Vật tư, thành phẩm của doanh nghiệp tăng, giảm được chứng minh thụng qua cỏc hoỏ đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Vật tư tại kho của doanh nghiệp tăng chủ yếu là do mua ngoài nhập kho, cú thể mua bằng hoỏ đơn GTGT hoặc bảng kờ mua hàng. Sản phẩm được sản xuất ra hoàn thành nhập kho làm tăng số dư TK 155. Sản phẩm trong kho giảm là do xuất bỏn cho khỏch hàng.
Cỏc tài khoản kế toỏn sử dụng trong phần hành kế toỏn này bao gồm: TK 152 “Nguyờn vật liệu”, TK 153 “Cụng cụ dụng cụ”, TK 155 “Thành phẩm”, TK 154 “Chi phớ sản xuất kinh doanh dở dang”, TK 111, TK 112, TK 331, TK 632…
Do doanh nghiệp ỏp dụng phương phỏp khấu trừ thuế để tớnh thuế GTGT nờn giỏ nhập vật tư là gớa mua ghi trờn hoỏ đơn GTGT khụng cú thuế GTGT
hoặc giỏ ghi trờn bảng kờ mua hàng. Cũn để tớnh giỏ xuất vật tư kế toỏn ỏp dụng phương phỏp giỏ thực tế đớch danh.
Về sổ sỏch kế toỏn, ngoài cỏc sổ tổng hợp, doanh nghiệp sử dụng cỏc sổ chi tiết:
- Sổ kho
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng húa.
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, cụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TĂNG, GIẢM CÁC TÀI KHOẢN
HÀNG TỒN KHO
TK 111,331… TK 152,153 TK 154 TK 155 TK 632 (1) (2) (3) (4)
TK 133
(5)
Trong đú: (1): Mua nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ nhập kho (2): Xuất nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ cho sản xuất (3): Nhập kho thành phẩm từ sản xuất
(4): Kết chuyển giỏ vốn hàng bỏn
(5): Xuất xưởng sản phẩm bỏn ngay, khụng nhập kho Về trỡnh tự ghi sổ kế toỏn đối với phần này:
- Khi thủ kho nhập kho nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ do mua ngoài, thủ kho lập phiếu nhập kho, đồng thời thủ kho ghi sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng húa (chỉ theo dừi cột số lượng). Cứ định kỳ từ 5 đến mười ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho và chuyển cho kế toỏn. Kế toỏn căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ Nhật ký chung, sổ cỏi cỏc TK, đồng thời kế toỏn ghi chộp sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ cả về đơn giỏ, số lượng và thành tiền. Thụng thường đơn giỏ mà doanh nghiệp mua nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ là ổn định theo thoả thuận lõu dài với
nhà cung cấp. Do đú, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toỏn trong việc theo dừi đơn giỏ nhập và xuất vật liệu.
- Khi xuất vật liệu cho sản xuất, thủ kho lập phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và ghi sổ chi tiết vật liệu, cụng cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ. Phiếu xuất kho được lập cho từng lần xuất kho vật tư. Cũn thẻ kho được lập cho từng phõn xưởng sản xuất, từng sản phẩm. Điều này thuận lợi cho việc theo dừi chi tiết chi phớ nguyờn vật liệu trực tiếp đến từng phõn xưởng sản xuất, từng đơn vị sản phẩm. Định kỳ từ 5 đến 10 ngày thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toỏn để làm căn cứ ghi sổ. Doanh nghiệp sử dụng phương phỏp giỏ thực tế đich danh để tớnh giỏ xuất kho nguyờn vật liệu.
- Sản phẩm hoàn thành được xuất bỏn ngay, ớt khi làm thủ tục nhập kho. Nờn khi cú hoỏ đơn bỏn hàng (theo hoỏ đơn GTGT), bờn cạnh việc ghi nhận doanh thu, kế toỏn kết chuyển giỏ vốn hàng bỏn từ TK 154 sang TK 632, thụng qua TK 155.