3.2.5.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm một phần lớn(từ 60% đến 70% trong tổng chi phí) trong giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc tổ chức theo dõi, ghi chép, kiểm soát phân bổ hợp lý đảm bảo tính chính xác cho việc tính giá thành.
Chứng từ phát sinh nên kiểm tra kỹ hơn, chẳng hạn như nội dung trong chứng từ gốc phải được ghi đầy đủ, phải có chữ ký đầy đủ của những người liên quan. Ví dụ phiếu xuất kho phải yêu cầu ký xác nhận của người nhận hàng, hay phiếu yêu cầu xuất vật tư phải có chữ ký của bộ phận kỹ thuật công trình,vì chứng từ là căn cứ xác đáng để kiểm soát nội dung kinh tế phát sinh có đúng hay không.
Mỗi lần nhập hàng nên lập tất cả biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm,hàng hóa để đảm bảo chất lượng công trình thi công.
Việc theo chi tiết từng chủng loại vật tư thường xuyên tại công trình giúp cung cấp thông tin để đối chiếu, kiểm soát vật tư đã thi công so với dự toán cũng như xác định được định mức thi công có phù hợp với định mức Nhà nước quy định.
Cuối kỳ, thủ kho công trình phải lập phiếu báo vật tư (2 bản) còn lại cuối kỳ. Nêu rõ những vật liệu đã xuất ra nhưng chưa dùng hết, vật tư đó để lại sử dụng cho
kỳ sau hay tiến hành nhập lại kho. Sau đó giao cho chỉ huy trưởng công trình ký duyệt.
+ 01 bản giao cho phòng kế toán kiểm tra vật tư, đối chiếu với số liệu vật tư đã cung cấp, làm căn cứ tính vật liệu xuất dùng trong kỳ.
+ 01 bản lưu tại Ban quản lý công trình, làm căn cứ lập kế hoạch mua thêm vật tư cho kỳ sau, hoặc cho công trình tương tự.
Công ty TNHH Thiết kế và xây dựng Actech
Tầng 5, Tòa nhà Bạch Đằng, 51 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P.Hòa Cường Nam, Q.Hải Châu, TP.ĐN
Mã số thuế: 0401874710
PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI
Ngày 31 tháng 8 năm 2019
Bộ phận sử dụng: CT VP làm việc và SR giới thiệu SP tại ĐL
STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Lý do 1 Thép phi 8 kg 80 Nhập kho …. …. …… Người lập Phụ trách bộ phận sử dụng (Đã ký) (Đã ký)
- Kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa nhằm xác định số lượng, chất lượng công cụ, sản phẩm, hàng hóa có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc tiếp nhận, bảo quản, xử lý vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa thừa, thiếu, kém phẩm chất.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa được lập thành 2 bản: + 01 giao cho phòng kế toán đối chiếu với giá trị chi tiết vật tư xuất dùng. Nếu có xảy ra chênh lệch thư hay vật tư kém phẩm chất, theo dõi xin ý kiến của giám đốc
+ 01 bản lưu tại Ban quản lý công trình, căn cứ vào biên bản kiểm kê xin ý kiến của giám đốc nếu có xảy ra chênh lệch hay vật tư bị kém phẩm chất. Làm căn cứ lập định mức nguyên vật liệu, lập kế hoạch mua vật tư cho kỳ sau.
- Để thuận lợi cho việc đối chiếu, so sánh chênh lệch vật tư mua chuyển thẳng thi công. Kế toán cần lập bảng theo dõi chi tiết vật tư cho từng công trình, HMCT cụ thể:
Công ty TNHH Thiết kế và xây dựng Actech
Tầng 5, Tòa- nhà Bạch Đằng, 51 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P.Hòa Cường Nam, Q.Hải Châu, TP.ĐN Mã số thuế: 0401874710
BẢNG THEO DÕI CHI TIẾT XUẤT THẲNG THI CÔNG Đối tượng:……… Quý…..năm………
TT Chứng từ Tên vật tư ĐVCC ĐVT Số Đơn Thành Ghi lượng giá tiền chú
SH NT
Người cung cấp Ban chỉ huy công trình Người lập
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
- Công ty cần quy định rõ thời gian luân chuyển chứng từ tập hợp các phiếu nhập (xuất) kho từ công trình về công ty theo một mốc thời gian nhất định, nếu chậm trễ, cần quy trách nhiệm và có hình thức xử lý cụ thể.
- Để tránh khả năng có thể xảy ra như ép giá hay cung ứng không kịp thời vật liệu ta nên tìm nhiều nhà cung ứng, nhiều đối tác từ đó doanh nghiệp cũng được hưởng nhiều khoản chiết khấu cũng như những chương trình khuyến mãi khác nhau…
3.2.5.2 Chi phí nhân công trực tiếp
- Tiền lương là một khoản mục chi phí khá quan trọng, ảnh hưởng đến tính giá thành sản phẩm. Chi phí NC trực tiếp tại Công ty chủ yếu là thuê ngoài nên thường thanh toán lương theo ngày công lao động thực tế nên cơ sở để kiểm soát chi phí NC trực tiếp là so sánh bảng lương với định mức lao động, dự toán công trình.
- Vấn đề đặt ra là phải đảm bảo công trình được thi công và hoàn thành đúng tiến độ, nhưng do người lao động chủ động trong công việc, được tính lương theo công nhật, nếu quản lý không chặt chẽ rất dễ gây ra tình trạng người lao động không
hoàn thành công việc đúng thời hạn yêu cầu. Vì vậy, ngoài việc quy định tiền lương theo công nhật, Công ty cần giới hạn thời gian hoàn thành công việc một công việc cụ thể nhằm đảm bảo tiến độ công trình.
- Lúc tuyển dụng ban đầu do chỉ huy trưởng công trường đánh giá tay nghề của công nhân, tay nghề khác nhau thì mức tiền lương cũng khác nhau. Thường xuyên sát hạch tay nghề, đào tạo những người có tiềm năng cũng như sa thải những người không tốt về tay nghề cũng như thái độ làm việc.
- Cần thường xuyên kiểm tra số người làm việc tại công trình, tránh trường hợp khai khống công nhân làm việc, hoặc chấm tăng ngày công như vậy chi phí NC sẽ tăng lên.
- Có những chế độ khích lệ cũng như khen thưởng kịp thời những người giỏi, cống hiến hết năng lực của mình trong công việc.
3.2.5.3 Chi phí máy thi công
- Khi xuất nhiên liệu phục vụ cho công tác xây lắp Công ty nên áp dụng phương pháp dựa vào số ca máy hoạt động thực tế để xác định chi phí tiêu hao nhiên liệu cho MTC, giúp kế toán tập hợp chi phí sản xuất chính xác và thực tế nhất
.- Công ty có thể áp dụng hình thức khoán nhiên liệu theo ca máy thực tế hoạt động cho các lái xe, như thế vừa đảm bảo cho yêu cầu quản lý nhiên liệu góp phần giảm thất thoát nhiên liệu và đảm bảo tính chính xác trong việc kế toán chi phí.
- Đối với khoản mục chi phí sử dụng MTC thì chi phí khấu hao chiếm tỉ trọng khá lớn, vì vậy phân bổ chi phí khấu hao đúng và hợp lý sẽ góp phần kiểm soát chi phí MTC. Tính toán lại mức khấu hao cho một số tài sản, so sánh đối chiếu tỷ lệ khấu hao năm trước với năm hiện tại để điều chỉnh kịp thời nếu có chênh lệch. Cuối kỳ, kế toán cần lập báo cáo về những máy móc thiết bị đã khấu hao hết, máy móc thiết bị mới mua để theo dõi riêng.
- Một vấn đề nữa là khi có yêu cầu sữa chữa MTC, bộ phận sử dụng phải lập phiếu yêu cầu sữa chữa và phải được giám đốc phê duyệt. Sau khi công việc sữa chửa hoàn thành phải có biên bản, chứng từ hợp lý.
Để nâng cao hiệu suất hoạt động của MTC, Công ty có thể cho các công ty khác thuê MTC trong thời gian MTC nhàn rỗi. Thực hiện như vậy, ta vừa sử dụng hết
công suất của máy và vừa cho thuê máy sẽ thu được một khoản tiền, giảm thiểu bớt chi phí hoạt động sản xuất.
3.2.5.4 Chi phí sản xuất chung
- Hàng tháng, Công ty mua CCDC cần ghi chép chi tiết những thông tin cần thiết như tên, giá trị, ngày sử dụng..., tổ chức kiểm kê lại những CCDC, đồng thời khi đưa vào sử dụng trong đội thi công thì phải phân công trách nhiệm theo dõi và bảo quản rõ ràng.
- Do đặc diểm CCDC của Công ty khi mua về sử dụng với số lượng nhiều, việc luân chuyển CCDC giữa các công trình nên dễ xảy ra trường hợp mất, không quản lý hết. Công ty cần lập bảng theo dõi CCDC, chi phí trả trước được lập cho từng công trình riêng biệt như vậy sẽ quản lý hiệu quả hơn.
Đối với chi phí sản xuất chung, khoản mục chi phí CCDC phức tạp nhưng khó theo dõi, kiểm soát, nên theo dõi chủ yếu là kiểm tra chứng từ, những khoản chi lớn phải được chú trọng.
- Đối với những khoản chi phí dịch vụ mua ngoài là những khoản rất khó kiểm soát, những khoản chi mua ngoài phải thông qua sự phê duyệt của lãnh đạo. Những bộ phận có phát sinh các khoản mua ngoài thì cần phải lập giấy đề nghị để được sự xem xét, phê duyệt của cấp trên mới tiến hành chi mua ngoài. Giá trị mua ngoài lớn thì ban giám phê duyệt của cấp trên mới tiến hành chi mua ngoài. Giá trị mua ngoài lớn thì ban giám đốc trực tiếp ký duyệt, nếu giá trị nhỏ ban chỉ huy và kế toán có thể trực tiếp ký duyệt.