3.3.1. Đặc điểm chung về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Tiền lương (hay tiền công) là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Trong quá trình lao động sức lao động của con người bị hao mòn dần cùng với quá trình tạo ra sản phẩm. Do đó tiền lương là một trong những tiền đề vật chất có khả năng tái tạo sức lao động trên cơ sở bù lại sức hoa phí.
- Đối với nhà quản lý thì tiền lương là một trong những công cụ để quản lý doanh nghiệp.
- Công ty có quy định trả lương cho toàn bộ công nhân viên 1 lần/1tháng bằng tiền mặt. Lương được trả vào khoảng từ mùng 5 đến 10 hàng tháng.
- Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian: áp dụng với tất cả các công nhân viên (khối văn phòng và đội xe, máy) của công ty.
+ Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc và cấp bậc của người lao động. Theo hình thức này tiền lương thời gian phải trả được tính bằng thời gian làm việc nhân với mức lương thời gian.
+ Trong hợp đồng lao động, công ty ghi rõ mức lương theo thỏa thuận. Theo đó, nếu nhân viên đi làm đầy đủ các ngày trong tháng trừ các ngày nghỉ và chủ nhật
thì mức lương sẽ tính như trong hợp đồng.
- Chế độ ngày công làm việc: tùy thuộc vào số ngày đi làm trong từng tháng. VD: + Tháng 12 có 31 ngày, trong đó có 4 ngày CN và không có ngày nghỉ
số ngày tính lương là: 31 – 4 = 27 (ngày)
+ Tháng 11 có 30 ngày, trong đó có 5 ngày CN. số ngày tính lương là: 30 – 5 = 25 ngày.
- Thời gian làm việc: 8h/ ngày: Sáng: Từ 7h30’ – 11h30’ Chiều: Từ 13h30’ – 17h30’
- Nghỉ được hưởng 100% lương các ngày lễ tết, nghỉ phép 12 ngày trên một năm theo quy định. Hưởng lương tháng thứ 13 theo quy chế công ty.
- Để áp dụng trả lương theo thời gian, công ty đã theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động và có mức lương thời gian.
+ Lương theo thời gian (theo tháng) = lương theo hợp đồng + phụ cấp.
+ Lương theo thời gian (theo ngày) = Lương theo hợp đồng Số ngày làm việc trong tháng (27 ngày) + Tổng thu nhập = Lương theo hợp đồng + phụ cấp - lương những ngày nghỉ + Lương thực nhận của khối VP = Tổng thu nhập – BHXH– BHYT – BHTN + Lương thực nhận của khối công nhân = Tổng thu nhập
.3.3.2. Chứng từ sử dụng, TK sử dụng: Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công,
- Bảng thanh toán lương,
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương,
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, một số chứng từ khác có liên quan… Tài khoản sử dụng:
TK 334 có 2 TK cấp 2: TK 3341 – Phải trả công nhân viên TK 3348 – Phải trả người lao động khác
TK 338 – Phải trả phải nộp khác
TK 338 có 4 TK cấp 2: TK 3382 – KPCĐ ; TK 3383 – BHXH ; TK 3384 – BHYT ; TK 3389 – BHTN
Tính các khoản trích theo lương
Tỉ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Kinh phí công đoàn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Bảo hiểm thất nghiệp Tổng Doanh nghiệp 2% 17,5% 3% 1% 23,5% Người lao động 8% 1.5% 1% 10.5% Tổng 2% 26% 4.5% 2% 34%
Bảng tỷ lệ trích nộp các khoản bảo hiểm. (Nguồn: Phòng kế toán)
3.3.3. Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương, luân chuyển chứng từ 3.3.3.1. Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương
Công ty áp dụng phần mềm MISA vào công tác kế toán và ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung . Phần mềm này là phần mềm dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ , đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán.
Sơ đồ 11: Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương
Giải thích sơ đồ: Căn cứ vào các chứng từ như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán BHXH, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, kế toán vào sổ chi tiết thanh toán và lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH, tiếp theo kế toán nhập vào phần mềm các bút toán liên quan, phần mềm sẽ tự động đưa các số liệu vào máy. Từ sổ nhật ký chung sẽ được đưa lên sổ cái TK 334, 338.
Bảng chấm công, bảng thanh toán các khoản BHXH, phiếu chi,ủy nhiệm chi… Sổ TK 334 Sổ chi tiết TK 334,338 Phần mềm kế toán Bảng thanh toán tiền lương,
thanh toán các khoản BHXH
…
Báo cáo tài chính,Báo cáo kế
toán quản trị Máy vi tính
(1). Nhân viên trong công ty đi làm sau mỗi buổi làm đều tự động chấm công vào danh sách có sẵn và gửi đến phòng kế toán
(2).Căn cứ vào bảng chấm công này nhân viên kế toán sẽ lập bảng tổng hợp lương (3).Tính các khoản khấu trừ BHXH và thuế Thu Nhập cá nhân…
(4).Lên bảng tổng hợp lương đầy đủ cho nhân viên (5). Lập phiếu chi tiền kế toán trưởng sẽ kiểm tra giám sát. (6). Chi tiền do kế toán trưởng giám sát
(7). Phiếu chi được chuyển đến cho nhân viên các phòng (8). Nhân viên nhận tiền và ký xác nhận
Nhân viên Phòng Kế Toán 8 7 1 Nh n têần và ký xácậ nh nậ Nh n phiêấu chiậ têần Đi làm, chầấm công 6 5 4 3 2 Chi têần Phiêấu chi B ng t ng h pả ổ ợ lương đầầy đủ Khầấu tr các kho nừ ả BHXH.. L p b ng t ng h pậ ả ổ ợ lương Tính lương theo quy đ nhị
Giải thích sơ đồ:
(1). Nhân viên trong công ty đi làm sau mỗi buổi làm đều tự động chấm công vào danh sách có sẵn và gửi đến phòng kế toán
(2).Căn cứ vào bảng chấm công này nhân viên kế toán sẽ lập bảng tổng hợp lương (3).Tính các khoản khấu trừ BHXH và thuế Thu Nhập cá nhân…
(4).Lên bảng tổng hợp lương đầy đủ cho nhân viên (5). Lập phiếu chi tiền kế toán trưởng sẽ kiểm tra giám sát. (6). Chi tiền do kế toán trưởng giám sát
(7). Phiếu chi được chuyển đến cho nhân viên các phòng (8). Nhân viên nhận tiền và ký xác nhận
CHƯƠNG 4: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY