4. Bố cục bài báo cáo
2.2.5. Thông quan hàng xuất
2.2.5.1. Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ khai báo hải quan
Trước khi giao hàng, công ty TNHH Dệt May Bao Tay Hi- Tech có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về chất lượng, số lượng, trọng lượng, kiểm dịch (nếu có) để được cấp các giấy chứng nhận để bổ sung vào bộ chứng từ. Trong quá trình đóng hàng và hạ hàng tại cảng, bộ phận chứng từ nhắc nhở khách hàng cung cấp các chứng từ cần thiết làm thủ tục thông quan xuất khẩu cho lô hàng bao tay như thông tin về điều kiện giao hàng, phương thức giao hàng, giá trị lô hàng, .... Bộ chứng từ này bao gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): 01 bản chính và 01 bản sao - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính và 01 bản sao - Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chính và 01 bản sao - Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 01 bản chính
Sau khi nhận đầy đủ bộ chứng từ của lô hàng thông qua email từ phía khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra lại toàn bộ thông tin để tạo lập hồ sơ hải quan. Nếu có điểm sai sót hoặc không hợp lý sẽ liên hệ với khách hàng chỉnh sửa thông tin sao cho đồng bộ với các chứng từ còn lại. Đây là khâu nghiệp vụ khá quan trọng trong quá trình làm thủ tục xuất khẩu một lô hàng, có ảnh hưởng rất lớn đến các nghiệp vụ phức tạp sau này vì nếu sai sót trong bộ chứng từ có thể khiến việc khai báo hải quan dễ rơi vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.
o Kiểm tra kĩ thông tin trên từng chứng từ
• Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract): Kiểm tra số, ngày hợp đồng, tên địa chỉ bên mua và bên bán, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, thông tin hàng hóa để tìm mã HS…
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Kiểm tra số, ngày trên hóa đơn, điều kiện giao hàng, đơn giá, trị giá…
• Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): Kiểm tra trọng lượng, thể tích, số kiện, cách đóng gói, ngày xuất phiếu đóng gói…
• Giấy giới thiệu của công ty chủ hàng
o Kiểm tra chéo số liệu giữa các chứng từ
Điển hình như cần kiểm tra xem đơn giá trong hợp đồng với hóa đơn thương mại, lượng hàng giữa hợp đồng, bảng kê chi tiết hàng hóa, …
Dựa theo thông tin hàng hoá mà khách hàng cung cấp bộ phận chứng từ sẽ tiến hành tra mã HS của lô hàng đó để biết lô hàng đó áp thuế bao nhiêu phần trăm. Bên cạnh đó, nhân viên phụ trách cần tìm hiểu hàng có vi phạm pháp luật, hàng giả, hàng cấm, hàng hoá xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng hoá nhập lậu, hàng không đạt chuẩn dựa theo quy định của pháp luật…
2.2.5.2. Lên tờ khai hải quan điện tử
Nhân viên chứng từ sẽ thực hiện khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 – VNACCS. Nhân viên sẽ tiến hành nhập đầy đủ các chỉ tiêu của tờ khai điện tử, nội dung các chỉ tiêu này phải được làm đúng như chỉ dẫn của thông tư 38/2015/TT – BTC của Bộ Tài Chính. Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết, nhân viên chứng từ tiến hành khai chính thức và lấy kết quả phân luồng. (xem Phụ lục hình 2.2)
Bước 2: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên khai báo chọn mục Tờ khai hải quan bên góc trái màn hình sau đó chọn Đăng kí mới tờ khai xuất khẩu (EDA) tại văn phòng công ty. (xem Phụ lục hình 2.4)
Bước 3: Điền các thông tin vào mục Thông tin chung
Sau khi chọn mục đăng kí mới tờ khai xuất khẩu, hộp thoại đăng kí xuất hiện, nhân viên khai báo điền vào các ô trống trên hộp thoại. Khi mỗi ô được điền thông tin, các hướng dẫn kèm theo sẽ xuất hiện ở góc trái dưới hộp thoại. Các ô có dấu * màu đỏ là ô bắt buộc điền thông tin nên không được để trống. Trong quá trình nhập thông tin, khi bấm chọn vào bất kì ô chỉ tiêu nào, thì bên phần hướng dẫn nhập liệu sẽ hiện lên phần chỉ dẫn tương ứng với từng ô chỉ tiêu đó. Các thông tin được khai báo phải đảm bảo chính xác như trên bộ chứng từ. (xem Phụ lục hình 2.5, 2.6, 2.7, 2.8)
Bước 4: Nhập thông tin về địa điểm xếp hàng và danh sách container, một tờ khai xuất có thể nhập tối đa 50 số container khác nhau. (xem Phụ lục hình 2.9)
Bước 5: Điền thông tin vào mục danh sách hàng
Ở tab “Danh sách hàng” này, nhân viên bộ phận khai báo hải quan phải khai chính xác tên hàng hóa và phải chi tiết, khai đúng số lượng, trọng lượng. Ngoài ra, nhân viên bộ phận khai báo hải quan phải tra đúng mã HS của từng mặt hàng để áp đúng mức thuế suất. Nhấn F4 để nhập vào thông tin chi tiết hàng hóa nhập khẩu, nhấn F6 nếu muốn khai bằng dữ liệu file excel, F5 nếu muốn xóa một dòng hàng, F8 nếu muốn copy một dòng hàng. (xem Phụ lục hình 2.10)
Sau khi khai xong, nhấn nút “Ghi” để lưu lại thông tin.
Bước 6: Truyền tờ khai hải quan và tiếp nhận kết quả phân luồng
Sau khi điền các thông tin xong, nhân viên phụ trách tiến hành Khai trước thông tin tờ khai (EDA). Lúc này, hệ thống hiển thị thông báo khai báo thành công và cấp số tờ khai. Kế tiếp, kiểm tra lại những thông tin quan trọng như mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan, … rồi bấm chọn “Khai chính thức tờ khai EDC”. Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, có 2 phương án xảy ra:
1) Nếu thông tin do hệ thống trả về được nhân viên chứng từ kiểm tra thấy thiếu sót cần sửa đổi bổ sung thì sử dụng mã nghiệp vụ 1 (ED để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó tiếp nghiệp vụ EDA lại cho đến khi thông tin chính xác).
2) Nếu các thông tin hệ thống trả về đã chính xác, nhân viên sẽ chọn tiếp mã nghiệp vụ 3 (khai chính thức tờ khai EDC) để đăng ký tờ khai chính thức này với hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.
Sau đó tiếp tục nhấn vào nghiệp vụ 4 (lấy kết quả phân luồng, thông quan) để nhận đƣợc kết quả phân luồng, thông báo tiền thuế và chấp nhận thông quan của tờ khai.
Hệ thống sẽ phân loại kiểm tra theo 3 mức độ:
Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng vàng: Hồ sơ chuyển qua bộ phận tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa. Tuỳ tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10% hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hóa đúng với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm niêm phong (seal) hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan (đã làm thủ tục hải quan) vào tờ khai xuất khẩu.
Sau khi hệ thống hải quan đã thông báo kết quả phân luồng, bộ phận chứng từ xử lý kết quả kiểm tra hải quan, đóng thuế và lệ phí hải quan để hoàn tất thủ tục hải quan.
Nhận xét: Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục hải quan nhanh hơn so
với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu từ tờ khai vào máy.
2.2.5.3. Thông quan hàng xuất tại chi cục Hải quan
Tờ khai của lô hàng bao tay trắng nhựa (5.5) có mã số HS là 6116.10.90 được hệ thống phân vào “Luồng xanh” (miễn kiểm), các bước thông quan tại Chi Cục Hải Quan Cửa Khẩu Cảng Sài Gòn Khu Vực 1 hay cảng Cát Lái được thực hiện như sau:
Bước 1: Đăng ký mở tờ khai hải quan
Hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành kiểm tra xem việc chấp hành pháp luật Hải quan trên hệ thống mạng hải quan có vi phạm gì không. Kế tiếp xem việc kê khai có phù hợp với chứng từ hay không và xem hàng xuất khẩu có thuộc danh mục hàng cấm hay không. Sau đó hải quan đóng dấu và chuyển sang bộ phận chuyển tờ khai.
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải Quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải Quan. Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận 1 tờ khai và giữ lại tờ khai dán tem.
Bước 3: Thanh lý hải quan bãi
Nhân viên giao nhận in tờ khai và đến Hải quan thanh lý hàng xuất để thanh lý. Nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi ghi số container/seal, tàu/chuyến lên tờ khai gốc.
Nhận xét: Việc này đòi hỏi sự am hiểu về quy trình nghiệp vụ hải quan của nhân
viên giao nhận cũng như phát sinh các “chi phí” ngoài dự kiến thường xuất phát từ sự thiếu minh bạch của một bộ phận hải quan.