- Các khoa phòng;
- Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị-Vật tư y tế;
- Phòng Tổ chức - Hành chính.
- Đề xuất và giải trình nhu cầu sử dụng của các khoa phòng;
- Tổng hợp đề xuất của các khoa phòng.
2
- Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị-Vật tư y tế;
- Phòng Tổ chức- Hành chính.
- HSYC theo mẫu quy định
- Tờ trình thẩm định HSYC
3
- Giám đốc Trung tâm - Tổ thẩm định
- Tờ trình đề nghị phê duyệt Hồ sơ yêu cầu; - Quyết định Phê duyệt HSYC
4
- Cán bộ làm công tác đấu thầu; - Tổ tư vấn, tổ thẩm định của đơn vị;
- Đơn vị tư vấn (nếu thuê tư vấn); - Phòng Tài chính Kế toán; - Nhà thầu.
Biên bản tiếp nhận HSĐX
5
- Cán bộ làm công tác đấu thầu; - Tổ tư vấn, tổ thẩm định của đơn vị;
- Đơn vị tư vấn (nếu thuê tư vấn); - Nhà thầu
- Biên bản đánh giá các HSĐX;
- Biên bản thương thảo hợp đồng
6
- Giám đốc Trung tâm
- Tổ tư vấn, tổ thẩm định của đơn vị;
- Đơn vị tư vấn (nếu thuê tư vấn); - Nhà thầu
- Tờ trình thẩm định kết quả đấu thầu;
- Quyết định lựa chọn nhà thầu
7
- Giám đốc Trung tâm; - Tổ thẩm định;
- Nhà thầu
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu; - Biên bản thương thảo hợp đồng;
- Hợp đồng theo mẫu quy định.
8
- Giám đốc Trung tâm; - Phòng Tài chính Kế toán; - Khoa Dược-Trang thiết bị-Vật tư y tế;
-Phòng Tổ chức Hành chính - Các khoa, phòng có tài sản được cấp.
- Quyết định bàn giao tài sản tại nơi sử dụng; - Biên bản giao nhận tài sản.
Hình 2.3: Quy trình thực hiện mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh thông thường tại Trung tâm
Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán, Trung tâm Y tế huyện Tam Nông
* Mô tả việc thực hiện kế hoạch mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng
Tổng hợp kế hoạch mua sắm; Lập dự toán và kế hoạch lựa chọn nhà thầu
Lập Hồ sơ yêu cầu và thẩm định Hồ sơ yêu cầu
Nộp và tiếp nhận, quản lý HSĐX Đánh giá các HSĐX và thương thảo hợp đồng Hoàn thiện và ký hợp đồng Bàn giao tài sản tại nơi sử dụng Thẩm định và phê duyệt Hồ sơ yêu cầu
Thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa
cạnh tranh thông thường:
Lập hồ sơ yêu cầu (HSYC)
- Cơ sở pháp lý để Trung tâm lập HSYC:
+ Quyết định phê duyệt dự toán mua sắm và các tài liệu có liên quan; + Kế hoạch lựa chọn nhà thầu được duyệt;
+ Tài liệu yêu cầu về đặc tính, thông số kỹ thuật;
+ Các quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định của pháp luật liên quan; + Các chính sách của Nhà nước về thuế, phí, ưu đãi trong lựa chọn nhà thầu và các quy định khác liên quan.
- Sau khi nhận được đề xuất của các khoa phòng về nhu cầu mua sắm tài sản, các bộ phận liên quan của Trung tâm sẽ căn cứ vào đề xuất để lập HSYC. Nội dung HSYC bao gồm các nội dung thông tin tóm tắt về gói thầu; chỉ dẫn việc chuẩn bị và nộp HSĐX; tiêu chuẩn về năng lực, kinh nghiệm của nhà thầu; tiêu chuẩn đánh giá về kỹ thuật và xác định giá thấp nhất. Sử dụng tiêu chí đạt, không đạt để đánh giá về năng lực, kinh nghiệm và đánh giá về kỹ thuật;
Thẩm định và phê duyệt HSYC:
- Cơ sở pháp lý:
+ Tờ trình đề nghị phê duyệt HSYC của bộ phận có liên quan; + Dự thảo HSYC;
+ Bản chụp các tài liệu: Quyết định phê duyệt dự toán mua sắm, quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
+ Tài liệu khác có liên quan.
- HSYC phải được thẩm định trước khi phê duyệt;
- Sau khi thẩm định HSYC, tổ thẩm định sẽ trình Giám đốc Trung tâm phê duyệt trước khi ban hành. Việc phê duyệt HSYC phải bằng văn bản và căn cứ vào tờ trình phê duyệt, báo cáo thẩm định HSYC. Thời gian thẩm định tối đa là 20 ngày cho HSYC kể từ ngày nhận được đầy đủ hồ sơ trình;
- Mời thầu: Trung tâm có trách nhiệm cung cấp thông tin quy định Thông báo mời chào hàng, thông báo mời thầu; kết quả lựa chọn nhà thầu và các thông tin liên quan đến việc thay đổi thời điểm đóng thầu (nếu có) lên mạng đấu thầu quốc gia hoặc cho Báo đấu thầu. Nhưng bảo đảm tối thiểu là 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên các thông tin này được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Tại Trung tâm, việc đăng thông báo chủ yếu qua mạng đấu thầu quốc gia.
- Phát hành, sửa đổi, làm rõ HSYC: HSYC được phát hành cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia theo thời gian quy định trong thông báo mời chào hàng nhưng đảm bảo tối thiểu 03 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên các thông tin này được đăng tải trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia hoặc trên Báo đấu thầu. Nếu có sửa đổi thì việc sửa đổi, làm rõ HSYC thực hiện theo quy định của Nghị định 63/2014/NĐ-CP;
- Tiếp nhận, quản lý HSĐX: Nhà thầu nộp HSĐX đến Trung tâm bằng cách
gửi trực tiếp hoặc gửi quan đường bưu điện. Mỗi nhà thầu chỉ được nộp một HSĐX. Khi nhận được HSĐX của nhà thầu, Trung tâm có trách nhiệm bảo mật các thông tin trong HSĐX của từng nhà thầu. Ngay sau thời điểm đóng thầu, Trung tâm tiến hành mở các HSĐX và lập biên bản mở thầu bao gồm các nội dung: Tên nhà thầu, giá chào, thời gian có hiệu lực của HSĐX; giá trị, thời gian có hiệu lực của bảo đảm dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng và gửi văn bản này đến các nhà thầu đã nộp HSĐX. Thời gian chuẩn bị HSĐX tối thiểu là 05 ngày làm việc, kể từ ngày đầu tiên phát hành HSYC. Trường hợp cần sửa đổi HSYC, Trung tâm sẽ thông báo cho các nhà thầu trước thời điểm đóng thầu tối thiểu 03 ngày làm việc để nhà thầu có đủ thời gian chuẩn bị HSĐX.
Đánh giá các HSĐX và thương thảo hợp đồng:
- Sau khi nhận được HSĐX của các nhà thầu, Trung tâm sẽ tổ chức đánh giá các HSĐX được nộp theo HSYC. Nhà thầu được đánh giá đáp ứng yêu cầu khi có HSĐX hợp lệ; đáp ứng yêu cầu về năng lực, kinh nghiệm; tất cả yêu cầu về kỹ thuật đều đánh giá là “đạt”;
- Căn cứ vào HSĐX của các nhà thầu, Hội đồng đánh giá sẽ tổ chức họp so sánh giá chào của các HSĐX đáp ứng về kỹ thuật để xác định HSĐX có giá chào thấp nhất. Nhà thầu có giá chào thấp nhất sau sửa lỗi, hiệu chỉnh, trừ đi giảm giá (nếu có) và không vượt giá gói thầu sẽ được mời vào thương thảo hợp đồng. Việc thương thảo hợp đồng thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
- Thời gian đánh giá HSĐX tối đa là 20 ngày, kể từ ngày mở thầu đến khi Trung tâm có tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu kèm theo báo cáo kết quả đánh giá HSĐX;
Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu:
Sau khi Tổ thẩm định thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu sẽ làm tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Việc trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu thực hiện theo đúng quy định. Thời gian thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa là 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ trình thẩm định. Thời gian phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu tối đa là 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
Hoàn thiện và ký kết hợp đồng:
Sau khi nhận được tờ trình của Tổ thẩm định, Giám đốc Trung tâm sẽ ra quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu là căn cứ để 2 bên ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký kết giữa các bên phải phù hợp với quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh, biên bản thương thảo hợp đồng, HSYC, HSĐX và các tài liệu liên quan khác.
Tình hình thực hiện kế hoạch danh mục mua sắm tài sản của Trung tâm được thể hiện văn tắt tại Bảng 2.14 dưới đây.
Bảng 2.14. Thực hiện kế hoạch danh mục mua sắm tài sản Trung tâm Y tế huyện Tam Nông giai đoạn 2016- 2019
Năm Danh mục hàng hóa mua
sắm ĐVT Số lượng Tỉ lệ thực hiện so với kế hoạch%
Nhà thầu được lựa chọn
Điều chỉnh nhà thầu so với KH 2016
Đèn mổ treo trần 2 nhánh Cái 02 100 Công ty cổ phần thiết bị y tế Thái Phú Không
Máy tính đồng bộ HP Bộ 08 80 Công ty TNHH công nghệ AT Không
Xe đẩy cáng người bệnh Cái 03 60 Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ GREAT Không
2017
Đèn mổ treo trần led 2 chóa
120.000lux+120.000lux Cái 02 100
Công ty cổ phần thiết bị y tế Thái Phú
Không Chuông gọi nhân viên y tế Bộ 27 54 Công ty cổ phần Mai Anh Việt Nam Không Giường y tế 2 tay quay
Cái 07 70 Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ Meditech Không
Bàn ghế khám bệnh Bộ 05 100 Công ty TNHH một thành viên
Phương Toàn Thắng Không
Máy soi cổ tử cung Cái 01 100 Công ty TNHH thương mại sản
xuất HAPHACO Không
Máy đốt điện cao tần Cái 01 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế
Meditech Không
Tủ bảo quản dụng cụ y tế Cái 01 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế
Meditech Không
Xe đẩy tiêm Cái 01 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế
Meditech Không
Máy siêu âm điều trị đa tần Cái 01 100 Công ty TNHH TM &DV Hải Minh Không Máy điện trị liệu đa năng Cái 01 100 Công ty TNHH TM &DV Hải Minh Không
2018
Giường y tế 2 tay quay Cái 6 60 Công ty TNHH thiết bị y tế
Nguyên Hồng Việt Nam Không Máy nén ép có màn hình và
điều khiển từ xa Cái 01 100 Công ty TNHH DOCTORLIFE Không
Bộ phẫu thuật sản phụ khoa Bộ 01 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế Phan
Thanh Hà Không
Bơm tiêm điện Cái 02 100 Công ty TNHH thương mại và kỹ
thuật Meditech Không
Máy in Canon Cái 05 100 Công ty TNHH TNHH TM &DV
Nam Sơn Phú Thọ Không
Xe cáng nâng hạ inox Cái 02 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế Phan
Thanh Hà Không
2019
Hệ thống xử lý ảnh XQ số hóa Hệ thống
01
100 Công ty cổ phần quốc tế Nam Hưng Không Hệ thống sấy khô đồ vải y tế Hệ
thống 01 100
Cửa hàng thiết bị y tế số 39
Không Bóng phát tia XQ Cái 01 100 Công ty TNHH công nghệ cao về Không
thiết bị y tế Shimadzu Máy kéo giãn cột sống lưng
và cổ Cái 01 50 Công ty TNHH Doctorlife Không
Máy sóng ngắn trị liệu Cái 01 50 Công ty TNHH Doctorlife Không Máy đo lưu huyết não Cái 01 100 Công ty TNHH thương mại kỹ
thuật TPCOM Không
Máy đo loãng xương siêu âm Cái 01 100 Công ty TNHH thiết bị và công
nghệ Bảo Minh Không
Lồng ấp trẻ sơ sinh Cái 01 100 Công ty TNHH thiết bị và công
nghệ Bảo Minh Không
Moniotor 5 thông số Cái 02 40 Công ty TNHH thiết bị và công
nghệ Bảo Minh Không
Tủ sấy dụng cụ Cái 01 100 Công ty TNHH thương mại và kỹ
thuật Meditech Không
Máy sắc thuốc đông y Cái 01 100 Cửa hàng thiết bị y tế Anh Khoa Không Tủ bảo quản hóa chất, thuốc Cái 01 100 Công ty TNHH thương mại sản
xuất Haphaco Không
Modun ETCO2 monitor Cái 01 100 Trung tâm thiết bị vật tư y tế Phan
Thanh Hà Không
Máy tính Cái 06 100 Công ty TNHH TM &DV Nam
Sơn Phú Thọ Không
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán, Trung tâm Y tế huyện Tam Nông
Qua Bảng 2.14 ta thấy: tỉ lệ hoàn thành kế hoạch mua sắm chưa phải là 100% ở tất cả các chủng loại hàng hóa. Việc điều chỉnh kế hoạch lựa chọn nhà thầu cũng không có trường hợp nào cho dù có một số biến động có ảnh hưởng, chứng tỏ việc lập kế hoạch cũng chưa thật linh hoạt.
Việc chấp hành dự toán mua sắm tài sản tại Trung tâm được thể hiện qua bảng 2.15 dưới đây.
Bảng 2.15. Chấp hành dự toán mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh tại Trung tâm Y tế huyện Tam Nông giai đoạn 2016- 2019
ĐVT: Triệu đồng; % Hình thức Chỉ tiêu 2016 2017 2018 2019 Chào hàng cạnh tranh thông thường Thực hiện (Triệu đồng) 2.986.423 4.653.221 1.354.668 2.675.003 TH/KH (%) 99,1 97,9 93 98,9 Chào hàng cạnh tranh rút gọn Thực hiện (Triệu đồng) 809.141 1.632.939 1.029.439 838.816 TH/KH (%) 89,9 99,2 93,6 92,7 Tổng Thực hiện (Triệu đồng) 3.795.564 6.286.160 2.384.107 3.513.819 TH/KH (%) 97,0 98,2 93,3 97,3
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế toán, Trung tâm Y tế huyện Tam Nông
Để có thêm thông tin khách quan về công tác tổ chức thực hiện mua sắm tài sản tại Trung tâm, tác giả đã tiến hành khảo sát 34 đối tượng (như đã mô tả Phương pháp nghiên cứu tại Phần mở đầu), kết quả thu được như sau.
Bảng 2.16: Đánh giá công tác thực hiện mua sắm tài sản theo hình thức chào hàng cạnh tranh tại Trung tâm Y tế huyện Tam Nông
Nội dung đánh giá
Mẫu
(phiếu )
Số lượng lựa chọn (phiếu)
Điểm TB
1 2 3 4 5
Thực hiện mua sắm tài sản của Trung tâm đảm bảo đúng, đủ, kịp thời như kế hoạch đã lập
34 0 6 10 10 8 3,59
Thực hiện mua sắm tài sản của Trung tâm đảm bảo đúng quy định pháp luật
34 0 6 8 10 10 4,50
Việc mua sắm tài sản diễn ra công
khai, minh bạch 34 0 8 8 9 9 4,21
Cán bộ viên chức làm công tác đấu
thầu nêu cao tinh thần trách nhiệm 34 0 6 8 10 10 4,50
Kết quả trúng thầu được đăng tải đầy
đủ trên mạng đấu thầu quốc gia 34 1 8 10 10 5 3,71
Kết quả khảo sát trên cho thấy:
- Tiêu chí phản ánh hoạt động mua sắm tài sản của Trung tâm được thực hiện đúng, đủ và kịp thời như kế hoạch có điểm trung bình khá nhưng chưa cao lắm (3,59), chứng tỏ công tác tổ chức thực hiện kế hoạch cần nỗ lực hơn.
- Tiêu chí phản ánh hoạt động mua sắm tài sản của Trung tâm tuân thủ quy định pháp luật và tiêu chí cán bộ viên chức làm công tác đấu thầu nêu cao tinh thần trách nhiệm đều được đánh giá ở mức rất cao (4,5 điểm).
- Tiêu chí “Mua sắm tài sản diễn ra công khai, minh bạch” cũng được đánh giá cao với 4,21 điểm
- Tiêu chí cuối cùng “Kết quả trúng thầu được đăng tải đầy đủ trên mạng đấu thầu quốc gia” được đánh giá khá ở mức 3,71 điểm.
Thực tế cho thấy trong những năm qua, trên cơ sở những quy định của Nhà nước áp dụng tại từng thời điểm, nhìn chung công tác mua sắm tài sản của Trung tâm được thực hiện theo trình tự, đúng quy định, đảm bảo tính công khai, minh bạch; viên chức tham gia công tác đấu thầu đều là người có đạo đức và tinh thần trách nhiệm.
2.3.3 Kiểm soát
Việc kiểm soát quá trình quản lý mua sắm tài sản được lãnh đạo Trung tâm là rất coi trọng để quản lý đầy đủ, chính xác các nguồn vốn và đảm bảo sử dụng nguồn vốn mua sắm tài sản có hiệu quả.
* Chủ thể kiểm tra nội bộ gồm Ban Giám đốc, phòng Tài chính Kế toán, các cán bộ phụ trách bộ phận có liên quan, cán bộ làm nhiệm vụ mua sắm, trưởng các