6. Kết cấu của đề tài
2.2. Thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng bảo đảm năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho công nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Với cuộc cách mạng 4.0 hiện nay, trang thiết bị văn phòng của công ty đã được ứng dụng rộng rãi các tiến bộ vào trong công tác văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Trang thiết bị văn phòng của công ty hiện nay được trang bị đầy đủ gồm trang thiết bị được giao cho từng nhân viên sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) và các trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…). Bên cạnh đó, phòng làm việc được bố trí một cách hợp lý, thiết kế khoa học, phòng và bên ngoài được trồng nhiều cây xanh tạo không khí thoáng mát, thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc một cách hiệu quả.
Hình 2.4 Phòng Kế toán của FPT- Chi nhánh Bình Dương 2.2.1. Thiết bị truyền thông
- Máy ghi âm văn phòng
+ Ghi âm lại các buổi họp quan trọng, báo cáo…
+ Ghi lại các thông tin giao tiếp qua điện thoại ở phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng để phục vụ việc soạn thảo văn bản, bảo đảm bí mật thông tin cho khách hàng, chăm sóc khách hàng…
+ Khi sử dụng máy ghi âm, năng xuất lao động của người đánh máy tăng 25 - 45%, mức thời gian tiết kiệm của người đọc lên tới 20%. Thời gian soạn thảo văn bản giảm 3 - 4 lần.
- Điện thoại
+ Dùng để liên hệ các phòng ban, giao dịch với khách hàng .
+ Ngày nay có rất nhiều loại điện thoại khác nhau như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động). Đây là thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp được thuận lợi, thiết bị này được dùng phổ biến trong các công sở, văn phòng.
- Máy fax
+ Là thiết bị có khả năng nhận diện ký tự theo màu trắng và đen, màu đen là màu có ký tự, màu trắng là không có ký tự (hay những khoảng trống) và nó sẽ vẽ lại y như
bản gốc (từ máy gửi Fax sang máy nhận Fax).
+ Ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy Fax sang máy Fax, cũng có thể Fax từ máy tính sang máy Fax (hệ điều hành Windows XP có hỗ trợ tính năng này).
- Máy vi tính
+ Là thiết bị mà công ty cung cấp cho nhân viên để thực hiện thao tác soạn thảo văn bản, lưu trữ….
+ Đây là một thiết bị quan trọng nhất mà phòng ban nào cũng phải có ít nhất 2 máy vi tính để bàn hoặc máy vi tính xách tay.
- Máy chụp ảnh
Để ghi và lưu lại những hình ảnh trong các cuộc họp, các sự kiện, hoạt động của công ty.