5. Kết cấu đề tài
1.3.2.5. Các tổ chức giao nhận trên thế giới và Việt Nam
Các tổ chức giao nhận trên thế giới
Cùng với sự phát triển thương mại và vận tải quốc tế, các hiệp hội phát triển ra đời. Điển hình phải nói đến FIATA là một hiệp hội giao nhận lớn nhất thê giới hiện nay.
FIATA - Liên đoàn các Hiệp hội Giao nhận Vận tải Quốc tế có tên chính thức bằng tiếng Anh là "International Federation of Freight Forwarders
Associations". Đây là tổ chức lớn nhất thế giới trong lĩnh vực giao nhận vận tải.
FIATA được thành lập năm 1926, bao gồm các thành viên chính thức là những hiệp hội quốc gia những người giao nhận và thành viên cộng tác là những hãng giao nhận tư nhân trên thế giới. Hiện nay, tổ chức phi chính trị này tự nguyện hiện đang đại diện cho 35.000 người giao nhận ở trên 130 quốc gia.
Người gửi/ người nhận
Người chuyên chở và các đại lý
khác
Người bảo hiểm hàng hóa
Người giao nhận
Người bảo hiểm trách nhiệm Kiểm soát XNK – giám sát
ngoại hối, vận tải, cấp giấy phép y tế cơ quan lãnh sự Các cơ quan
cảng
Chính phủ & các nhà đương cục khác
Cơ quan hải quan
FIATA được thừa nhận bởi các tổ chức quốc tế có liên quan đến thương mại và vận tải như: “Phòng thương mại quốc tế ICC, tổ chức vận tải hàng không quốc tế
FIATA” cũng như những tổ chức của người vận chuyển và người gửi hàng.
Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và phát huy lợi ích của người giao nhận, nghiên cứu cải tiến các biện pháp, trình tự, thủ tục giao nhận nhằm nâng cao hiệu quả của dịch vụ giao nhận, đào tạo nghiệp vụ ở trình độ quốc tế, tăng cường các quan hệ phối hợp giữa các tổ chức giao nhận với chủ hàng và người chuyên chở.
Hoạt động của FIATA còn được thông qua nhiều tiểu ban bao gồm:
-Tiểu ban về các quan hệ xã hội.
-Tiểu ban nghiên cứu về kĩ thuật vận tải đường bộ, đường không, đường sắt...
-Tiểu ban về luật pháp, chứng từ và bảo hiểm.
-Tiểu ban về đào tạo nghề nghiệp.
-Tiểu ban về hải quan.
-Ủy ban đơn giản hóa thủ tục buôn bán.
-Ủy ban về vận tải đường biển và vận tải đa phương thức... Các tổ chức giao nhận Việt Nam
Vào những năm 60 của thế kỷ 20 các tổ chức các nghiệp vụ giao nhận quốc tế ở Việt Nam phân tán, rải rác. Các đơn vị XNK tự đảm nhận việc tổ chức chuyên chở hàng hóa của mình, vì vậy các công ty XNK đã thành lập riêng phòng kho, trạm giao nhận ở các cảng, ga, đường sắt liên vận. Để tập trung đầu mối quản lý, chuyên môn hóa khâu vận tải, giao nhận, năm 1970 Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) đã thành lập hai tổ chức giao nhận:
Công ty giao nhận đường bộ, trụ sở Hà Nội.
Cục kho vận kiêm tổng công ty giao nhận Ngoại Thương, trụ sở tại Hải Phòng. Năm 1976, bộ thương mại đã sáp nhập hai tổ chức trên thành lập một công ty giao nhận và kho vận Ngoại Thương (Vietrans). Trong thời kỳ bao cấp, Vietrans là cơ quan duy nhất được phép giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu trên cơ sở ủy thác của nhà xuất nhập khẩu. Những năm gần đây, kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều biết của nhà nước, dịch vụ giao nhận hàng hóa không còn do Vietrans độc quyền nữa mà do nhiều cơ quan tổ chức khác tham gia, trong đó nhiều chủ hàng ngoại thương lại từ đảm nhiệm công tác giao nhận. Do sự phát triển mạnh mẽ của thị trường giao nhận Việt Nam, để bảo vệ quyền lợi của nhà, hiệp hội
giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) đã thành lập năm 1994 và đã trở thành một hội viên chính thức của FIATA. Cho đến nay VIFFAS đã có 46 thành viên.
Các công ty đang cung cấp dịch vụ giao nhận hiện nay:
-Công ty container Việt Nam (Viconship).
-Công ty đại lý vận tải quốc tế (Vosa).
-Công ty vận tải và thuê tàu (Vietfracht).
-Công ty giao nhận kho vận ngoại thương (Vinatrans).
-Công ty thương mại và dịch vụ hàng hải Tramaco.
Trên cơ sở đó tháng 11/1993 hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS), sau này đổi tên thành hiệp hội doanh nghiệp Logistics Việt Nam.
Sứ mệnh: Có tính chuyên nghiệp, kết nối logistics khu vực và toàn cầu, đóng góp hiệu quả vào việc phát triển kinh tế đất nước Việt Nam.
Tầm nhìn: Liên kết những nhà cung cấp dịch vụ giao nhận, vận tải, logistics trong và ngoài nước.
5.2.3 Quy trình giao nhận LCL hàng nhập hàng xuất 5.2.3.1 Quy trình vận chuyển LCL
Bước 1: Lấy thông tin từ khách hàng: Sau khi có thông tin đóng hàng từ
khách, công ty dịch vụ FWD sẽ liên hệ với đại lý (agent) cung cấp thông tin người liên hệ (shipper) cho đại lý. Đại lý sẽ thống nhất thời gian và địa điểm nhận hàng với shipper và lên kế hoạch đóng hàng gửi về nước nhập khẩu cho công ty dịch vụ FWD.
Bước 2: Chuẩn bị chứng từ và các thông tin cần thiết: Sau khi chở hàng về
kho đại lý sẽ tiến hành xác định kích thước và trọng lượng hàng chính xác để tiến hành làm bill. Việc làm Packing list và Invoice thương mại được shipper lập từ khi nhận giao hàng tại kho cho đại lý hoặc gửi trước qua email. Ngoài việc làm bill nếu nhà nhập khẩu có yêu cầu các chứng từ khác như C/O, giấy chứng nhận chất lượng…thì đại lý sẽ tiến hàng làm. Đối với C/O thì sẽ bắt đầu làm khi tàu chạy và chuyển phát nhanh gửi về cho công ty dịch vụ FWD.
Bước 3: Xác nhận thông tin B/L và khai manifest: Sau khi nhận được xác
nhận thông tin làm B/L thì đại lý sẽ gửi bill gốc (file) vào mail cho công ty FWD sau khi hàng được cho lên tàu (có tên tàu, có số chuyến, có lịch trình…). Đối với
việc up load thông tin cho hàng LCL như nó vẫn phải có ghi số contaier và số seal mà kiện hàng được đóng vào đó.
Bước 4: Nhận thông báo tàu đến và đi lấy D/O: Sau khi hàng được lên tàu,
vận chuyển về kho CFS của bên đại lý tại nước nhập thì phía bên đại lý tại nước nhập sẽ gửi thông báo hàng đến cho công ty FWD bằng email, điện thoại, fax (tùy theo thông tin show trên bill ở phần notify of party). Những chứng từ cần thiết để lấy D/O: Master B/L (vận đơn chủ), giấy giới thiệu của công ty được ghi trên ô Consignee, tiền đóng local charges tại đầu Việt Nam, tiền cước nếu cần.
Bước 5: Thông quan hàng hóa
Bộ chứng từ cần để thông quan hàng:
-Tờ khai thông quan hàng hóa (kết quả phân luồng).
-Bill of lading (vận đơn).
-Công văn đề nghị giao hàng của công ty FWD (tên công ty nằm trên B/L).
-Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu.
-Packing list, invoice.
-Lệnh giao hàng (D/O). (không cần thiết giao cho hải quan).
-Chứng từ khác (C/O nếu có, kiểm dịch…).
Bước 6: Lấy hàng ra khỏi kho CFS và giao hàng về kho cho khách hàng: Sau
khi được đóng dấu thông quan lên mã vạch, thì nhân viên giao nhận của công ty FWD phiếu xuất kho và mã vạch xuống kho CFS và thông báo cho tài xế số kho, cửa kho để lấy hàng. Khi lấy hàng xong thì thông báo cho khách hàng chuẩn bị kho bãi để tiếp nhận hàng.
Bước 7: Lập thanh toán và trả lại chứng từ cho khách hàng: Sau khi giao hàng
xong, và có biên bản giao hàng (nếu có), thì kế toán công nợ tiến hành lên debit note và ra hóa đơn gửi cho khách hàng căn cứ theo hợp đồng hoặc thỏa thuận từ trước.
5.2.3.2 Quy trình giao nhận, đóng ghép, nút và phân loại hàng hóa LCL Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương: Khi nhà nhập khẩu đồng ý về hàng
mẫu, chất lượng hàng, giá cả mà nhà xuất khẩu đã gửi cho người nhập khẩu kiểm tra và cũng là để bắt đầu cho việc nhập khẩu là đàm phán ký kết hợp đồng mua bán
với đối tác nước ngoài. Đây là thỏa thuận giữa hai bên về việc mua bán lô hàng và bao gồm những nội dung cần thiết như:
Thông tin người xuất khẩu. Thông tin người nhập khẩu. Thông tin hàng hóa.
Giá cả, thanh toán. Điều kiện giao hàng. Quy cách đóng gói. Bảo hành, bảo hiểm. Khiếu nại…
Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có): Tùy theo loại hàng, có thể nhà
nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu trước khi tiến hành nhập hàng về Việt Nam. Bạn nên làm trước và sớm, tránh phát sinh thời gian và chi phí lưu container tại cảng, cách tốt nhất là bạn nên xin giấy phép nhập khẩu trước hàng lên tàu. Một số mặt hàng bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ như:
Thiết bị phát, thu phát sóng vô tuyến điện. Thuốc thành phẩm, trang thiết bị y tế, hóa chất. Tiền chất công nghiệp, tiền chất thuốc nổ.
Thuốc bảo vệ thực vật, giống cây trồng, động thực vật hoang dã. Thuốc thú y, thức ăn chăn nuôi, thủy sản sống.
Vắc xin, sinh phẩm y tế, hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng.
Diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế và trang thiết bị y tế, sản phẩm mỹ phẩm.
Tem bưu chính.
Bước 3: Thanh toán tiền hàng: Sau khi đã ký kết hợp đồng và xin giấy phép
nhập khẩu thì doanh nghiệp nhập khẩu tiến hàng đặt cọc tiền hàng theo thỏa thuận ký kết giữa 2 bên, thông thường nhà nhập khẩu sẽ phải đặt cọc một khoản tiền (chẳng hạn 30% giá trị đơn hàng), hoặc mở tín dụng thư (L/C)...trước khi người bán hoàn tất việc sản xuất và giao hàng.
Bước 4: Xác nhận đơn hàng và kiểm tra chứng từ người bán: Theo hợp đồng
đã ký kết, nhà nhập khẩu giữ liên hệ với nhà xuất khẩu để theo dõi khi nào hàng sẵn sàng để sắp xếp lịch gửi hàng (shipping schedule). Một khi hàng đã sẵn sàng, tùy theo điều kiện giao hàng cụ thể trong hợp đồng mà nhà nhập khẩu cần thực hiện những bước công việc khác nhau.
Bước 5: Làm thủ tục hải quan hàng nhập (LCL): Sau khi hàng được đưa lên
phương tiện vận chuyển, thì người xuất khẩu sẽ làm chứng từ cho người nhập khẩu. Sau khi các chứng từ đã được kiểm tra kỹ thì nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu gửi bộ chứng từ gốc hoặc chứng từ scan cho người nhập khẩu. Khi hàng về đến cảng nhập, thông thường hàng sẽ được khai thác và đưa về kho CFS. Lúc này công ty nhập khẩu sẽ nhận được thông báo hàng đến cảng từ đại lý Forwarder hoặc công ty Consol.
Bộ chứng từ để làm thủ tục thông quan tờ khai bao gồm: Tờ khai nhận kết quả phân luồng.
House Bill or Master Bill. Giấy giới thiệu.
Hóa đơn thương mại. Packing List.
Thông báo hàng về. Lệnh lấy hàng.
Các chứng từ khác liên quan đến ngành hàng phổ biến như: Giấy phép nhập khẩu, C/O, D/O, C/Q, kiểm dịch thực vật, các chứng từ khác nếu có...
Bước 6: Chuyển hàng về kho - hoàn tất quy trình làm hàng nhập: Sau khi tờ
khai được đóng dấu thông quan và ký giám sát thì người nhập khẩu sẽ cầm phiếu xuất kèm mã vạch xuống kho CFS nhận hàng. Sau khi nhận hàng xong thì thuê phương tiện vận chuyển để chở hàng về kho và hoàn thành quy trình lấy hàng nhập tại kho cảng.
5.2.3.3 Quy trình giao nhận LCL hàng nhập hàng xuất bằng đường biển 5.2.3.3.1 Đăng ký tờ khai
Để đăng ký tờ khai phải cần các thông tin trong bộ chứng từ: Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói chi tiết, vận đơn đường biển. Nội dung
của tờ khai thể hiện rõ tên người nhận, người gửi, tên hàng, số lượng, phẩm chất, quy cách, ngày vận đơn, số hóa đơn, trị giá tính thuế.
Đặc điểm của tờ khai điện tử là tùy số lượng, chủng loại và xuất xứ hàng hóa mà nội dung tờ khai còn có thêm phần phụ lục tờ khai và phần khai báo xác định trị giá tính thuế nêu rõ thông tin hàng hóa để cung cấp thông tin xác định trị giá tính thuế cho hải quan cửa khẩu.
5.2.3.3.2 Đi lấy lệnh
Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển có thể là hãng tàu hoặc forwarder phát hành ra nhằm hướng cho đơn vị lưu giữ hàng tại cảng, kho giao hàng cho chủ hàng. Để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng từ kho, cảng. Có 2 loại D/O được phân loại theo người phát hành như sau:
House D/O do Forwarder cấp phát cho chủ hàng: Lệnh giao hàng của đại lý vận chuyển là lệnh đại lý vận chuyển ban hành để yêu cầu người nắm giữ hàng phải đưa hàng cho người nhận (doanh nghiệp nhập khẩu). Tuy nhiên không thể chỉ dùng lệnh này để nhận hàng mà bạn yêu cầu phải có thêm D/O do hàng tàu cấp.
Master D/O do hãng tàu cấp phát cho Forwarder: Lệnh giao hàng của hãng tàu là lệnh hãng tàu cấp phát để yêu cầu người đang giữ hàng giao hàng cho người nào đó. Khi forwarder nắm trong tay D/O mà hãng tàu cấp phát cho mình và giao lại cho doanh nghiệp nhập khẩu cùng với Bill gốc của hãng tàu thì người nhập khẩu mới đủ điều kiện nhận hàng.
5.2.3.3.3 Thanh lý hàng ra khỏi cảng
Làm công văn gửi hãng tàu, hải quan và cảng. Trong khi làm phải nêu rõ lý do xin kéo container hàng hạ chờ xuất ra khỏi cảng.
Xin xác nhận đồng ý của hãng tàu, lên công văn.
Liên hệ bộ phận quản lý container để xác nhận vị trí container và số lượng container đảo chuyển thực tế.
Liên hệ bộ phận đăng ký tàu xuất để xin xác nhận container chưa vào sổ tàu hoặc xoá khỏi sổ tàu.
Cần 3 chữ ký gồm: Hải quan giám sát bãi, chỉ huy đội hải quan giám sát bãi container, lãnh đạo chi cục hải quan cảng.
Xác nhận của trực ban sản xuất cảng:
Đối với số lượng dưới 03 container, trực ban sản xuất xác nhận giải quyết, đối với số lượng trên 03 container, trực ban sản xuất báo cáo Ban Giám Đốc trung tâm xin ý kiến giải quyết.
Đóng tiền đảo chuyển container và nâng container tại phòng phát hành chứng từ, nhận phiếu xuất nhập bãi để lấy container.
Thuê đầu kéo vào lấy container ra khỏi cảng trước khi thời hạn phiếu xuất nhập bãi hết giá trị.
5.2.3.3.4 Sự khác nhau trong quy trình hàng nhập hàng xuất giữa các loại hình
Đối với doanh nghiệp là tổ chức kinh tế hợp pháp. Một loại hình doanh nghiệp được thành lập với mục đích sử dụng các nguồn lực cần thiết (nhân lực – tài lực – vật lực) tạo ra các sản phẩm đem trao đổi trong thương mại, đáp ứng nhu cầu sử dụng và tiêu dùng của con người.
Đối với doanh nghiệp thương mại là tổ chức kinh tế hợp pháp, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá bao gồm đầu tư tiền của, công sức và tài năng... vào lĩnh vực mua bán hàng hoá đáp ứng nhu cầu của thị trường nhằm kiếm lợi nhuận. Doanh nghiệp thương mại không trực tiếp sản xuất tạo ra sản phẩm.
Bảng 1.2: Sự khác biệt giữa hoạt động doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại
(Nguồn: https://www.bravo.com.vn/)
1.3.3.3.5. Các chứng từ liên quan đến quy trình giao nhận LCL hàngnhập hàng xuất đường biển nhập hàng xuất đường biển
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu về những điều khoản có liên quan trong giao dịch mua bán: thông tin nhà xuất khẩu, nhập khẩu, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, đóng gói, tranh chấp…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là chứng từ do người bán phát hành nhằm mục đích đòi tiền người mua theo số tiền thỏa thuận trong hợp đồng. Trên chứng từ cần thể hiện rõ: số tiền, đơn giá, thanh toán như thế nào, ngân hàng đại diện…
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Được hiểu là chứng từ thể hiện cách thức đóng gói hàng hóa, số lượng tính theo đơn vị nào, cân kiện, đóng gói theo quy