Hiện tại thủ tục khai tờ khai hải quan được thực hiện trên hệ thống cổng thông tin tờ khai hải quan điện tử VNACCS/VCIS. Đơn vị xuất khẩu có thể tự khai tờ đơn hoặc thuê một đơn vị thứ ba để hoàn thành hồ sơ hải quan xuất khẩu cho họ. Đơn vị khai và nộp tờ khai sẽ được gọi là “người khai hải quan” trong quá trình này. Người khai hải quan sẽ điền và truyền tờ khai điện tử và gửi tới hệ thống của Chi cục hải quan đang quản lý cảng hoặc kho gửi/nhận hàng lẻ (container freight station - CFS) giữ hàng của mình. Sau khi truyền số liệu, đơn vị xuất khẩu sẽ nhận được thông tin phản hồi từ Chi cục hải quan. Trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính.
Đơn vị xuất khẩu chỉnh sửa cho chính xác rồi truyền lại. Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng (luồng đỏ, luồng vàng hoặc luồng xanh).
Khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan cần nộp các chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia. Trong trường hợp khai tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan (thường là đơn vị
34
được người xuất khẩu ủy quyền) phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai hải quan.
Hồ sơ hải quan bao gồm:
● Tờ khai hải quan xuất khẩu lô hàng.
● Hợp đồng kinh tế giữa người bán và người mua.
● Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
● Các loại giấy tờ khác có liên quan: C/O, Bảng kê chi tiết lô hàng, giấy chứng nhận kiểm dịch, tờ khai đối với phương tiện vận tải, xác nhận của hải quan, tờ khai biên phòng về phương tiện vận tải.
Đơn vị xuất khẩu bắt buộc xuất trình tờ khai hải quan, các loại giấy tờ còn lại nếu có thì xuất trình kèm theo.
Về thời hạn nộp tờ khai hải quan: Nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh.
Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký.
Về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu: Cơ quan hải quan xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu trên cơ sở kiểm tra nội dung khai của người khai hải quan, chứng từ thuộc hồ sơ hải quan và kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa. Trường hợp có nghi ngờ về xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, cơ quan hải quan yêu cầu người khai hải quan cung cấp chứng từ, tài liệu liên quan đến xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, tiến hàng kiểm tra, xác minh xuất xứ hàng hóa tại cơ sở sản xuất hàng hóa xuất khẩu.
Để hoàn thành thủ tục hải quan, người xuất khẩu cần thực hiện một số nghĩa vụ tài chính: Phí đường bộ (theo trọng tải xe); Lệ phí bến bãi; Phí kiểm dịch thực vật tại cửa khẩu.