III TÌM HIỂU CÂC THỦ TỤC KIỂM SOÂT VỐN BẰNG TIỀN:
2. Mô tả về việc kiểm soât vốn bằng tiền tại đơn vị:
2.3. Đânh giâ kiểm soât nội bộ ở công ty qua bảng cđu hỏi:
Hệ thống cđu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có” hoặc “Không” vă được trả lời bởi những người có liín quan. Những cđu trả lời “Không” cho thấy nhược điểm của kiểm soât nội bộ.
Thông qua việc mộ tả, lưu đồ, hệ thống cđu hỏi thể hiện hệ thống kiểm soât nội bộ của công ty Điện Mây vă Kỹ Thuật Công Nghệ chưa được hữu hiệu. Mặt dù công
ty đê xđy dựng những thủ tục kiểm soât theo đúng câc nguyín tắc phđn công phđn nhiệm, nguyín tắc bất kiím nhiệm như kế toân vă thủ quỹ lă hai người thực hiện hai công việc độc lập nhau, nguyín tắc uỷ quyền vă phí chuẩn giữa câc cân bộ lênh đạo vă nhđn viín thực hiện công việc. Tuy nhiín, việc kiểm soât thu tiền ở câc cửa hăng thuộc công ty còn có nhiều thiếu sót do thiếu sự đôn đốc, kiểm tra trong việc thu tiền bân hăng hăng ngăy, có khả năng dẫn đến nhiều thủ thuật gian lận bằng câch ghi nhận trễ khoản tiền đê thu vă bù đắp bằng những khoản thu sau đó.
Bảng cđu hỏi về kiểm soât nội bộ thu chi tiền tại đơn vị:
Cđu hỏi Có Không Chú thích
1. Khi phât sinh nghiệp vụ thu chi tiền có được phản ảnh đầy đủ văo câc sổ sâch liín quan? 2. Việc xĩt duyệt thu chi có giới hạn ở một số người mă họ không đảm nhận việc ghi chĩp sổ sâch kế toân hay lưu giữ chúng?
3. Việc ghi chĩp, kiểm tra vă lưu giữ sổ sâch trong quâ trình hạch toân vốn bằng tiền có được thực hiện độc lập bởi câc nhđn viín chuyín trâch không?
4. Kế toân quỹ vă thủ quỹ có độc lập với nhau không?
5. Thu chi tiền có được tâch biệt với nhau? Nơi thực hiện quâ trình năy vă quản lý cất giữ tiền có đủ rộng, ngăn câch khỏi văn phòng?
6. Việc thu tiền có tổ chức việc thu tại công ty? 7. Công ty có quy định những chính sâch thu tiền cụ thể đối với câc cửa hăng trực thuộc? 8. Công ty có sử dụng kĩt sắt để bảo vệ tiền mặt chưa?
9. Mê số của kĩt sắt có được giữ bí mật theo quy định không?
10. Quy trình xĩt duyệt câc khoản chi tiền mặt có được sự phí chuẩn của kế toân tiền mặt, của kế toân trưởng vă thủ trưởng đơn vị?
11. Biín lai thu tiền hoặc phiếu bân hăng có được quy định đânh số trước?
12. Câc khoản tiền mặt thu về có nộp văo ngđn hăng đầy đủ vă kiệp thời không?
13. Những khoản thu chi lớn có được thực hiện qua ngđn hăng?
14. Tiền gửi ngđn hăng có được mở sổ chi tiết lă tiền Việt nam, ngoại tệ?
15. Hăng thâng quâ trình tổng hợp đối chiếu cđn chỉnh về thu chi tiền gởi ngđn hăng với những ngđn hăng liín quan có được thực hiện không? Vă cuối năm có sự xâc nhận của ngđn hăng? X X X X X X X X X X X X X X X
Xem xĩt mối quan hệ giữa nhđn viín thủ quỹ với kế toân tiền vă người phí duyệt
Ngăn chặn sự thông đồng giữa nhđn viín bân hăng vă thủ quỹ
Do nhđn viín độc lập với kế toân ngđn hăng thực hiện
Như vậy, khi đê nghiín cứu sơ bộ về đặc điểm câch thức tổ chức hoạt động của doanh nghiệp cũng như việc kiểm soât thể hiện qua việc mô tả, lưu đồ vă bảng cđu hỏi ở phần hai, ta có thể đânh giâ kiểm soât nội bộ về vốn bằng tiền qua bảng sau:
Bảng đânh giâ kiểm soât nội bộ vốn bằng tiền tại công ty: Thủ tục
kiểm toân
Kết quả khảo sât kiểm soât nội bộ Một số rủi ro có thể xảy ra Nhận xĩt - Mô tả việc thu chi tiền vă lưu đồ
- Không có chính sâch quy định cụ thể việc thu tiền bân hăng đối với câc cửa hăng, đơn vị phụ thuộc.
- Sâu thâng mới tiến hănh kiểm kí quỹ một lần. Tiền mặt tồn quỹ tại thời điểm cuối năm ngăy 31/12/2001 tương đối lớn.
- Quâ trình đối chiếu, tổng hợp, cđn chỉnh hăng thâng về thu chi tiền gởi ngđn hăng với câc ngđn hăng có quan hệ không được thực hiện bởi một nhđn viín độc lập lă kế toân ngđn hăng.
- Gđy khó khăn trong quản lý, kiểm soât vốn bằng tiền.
- Dễ dẫn đền tình trạng lạm dụng tiền cho mục đích tư lợi.
- Rủi ro tiềm tăng cao đối với lượng tiền mặt lớn năy. Tạo sơ hở cho thủ quỹ vă những người có trâch nhiệm liín quan lợi dụng trong việc sử dụng tiền gđy gian lận hoặc sai sót. - Độ tin cậy không cao.
- Cần có những biện phâp, quy định trong việc thu hồi tiền năy.
- Đđy lă vấn đề cần hạn chế, khắc phục. - Nín quy định tiến hănh kiểm kí quỹ hăng thâng.
- Cần bố trí một người độc lập đối với việc quản lý ghi số tiền gởi ngđn hăng vă giao dịch với ngđn hăng tiến hănh công việc kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp để cđn chỉnh TK TGNH. - Bảng cđu
hỏi - Thu, chi tiền khôngđược tâch bạch rõ răng. Thực hiện quâ trình năy vă
quản lý cất giữ tiền không ngăn câch khỏi văn phòng.
- Gđy âp lực trong việc tiền thu được phải đủ trang trải cho câc khoản chi hiện thời.
- Cần có những quy định về việc thu, chi
tiền cho được cụ thể hơn. Nín bố trí, sắp xếp nơi quản lý cất giữ tiền được độc lập, an toăn.
PHẦN III
THỰC HIỆN KIỂM TOÂN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÂY VĂ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
I. MỐI QUAN HỆ GIỮA TIỀN MẶT, TIỀN GỞI NGĐN HĂNG (TGNH) VỚI CÂC TĂI KHOẢN (TK) Ở CÂC CHU KỲ LIÍN QUAN:
Có hai loại nghiệp vụ kinh tế phât sinh liín quan đến tiền mặt đó lă: Nghiệp vụ thu tiền mặt vă nghiệp vụ chi tiền mặt.
Nghiệp vụ thu tiền mặt chủ yếu liín quan đến câc TK sau:
- TK “ doanh thu bân hăng” TK” phải thu khâch hăng”...phât sinh nghiệp vụ bân hăng thu tiền mặt, TNGH. Trường hợp năy liín quan đến chu kỳ bân hăng thu tiền về nghiệp vụ năy còn liín quan đến câc khoản giảm trừ doanh thu, như: chiết khấu bân hăng, giảm giâ hăng bân, hăng hoâ bị trả lại, ngoăi ra còn phải dự phòng đến những khoản nợ phải thu khó đòi.
-Liín quan đến TK 112 “tiền gửi ngđn hăng” đó lă câc nghiệp vụ rút tiền ngđn hăng về quỹ
- Ngoăi ra còn liín quan đến câc TK khâc, đối với câc nghiệp vụ phât sinh như nhận vốn gop bằng tiền mặt (TK 411 “ nguồn vốn kinh doanh “), thu hồi vốn đầu tư bằng tiền mặt (câc khoản đầu tư đầu tư ngắn hạn, đầu tư dăi hạn...) câc khoản thu về thanh toân khâc (câc TK thanh toân...)
- Câc nghiệp vụ thu tiền chủ yếu liín quan đến câc TK sau:
- Câc TK thanh toân nợ phải trả (liín quan đến chu kỳ mua văo vă thanh toân -trường hợp mua chịu); nó còn liín quan đến chiết khấu mua hăng, hăng mua trả lại, giảm giâ hăng mua...
- Câc TK hăng tồn kho, TSCĐ,...( liín quan đến chu kỳ vă thanh toân- trường hợp mua hăng thanh toân ngay bằng tiền mặt).
- Câc TK chi phí ( liín quan đến chu kỳ tiền lương vă nhđn sự vă câc quâ trình chi phí bằng tiền mặt khâc...)
- Câc TK đầu tư ( liín quan đến đầu tư tăi chính bằng tiền mặt...) Có thể tóm tắt khâi quât mối quan hệ đó bằng sơ đồ sau:
MỐI QUAN HỆ GIỮA TIỀN MẶT VĂ CAC TĂI KHOẢN Ở CÂC CHU KỲ
Qua sơ đồ trín cho thấy rằng vốn bằng tiền liín quan rất nhiều đến TK ở nhiều kỳ, vì thế TK vốn bằng tiền được đânh giâ cao ở hầu hết câc cuộc kiểm toân, nhất lă tiền mặt, như kiểm toân chu kỳ bân hăng vă thu tiền, kiểm toân chu kỳ mua văo vă thanh toân, kiểm toân chu kỳ tiền lương vă nhđn sự, kiểm toân hăng tồn kho,...Ngoăi ra, số lượng tiền vận động văo ra trín TK tiền mặt thường lớn hơn nhiều câc TK khâc trín bâo câo tăi chính ( rủi ro tiềm tăng lớn).
Vì vậy, khi kiểm toân, kiểm toân viín cần xem xĩt câc cuộc kiểm toân trong mối quan hệ giữa câc chu kỳ vă nghiệp vụ với nhau. Câc sai sót vă gian lận về tiền cũng sẽ được phât hiện cùng với kiểm toân câc chu kỳ liín quan.
Những sai sót của câc nghiệp vụ ở câc chu kỳ liín quan trín cuôi cùng cũng dẫn đến câc khoản chi tiền không đúng hoặc không nhận được đầy đủ tiền bân hăng... chẳng hạn như:
- Quín không tính tiền thu của khâch hăng.
- Tính tiền của khâch hăng thấp hơn giâ quy đinh của đơn vị.
- Sự biển thủ tiền bằng câch gian lận câc khoản thu từ khâch hăng bín cạnh đó khi văo sổ hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc xoâ sổ không đúng câc khoản phải thu.
-Thanh toân hai lần cho một hoâ đơn người bân.
-Câc khoản thanh toân không đúng cho câc hăng mua chưa nhận hoặc không nhận được.
- Câc khoản thanh toân không đúng câc khoản chi phí mđu hăng.
-Thanh toân cho công nhđn viín về tiền lương, tiền thưởng không đúng thực tế thời gian vă sản phẩm của họ (lớn hơn)
TK 111 TK 112 TK 141 152,153,156...211TK TK 331 TK 411,221,222,... TK 141, 136 TK 511 TK 334,338 TK 642,622,627... TK 138,141 TK 131 TK 521,531,532 TK 139 TK 642 Rút TGNH Tạm ứng Mua hăng bằng tạm ứng Người góp vốn bằng tiền mặt
Thu hồi đầu tư bằng tiền mặt
Thu bằng tiền mặt khâc
Thanh
toân Mua chịu
Doanh số thu tiền mặt
Chiết khấu, giảm giâ hăng mua
Chi phí bằng tiền mặt
Chi lương,BHXH
Khấu trừ lương, Tiền BHXH Doanh số khâch hăng chịu Phiếu thu khâch hăng Số tiền thanh toân Giảm trừ Xoâ sổ Dự phòng phải thu Khó đòi
-Câc khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ,...) thanh toân không đúng. Ba sai sót đầu thường được phât hiện ở những cuộc kiểm toân chu kỳ bân hăng vă thu tiền; ba sai sót tiếp theo lă ở chu kỳ mua văo vă thanh toân, còn hai sai sót cuối cùng thường được phât hiện ở chu kỳ tiền lương vă nhđn sự.
II. THỰC HIỆN KIỂM TOÂN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY ĐIỆN MÂY VĂ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
1. Đânh giâ rủi ro kiểm soât vă độ tin cậy của sổ sâch qua một số thử nghiệm kiểm soât:
1.1. Tổng cộng câc nhật ký chứng từ rồi lần theo số tổng cộng đến sổ Câi:
Để đânh giâ độ tin cậy của việc ghi chĩp sổ sâch, việc chuyển sổ trong công tâc kế toân tại doanh nghiệp, trước hết cần tiến hănh kiểm tra lần theo số tổng cộng hăng thâng vă số dư được rút từ hai cột cộng Có vă cộng Nợ của Nhật ký chứng từ câc TK vốn bằng tiền với câc số tổng cộng của câc TK tương ứng trín sổ Câi, cũng như đến TK phải thu, phải trả. Sau đó, so sânh chi tiết danh sâch thu tiền từ sổ quỹ với câc tờ kí chi tiết ghi Nợ TK 111; sổ chi tiết tiền gởi của từng ngđn hăng với bảng kí tiền gởi ngđn hăng vă với câc TK phải thu. Việc thử nghiệm năy đối với sổ sâch tại công ty ít có sai sót, vì thế phạm vi kiểm toân tiền có thể không lớn lắm, độ tin cậy ở mức có thể chấp nhận được.
1.2. Chọn mẫu để so sânh giữa khoản chi trong sổ quỹ, đối chiếu ngược trở về câc chứng từ gốc như đơn đặt hăng, hoâ đơn, sĩc chi trả có thực hiện đúng câc quy định tại đơn vị không như chữ ký người xĩt duyệt, chữ ký ngườinhận tiền, chứng từ gốc đính kỉm, tính hợp lý, hợp lệ của nội dung chi tiền,...
2. Kiểm toân tiền mặt:
2.1. Tiến hănh đối chiếu số dư tiền mặt tồn quỹ văo ngăy khoâ sổ kế toân với sổ quỹ, tờ kí chi tiết, Nhật ký - chứng từ, sổ Câi, biín bản kiểm kí quỹ, với bảng cđn đôi số phât sinh vă bảng cđn đối kế toân.
- Thực tế tiền mặt còn tồn trong quỹ lă 62. 662. 800 đồng, trong khi số dư tiền mặt trín sổ sâch lại lă 62. 660. 678 đồng, thấp hơn thực tế lă 32 đồng. Nguyín nhđn chính lệch thừa năy lă do khâch hăng khi thanh toân tiền hăng chấp nhận chi trả cao hơn một văi đồng đơn vị đồng tiền mă trong thực tế không có quy định loại giấy bạc có giâ trị như vậy.
Ví dụ: Giâ bân ghi trín Hoâ đơn bân hăng một chiếc xe Wave tại công ty với giâ lă 10. 999. 990 đồng nhưng khâch hăng khi thanh toân tiền xe sẽ chấp nhận trả tiền với giâ 11. 000. 000.
Như vậy chính lệch thừa 10 đồng so với trín sổ sâch. Bộ thương mại
CTY ĐIỆN MÂY VĂ KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ Cộng hoă xê hội chủ nghĩa Việt NamĐộc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc
BIÍN BẢN KIỂM KÍ QUỸ
Hôm nay văo lúc 15 giờ ngăy 31/12/2001 tại phòng kế toân công ty Điện mây vă Kỹ thuật công nghệ, chúng tôi gồm có:
1. Ông Lí Bạn Chức vụ:: Kế toân trưởng 2. Bă Nguyễn Thị Thanh Tú Thủ quỹ
3. Bă Phan Thị Thuỳ An Kế toân tiền mặt
Cùng tiến hănh kiểm kí đối chiếu tiền mặt tồn tại quỹ đến ngăy 31/12/2001 như sau: - Tiền mặt còn tồn trín sổ sâch: 62 662 768 đồng
- Tiền mặt còn tồn tại quỹ : 62 662 800 đồng Chi tiết từng loại:
Loại 100000 : 50tơ * 100000đ = 5 000 000đ Loại 50 000 : 1000tờ * 50 000đ = 50 000 000đ Loại 20 000 : 300tờ * 20 000đ = 6 000 000đ Loại 10 000 : 100tờ * 10 000đ = 1 000 000đ Loại 5 000 : 28tờ * 5 000đ = 40 000đ Loại 1000 : 5tờ * 1000đ = 5 000đ Loại 200 : 9tờ * 200đ = 1 800đ 62 662 800đ
Bằng chữ: Sâu mươi hai triệu sâu trăm sâu mươi hai ngăn tâm trăm đồng
chẵn
Qua đối chiếu tiền mặt còn tồn đến ngăy 31/12/2001 trong thực tế vă sổ sâch
chính lệch thừa 32đ (Bằng chữ: Ba mươi hai đồng chẵn)
Biín bản lập xong lúc 4h 30’ cùng ngăy tất cả mọi người đều thống nhất với nội dung trín vă đồng ý ký tín dưới đđy.
KẾ TOÂN THEO DÕI THỦ QUỸ KẾ TOÂN TRƯỞNG
Phan Thị Thuỳ An Nguyễn Thị Thanh Tú Lí Bạn
Đối chiếu với:
Nhận xĩt: Việc chuyển sổ chính xâc.
2.2. Kiểm tra việc khoâ sổ của TK tiền mặt:
Để kiểm tra nghiệp vụ khoâ sổ năy, kiểm toân viín (KTV) sẽ chọn ra một số câc nghiệp vụ của những ngăy đầu vă cuối niín độ 2001, rồi tiến hănh kiểm tra sự cđn đối số liệu trín TK 111 như sau:
Câc nghiệp vụ thu, chi của niín độ sau không được đưa văo niín độ năy. Khi xem xĩt thời điểm phât sinh nghiệp vụ từ câc chứng từ gốc (thu, chi) được ghi nhận văo sổ kế toân văo những ngăy trước vă sau khi kết thúc niín độ, KTV đối chiếu với số liệu được ghi chĩp trín câc tờ kí TK 111 (tờ kí ghi Nợ TK111, tờ kí ghi Có TK111), Nhật ký - chứng từ TK 111, sổ Câi TK 111 để xâc minh câc nghiệp vụ phât sinh đê được ghi sổ lă đúng niín độ. Khi kiểm tra số thứ tự câc phiếu thu, chi cuối cùng được ghi sổ thì không có trường hợp năo trước hoặc sau ngăy phât sinh thực tế. Cho thấy nghiệp vụ phât sinh tại đơn vị đều được ghi nhận đúng niín độ 2001. Kết luận việc khoâ sổ TK tiền mặt lă hợp lý.
2.3. Kiểm tra xem xĩt câc nghiệp vụ bất thường:
Căn cứ văo câc nghiệp vụ phât sinh thu, chi được phản ânh trín sổ quỹ hoặc câc tờ kí chi tiết TK tiền mặt để chọn ra một số nghiệp vụ lớn, bất thường. Sau khi tiến hănh kiểm tra, câc chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi) được chọn trín đều hợp lý, hợp lệ, được phí chuẩn đầy đủ. Kết luận câc nghiệp vụ năy được ghi chĩp đúng đắn.
2.4. Kiểm tra tính có thật của câc nghiệp vụ thu, chi tiền mặt: Số tiền dư cuối kỳ Số tiền dư đầu kỳ Tổng số tiền thu được trong kỳ
Số tiền chi ra trong kỳ cho đến ngăy khoâ sổ
Tiến hănh chọn ngẫu nhiín một số nghiệp vụ được ghi nhận trín câc tờ kí TK tiền mặt, sổ Câi TK tiền mặt để kiểm tra đến chứng từ gốc vă ngượclại, để chứng minh câc nghiệp vụ năy lă có thật, có xảy ra, hợp lý, hợp lệ, cụ thể như: