Thưđiện tử hay còn gọi là Email là một hệ thống chuyển nhận thư từ qua các mạng máy tính trên Internet. Email là một phương tiện thông tin rất nhanh. Một mẫu thông tin (thư từ) có thể được gửi đi ở dạng mã hoá hay dạng thông thường và được chuyển qua các mạng máy tính
đặc biệt là mạng Internet. Nó có thể chuyển mẫu thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng lúc.
Ngày nay, Email không những có thể truyền gửi được chữ, nó còn có thể truyền được các dạng thông tin khác như hình ảnh, âm thanh, phim, và đặc biệt các phần mềm thưđiện tử kiểu mới còn có thể hiển thị các email dạng sống động tương thích với kiểu tệp HTML.
Phần mềm thưđiện tử là loại phần mềm nhằm hỗ trợ cho người dùng việc chuyển và nhận các mẫu thông tin. Thông tin có thểđưa vào phần mềm thưđiện tử bằng cách thông dụng nhất là gõ chữ bàn phím hay các cách khác ít dùng hơn như là dùng máy quét hình (scanner), dùng máy ghi hình số (digital camera) đặc biệt là các Web cam. Phần mềm thư điện tử giúp cho việc tiến hành soạn thảo, gửi, nhận, đọc, in, xoá hay lưu giữ các thư. Có hai trường hợp phân biệt phần mềm thưđiện tử là:
• Loại phần mềm thư điện tử được cài đặt trên từng máy tính của người dùng gọi là Email Client, hay phần mềm thư điện tử (cho) máy khách.Ví dụ: Micorsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Netscape Comunicator, hay Eudora.
• Ngược lại, loại phần mềm thưđiện tử không cần phải cài đặt mà nó được cung cấp bởi các máy chủ (web server) trên Internet gọi là WebMail, hay Phần mềm thưđiện tử qua Web. Để dùng được các phần mềm loại này thường các máy tính nối vào phải có một máy truy cập tương thích với sự cung cấp của WebMail. Ví dụ: gmail.com, mail.Yahoo.com hay hotmail.com.
Các dịch vụ thư điện tử có thể được cung ứng miễn phí hay có phí tuỳ theo nhu cầu và mục
đích của ngưòi dùng. Ngày nay, Email thường được cung cấp kèm với các phương tiện Internet khi người tiêu dùng ký hợp đồng với các dịch vụ Internet một cách miễn phí.
Mẹo
Khi bạn giao dịch nhiều bằng thưđiện tử, số lượng email của bạn hàng ngày rất lớn. Bởi vậy,
đôi khi bạn hoa mắt vì có quá nhiều thư, điều đó làm cho bạn gặp đôi chút khó khăn trong việc sử dụng thư điện tử. Ngoài ra, để gửi thư cho nhiều người cùng một lúc nếu bạn không biết cách, bạn sẽ phải nhập từng địa chỉ email của người nhận, khi đó nếu số người nhận là hàng trăm thì bạn sẽ rất khó kiểm soát được người nhận thư của mình.
Để giải quyết vấn đề đó, bạn hãy dùng chức năng tạo và quản lý nhóm (Group) trong các phần mềm thưđiện tử. Ví dụ: gmail.com, mail.yahoo.com hay Microsoft Outlook đều có chức năng này.