Tiệc cưới được thực hiện ở Ballroom tại khách sạn nằm bên phía tay trái bên cạnh cửa chính đi vào khách sạn. Quản lý phân chia công việc gồm có 20 nhân viên bắt đầu chuẩn bị lúc 9:30
Chia làm 2 ca, mỗi ca được chia từ 15 đến 20 người. Ca sáng : 9:30-14:00
Ca tối :16h30-21:00
Nhân viên phải đến trước giờ làm 10-15 phút để nhân viên ca trước bàn giao công việc. Để chuẩn bị một buổi tiệc cưới cho khách nhân viên cần làm những công việc sau: nhân viên sẽ được quản lý chia ra từng nhóm nhỏ rồi từng nhóm sẽ tự phân công công việc nhỏ ra với nhau
Chuẩn bị ,set up
bàn tiệc Đón tiếp khách Phục vụ khách
Đầu tiên, sẽ ưu tiên tất cả các nhân viên nam sẽ xếp đặt bàn, ghế, trải khăn bàn sẽ do các bạn nữ phụ trách theo đúng sơ đồ, vị trí đã ấn định
Nhóm 1: Gồm có 5 bạn mỗi bạn sẽ tự chia công việc ra thành các công việc nhỏ rồi
cùng nhau chuẩn bị các bộ dụng cụ cần thiết cho bữa tiệc: đĩa lót, chén lớn, chén suop (nếu chủ tiệc có đặt soup), dụng cụ lót đũa, đũa (phải được bao lại bằng bao đũa có logo của nhà hàng), chén lót muỗng, muỗng, ….các dụng cụ này cần được kiểm tra xem có nứt hay mẻ hay không. Sau đó được lau sạch sẽ trước khi bày lên bàn và cần lau dư ra để ở những bàn tab để trong quá trình phục vụ nếu cần thiết dùng thì có sẵn. Ngoài ra, cần lau những dụng cụ khác như: nĩa, muỗng ăn, dao, đồ gắp….để có thể share đồ ăn cho khách một cách dễ dàng khi cần thiết.
Nhóm 2: Gồm 3 bạn sẽ lau ly sử dụng trong bữa tiệc, cần lau dư và để ở bàn tab để
có thể bổ sung cho khách khi cần. Tại khách sạn sẽ có máy rửa ly cho chúng ta , rửa ly bằng nước nóng rồi lấy ra và lau lại , khi lau lý chúng ta phải chú ý thất kĩ , phải lau đúng quy trình , không để các vết dơ còn động lại ở đấy ly hoặc ở các viền ly còn vét son , ly càng sáng bóng thì tạo ra một tính thẩm mĩ cao và nhìn đẹp
Nhóm 3: Gồm 3 bạn xếp khăn cho bữa tiệc theo 1 kiểu thống nhất, trong quá trình
gấp khăn ăn cần lưu ý phải gấp đúng kiểu , đường nét phải rõ ràng , gấp cho đều nhau , khi đặt lên chén ăn hoặc dĩa ăn chính có sự đồng đều và tạo tính thẩm mĩ cao .Sau đó sẽ đưa đến các bàn.
Nhóm 4: Gồm 2 bạn sẽ chuẩn bị hũ tăm, tiêu, nước chấm các loại, bình hoa (đã được
thêm nước và đặt hoa tươi vào bình). Các dụng cụ này cần được lau sạch sẽ, cho thêm vào nếu đã hết.
Nhóm 5: Gồm 5 bạn sẽ lấy những dụng cụ đã được lau sạch sẽ đặt lên bàn, cần kiểm
tra đủ số lượng và đủ dụng cụ trên một bàn. Sau khi đã đặt lên đầy đủ các bàn, việc tiếp theo là setup các bàn tiệc, setup các bàn theo một cách nhất định từ trên xuống dưới. Qui
tắc setup 1 bàn tiệc 10 người như sau (Setup 1 bàn gồm 10 hay 12 người là tùy theo yêu cần của chủ tiệc) :
Set up
Bố trí 10 ghế xung quanh bàn tiệc với 3 ghế hướng về sân khấu,sau đó sẽ lấy bao ghế bao lại ghế cho đẹp .
Đặt đĩa lót lên bàn đối xứng với nhau, đĩa lót đầu tiên đặt ở giữa bàn hướng về sân khấu, khi đặt các dụng cụ thì đặt sao cho cách mép bàn một khoảng bằng 1 đốt ngón tay hoặc 2 cm., đặt chén ăn lên đĩa lót, đặt đồ gác đũa bên phải đĩa lót, cao hơn đĩa lót 1 chút. Sao cho khi đặt đũa lên thì logo của nhà hàng hướng lên trên, đũa cách mép bàn một khoảng là 2 cm.
Tiếp theo đặt chén chấm bên phải, nằm thấp hơn đồ gác đũa. Khi ta đặt muỗng lên chén nước chấm thì khoảng cách giữa muỗng và mép bàn là 2 cm,đặt ly phía trước chén ăn, tay cầm ly phải ở bên phải, cho khăn lạnh lên trên đĩa lót, ở phía bên phải của chén. Khăn ăn đã xếp kiểu lên chén ăn, cùng hướng chiều kim đồng hồ.
Khi đã sắp xếp các dụng cụ ăn xong thi chúng ta sẽ đặt bình bông vào giữa bàn kèm thêm hũ tăm, tiêu lên trên bàn kính xoay đã được đặt chính giữa
Cuối cùng đặt thực đơn lên bàn hướng về phía sân khấu.
Trước khi bắt đầu buổi tiệc và đón tiếp khách, nhân viên phải chuẩn bị đầy đủ sẵn sàng thùng đá, đồ khui và dụng cụ gắp xớt thức ăn. Chuẩn bị đón khách tất cả công việc phải được hoàn thành, và được xem xét lại để không bị thiếu sót. Sau đó sẽ đóng tất cả các rèm cửa và bật đèn để tạo một không khí ấm cúng cho khách khi đến dự tiệc. Khi chuẩn bị đến giờ đón khách, nhân viên phải ăn mặc lịch sự, chỉnh chu, tóc bới gọn
Bước 2: Đoán tiếp khách
Sau khi chúng ta đã chuẩn bị hết tất cả mọi thức và set up xong thì tiếp theo chúng ta đến khung giờ đón tiếp khách , đón tiếp khách từ khung giờ 11:00-11:50
Sẽ có 6 nhân viên được nhà hàng thuê ngoài đứng dọc hai bên lối đi để chào khách và hướng dẫn khách nơi tổ chức phục vụ tiệc , kèm bảng chỉ dẫn trong thang máy , lối đi .
Trang phục đón tiếp khách của nhân viên sẽ mang đồng phục nhân viên của khách sạn cung cấp với gam màu xanh nhẹ nhàng, mang giày bít mũi , đầu tóc gọn gàng ….
Nhân viên được bố trí đứng tại từng khu vực đã chia chào khách ,mời khách vào bàn tiệc. Phong cách khi đón tiếp khách của nhân viên tại khách sạn theo quy định như sau : tay trái đặt lên ngực phải và sau đó sẽ nói lên câu khẩu lệnh chào khách : “Risemount Xin Chào’’nghiêng người một góc 45 độ. Gương mặt luôn luôn tươi tắn và mĩm cười
Bước 3: Phục vụ khách
Mỗi nhân viên sẽ được quản lý phân chia về mỗi khu vực , mỗi bạn sẽ phục vụ 2 bàn tiệc , khi khách vào ngồi thì kéo ghế cho khách ưu tiên phụ nữ và trẻ nhỏ, khi khách vào bàn được khoảng 70% chúng ta sẽ trãi khăn ăn cho khách, rút bọc đũa cho khách và hỏi khách dùng nước gì và chúng ta sẽ gợi ý cho khách , ta sẽ chủ động rót nước cho khách , hỏi khách có dùng kèm theo đá không , rót 2/3 ly không quá đầy , gấp đá theo phương thẳng đứng và thả nhẹ nhàng vào trong ly tránh tình trạng bỏ nhanh hoặc mạnh nước sẽ văng lên trúng áo của khách , sau khi mọi thứ đã ổn định thì chủ tiệc sẽ phát biểu , trong quá trình chủ tiệc phát biểu thì nhân viên phục vụ sẽ nhận khẩu hiệu từ giám sát còn khoảng thời gian bao nhiêu thì lên món cho khách dùng
Sẽ có các bạn nhân viên runner từ bếp lên ,việc bố trí này được ghi rõ trong sơ đồ ,mỗi bạn runner sẽ được chia từng bàn cùng với các bạn phục vụ , sau khi lấy thức ăn từ đội ngũ runner thì sau đó nhân viên phục vụ sẽ bắt đầu gắp thức ăn và chia đều ra cho từng khách
Trong quá trình khách dùng món chúng ta phải đứng quan sát , không để khách gọi tên , mình phải chủ động làm những việc khách cần trước khi khách có yếu cầu đối với mình , phải chăm sóc khách kĩ càng , nếu có đồ dơ thì chúng ta dọn ngay cho khách ,
không được để võ bia , võ nấp chai rơi xuống sàn , bọc đũa chúng ta có thể tái sử dụng lại hoặc nếu cũ quá chúng ta có thể vứt đi .
Khi phục vụ món mới tiếp theo và cứ liên tục thế thì nhân viên sẽ hỏi khách xem có còn dùng món ăn cũ nữa hay không rồi mới đem xuống để tránh làm phiền lòng khách.
Chỉnh lại khoảng cách trên bàn ăn giữa các món ăn để khi lên món tiếp theo chúng ta không bị vướng khoảng cách đặt vị trí khoảng trống cho món ăn sao cho phù hợp , để khách dễ dàng dùng trong suốt bữa tiệc ,trong quá trình phục vụ khách sử dụng tiệc chén, dĩa khách bị dơ chúng ta chủ động thay mới lại cho khách, phải đảm bảo rằng trên bàn ăn luôn sạch không có rác ,đến món cuối cùng đảm bảo khách dừng dùng tiệc thì xin phép khách có dùng nữa không rồi mới dọn
Nhân viên được bố trí đứng bàn nào phải quan sát bàn đó để phục vụ khách một cách chu đáo nhất (châm đá, rót nước kịp thời không để khách phải nhắc nhở, lên thức ăn….) cho đến khi món tráng miệng kết thúc.
Bước 4: Tiễn khách
Khi tiệc kết thúc, nhân viên phục vụ cần thực hiện hoạt động tiễn khách. Thái độ tiễn khách cởi mở, vui vẻ, thân thiện, thể hiện sự chuyên nghiệp. Nhân viên phục vụ kéo ghế cho khách và chào khách , tại cổng ra sẽ có nhân viên hostess một lần nữa niềm nở tạm biệt khách .
Bước 5: Dọn dẹp
Sau khi tiễn khách nhanh chóng thu dọn bàn ăn , lau chùi sạch sẽ , chuyển đồ dùng dơ cho bộ phận có liên quan .
Đồ dơ sẽ được bỏ vào những rổ đựng và được phân theo từng loại cho tiện việc cất rửa, và được di chuyển vào bếp sẽ có nhân viên làm sạch các vật dụng
Bộ phận Bar: kiểm tra nước (bia, nước ngọt, nước suối…) đã dùng bao nhiêu và ghi
Bộ phận phục vụ: phân công việc dọn từng loại trong bộ đồ ăn ( ly, chén chấm, chén ăn, đũa, muỗng, đĩa, bếp cồn, cồn…), dọn lọ nước chấm, hoa, khăn ăn, khăn bàn, bàn ghế, …
Bộ phận trang thiết bị kỹ thuật: kiểm tra lại các trang thiết bị áng sáng, âm thanh,
máy chiếu
Bộ phận vệ sinh: quét lại hội trường tổ chức tiệc cưới , sau đó sẽ lau lại sàn , và dọn
lại nhà vệ sinh
Sau khi mọi việc hoàn tất, sảnh được dọn dẹp gọn gàng sạch sẽ. Nhân viên kết thúc ca làm việc của mình
Bước 6 : Thanh toán
Bước này sẽ do quản lý chịu trách nhiệm và gặp chủ nhân của bữa tiệc để giải quyết và hoàn thành thanh toán hết tất cả mọi thứ .
Quản lý sẽ hướng dẫn khách cách thanh toán , giải thích nếu khách có gì thắc mắc .Đối chiếu số tiền nhận từ khách và hóa đơn thanh toán và giao tiền cho thu ngân và trả lại tiền thừa cho khách
Nhắc nhở và kiểm tra xem khách có để quên đồ gì tại nhà hàng . Tiễn khách và chào hẹn gặp lại khách lần sau .
Nhận xét :Qua quy trình phục vụ trên thì chúng ta cũng đã thấy toàn bộ các hoạt
động của nhân viên trong quá trình chuẩn bị cũng như phục vụ tiệc. Tổ chức tốt quy trình phục vụ sẽ mang lại sự thành công của buổi tiệc. Một quy trình phục vụ hợp lý giúp nhân viên hiểu rõ ràng về các công việc phải làm, chủ động trong hoạt động của mình. Đồng thời, tổ chức quy trình phục vụ hợp lý sẽ góp phần kết nối các khâu trong quy trình phục vụ tạo nên một chuỗi phục vụ có hiệu quả, giúp cho sự phối hợp giữa các nhaannvieen một cách nhị nhàng hơn và cũng góp phần tạo nên sự thành công của bữa tiệc. Ngược lại, sự bất hợp lý trong quy trình phục vụ không những làm giảm hiệu quả phục vụ tiệc của nhân viên mà còn làm cho khách cảm thấy không hài lòng. Nếu quá trình phục vụ diễn ra không
đúng với quy trình sẽ dẫn đến sự phối hợp thiếu chính xác giữa nhân viên phục vụ và các bộ phận liên quan trong khi phục vụ khách, làm giảm hiệu quả phục vụ. Nếu quá trình phục vụ quá chậm làm kéo dài thời gian phục vụ, khách mất nhiều thời gian chờ đợi ảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng phục vụ tiệc. Như vậy, quy trình phục vụ tốt sẽ tạo ra chất lượng phục vụ tốt, các hoạt động trong quy trình phải có mối liên hệ phối hợp đồng bộ với nhau để phục vu khách kịp thời, chu đáo, công việc thực hiện không bị chồng chéo.
Tiệc cưới nó cũng mang lại nguồn thu lợi nhuận của nhà hàng. Và khách sạn cũng được thu 1 nguồn lợi nhuận về kinh doanh. Tuy nhiên, tiệc cưới chỉ diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định, nên doanh thu của nhà hàng vẫn phải phụ thuộc vào việc kinh doanh của các bộ phận khác.