13. Lợi nhuận sau thuế 8.378.847
2.5.1. Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triển kinh doanh
công ty TNHH Tƣ vấn Verztec
2.5.1. Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triểnkinh doanh kinh doanh
Một dự án kí kết thành công hay thất bại phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách và qui trình tiến độ hoàn thành – đây là một trong những công cụ chính của quản trị dự án. Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ trong môi trường hiện nay, Verztec luôn không ngừng trau dồi và nâng cao kĩ năng trong từng bước nhỏ của chuỗi hoạt động dự án. Bởi vì, dự án không có tính liên tục của các hoạt động thường ngày, đồng thời khi khởi động một dự án, thì phải đối mặt với các vấn đề phối hợp phức tạp hơn nhiều. Đó là sự liên kết giữa tập thể, các phòng ban kết hợp cùng những công nghệ hiện đại ngày nay. Sự tham gia từ ba phía: đối tác – phòng kinh doanh – phòng phát triển phần mềm trong một dự án kinh doanh có thể làm trì trệ quy trình kí kết, dẫn đến sự chậm trễ tiến độ, thời gian hoàn thành dự án. Có những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận và cải thiện tốt hơn quy trình kinh doanh của mình.
Các hoạt động của dự án có thể được lập kế hoạch tiến độ với mức độ chi tiết cụ thể trên thực tế. Verztec cho rằng cách tiếp cận cơ bản của tất cả các kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ là xây dựng một mạng lưới các công việc và mối liên hệ giữa chúng nhằm biểu diễn trình tự giữa các công việc trong dự án. Đồng thời xác định rõ
các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước hay phải tiếp sau. Đặc biệt nhận thức sự quan trọng của mạng lưới như vậy, công ty chia trình tự các bước trong quy trình kí kết dự án trên thực tế như sau:
Hình 2.6 Quy trình các bước và thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Mạng lưới tương tự như hình 2.6 là một công cụ hữu hiệu cho việc hoạch định và kiểm soát dự án vì đó là một khuôn khổ chắc chắn cho việc hoạch định, lập kế hoạch tiến độ, theo dõi và kiểm soát dự án. Thông qua đó biểu diễn sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc, các gói công việc, và các thành tố công việc; và giúp chỉ rõ thời điểm các cá nhân trong phòng phát triển kinh doanh nhất định phải sẵn sàng thực hiện công việc nhất định. Quan trọng nhất chính là xác định được thời hạn dự kiến hoàn thành dự án và xác định được các hoạt động được gọi là găng (then chốt) mà nếu trễ sẽ kéo dài thời hạn thực hiện dự án. Ngoài ra, còn xác định được các hoạt động có thời gian dự trữ có thể được trì hoãn trong một thời hạn xác định mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án; đồng thời, xác định thời điểm có thể bắt đầu thực hiện công việc và chỉ rõ chỉ ra các công việc phải thực hiện đồng thời để đạt được thời hạn hoàn thành dự án.
Tổ chức cuộc họp 1 0 3 3 0 3 3 3 6 3 3 6 2 3 5 2 11 13
Bảng 2.2 Sơ đồ mạng của phương pháp đường găng về quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Lấy yêu cầu từ đối
tác Tiến hành báo giá
Xác nhận chức năng Kết thúc quy trình kí kết Đầu thầu dự án Kí kết hợp đồng 29 6 6 1 1 5 6 1 1 5 6 8 2 12 14 Bắt đầu 4 5 8 3 1 3 1 6
Thỏa thuận bảo mật 7 8 1 0 2 14 16 8 11 16 5 11 16 Soạn thảo chức năng 9 16 16 0 16 16
Thông qua bảng 2.2, chúng ta thấy được quy trình kí kết hợp đồng của công ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua 9 bước trong thời lượng trung bình 16 tuần.
Tuần bắt đầu sớm (ES) dự án được tính từ bước tổ chức những cuộc họp sơ bộ để đối tác và phòng ban phát triển kinh doanh gặp gỡ. Kết thúc sớm (EF) của công việc này được xác định vào tuần thứ 3, do mất 3 tuần để thực hiện công việc.
Sau đó, tiến hành tiếp tục việc trao đổi để lấy những yêu cầu từ đối tác trong việc thiết kế website. ES của công việc này là vào tuần thứ 3, ngay sau khi kết thúc việc tổ chức cuộc họp. Do thời gian hoàn thành của việc lấy yêu cầu từ đối tác kéo dài trong 2 tuần nên EF sẽ vào tuần 5.
Song song đó, đội ngũ phòng phát triển kinh doanh phải soạn thảo chức năng cho hai phía: đối tác và đội ngũ phát triển phần mềm. Lưu ý rằng phần việc này được tiến hành ngay sau khi kết thúc tổ chức cuộc họp, nên ES của công việc này được tính từ tuần thứ 3. Công việc này kéo dài 3 tuần và bắt đầu từ vào tuần thứ 3, vậy EF sẽ là tuần thứ 6.
Sau khi đối tác chấp thuận những yêu cầu cụ thể mà mình mong muốn thì sẽ đến giai đoạn tiến hành báo giá dựa trên những yêu cầu đó. Như vậy, ES của phần việc này được tiến hành vào tuần thứ 5 và kéo dài trong 3 tuần, dẫn đến EF sẽ vào tuần thứ 8.
Ngoài ra, phòng phát triển kinh doanh cũng chờ đợi sự xác nhận bảng chức năng từ đối tác để có thể tiến hành tiếp bước soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật giữa hai công ty. Thời gian chờ đợi đối tác xác nhận thường kéo dài trong 2 tuần, nên phần việc này có ES được tính từ tuần thứ 6 và EF sẽ rơi vào tuần thứ 8. Ngay sau khi có sự phản hồi từ đối tác, đội ngũ phòng phát triển kinh doanh cần thêm 2 tuần để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật. Dự tính ES và EF cho việc này lần lượt là tuần thứ 8 và tuần thứ 10.
Sau bước soạn thảo chức năng thì đối tác sẽ tổ chức những buổi đấu thầu trực tiếp hoặc đấu thầu online giữa các công ty cạnh tranh – trong đó có Verztec. Do thời
gian đấu thầu được tiếp quản và quản lý bởi đối tác, nên thời lượng kéo dài tương đối chậm trễ, trung bình là 5 tuần. ES cho phần việc này rơi vào tuần thứ 6 và EF là tuần thứ 11.
Nếu việc đấu thầu thành công và giúp phòng phát triển kinh doanh mang về dự án cho doanh nghiệp thì việc hợp tác và kí kết hợp đồng giữa hai bên sẽ được diễn ra. Thời gian tiến hành kiểm tra và kí kết hợp đồng kéo dài trong 5 tuần và ES bắt đầu từ tuần thứ 11, vậy EF sẽ là tuần thứ 16.
Cuối cùng, phòng phát triển kinh doanh bàn giao toàn bộ nguồn dữ liệu cũng như các tài liệu liên quan chuyển đến phòng phát triển phần mềm để tiến hành lập trình dự án. Phần việc này được chuyển giao ngay sau khi kí kết hợp đồng, vì thế ES và EF được tính vào tuần thứ 16. Công việc nào kết thúc muộn hơn sẽ cho chúng ta ES của phần việc này, như trên bảng 2.2 có thể thấy, thì đó là công việc kí kết hợp đồng.
Tuần kết thúc quy trình kí kết hợp đồng là EF của công việc cuối cùng của dự án trực thuộc phòng phát triển kinh doanh. Đồng thời cũng trở thành tuần kết thúc muộn (LF) của chính nó. Chúng ta trừ ngược lại thời gian thực hiện công việc để tính thời điểm bắt đầu muộn (LS) cho công việc này. Tuần kết thúc là tuần 16, do đó LS là 16. Điều đó có nghĩa là nếu công việc kí kết hợp đồng không bắt đầu ngay tuần 16 thì sẽ làm cho dự án không đạt thời hạn hoàn thành.
Tương tự vậy đối với các công việc khác. Chúng ta tiến hành lấy yêu cầu từ đối tác sẽ không kết thúc muộn hơn tuần thứ 13, để cho công việc báo giá có thể bắt đầu muộn nhất ngay tuần đó. LS của việc lấy yêu cầu từ đối tác phải vào tuần thứ 11 để có thể kịp tiến độ hoàn thành qui trình.
Lặp lại trình tự trên đối với việc xác nhận chức năng từ đối tác. Thời hạn muộn nhất để nhận được sự phản hồi từ đối tác phải vào tuần thứ 14. Vì ngay sau đó, phòng phát triển kinh doanh của Verztec mới có thể tiến hành soạn thảo thỏa
thuận cam kết bảo mật. LS cho việc xác nhận chức năng và việc soạn thảo cam kết bảo mật lần lượt là tuần thứ 12 và 14.
Chúng ta tiến hành đấu thầu cùng các công ty cạnh tranh phải kết thúc muộn nhất vào tuần thứ 11 để không bị chậm trễ quy trình kí kết hợp đồng. LS cho phần việc này rơi vào tuần 6.
Đối với phần việc soạn thảo chức năng không nên kéo dài vượt qua khỏi tuần thứ 6, nếu không tiến trình dự án có thể sẽ bị trì trệ. Đảm bảo tốt hơn hết thì thời gian bắt đầu muộn nhất của nó nên vào tuần thứ 3.
Cuối cùng, khi phần việc có nhiều công việc theo sau thì LF của nó phải đủ sớm để tất cả các công việc sau đó có thể tuân theo đúng thời gian LS. Phần việc tổ chức những cuộc họp sơ bộ có nhiều công việc theo sau nó. Nó cần phải hoàn thành trước tuần 3 để các công việc theo sau có thể tiến hành đúng trình tự.
Bảng 2.3 Bảng thời gian dự trữ (slack time) trong quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website Hoạt động L S E S L F E F Thời gian dự trữ *1 0 0 3 3 0 2 1 1 3 1 3 5 8 *3 3 3 6 6 0 4 1 3 5 16 8 8 5 1 2 6 14 8 6 *6 6 6 1 1 11 0
7 1
*8 1 1 1 1 1 6 1 6 0 *9 1 6 1 6 1 6 1 6 0 *critical path
Thời gian dự trữ đo lường mức độ linh hoạt của dự án. Đối với các công việc có cùng LS và ES, công việc không có tính linh hoạt. Như trong bảng 2.3 đã được trình bày, công việc số 2 và 4 có 8 ngày dự trữ. Do đó các công việc này có mức độ linh hoạt rất lớn. Công việc số 2 có thể bắt đầu ngay từ tuần thứ 3 và có thể đợi đến tuần 11.
Đường găng của dự án dược định nghĩa là đường tập hợp các công việc có thời gian dự trữ bằng 0 hoặc âm. Trong một sơ đồ mạng thì đường găng cũng chính là đường dài nhất. Theo như bảng 2.3 chúng ta có thể thấy, đường găng chính là đường 1 -> 3 -> 6 -> 8 -> 9, gồm các công việc: Tổ chức cuộc họp sơ bộ -> Soạn thảo chức năng -> Đấu thầu dự án -> Kí kết hợp đồng -> Kết thúc quy trình kí kết. Các công việc có thời gian dự trữ bằng 0 cần phải hoàn thành vào thời điểm EF nếu không sẽ làm chậm đến dự án. Do đường găng là đường có thời gian dài nhất mạng nên nó chính là một tham số đo lường thời gian hoàn thành dự án, nó biểu diễn khoảng thời gian tối thiểu để hoàn thành quy trình kí kết hợp đồng.
Trên thực tế, việc kí kết hợp đồng diễn ra trong thời gian 16 tuần được nhận xét là chậm trễ và trì trệ. Doanh nghiệp mong đợi và kì vọng hợp đồng được kí kết trong 10 tuần tối thiểu. Vì thế, sự trì trệ trong quy trình xuất phát từ những yếu tố khách quan (phía đối tác) và yếu tố chủ quan (phía Verztec). Phần tiếp theo sẽ trình bày rõ những nguyên nhân trên thực tế đã làm ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp.