5. Kết cấu đề tài
1.3.3.3.5. Các chứng từ liên quan đến quy trình giao nhận LCL hàng nhập hàng xuất
nhập hàng xuất đường biển
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu về những điều khoản có liên quan trong giao dịch mua bán: thông tin nhà xuất khẩu, nhập khẩu, địa chỉ giao hàng, phương thức thanh toán, đóng gói, tranh chấp…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Đây là chứng từ do người bán phát hành nhằm mục đích đòi tiền người mua theo số tiền thỏa thuận trong hợp đồng. Trên chứng từ cần thể hiện rõ: số tiền, đơn giá, thanh toán như thế nào, ngân hàng đại diện…
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Được hiểu là chứng từ thể hiện cách thức đóng gói hàng hóa, số lượng tính theo đơn vị nào, cân kiện, đóng gói theo quy
chuẩn nào: tiêu chuẩn hay thông thường…dựa vào đó lên kế hoạch xếp hàng vào container.
Vận đơn (Bill of Lading): Có 2 loại vận đơn do hãng tàu phát hành và vận đơn từ FWD, xác nhận việc hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải. Vận đơn gốc ngoài việc giao dịch còn có chức năng sở hữu hàng hóa.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Bản chất là chứng từ chủ hàng dùng để kê khai danh mục hàng hóa xuất, nhập khẩu với cơ quan chức năng xem có đủ điều kiện xuất, nhập vào quốc gia khác hay không.
5.2.4 Cải tiến quy trình
5.2.4.1 Sử dụng CNTT để quản lý đóng rút, giao nhận container
Toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới làm giao thương giữa các quốc gia, các khu vực phát triển mạnh mẽ, tất yếu sẽ kéo theo những nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ phụ trợ…dẫn đến bước phát triển của logistics toàn cầu. Theo dự báo, trong vài thập niên đầu thế kỷ 21, một trong ba xu hướng phát triển chính của logistics toàn cầu là logistics điện tử (e-logistics). Mạng thông tin toàn cầu đã, đang và sẽ tác động rất lớn đến nền kinh tế toàn cầu.
Quản trị hậu cần là một lĩnh vực phức tạp với chi phí lớn nhưng lại là yếu tố chủ đạo, quyết định lợi nhuận của doanh nghiệp trong thương mại điện tử. Một hệ thống hậu cần hoàn chỉnh, tương thích với các qui trình của thương mại điện tử, đáp ứng được những đòi hỏi của khách hàng trong thời đại CNTT là yếu tố quyết định thành công trong kinh doanh. Vì vậy, ứng dụng CNTT thương mại điện tử như hệ thống thông tin quản trị dây chuyền cung ứng toàn cầu, công nghệ nhận dạng bằng tần số vô tuyến…đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Thông tin được truyền càng nhanh và chính xác thì các quyết định trong hệ thống logistics càng hiệu quả.
Chẳng hạn, nghiên cứu sự phát triển của hệ thống cảng biển Singapore và HongKong, những nơi đã và đang thống trị trong danh sách những cảng biển container nhộn nhịp nhất thế giới trong vài thập kỷ qua, có thể nhận ra rằng: Họ đạt được sự thành công một phần lớn nhờ vào việc ưu tiên ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và khai thác cảng biển từ rất sớm.
Từ tháng 4/1999, cơ quan cảng biển Singapore đã phát triển và đưa vào sử dụng hệ thống Marinet, cho phép cộng đồng vận tải biển khai báo trực tuyến những nội dung theo quy định như thời gian đến và đi của tàu, hàng hóa có tính chất nguy hiểm… Quá trình xử lý và xác thực thông tin được tiến hành trên mạng và việc cho phép xác thực được thực hiện ngay trong lần giao dịch đầu tiên. Cơ quan hàng hải HongKong cũng triển khai một hệ thống tương tự gọi là hệ thống kinh doanh điện tử từ tháng 12/2003.
CNTT còn được dùng để cải thiện việc giám sát tàu ở cảng. Các cảng biển ở Singapore và HongKong hiện đang sử dụng những hệ thống ra-đa và các hệ thống liên lạc tiên tiến khác để giám sát tàu. Cả hai công ty khai thác cảng lớn nhất là Singapore Terminals và Hongkong International Terminals đều ứng dụng những hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để giấy tờ được nộp nhanh hơn. Ngoài ra, họ cũng dùng các hệ thống CNTT để hỗ trợ trong việc xếp dỡ, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.
Hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn kém xa so với trình độ quốc tế. Chỉ xét về khía cạnh xây dựng website cũng có thể thấy phần lớn website của doanh nghiệp VN chỉ đơn thuần giới thiệu về mình, về dịch vụ của mình, thiếu hẳn các tiện ích và tương tác mà khách hàng rất cần như công cụ theo dõi đơn hàng, theo dõi lịch trình tàu, theo dõi chứng từ... Đây là những yếu tố được các chủ hàng đánh giá rất cao khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics cho mình.
Theo đánh giá của VIFFAS, trình độ công nghệ trong hoạt động logistics ở VN còn thấp. Việc liên lạc giữa công ty logistics với khách hàng, hải quan chủ yếu vẫn là thủ công, giấy tờ. Mặc dù những năm 2010-2011 được ghi nhận có bước đột phá trong thực hiện khai hải quan điện tử, số lượng doanh nghiệp tham gia vẫn còn chiếm tỷ lệ thấp. Mặt khác, phương tiện vận tải còn lac hậu, cũ kỹ, trình độ cơ giới hóa trong bốc dỡ hàng hóa vẫn còn yếu kém, lao động thủ công vẫn phổ biến. Công tác lưu kho còn khá lạc hậu, chưa áp dụng phổ biến tin học trong quản trị kho như mã vạch, chương trình phần mềm quản trị kho.
Trong thực tế, hầu hết doanh nghiệp VN mới đóng vai trò như những nhà cung cấp dịch vụ vệ tinh cho các công ty logistics nước ngoài, như đảm nhận việc khai báo hải quan, cho thuê phương tiện vận tải, kho bãi... Chưa có doanh nghiệp nào đủ
sức tổ chức, điều hành toàn bộ quy trình hoạt động logistics. Dịch vụ logistics theo hướng 3PL đã hiện diện và có nhiều tiềm năng phát triển tại VN. Do đó, nếu chỉ cung cấp các dịch vụ kho vận đơn giản, thuần túy…mà không tích hợp chúng thành quá trình, chuỗi dịch vụ, người cung ứng dịch vụ khó có thể thỏa mãn khách hàng về mặt giảm chi phí cũng như đáp ứng nhanh. Có thể nói, ở VN là một trong những nguyên nhân làm cho dịch vụ logistics của nhiều doanh nghiệp cung cấp thiếu tin cậy là do trình độ ứng dụng CNTT kém.
Chỉ với CNTT, liên lạc hiện đại làm nền tảng cho dịch vụ logistics 3PL, các doanh nghiệp VN mới có thể cạnh tranh được với các công ty 3PL lớn trên thế giới đã có mặt tại VN. Hiện nay, có nhiều giải pháp đầu tư CNTT hiệu quả với chi phí thấp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nắm bắt cơ hội này để trang bị cho mình. Chẳng hạn, công ty Thái Bình Dương đã áp dụng hệ thống phần mềm quản lý container tại cảng làm giảm được nhiều thời gian chờ đợi, lấy hàng khỏi cảng, góp phần vào việc giải tỏa tắc nghẽn tại cảng này. Vấn đề còn lại là nhận thức được tầm quan trọng và bức thiết của vấn đề, quyết tâm nâng cao trình độ tiếp cận và sử dụng CNTT trong giới quản lý và nhân viên, đồng thời với việc vạch ra một lộ trình triển khai phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.
5.2.4.2 Sử dụng QR code để nhận diện phân loại hàng LCL 5.2.4.2.1 QR code là gì?
QR Code là chữ viết tắt của chữ “Quick response code” (Mã phản hồi nhanh) hay còn gọi là mã vạch ma trận (matrix-barcode) là dạng mã vạch hai chiều (2D) thế hệ mới có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hay smartphone (điện thoại thông minh) có chức năng chụp ảnh (camera) với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch. Để đọc được mã QR code bạn cần cài ứng dụng đọc mã QR, khởi chạy ứng dụng và chỉnh giữ điện thoại sao cho QR code nằm gọn trong khung hình đến khi có tiếng “bíp”. Mọi thông tin mã hóa trong QR Code sẽ được truyền tải đến chiếc smartphone và hiển thị trên màn hình. Bên trong một mã QR có thể chứa các thông tin liên quan đến sản phẩm, hoặc trang web, thông tin sự kiện, thông tin liên hệ, tin nhắn, hoặc cả một đoạn văn bản vị trí thông tin địa lý. Tùy thuộc vào thiết bị đọc mã vạch QR khi bạn quét nó sẽ dẫn tới các kết quả có chứa sẵn bên trong.
5.2.4.2.2 Sử dụng như thế nào?
Có nhiều lợi ích khi sử dụng mã QR để thực hiện thanh toán:
Không cần thiết bị đặc biệt: Một trong những thách thức khi thanh toán di động là tìm giải pháp hoạt động tương thích giữa các thiết bị với nhau. Phương thức thanh toán bằng mã QR giúp khắc phục thử thách này, vì tất cả những gì bạn cần để quét mã QR chỉ là một chiếc camera có sẵn trên điện thoại.
Nhanh chóng, dễ sử dụng: Không cần nhập thông tin tài khoản của người mua hàng, số thẻ hay số tài khoản giống như các phương thức thanh toán khác. Chỉ cần quét mã QR và nhập số tiền thanh toán, giao dịch sẽ hoàn thành nhanh gọn trong vài giây mà không cần khai thác bất cứ thông tin người dùng nào.
An toàn cao: Lưu trữ thông tin thanh toán trên điện thoại di động cá nhân và mua hàng mọi nơi, an toàn hơn nhiều so với việc mang theo cả xấp tiền mặt, hay thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng. Nó có thể tạo ra lỗ hổng lớn khiến kẻ xấu đánh cắp thông tin tài khoản và thực hiện các trò gian lận. Trong khi sử dụng mã QR Code thanh toán là tuyệt đối an toàn. Với hai lớp bảo mật cùng định dạng đặc biệt của mã QR khách hàng sẽ hoàn toàn an tâm khi giao dịch thanh toán bằng QR code.
Hồi đầu tháng 11, trên diễn đàn RaidForums, một thành viên diễn đàn này đã đưa lên một loạt file dữ liệu trong đó gồm hơn 5 triệu email và hàng chục ngàn thông tin thẻ thanh toán như Visa, thẻ tín dụng…được cho là của Thế Giới Di Động và Điện Máy Xanh. Đáng chú ý trong đó có cả file dữ liệu bao gồm số thẻ thanh toán đầy đủ. Mặc dù người phát ngôn từ Thế Giới Di Động cho rằng đó chỉ là thông tin xuyên tạc, nhưng người mua hàng cũng vẫn nên đề phòng, vì trên thế giới đã xuất hiện rất nhiều vụ đánh cắp dữ liệu như vậy, và tổn thất cuối cùng chính là người sử dụng.
Hiện tính năng thanh toán bằng cách quét mã QR đã được 12 ngân hàng lớn tại Việt Nam hỗ trợ là: BIDV, VietinBank, Agribank, Vietcombank, ABBank, SCB, VIB, NCB, SHB, Maritime Bank, Sacombank và TPBank.
Đặc biệt nhiều doanh nghiệp B2B, B2C cũng đã nhanh chóng tích hợp thêm phương thức thanh toán mới nhằm mang đến trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng của mình.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Trong xu thế toàn cầu hóa và chuyên môn hóa là hợp tác phát triển kinh tế thì hoạt động mua bán xuất nhập khẩu giữa các quốc gia cũng diễn ra sôi động, cân đối hơn. Do đó mà quá trình hàng hóa giữa các quốc gia cũng được cải tiến, vượt trội. Để cho quá trình được tiếp tục, đến nay người mua thì cần phải thực hiện các công việc như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng, giao hàng cho người nhận,…gọi chung là nghiệp vụ giao nhận. Vai trò người giao nhận ngày càng đề cao, trở thành một trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp tổ chức giao nhận thành công, chính xác hơn đến hàng hóa.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN LCL HÀNG NHẬP HÀNG XUẤT BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN KẾT
THÁI BÌNH DƯƠNG
5.3 Giới thiệu về công ty cổ phần liên kết Thái Bình Dương
Hình ảnh 2.1: Công ty Thái Bình Dương
5.3.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Lịch sử hình thành
Công ty cổ phần liên kết Thái Bình Dương là công ty tư nhân hoạt động tự chủ về mặt tài chính có tư cách pháp nhân theo quy định hiện hành của nhà nước. TPPLINK được thành lập theo giấy phép kinh doanh số: 0401730469 do sở kế hoạch và đầu tư thành phố Đà Nẵng cấp ngày: 21/01/2016. Tuy chỉ là một doanh nghiệp thành lập hơn 5 năm nhưng đã chứng tỏ khả năng kinh doanh đối ngoại khá thành công với thời gian hoạt động chưa lâu. Công ty của chúng tôi hiện cung cấp cho quý khách hàng một số loại hình dịch vụ như sau:
1. Vận tải container đường bộ nội địa. 2. Xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan. 3. Cung cấp dầu nhớt công nghiệp. 4. Kinh doanh kho bãi.
Với kinh nghiệm và sự am hiểu về dịch vụ vận tải ở thị trường trong nước, TPPLINK đã góp phần không nhỏ nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của nhiều quý khách hàng trong nước. Công ty chúng tôi luôn hoạt động theo phương châm: “Nhanh chóng – Chắc chắn – Uy tín tạo sự nghiệp” được đề ra ngay từ những ngày đầu thành lập công ty.
TPPLINK có đội ngũ cán bộ, nhân viên giỏi chuyên môn nghiệp vụ, rất giàu kinh nghiệm trong quản lý, điều hành vận tải, sẵn sàng tư vấn miễn phí cho khách hàng. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, quý khách chỉ phải bỏ ra phí dịch vụ vận chuyển hợp lý nhất, nhưng sẽ nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất.
TPPLINK đồng thời sở hữu đội ngũ lái xe chuyên nghiệp, có tay nghề và trình độ kỹ thuật vững vàng, thái độ phục vụ chuyên nghiệp, văn minh, lịch sự, có khả năng xử lý tốt các tình huống khi vận chuyển trên đường, và đặc biệt là luôn luôn bảo đảm an toàn tuyệt đối cho các loại hàng trong quá trình vận chuyển. Đội ngũ lái xe của chúng tôi chắc chắn sẽ làm hài lòng các yêu cầu của quý khách.
TPPLINK cam kết sẽ luôn mang đến cho mọi quý khách hàng dịch vụ tốt nhất có thể.
Ngay khi mới thành lập, công ty đã từng bước cũng cố và định hướng lại cơ cấu hoạt động dịch vụ, đồng thời cải tiến lại tổ chức, phương thức, chiến lược kinh doanh cho phù hợp với tình hình đổi mới của đất nước. Chính vì đó, công ty đẩy mạnh các loại hình kinh doanh dịch vụ hỗ trợ như: vận tải nội địa, phát triển hệ thống đại lý vận tải quốc tế, tìm thêm đối tác khách hàng, dịch vụ khai thuê hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác. Trong những năm gần đây, Thái Bình Dương được đánh giá là một trong những công ty giao nhận hàng đầu tại thành phố Đà Nẵng. Có được hiệu quả như ngày hôm nay là nhờ công ty đã có những bước đi đúng đắn, có chiến lược kinh doanh phù hợp vận dụng hiệu quả, tạo dựng niềm tin, uy tín trong kinh doanh.
Từ ngày thành lập cho đến nay, công ty cổ phần liên kết Thái Bình Dương đã tạo dựng cho mình một hình ảnh cũng như một thế đứng vững chắc về các hoạt động vận tải và giao nhận, đăc biệt là kinh doanh xuất nhập khẩu và đã thiết lập những mối quan hệ khá bền vững với nhiều khách hàng trong và ngoài nước.
5.3.2 Nhiệm vụ, chức năng của công ty
Nhiệm vụ
Xây dựng và thực hiện tốt các nghĩa vụ và những phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty đạt ra. Đổi mới các thiết bị và luôn nâng cao trình độ cũng như nghiệp vụ cho các nhân viên trong công ty. Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả. Đầu tư vào các dự án, góp phần thúc đẩy nâng cao hiệu quả kinh doanh sau này.
Luôn đặt uy tín lên hàng đầu, giả cả, an toàn chất lượng, mọi lúc mọi nơi, tạo lòng tin và sự tin tưởng nơi khách hàng đã đặt ra mục tiêu chính. Đó cũng chính là phương châm ưu tiên hàng đầu của công ty cổ phần liên kết Thái Bình Dương.
Chức năng
Khai thuê hải quan, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá nội địa và quốc tế bằng đường sông, đường bộ, đường biển. Hiên nay, Thái Bình Dương cũng ký kết hợp đồng vận tải với nhiều hãng tàu container lớn như WANHAI, EVERGREEN, SITC, YANGMING, ONE…nhằm để phục vụ nhu cầu khách hàng vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu container dường biển. Do đó, công ty dịch vụ nên chủ yếu là thuê tàu chở, nhân viên sẽ liên hệ với các hãng tàu để tìm được các chuyến phù