6. Kết cấu của đề tài
2.2.2. Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Để có được bản in, bản sao và để nhân số lượng văn bản, tài liệu công ty sử dụng các nhóm:
+ Các phương tiện sao chụp và nhân bản: Để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…) đi xa có thể dùng máy Fax hoặc truyền qua mạng.
+ Các phương tiện in ấn: Máy in dùng trong văn phòng bao gồm nhiều thể loại và công nghệ khác nhau. Thông dụng nhất và chiếm phần nhiều nhất hiện nay trên thế giới là máy in ra giấy và sử dụng công nghệ laze.
+ Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật.
2.2.3.Các trang thiết bị văn phòng khác
Ngoài các nhóm thiết bị truyền thông, thiết bị sao, in, hủy tài liệu công ty còn có các thiết bị và đồ dùng văn phòng khác như:
+ Máy quét hình ảnh hay còn gọi là máy Scan: Đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu hoặc xử lý chúng.
+ Máy chiếu đa năng: Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng các phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng rất sinh động, nhờ đó làm tăng sức thu hút của các buổi
họp, sự kiện, hoạt động….
+ Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của các nhân viên trong công ty rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp, đa năng, thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút…
2.3. Đánh giá thực trạng trang thiết bị văn phòng trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương
2.3.1. Ưu điểm
Với sự đầu tư trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty đem lại năng suất cao trong công việc, nhân viên làm việc một cách hiệu quả, rèn cho nhân viên những kỹ năng thao tác sử dụng các loại máy công nghệ hiện đại.
Hiện tại các phòng ban của công ty đã trang bị tổng cộng hơn 30 máy vi tính để bàn; mỗi phòng ban có 1 máy in và 1 máy lạnh; 2 máy photocopy; 1 máy fax; hơn 10 cái điện thoại bàn…..
2.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên thì với sự đầu tư trang thiết bị văn phòng hiện đại của công ty còn đem lại những khuyết điểm cho nhân viên: bị động xử lý thông tin dẫn đến trình độ xử lý thông tin và tin học văn phòng còn ở mức thấp; nhân viên ít được đào tạo về cách sử dụng của các chức năng trong thiết bị đó….
Đòi hỏi nhân viên phải chăm chút cho công việc, thận trọng khi xử lý thông tin và sử dụng các trang thiết bị đúng lúc không được lạm phát.
2.3.3. Nguyên nhân
Các nhân viên bị động trong việc xử lý thông tin vì đã có các chức năng tiên tiến của máy tính đã phân tích trước đó.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, các loại máy truyền thông có những tính năng khác hơn, nhân viên chưa tìm hiểu cách sử dụng thành thạo các trang thiết bị đó.
Đây là vấn đề đặt ra trong công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ những người làm công tác văn phòng ở các cơ quan, đơn vị hiện nay để đáp ứng yêu
cầu của sự nghiệp đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA SỰ ĐẦU TƯ CỦA TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG TRƯỚC CUỘC CÁCH MẠNG 4.0 TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN VIỄN THÔNG FPT CHI NHÁNH
BÌNH DƯƠNG 3.1. Cơ sở đề xuất giải pháp
3.1.1. Trang thiết bị văn phòng của công ty cổ phần FPT hiện nay
- Trang thiết bị hiện đại với modem 2 băng tần - Đầu thu 4k
- Smart tivi
- Triển khai điểm danh trên ứng dụng FoxPro, giúp nhân viên giảm thời gian khi điểm danh ra vào, tiết kiệm chi phí đầu tư thiết bị chấm công.
3.1.2. Phương hướng đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT
- Hệ thống không gian mạng thực - ảo ( Cyber - Physical System): Thiết bị cơ khí được vận hành bởi các thuật toán máy tính.
- Vạn vật kết nối Internet (Internet of Things): Mạng lưới kết nối giữa các thiết bị và phương tiện được tích hợp các cảm biến với khả năng quét và theo dõi.
- Điện toán đám mây (Cloud Computing): Mạng lưới cơ sở dữ liệu, hosting và máy tính xử lý được đặt ở trung tâm dữ liệu phi tập trung cùng hiệu năng điện toán có thể thay đổi thời gian thực hiện yêu cầu của hệ thống.
- Điện toán nhận thức (Cognitive Computing): Ứng dụng các công nghệ trí tuệ nhân tạo để phục vụ việc vận hành máy móc tự động, đưa ra các dự đoán, thông tin để phục vụ việc ra quyết định thời gian thực.
3.2. Giải pháp đầu tư của trang thiết bị văn phòng
- Quản lý và sử dụng thiết bị:
+ Thanh lý các máy móc đã cũ, hư hỏng, không còn sử dụng nhiều nhằm thu hồi vốn thúc đẩy nguồn vốn của doanh nghiệp tăng
+ Phân chia trang thiết bị phù hợp với từng nghiệp vụ của từng văn phòng giúp
tăng năng suất lao động, hiệu quả cao trong công việc - Tăng thời gian sử dụng:
Thiết bị cần phải làm giảm hao mòn bằng việc nâng cao trình độ sử dụng, sự hiểu biết về quy trình hoạt động của máy vì vậy nhân viên nên thường xuyên được học hỏi về mặt kỹ thuật, bảo quản và sửa chữa.
PHẦN KẾT LUẬN
Qua quá trình nghiên cứu về thực trạng và giải pháp sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trong công ty viễn thông FPT về mặt lý thuyết cũng như thực tế, có thể nói vai trò của trang thiết bị văn phòng là vô cùng lớn ảnh hưởng tới sự thành công của bất kỳ một tổ chức nào. Ví như chuỗi liên kết gắn bó con người với công nghệ để tạo nên thành phẩm mang giá trị kinh tế cho Tập Đoàn.
Kể từ ngày thành lập cho đến nay Tập Đoàn FPT đã và đang từng bước hoàn thiện các dịch vụ của mình nhằm mang đến sự thõa mãn cao đáp nhu cầu của khách hàng. Nhưng vẫn có một số thiếu sót về trang thiết bị văn phòng do đó việc nghiên cứu vấn đề này sẽ đem lại biện pháp phù hợp nhằm cải thiện tình trạng này của công ty. Vậy nên, em đã chọn đề tài: “ Thực trạng và giải pháp sự đầu tư của trang thiết bị văn phòng trước cuộc cách mạng 4.0 trong công ty cổ phần viễn thông FPT chi nhánh Bình Dương ” làm đề tài với mong muốn đóng góp ý kiến giúp công ty hoàn thiện hơn khi đầu tư về trang thiết bị.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Báo cáo thường niên, FPT, 2020
Forbes. Arl Intelligence Will Enable 38% Profit Gains By 2035 Tìm hiểu công ty FPT: https://www.fpt.com.vn/vi
Nguyễn Hữu Thân (2007). Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống Kê,
Công ty Cổ phần Viễn thông FPT, 20/10/2021, https://fpt.vn/vi