công ty TNHH Tư vấn Verztec
2.5.1. Quy trình kí kết dự án thiết kế website của phòng ban phát triểnkinh doanh kinh doanh
Một dự án kí kết thành công hay thất bại phụ thuộc vào kế hoạch, ngân sách và qui trình tiến độ hoàn thành - đây là một trong những công cụ chính của quản trị dự án. Nhận thức được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tiến độ trong môi trường hiện nay, Verztec luôn không ngừng trau dồi và nâng cao kĩ năng trong từng bước nhỏ của chuỗi hoạt động dự án. Bởi vì, dự án không có tính liên tục của các hoạt động thường ngày, đồng thời khi khởi động một dự án, thì phải đối mặt với các vấn đề phối hợp phức tạp hơn nhiều. Đó là sự liên kết giữa tập thể, các phòng ban kết hợp cùng những công nghệ hiện đại ngày nay. Sự tham gia từ ba phía: đối tác - phòng kinh doanh - phòng phát triển phần mềm trong một dự án kinh doanh có thể làm trì trệ quy trình kí kết, dẫn đến sự chậm trễ tiến độ, thời gian hoàn thành dự án. Có những nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan khiến công ty phải nhìn nhận và cải thiện tốt hơn quy trình kinh doanh của mình.
Các hoạt động của dự án có thể được lập kế hoạch tiến độ với mức độ chi tiết cụ thể trên thực tế. Verztec cho rằng cách tiếp cận cơ bản của tất cả các kỹ thuật lập kế hoạch tiến độ là xây dựng một mạng lưới các công việc và mối liên hệ giữa chúng nhằm biểu diễn trình tự giữa các công việc trong dự án. Đồng thời xác định rõ
các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước hay phải tiếp sau. Đặc biệt
nhận thức sự
quan trọng của mạng lưới như vậy, công ty chia trình tự các bước trong
quy trình kí
kết dự án trên thực tế như sau:
Hình 2.6 Quy trình các bước và thời lượng tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
Mạng lưới tương tự như hình 2.6 là một công cụ hữu hiệu cho việc hoạch định và kiểm soát dự án vì đó là một khuôn khổ chắc chắn cho việc hoạch định, lập kế hoạch tiến độ, theo dõi và kiểm soát dự án. Thông qua đó biểu diễn sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc, các gói công việc, và các thành tố công việc; và giúp chỉ rõ thời điểm các cá nhân trong phòng phát triển kinh doanh nhất định phải sẵn sàng thực hiện công việc nhất định. Quan trọng nhất chính là xác định được thời hạn dự kiến hoàn thành dự án và xác định được các hoạt động được gọi là găng (then chốt) mà nếu trễ sẽ kéo dài thời hạn thực hiện dự án. Ngoài ra, còn xác định được các hoạt động có thời gian dự trữ có thể được trì hoãn trong một thời hạn xác định mà không gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án; đồng thời, xác định thời điểm có thể bắt đầu thực hiện công việc và chỉ rõ chỉ ra các công việc phải thực hiện đồng thời để đạt được thời hạn hoàn thành dự án.
Bảng 2.2 Sơ đồ mạng của phương pháp đường găng về quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website trên thực tế
3 0
Bắt đầu Lấy yêu cầu
từ đối tác Tiến hành báo giá
Đầu thầu dự án Kí kết hợp đồng
3 1
Thông qua bảng 2.2, chúng ta thấy được quy trình kí kết hợp đồng của công ty TNHH Tư vấn Verztec trải qua 9 bước trong thời lượng trung bình 16 tuần.
Tuần bắt đầu sớm (ES) dự án được tính từ bước tổ chức những cuộc họp sơ bộ để đối tác và phòng ban phát triển kinh doanh gặp gỡ. Kết thúc sớm (EF) của công việc này được xác định vào tuần thứ 3, do mất 3 tuần để thực hiện công việc.
Sau đó, tiến hành tiếp tục việc trao đổi để lấy những yêu cầu từ đối tác trong việc thiết kế website. ES của công việc này là vào tuần thứ 3, ngay sau khi kết thúc việc tổ chức cuộc họp. Do thời gian hoàn thành của việc lấy yêu cầu từ đối tác kéo dài trong 2 tuần nên EF sẽ vào tuần 5.
Song song đó, đội ngũ phòng phát triển kinh doanh phải soạn thảo chức năng cho hai phía: đối tác và đội ngũ phát triển phần mềm. Lưu ý rằng phần việc này được tiến hành ngay sau khi kết thúc tổ chức cuộc họp, nên ES của công việc này được tính từ tuần thứ 3. Công việc này kéo dài 3 tuần và bắt đầu từ vào tuần thứ 3, vậy EF sẽ là tuần thứ 6.
Sau khi đối tác chấp thuận những yêu cầu cụ thể mà mình mong muốn thì sẽ đến giai đoạn tiến hành báo giá dựa trên những yêu cầu đó. Như vậy, ES của phần việc này được tiến hành vào tuần thứ 5 và kéo dài trong 3 tuần, dẫn đến EF sẽ vào tuần thứ 8.
Ngoài ra, phòng phát triển kinh doanh cũng chờ đợi sự xác nhận bảng chức năng từ đối tác để có thể tiến hành tiếp bước soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật giữa hai công ty. Thời gian chờ đợi đối tác xác nhận thường kéo dài trong 2 tuần, nên phần việc này có ES được tính từ tuần thứ 6 và EF sẽ rơi vào tuần thứ 8. Ngay sau khi có sự phản hồi từ đối tác, đội ngũ phòng phát triển kinh doanh cần thêm 2 tuần để tiến hành soạn thảo thỏa thuận cam kết bảo mật. Dự tính ES và EF cho việc này lần lượt là tuần thứ 8 và tuần thứ 10.
Sau bước soạn thảo chức năng thì đối tác sẽ tổ chức những buổi đấu thầu trực tiếp hoặc đấu thầu online giữa các công ty cạnh tranh - trong đó có Verztec. Do thời
3 2
gian đấu thầu được tiếp quản và quản lý bởi đối tác, nên thời lượng kéo dài tương đối chậm trễ, trung bình là 5 tuần. ES cho phần việc này rơi vào tuần thứ 6 và EF là tuần thứ 11.
Nếu việc đấu thầu thành công và giúp phòng phát triển kinh doanh mang về dự án cho doanh nghiệp thì việc hợp tác và kí kết hợp đồng giữa hai bên sẽ được diễn ra. Thời gian tiến hành kiểm tra và kí kết hợp đồng kéo dài trong 5 tuần và ES bắt đầu từ tuần thứ 11, vậy EF sẽ là tuần thứ 16.
Cuối cùng, phòng phát triển kinh doanh bàn giao toàn bộ nguồn dữ liệu cũng như các tài liệu liên quan chuyển đến phòng phát triển phần mềm để tiến hành lập trình dự án. Phần việc này được chuyển giao ngay sau khi kí kết hợp đồng, vì thế ES và EF được tính vào tuần thứ 16. Công việc nào kết thúc muộn hơn sẽ cho chúng ta ES của phần việc này, như trên bảng 2.2 có thể thấy, thì đó là công việc kí kết hợp đồng.
Tuần kết thúc quy trình kí kết hợp đồng là EF của công việc cuối cùng của dự án trực thuộc phòng phát triển kinh doanh. Đồng thời cũng trở thành tuần kết thúc muộn (LF) của chính nó. Chúng ta trừ ngược lại thời gian thực hiện công việc để tính thời điểm bắt đầu muộn (LS) cho công việc này. Tuần kết thúc là tuần 16, do đó LS là 16. Điều đó có nghĩa là nếu công việc kí kết hợp đồng không bắt đầu ngay tuần 16 thì sẽ làm cho dự án không đạt thời hạn hoàn thành.
Tương tự vậy đối với các công việc khác. Chúng ta tiến hành lấy yêu cầu từ đối tác sẽ không kết thúc muộn hơn tuần thứ 13, để cho công việc báo giá có thể bắt đầu muộn nhất ngay tuần đó. LS của việc lấy yêu cầu từ đối tác phải vào tuần thứ 11 để có thể kịp tiến độ hoàn thành qui trình.
Lặp lại trình tự trên đối với việc xác nhận chức năng từ đối tác. Thời hạn muộn nhất để nhận được sự phản hồi từ đối tác phải vào tuần thứ 14. Vì ngay sau đó, phòng phát triển kinh doanh của Verztec mới có thể tiến hành soạn thảo thỏa
3 3
thuận cam kết bảo mật. LS cho việc xác nhận chức năng và việc
soạn thảo cam kết
bảo mật lần lượt là tuần thứ 12 và 14.
Chúng ta tiến hành đấu thầu cùng các công ty cạnh tranh phải kết thúc muộn nhất vào tuần thứ 11 để không bị chậm trễ quy trình kí kết hợp đồng. LS cho phần việc này rơi vào tuần 6.
Đối với phần việc soạn thảo chức năng không nên kéo dài vượt qua khỏi tuần thứ 6, nếu không tiến trình dự án có thể sẽ bị trì trệ. Đảm bảo tốt hơn hết thì thời gian bắt đầu muộn nhất của nó nên vào tuần thứ 3.
Cuối cùng, khi phần việc có nhiều công việc theo sau thì LF của nó phải đủ sớm để tất cả các công việc sau đó có thể tuân theo đúng thời gian LS. Phần việc tổ chức những cuộc họp sơ bộ có nhiều công việc theo sau nó. Nó cần phải hoàn thành trước tuần 3 để các công việc theo sau có thể tiến hành đúng trình tự.
Bảng 2.3 Bảng thời gian dự trữ (slack time) trong quy trình tiến hành kí kết dự án thiết kế website
Hoạt động LS ES LF EF Thời giandự trữ
*1 0 0 3 3 0 2 11 3 13 5 8 *3 3 3 6 6 0 4 13 5 16 8 8 5 12 6 14 8 6 *6 6 6 11 11 0 7 14 8 16 10 6 3 4
*8 11 11 16 16 0
*9 16 16 16 16 0
*critical path
Thời gian dự trữ đo lường mức độ linh hoạt của dự án. Đối với các công việc có cùng LS và ES, công việc không có tính linh hoạt. Như trong bảng 2.3 đã được trình bày, công việc số 2 và 4 có 8 ngày dự trữ. Do đó các công việc này có mức độ linh hoạt rất lớn. Công việc số 2 có thể bắt đầu ngay từ tuần thứ 3 và có thể đợi đến tuần 11.
Đường găng của dự án dược định nghĩa là đường tập hợp các công việc có thời gian dự trữ bằng 0 hoặc âm. Trong một sơ đồ mạng thì đường găng cũng chính là đường dài nhất. Theo như bảng 2.3 chúng ta có thể thấy, đường găng chính là đường 1 -> 3 -> 6 -> 8 -> 9, gồm các công việc: Tổ chức cuộc họp sơ bộ -> Soạn thảo chức năng -> Đấu thầu dự án -> Kí kết hợp đồng -> Kết thúc quy trình kí kết. Các công việc có thời gian dự trữ bằng 0 cần phải hoàn thành vào thời điểm EF nếu không sẽ làm chậm đến dự án. Do đường găng là đường có thời gian dài nhất mạng nên nó chính là một tham số đo lường thời gian hoàn thành dự án, nó biểu diễn khoảng thời gian tối thiểu để hoàn thành quy trình kí kết hợp đồng.
Trên thực tế, việc kí kết hợp đồng diễn ra trong thời gian 16 tuần được nhận xét là chậm trễ và trì trệ. Doanh nghiệp mong đợi và kì vọng hợp đồng được kí kết trong 10 tuần tối thiểu. Vì thế, sự trì trệ trong quy trình xuất phát từ những yếu tố khách quan (phía đối tác) và yếu tố chủ quan (phía Verztec). Phần tiếp theo sẽ trình bày rõ những nguyên nhân trên thực tế đã làm ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh tại doanh nghiệp.
3 5
2.5.3. Những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự chậm trễ của quy trình kinh doanh
2.5.3.1. Nguyên nhân khách quan
Khi tiến hành kí kết một dự án, sự hợp tác của bên phía đối tác cũng góp phần quan trọng không kém. Những tập đoàn đa quốc gia thường tốn nhiều thời gian cho những công đoạn nhận phê chuẩn từ công ty trụ sở chính. Ngoài ra, theo quy trình kí kết hợp đồng dự án được trình bày tại hình 2.6, Verztec cần nhận được phản hồi từ phía khách hàng cho mỗi giai đoạn then chốt. Sự phản hồi chậm trễ từ phía đối tác cũng chính là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng không nhỏ đến việc kéo dài quy trình.
Thực trạng hiện nay các khách hàng thường xuyên chậm trễ công việc của mình. Từ việc sắp xếp thời gian biểu các cuộc họp đến tiến hành các công việc không nhanh nhẹn, dẫn đến chậm trễ các công việc liên quan.
Việc tổ chức các cuộc họp và lấy yêu cầu rất quan trọng cho việc tiến hành dự án hay tiến hành các công việc liên đới như soạn thảo chức năng và cam kết bảo mật, nhưng tình hình chung hiện nay khách hàng tổ chức và sắp xếp phần việc của mình không theo qui luật. Vì thế, khi thực hiện các công việc liên quan rất khó thực hiện. Như vậy, sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc kí kết hợp đồng chậm trễ.
Đối với việc thực hiện dự án thiết kế website thì việc lập tiến độ rất quan trọng. Nó đánh giá sự thành công của dự án hay thời gian hoàn thành dự án. Việc lập kế hoạch và tiến độ không hợp lý với mục tiêu dự án từ phía đối tác thì dẫn đến dự án dễ thất bại và hoàn thành không đúng tiến độ.
2.5.3.2. Nguyên nhân chủ quan
2.5.3.2. Í. Nguyên nhân ngoại cảnh
Ở giai đoạn lấy yêu cầu khách hàng thì bước chuẩn bị vẫn chưa kĩ càng, trong khi đây là một bước cực kì quan trọng. Phòng phát triển kinh doanh vẫn chưa tìm hiểu rõ về khách hàng cũng như nắm bắt được nhu cầu khách hàng. Điều này ảnh
3 6
hưởng đến các bước tiếp theo vì sẽ gây mất thời gian tìm gặp những
khách hàng
không tiềm năng, cũng như có thể chậm trễ trong việc nắm rõ nhu cầu của khách
hàng, để dễ dàng tiến hành dự án một cách nhanh chóng. Việc nhanh
chóng nắm bắt
nhu cầu khách hàng càng sớm càng tốt lúc nào cũng là một điều cực kì quan trọng.
Trong quá trình gặp mặt khách hàng, việc lấy yêu cầu chỉ dừng lại ở việc Verztec hỏi và khách hàng trả lời. Tuy nhiên, trong quá trình giải thích nhu cầu của mình đối với sản phẩm có thể bản thân khách hàng cũng khó thể hiện rõ ràng ý muốn của mình. Thế nên, vấn đề này có thể dẫn đến việc sai sót trong bước làm bảng chức năng do không nắm bắt rõ ràng nhu cầu của khách hàng là gì.
Khi làm bảng chức năng còn mất thời gian trong việc liên hệ khách hàng để nắm bắt nhu cầu sản phẩm cũng như khi khách hàng muốn thay đổi một số chi tiết của chức năng sản phẩm. Hơn thế nữa, do ảnh hưởng của việc lấy yêu cầu mà việc làm bảng chức năng còn xảy ra nhiều sai sót, không đúng với yêu cầu của khách hàng. Hiện tại, khi làm bảng chức năng còn phải giả định nhiều rồi gửi khách hàng chỉnh sửa qua thư điện tử, và dẫn đến làm mất thời gian của hai bên khi thực hiện bảng chức năng này mà khả năng sai sót khi làm bảng chức năng là khá cao.
Bước báo giá bị ảnh hưởng bởi bước trước. Khi phòng phát triển kinh doanh đưa ra mức giá và chờ đợi khách hàng xem xét khá mất thời gian, cũng như hai bên phải thương lượng qua lại với nhau. Hơn thế nữa, trong mô hình bán hàng của Verztec thì những chi phí dưới gầm bàn giữa công ty và khách hàng là một điều rất hiển nhiên. Đây là vấn đề nhạy cảm đòi hỏi người báo giá phải hiểu và nhanh nhẹn nắm bắt tâm lý khách hàng, vậy nên nếu các bước báo giá không nhanh chóng thì rất dễ dẫn đến hậu quả không đưa ra mức giá làm hài lòng khách hàng.
2.5.3.2.2. Nguyên nhân nội bộ
Khi tiến hành bước soạn thảo chức năng, phòng phát triển kinh doanh cần sự trao đổi thông tin với phòng phát triển phần mềm. Ở giai đoạn này điều quan trọng nhất là việc giao tiếp thông tin giữa phòng kinh doanh và phòng phát triển phải
3 7
nhanh chóng và rõ ràng, để đảm bảo việc làm ra sản phẩm đúng
tiến độ và chính
xác, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, việc giao tiếp giữa
các phòng
ban tại Verztec vẫn còn lấn cấn, thường xuyên xảy ra vấn đề mất kết nối
với nhau.
Công ty vẫn luôn cố gắng kiểm soát kênh giao tiếp để tránh thất thoát