3.4.1. Chuẩn hóa về nghiệp vụ thông tin KHC&CN
Chuẩn hoá các tiêu chí quản lý thông tin, áp dụng thống nhất hệ thống phân loại tài liệu KH&CN, các chuẩn trong xây dựng các hệ thống thông tin tin học hoá, xây dựng các CSDL đảm bảo tính tương thích trong hệ thống để có thể trao đổi, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng trên môi trường internet. Trước hết để đảm bảo việc chia sẻ thông tin các đơn vị thành viên Mạng lưới phải thống nhất về chuyên môn nghiệp vụ. Đây là cơ sở có tính chất nền tảng vì nếu không có tiếng nói chung về chuyên môn (như quy trình bổ sung, biên mục, các chuẩn nghiệp vụ, chuẩn cấu trúc dữ liệu…) thì khó mà cùng nhau thiết lập một hệ thống thống nhất.
Việc xây dựng các CSDL cần được tiến hành đồng thời với việc liên kết mạng trên các quy mô khác nhau, trên cơ sở tính toán hiệu quả giữa các phương án đầu tư xây dựng mới để sở hữu thông tin tại chỗ và khai thác
thông tin từ xa. Điều này đặc biệt cần thiết trong điều kiện các đơn vị thành viên Mạng lưới có ít kinh phí để mua sách, báo, tài liệu, xây dựng và cập nhật CSDL. Coi trọng khả năng vươn tới để khai thác, sử dụng các nguồn lực thông tin KH&CN ở nơi khác, đặc biệt là các nguồn tin trên mạng phải trở thành chiến lược trong việc xây dựng nguồn lực thông tin KH&CN.
3.4.2 Kết nối các nguồn lực thông tin KH&CN - Mở rộng thành viên Mạng lưới tại Hải Phòng
Thành viên Mạng lưới là các tổ chức có chức năng thông tin KH&CN tại Hải Phòng. Vì vậy, để mở rộng, kết nạp thêm thành viên cần tiếp tục củng cố nâng cao năng lực của các tổ chức thông tin KH&CN hiện có. Lựa chọn một số đơn vị có nhu cầu, điều kiện để thành lập các tổ chức thực hiện chức năng thông tin KH&CN để tham gia Mạng lưới. Cụ thể:
Tại các sở, ngành: Trước tiên tại một số sở, ngành có hoạt động KH&CN nổi bật, có tổ chức quản lý KH&CN của ngành (Công nghiệp, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Y tế, Giáo dục và Đào tạo); Tại một số tổ chức KH&CN: Trung tâm Ứng dụng Tiến bộ KH&CN, Trung tâm Giống và Phát triển Nông Lâm nghiệp kỹ thuật cao, Trung tâm Khuyến nông - Khuyến ngư, Trung tâm Giống Thuỷ sản,… Tại một số doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Sơn Hải Phòng, Công ty TNHH Phú Cường,…Chức năng thông tin KH&CN có thể giao cho Phòng Kỹ thuật, Trung tâm nghiên cứu phát triển, Bộ phận quản lý KH&CN,… Bộ phận này có nhiệm vụ chính: Xác định nhu cầu thông tin của đơn vị; xây dựng và phát triển nguồn tin KH&CN theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức chủ quản; Phục vụ thông tin cho công tác lãnh đạo, quản lý, hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan, tổ chức chủ quản; Xây dựng và phát triển trang thông tin, cổng thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức chủ quản; kết nối các mạng thông tin trong nước và quốc tế; Tổ chức hoạt động dịch vụ thông tin KH&CN, các dịch vụ KH&CN khác theo quy định của
pháp luật. Các tổ chức này có thể tham gia Mạng lưới, tại đây có lượng thông tin KH&CN có giá trị cao phục vụ quản lý nhà nước của địa phương, kiến thức thực tiễn trong nghiên cứu giảng dạy và học tập, trực tiếp phục vụ phát triển kinh tế xã hội của thành phố đặc biệt là thông tin KH&CN tại các doanh nghiệp.
3.4.3. Mở rộng kết nối liên kết, chia sẻ thông tin KH&CN với các đơn vị có chức năng thông tin KH&CN của quốc gia và các địa phương
Trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay, không một cơ quan thông tin nào có thể tự đảm bảo đủ nguồn lực thông tin để thoả mãn nhu cầu của người dùng tin. Trong khi liên kết đang trở thành một xu thế thì việc chia sẻ, tận dụng nguồn lực từ các cơ quan thông tin khác là một tất yếu và hoàn toàn khả thi. Việc liên kết chia sẻ thông tin không chỉ dừng lại tại địa phương mà cần phải liên kết với các cơ quan thông tin KH&CN của quốc gia và các địa phương khác.
Tại Hải Phòng, Mạng lưới cần phải có chính sách kết nối chia sẻ thông tin với Thư viện thành phố, đây là đơn vị có vốn tài liệu phong phú bao quát mọi hoạt động của thành phố.
Ngoài ra cần tiếp tục các hợp đồng, thoả thuận chia sẻ nguồn lực thông tin với các cơ quan thông tin của trung ương, các tỉnh, thành phố bạn, đặc biệt với Cục Thông tin KH&CN Quốc gia; Trung tâm Thông tin KH&CN thành phố Hồ Chí Minh; Mạng thông tin KH&CN Việt Nam (VISTA), Hệ thống thông tin KH&CN quốc gia (STI.VISTA), Mạng nghiên cứu và đào tạo (VINAREN), Liên hiệp thư viện các nguồn tin điện tử, Mạng trực tuyến các tạp chí KH&CN Việt Nam…,tham gia Liên hiệp Thư viện các nguồn tin điện tử Việt Nam để phát huy được sức mạnh của thông tin KH&CN phục vụ phát triển địa phương.