Định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, chi phí nhân công phải có định mức số giờ công.
Đồng thời, định mức chi phí giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá, cũng như góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. Hơn nữa, định mức chi phí còn gắn liền trách nhiệm của công nhân với việc sử dụng nguyên liệu sao cho tiết kiệm.
2.6.2.1. Nguyên tắc xây dựng định mức chi phí chuẩn
Dù quá trình xây dựng định mức tiêu chuẩn ở bất kỳ khía cạnh nào đó là một công việc mang tính định tính hơn là định lượng. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Do đó, phải xem xét một cách nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Từ đó, kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, đặc điểm giữa cung và cầu và kỹ thuật để điều chỉnh, bổ sung chophù hợp.
2.6.2.2. Phương pháp xác định chi phí định mức
Phương pháp kỹ thuật: Phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu và lao động hao phí cần thiết để sản xuất sản phẩm trong điều kiện công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.
Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại giá thành đạt được ở các kỳ trước như thế nào. Tuy nhiên phải xem xét lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp chưa, nếu không hợp lý hợp lệ thì nên bỏ hay xây dựng lại.
Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh chi phí định mức cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.
2.6.2.3. Xây dựng định mức cho các loại chi phí sản xuất Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Về mặt lượng nguyên vật liệu: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất 1 sản phẩm là:
Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm. Hao hụt cho phép.
Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng.
Về mặt giá nguyên vật liệu: Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi trừ đi một khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Khi đó định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là: Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) và chi phí thu mua nguyên vật liệu. Như vậy:
Định mức chi phí nguyên vật liệu = Định mức về lượng x Định mức về giá
Xây dựng định mức chi phí nhân công trực tiếp
Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lương cơ bản mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương: Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, Kinh phí Công đoàn của lao động trực tiếp. Định mức giá 1 giờ công lao động trực tiếp ở một phân xưởng gồm: Mức lương cơ bản một giờ và các khoản trích đóng BHXH
Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm, có thể được xác định bằng 2 cách:
Cách 1: Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc.
phẩm được xác định như sau:
Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm Thời gian nghỉ ngơi, lau chùi máy
Thời gian tính cho sản phẩm hỏng
Như vậy: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá
Xây dựng định mức chi phí sản xuất chung:
Do đặc điểm của chi phí sản xuất chung là mang tính gián tiếp và liên quan đến nhiều bộ phận quản lý nên không thể tính trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm, do đó việc tính CP SXC được thực hiện qua việc phân bổ chi phí.
Đơn giá chi phí sản Tổng chi phí sản xuất chung dự kiến =
xuất chung phân bổ Tổng đơn vị tiêu chuẩn chọn để phân bổ dự kiến
Việc lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cho phù hợp với sản phẩm sản xuất hay công việc thực hiện. Thông thường có thể chọn tiêu chuẩn phân bổ là tổng số giờ công lao động trực tiếp, tổng số giờ máy chạy, tổng khối lượng sản xuất...
Chi phí sản xuất chung bao gồm cả chi phí biến đổi và chi phí cố định, sự tác động và ảnh hưởng của chi phí biến đổi và chi phí cố định với sự biến động chung của chi phí sản xuất chung khác nhau, do đó phải xây dựng riêng định mức chi phí biến đổi và định mức chi phí cố định.
Định mức chi phí sản xuất chung biến đổi: Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh chi phí biến đổi của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ
Định mức chi phí sản xuất chung cố định: Cũng được xây dựng tương tự như ở phần chi phí biến đổi. Sở dĩ tách riêng là nhằm giúp cho quá trình phân tích chi phí sản xuất chung sau này được rõ ràng hơn.