3.2.1. Kế toán tiền mặt
+Đặc điểm kế toán tiền mặt:thường để chi những khoản dưới 20 triệu đồng và để thu trong trường hợp rút TGNH về nhập quỹ , thu,chi tiền hàng .
+Tiền mặt trong công ty do kế toán viên(kiêm thủ quỹ) giữ và theo dõi tình hình thu chi hàng ngày của công ty, cuối tháng kế toán phải kiểm kê lại số tiền thực có trong quỹ, đảm bảo khớp với sổ sách,nếu không khớp thì kế toán phải chịu trách nhiệm.
3.2.1.1Chứng từ kế toán được sử dụng.
- Đối với tiền mặt : + Phiếu thu:Mẫu 01-TT + Phiếu chi:Mẫu 02-TT + Giấy đề nghị chi tiền. + Giấy đề nghị nộp tiền.
- TK 111 : Tiền mặt. +TK 1111 : Tiền mặt bằng tiền Việt Nam – Tài khoản cấp 2.
3.2.1. 3 Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán thu tiền mặt.
Người nộp tiền Kế toán viên Kế toán trưởng 1 5 2 4 6 7 3
Sơ đồ:Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán thu tiền mặt.
Giải thích sơ đồ:
(1). Người nộp tiền đề nghị nộp tiền cho công ty. Kế toán căn cứ đề nghị của người nộp tiền, lập phiếu thu tiền mặt. (2). Phiếu thu tiền mặt được chuyển tới kế toán trưởng. Kế toán trưởng sẽ xem xét và ký duyệt phiếu thu tiền. (3). Sau khi xem xét và ký duyệt, phiếu thu tiền sẽ được chuyển lại cho kế toán. (4). Kế toán chuyển phiếu thu cho người nộp tiền để ký xác nhận và thực hiện nộp tiền cho kế toán. (5). Người nộp tiền nộp tiền cho kế toán. Kế toán sẽ nhận phiếu thu và tiền từ người nộp tiền ,sau đó ghi sổ. .
Lập giấy đề nghị nộp tiền Nộp tiền và kí xác nhận Lập phiếu thu tiền mặt Nhận lại phiếu thu tiền mặt Nhận phiếu, thu tiền và ghi sổ ỹ Cập nhật vào phần mềm Lưu chứng từ Xem xét và ký duyệt phiếu thu
(6). Kế toán tiến hành cập nhật chứng từ vào phân hệ Quỹ của phần mềm kế toán.. (7). Kế toán lưu tất cả các chứng từ có liên quan.
3.2.1.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt
Người đề nghị chi 5 Kế toán viên 2 1 6 Kế toán trưởng 3 3b 3a 4 Giám đốc
Sơ đồ: luân chuyển chứng từ kế toán chi tiền mặt
Giải thích sơ đồ
(1). Người đề nghị chi tiền lập giấy đề nghị chi tiền và chuyển cho phòng kế toán. Kế toán sẽ lập phiếu chi tiền căn cứ vào giấy đề nghị này. (2). Phiếu chi tiền sẽ được chuyển cho kế toán trưởng để xác nhận và duyệt chi. (3a). Nếu kế toán trưởng không đồng ý chi tiền, kế toán sẽ nhận lại phiếu chi và xem xét lại. (3b). Nếu kế toán trưởng đồng ý, phiếu chi sẽ được chuyển tới phòng Giám đốc để Giám đốc ký. (4). Sau khi Giám đốc ký,kế toán sẽ nhận phiếu chi và chi tiền (5). Người đề nghị chi tiền sẽ nhận tiền từ kế toán và ký xác nhận lên phiếu chi. (6). Thủ quỹ nhận lại phiếu chi và ghi sổ quỹ, cập nhật vào phần mềm và lưu chứng từ
3.2.1.5. Quy trình hạch toán trong công tác kế toán tiền tại công ty
Nhận tiền và kí phiếu chi Lập giấy đề nghị thanh toán ,tạm ứng Nhận phiếu chi và chi tiền Lập phiếu chi
Ghi sổ quỹ tiền mặt, cập nhật vào phần mềm và lưu chứng từ Ký và duyệt chi Ký phiếu chi
+ Khi công ty phát sinh nghiệp vụ liên quan tới thu, chi tiền mặt ,kế toán sẽ cập nhật số liệu của các chứng từ lên phân hệ quỹ của phần mềm.
+ Kế toán vào quỹ trên màn hình máy tính , có giao diện như hình dưới đây
Hình: Giao diện quy trình phân hệ quỹ của phần mềm
+Sau khi các chứng từ được cập nhật vào phần mềm ,hệ thống sẽ tự động cập nhật các chứng từ này lên sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo kế toán để cuối kì,kế toán có thể in ra theo đúng quy định.
3.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng
+Công ty mở tài khoản ngân hàng tại ngân hàng vietcombank- chi nhánh Hoàng Mai - Số tài khoản 115000091227
+Đối với mọi doanh nghiệp,kế toán tiền gửi ngân hàng là một phần hành quan trọng , dùng để thanh toán với người bán ,nộp phí,…
3.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Giấy báo nợ + Giaý báo có
3.2.2.2 Tài khoản sử dụng
|- TK 112 : Tiền gửi ngân hàng. + TK 1121 : Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam – Tài khoản cấp 2. (ngân hàng viettinbank)
3.2.2.3 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán thu TGNH
Ngân hàng 1 2 Kế toán viên 3 4 5 Kế toán trưởng
Sơ đồ: luân chuyển chứng từ kế toán thu TGNH
Giaỉ thích quy trình
(1).Ngân hàng nhận được tiền do tài khoản của khách hàng chuyển tới trả tiền hàng sẽ thực hiện ghi tăng tài khoản của công ty đồng thời lập giấy báo có chuyển cho công ty.
(2).Kế toán viên nhận giấy báo có do ngân hàng chuyển đến, đối chiếu với công nợ khách hàng và lập chứng từ thu.
(3).Kế toán trưởng kiểm tra lại , ký và duyệt thu Nh n têầnậ L p giầấy báoậ có L p ch ng t thuậ ứ ừ Ghi s ổ Nh n giầấy báoậ có Ký và duyệt thu
(4).Sau khi nhận lại chứng từ thu, kế toán thực hiện nhập liệu vào phần mềm và lưu sổ.
3.2.2.4.Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán chi TGNH
Giám đốc Kế toán trưởng
1 2 Đồng ý k đồng ý 3 Kế toán viên 7 Ngân hàng 4 4
Sơ đồ: luân chuyển chứng từ kế toán chi TGNH
Giaỉ thích quy trình
(1).Kế toán viên nhận giấy đề nghị chi tiền cùng với các chứng từ kèm theo sau đó đối chiếu kiểm tra các chứng từ với giấy đề nghị và lập ủy nhiệm chi chuyển cho kế toán trưởng duyệt
(2).Kế toán trưởng kiểm tra lại.Nếu không đồng ý thì chuyển trả lại cho bên kế toán. Nếu đồng ý thì sẽ kí duyệt vào ủy nhiệm chi và chuyển cho giám đốc. Giams đốc kí vào ủy nhiệm chi và gửi sang cho bên ngân hàng.
(3).Ngân hàng nhận ủy nhiệm chi từ công ty và thực hiện chuyển khoản sang tài khoản bên thụ hưởng trên ủy nhiệm chi. Sau khi đã thực hiện lệnh chi, Ngân hàng lập giấy báo nợ và chuyển lại cho phía công ty.
Ký y nhi m chiủ ệ
Ký và duy t chiệ L p y nhi m chiậ ủ ệ
Nh n Giaý báoậ n va c p nh tợ ậ ậ vào phầần mêầm Nh n y nhi mậ ủ ệ chi. Th c hi nự ệ l nh chi và l pệ ậ giầấy báo nợ
(4). Kế toán viên nhận giấy báo nợ đồng thời căn cứ vào ủy nhiệm chi tiến hành nhập liệu vào phần mềm, Dữ liệu sẽ tự cập nhật vào sổ.
3.2.2.5. Quy trình hạch toán chứng từ TGNH
+ Khi công ty phát sinh nghiệp vụ liên quan tới thu, chi tiền gửi ngân hàng,kế toán sẽ cập nhật số liệu của các chứng từ lên phân hệ ngân hàng của phần mềm. + Kế toán nhấn chuột vào ngân hàng trên giao diện góc bên trái của giao diện như hình
+ Kế toán nhấn vào ủy nhiệm chi để lập phiếu ủy nhiệm chi trong hình
Hình: Phiếu ủy nhiệm chi
+Sau khi các chứng từ được cập nhật vào phần mềm ,hệ thống sẽ tự động cập nhật các chứng từ này lên sổ tổng hợp, sổ chi tiết và các báo cáo.Kế toán vào báo cáo
vào sổ tổng hợp vào sổ tiền gửi ngân hàng.