CN; Tổ chức và thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu, ứng dụng KH&CN trong lĩnh vực thống kê KH&CN.
Về chuyên trách CNTT: Xây dựng kế hoạch, đề án, dự án ứng dụng CNTT của Sở, ngành trình phê duyệt và tổ chức thực hiện; Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật CNTT phục vụ cho hoạt động của Sở; Bảo đảm kỹ thuật và tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, giải quyết, khắc phục sự cố máy tính và các sự cố liên quan đến an toàn, an ninh thông tin trên mạng máy tính của Sở; Bảo đảm kỹ thuật, duy trì hoạt động của hệ thống CSDL, cổng thông tin điện tử và các hệ thống CNTT khác của Sở và ngành; Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ và kỹ năng về CNTT cho đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ KH&CN của Sở, ngành. Tổ chức và thực hiện việc nghiên cứu, ứng dụng, dịch vụ, tư vấn, đào tạo về CNTT đối với các tổ chức, cá nhân có nhu cầu.
Các nhiệm vụ khác: Quản lý tổ chức bộ máy, cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng và tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật; Thực hiện chế độ báo cáo về hoạt động của Trung tâm với Giám đốc Sở và Cục trưởng Cục Thông tin KH&CN quốc gia; Các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.
Ngày 24/10/2014, theo sự chỉ đạo của UBND thành phố Hải Phòng (tại văn bản số 7866/UBND-VX ngày15/102014), Sở KH&CN thành phố Hải Phòng đã có văn bản số 486/SKHCN-TTTT chỉ định Trung tâm Thông tin
KH&CN là tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin KH&CN cấp tỉnh của thành phố Hải Phòng.
2.2.2.2. Thành viên của Mạng lưới
a) Thành viên Mạng lưới là tổ chức thực hiện chức năng thông tin KH&CN thuộc các trường đại học
Trên địa bàn thành phố có 04 trường đại học. Tất cả các trường đại học đều có tổ chức thực hiện chức năng thông tin KH&CN, bao gồm:
-Thư viện trường Đại học Hàng hải Việt Nam,
-Trung tâm TT-TV trường Đại học Y Dược Hải Phòng,
-Trung tâm TT-TV trường Đại học Dân lập Hải Phòng,
-Trung tâm TT-TV trường Đại học Hải Phòng.
Thành viên Mạng lưới là Trung tâm TT-TV, Thư viện các trường Đại học đều có chức năng tham mưu, tư vấn giúp Hiệu trưởng quản lý, tổ chức hoạt động TT-TV phục vụ công tác học tập, NCKH, các học động thông tin, văn hóa khác của học sinh, sinh viên, công chức, viên chức, người lao động trong Trường; quảng bá các hoạt động của trường và các đơn vị có liên quan. Các tổ chức này thực hiện chức năng thư viện và thông tin KH&CN chủ yếu phục vụ nội bộ cán bộ giảng viên và học sinh của trường là chính. Nhiệm vụ chủ yếu tại các tổ chức này là thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý, bảo quản, khai thác nguồn tài nguyên của thư viện và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ hoạt động học tập, giảng dạy, nghiên cứu, quản lý của nhà trường; Tổ chức, quản lý và phát triển các dịch vụ thông tin tư liệu trong nhà trường; Tổ chức phục vụ, hướng dẫn người dùng tin khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và sản sản phẩm dịch vụ TT-TV …
b. Thành viên Mạng lưới các viện nghiên cứu của Trung ương đóng trên địa bàn Hải Phòng
Viện Nghiên cứu Hải sản, Viện Tài nguyên và Môi trường Biển, Viện Y học Biển. Cả 3 đơn vị này đều không có tổ chức thực hiện chức năng thông tin KH&CN riêng biệt, tuy nhiên đều có một bộ phận nghiệp vụ được giao đảm nhiệm chức năng thông tin KH&CN như một nhiệm vụ, cụ thể:
Viện Nghiên cứu Hải sản giao cho Phòng Phòng Kế hoạch - Khoa học;
Viện Tài nguyên và Môi trường Biển giao cho Phòng Tư liệu và Viễn thám;
Viện Y học Biển giao cho Phòng Kế hoạch - Tổng hợp;
Các bộ phận này có nhiệm vụ thu thập, lưu giữ, khai thác thông tin KH&CN, kết quả NCKH và PTCN của đơn vị; tổ chức, phối hợp tổ chức các hội nghị, hội thảo khoa học,…
c. Thành viên Mạng lưới các tổ chức KH&CN của địa phương
Đối với các với các tổ chức KH&CN của địa phương, có 02 tổ chức trực thuộc Sở KH&CN có tổ chức thực hiện chức năng thông tin KH&CN. Đó là:
Sàn Giao dịch công nghệ và thiết bị: có Phòng Thông tin công nghệ. Phòng có nhiệm vụ:
Xây dựng, cập nhật, bảo vệ, khai thác hệ thống CSDL thông tin công nghệ của thành phố;
Cung cấp, giải đáp, hướng dẫn tra cứu thông tin công nghệ, thiết bị theo yêu cầu;
Vận hành Sàn giao dịch công nghệ và thiết bị trực tuyến, sàn thương mại điện tử;
Biên soạn các tài liệu, ấn phẩm về công nghệ và chuyển giao công nghệ.
Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn: có Phòng Thông tin -Tư liệu. Phòng có nhiệm vụ:
Thu thập, trao đổi thông tin, dữ liệu KT-XH; điều tra, khai thác các nguồn tin để xây dựng hệ thống thông tin, dữ liệu phục vụ hoạt động của đơn vị;
trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn;
Xuất bản nội san Khoa học Xã hội và Nhân văn Hải Phòng.
2.2.3. Năng lực hoạt động thông tin khoa học và công nghệ của Mạng lưới
2.2.3.1. Về nguồn lực thông tin KH&CN
Nghị định số 14/2014/NĐ-CP ngày 18/2/2014 về hoạt động thông tin KH&CN quy định “Thông tin KH&CN là dữ liệu, dữ kiện, số liệu, tin tức được tạo ra trong các hoạt động KH&CN, đổi mới sáng tạo. Và “Nguồn tin KH&CN là các thông tin KH&CN được thể hiện dưới dạng sách, báo, tạp chí khoa học, kỷ yếu hội nghị hội thảo khoa học, thuyết minh nhiệm vụ, báo cáo kết quả nghiên cứu, ứng dụng kết quả nhiệm vụ KH&CN, luận án khoa học, tài liệu thiết kế, kỹ thuật, CSDL, trang thông tin điện tử, tài liệu thống kê KH&CN, tài liệu đa phương tiện và tài liệu trên các vật mang tin khác”.
Trong nghiên cứu này nguồn lực thông tin KH&CN được hiểu là nguồn tin KH&CN: là các thông tin KH&CN được thể hiện dưới dạng sách, báo, tạp chí khoa học, kỷ yếu hội nghị hội thảo khoa học, thuyết minh nhiệm vụ, báo cáo kết quả nghiên cứu, ứng dụng kết quả nhiệm vụ KH&CN, luận án khoa học, tài liệu thiết kế, kỹ thuật, CSDL, trang thông tin điện tử, tài liệu thống kê KH&CN, tài liệu đa phương tiện và tài liệu trên các vật mang tin khác.
Các nguồn lực thông tin KH&CN thường được thể hiện dưới các loại hình sau: thông tin thư mục, thông tin toàn văn, thông tin thông báo, thông tin từ Internet, thông tin ở dạng ấn phẩm truyền thống, thông tin dạng số…
Trong hoạt động thông tin KH&CN, nguồn lực thông tin đóng vai trò quan trọng, là nguyên liệu đầu vào của mọi quá trình hoạt động trong hệ thống, là tài sản quý giá cho bất kỳ tổ chức nào, nó có vai trò quyết định chất lượng và hiệu quả của các quyết định. Nguồn lực thông tin là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, là một trong những yếu tố cơ bản quyết
định chất lượng việc đáp ứng nhu cầu thông tin. Nguồn lực thông tin KH&CN còn là cơ sở để trao đổi, hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các cơ quan thông KH&CN. Nếu nguồn lực thông tin được quản trị, sử dụng tốt sẽ giúp cho hoạt động KH&CN giảm được rủi ro, giảm chi phí và khuyến khích hoạt động đổi mới và sáng tạo.
a. Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin KH&CN
Nguồn lực thông tin hiện tại của Trung tâm Thông tin KH&CN tính đến hết năm 2018 gồm tài liệu in ấn, tài liệu điện tử (các CSDL, trang thông tin điện tử) cụ thể:
* Tài liệu in ấn:
1.395 tên sách/2.976 bản sách bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài. 25 tên ấn phẩm định kỳ bao gồm các báo và tạp chí với trên 47.000 bản. 240 số bản tin KH&CN với hàng nghìn bản do Sở KH&CN Hải Phòng xuất bản được lưu giữ.
446 báo kết kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN cấp thành phố, cấp cơ sở.
256 bản kỷ yếu hội nghị, hội thảo các cấp.
* Tài liệu điện tử: (1) Các CSDL:
CSDL ảnh KH&CN với 4.231 biểu ghi CSDL sách: 1.395 biểu ghi
CSDL nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành với trên 119 biểu ghi.
CSDL báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN với 446 biểu ghi. CSDL phục vụ xây dựng nông thôn mới với 2.321 biểu ghi.
CSDL Tài liệu KH&CN (bao gồm cả tài liệu dạng văn bản và tài liệu multimedia) với trên 2.985 biểu ghi.
CSDL quản lý cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN với 119 biểu ghi.
CSDL các tổ chức KH&CN của Hải Phòng với 60 biểu ghi. CSDL phim KH&CN với 657 biểu ghi.
Các CSDL của Trung tâm hiện nay đang được lưu giữ và khai thác trên mạng nội bộ của Trung tâm (CSDL tổ chức KH&CN, CSDL quản lý cấp giấy