- Khoa Dược-Trang thiết bị- Vật tư y tế;
- Phòng Tổ chức Hành chính.
Theo biểu mẫu quy định
3
- Cán bộ làm công tác đấu thầu; - Tổ tư vấn, tổ thẩm định của đơn vị;
- Đơn vị tư vấn (nếu thuê tư vấn); - Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị- Vật tư y tế; - Phòng Tổ chức Hành chính; - Nhà thầu. Biên bản tiếp nhận báo giá 4
- Cán bộ làm công tác đấu thầu; - Tổ tư vấn, tổ thẩm định của đơn vị;
- Đơn vị tư vấn (nếu thuê tư vấn); - Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị- Vật tư y tế; - Phòng Tổ chức Hành chính - Biên bản đánh giá các báo giá; - Tờ trình thẩm định báo giá; 5
- Giám đốc Trung tâm; - Tổ thẩm định;
- Nhà thầu
-Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; -Biên bản thương thảo hợp đồng; -Hợp đồng theo mẫu quy định. 6
- Giám đốc Trung tâm; - Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị- Vật tư y tế;
- Phòng Tổ chức Hành chính - Các khoa phòng có tài sản được cấp.
-Quyết định bàn giao tài sản tại nơi sử dụng;
-Biên bản giao nhận tài sản.
Hình 2.2: Quy trình thực hiện mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn tại Trung tâm
Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán, Trung tâm Y tế huyện Tam Nông
* Mô tả việc thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh rút gọn:
Chuẩn bị và gửi bản yêu cầu báo giá:
Nộp và tiếp nhận báo giá
Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết
quả lựa chọn
Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
Bàn giao tài sản tại nơi sử dụng Lập bản yêu cầu báo
- Sau khi kế hoạch được duyệt, các bộ phận liên quan sẽ lập bản yêu cầu báo giá, bản yêu cầu báo giá được lập bao gồm các nội dung về phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, thời hạn hiệu lực của báo giá, thời điểm nộp báo giá, các yêu cầu về bảo hành, bảo trì, đào tạo, chuyển giao, dự thảo hợp đồng, thời gian chuẩn bị và nộp báo giá (tối thiểu 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiền phát hành bản yêu cầu báo giá) và các nội dung cần thiết khác, không nêu yêu cầu về đảm bảo dự thầu;
- Sau khi bản yêu cầu báo giá được duyệt, bộ phận có liên quan sẽ đăng tải thông báo mời chào hàng trên mạng đấu thầu quốc gia hoặc gửi trực tiếp bản yêu cầu báo giá cho tối thiểu 03 nhà thầu có khả năng thực hiện gói thầu. Trường hợp gửi trực tiếp, nếu trước thời điểm đóng thầu có bất kỳ nhà thầu nào khác đề nghị được tham gia chào hàng thì bên mời thầu phải gửi bản yêu cầu báo giá cho nhà thầu đó. Bản yêu cầu báo giá sẽ được phát theo hình thức gửi trực tiếp, gửi bằng đường bưu điện, thư điện tử hoặc fax.
Nộp và tiếp nhận báo giá:
- Sau khi 03 nhà thầu nhận được bản yêu cầu báo giá do Trung tâm gửi, nhà
thầu chuẩn bị hồ sơ và nộp 01 báo giá theo bản yêu cầu báo giá. Việc nộp báo giá có thể thực hiện theo hình thức gửi trực tiếp, gửi qua đường bưu điện, thư điện tử hoặc fax; Thông thường ở Trung tâm yêu cầu nhà thầu nộp trực tiếp tại đơn vị.
- Khi nhà thầu đến nộp báo giá, Trung tâm sẽ phải chịu trách nhiệm bảo mật các thông tin trong báo giá của từng nhà thầu. Ngay sau khi kết thúc thời hạn nộp báo giá, các bộ phận có liên quan của Trung tâm sẽ lập văn bản tiếp nhận các báo giá được nộp trước thời điểm đóng thầu bao gồm các nội dung như sau: Tên nhà thầu, giá chào, thời gian có hiệu lực của báo giá và gửi văn bản tiếp nhận này đến các nhà thầu đã nộp báo giá.
Đánh giá các báo giá:
- Sau khi nhận được các báo giá của nhà thầu, Hội đồng đánh giá báo giá của Trung tâm sẽ họp và đưa ra so sánh và đánh giá các báo giá theo bản yêu cầu báo giá. Báo giá được xác định đáp ứng tất cả các yêu cầu trong bản yêu cầu báo giá và có giá chào sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giảm giá (nếu có) thấp nhất và không vượt giá gói thầu sẽ là nhà thầu được lựa chọn;
- Trong quá trình đánh giá, trường hợp cần thiết Trung tâm sẽ mời nhà thầu có giá chào thấp nhất sau khi sửa lỗi , hiệu chỉnh sai lệch, trừ đi giảm giá (nếu có) đến thương thảo hợp đồng. Thời gian đánh giá các báo giá tối đa là 10 ngày, kể từ ngày hết hạn nộp báo giá đến khi bộ phận có liên quan của Trung tâm có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo báo cáo đánh giá các báo giá;
Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:
- Sau khi Hội đồng đánh giá báo giá tiến hành xong việc so sánh các báo giá của các nhà thầu sẽ tiến hành trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa 04 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định;
- Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu của Trung tâm và báo cáo thẩm định của đơn vị thẩm định.
Hoàn thiện và ký kết hợp đồng:
Sau khi Tổ thẩm định trình Giám đốc Trung tâm kết quả lựa chọn nhà thầu, Giám đốc Trung tâm ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Quyết định này là cơ sở quan trọng để 2 bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh, biên bản thương thảo hợp đồng và các tài liệu liên quan khác.
Bàn giao tài sản tại nơi sử dụng
Sau khi Hợp đồng mua bán được nghiệm thu thanh lý và đưa vào sử dụng. Giám đốc Trung tâm sẽ ra quyết định bàn giao tại các khoa phòng quản lý và sử dụng.
2.3.2.2 Chào hàng cạnh tranh thông thường
* Sơ đồ quy trình mua sắm theo hình thức chào hàng cạnh tranh thông
thường được thể hiện qua Hình 2.3 như sau:
1