1. Thay đổi độ rộng của cột và chiều cao dòng
1.1. Thay đổi độ rộng một cột
Bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai cột tại vị trí tiêu đề (tên cột) để thay đổi độ rộng của cột bên trái.
1.2. Thay đổi chiều cao một dòng
Bấm giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề (tên dòng) để thay đổi chiều cao của dòng bên trên.
1.3. Thay đổi độ rộng nhiều cột
- Chọn một số ô của những cột cần thay đổi độ rộng
hiện ra, gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn Enter.
1.4. Thay đổi chiều cao nhiều dòng
- Chọn một số ô của những dòng cần thay đổi chiều cao.
- Sử dụng thực đơn: Format\Row\Height, hộp thoại Row Height hiện ra, gõ vào chiều cao dòng cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn Enter.
2. Định dạng ký tự (Font)
- Dữ liệu chữ đã nhập trong các ô có thể định dạng lại theo các thành phần: Font (nét chữ), Font Style (kiểu chữ …), Size (kích thước chữ), Color (mầu chữ)
- Các bước tiến hành định dạng ký tự:
+ Chọn vùng dữ liệu để định dạng
+ Thực hiện lệnh
Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn tab Font rồi chọn Font, Font Style, Size, Color thích hợp cho chữ.
3. Định dạng số
- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng số
- Sử dụng thực đơn
Format\Cells (Ctrl + 1), xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn tab Number, trong hộp Category chọn mục
Number:
+ Chọn số các số thập phân cần hiển thị sau dấu thập phân trong mục
Decimal places
+ Chọn hiển thị dấu phẩy ngăn cách phần nghìn trong mục Use 1000 Separator (,)
+ Chọn cách hiển thị số âm trong mục Negative numbers (Excel có thể dùng mầu đỏ để biểu thị cách hiển thị số âm).
4. Định dạng ngày tháng
- Chọn vùng dữ liệu cầnđịnh dạng ngày tháng
- Sử dụng thực đơn:
Format\Cells (Ctrl + 1), hộp thoại Format Cells hiện ra, chọn tab Number, trong mục Category chọn Date, click chuột tại mẫu định sẵn mong muốn trong hộp Type
bên phải hộp thoại, chọn OK.
- Nừu trong hộp Type không có mẫu ngày tháng phù hợp, cần chọn quốc gia áp dụng kiều ngày tháng đó trong mục Locate (location), chúng ta nên chọn
Vietnamese.
- Chú ý: Nếu không vừa ý với các mẫu định sẵn, có thể tạo ra một cách hiển thị riêng bằng cách chọn Custom trong mục Category, gõ dạng thức thích hợp của ngày tháng vào khung Type. Ví dụ: Gõ vào khung Type DD/MM/YYYY thì dạng hiển thị của ngày tháng năm sẽ là: 2 số dạng ngày, 2 số dạng tháng, 4 số dạng năm.
5. Định dạng vị trí dữ liệu trong ô
- Sau khi nhập ta có thể quy định lại vị trí hiển thị dữ liệu trong ô (dòng, cột) bằng cách: Chọn vùng dữ liệu để định dạng, sử dụng thực đơn
Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn tab Alignment
+ Hộp Horizontal: Để lựa chọn cách định dạng vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang: General (giữ nguyên dữ liệu như khi nhập vào từ bàn phím), Left (điều chỉnh thẳng mép trái ô), Center (điều chỉnh giữa ô), Right (điều chỉnh thẳng mép phải ô), Justify (điều chỉnh thẳng hai mép), Center across selection
(điều chỉnh giữa qua một dãy ô).
+ Hộp Vertical: Để lựa chọn cách định dạng vị trí dữ liệu trong ô theo chiều dọc: Top (lên phía trên), Bottom (xuống phía dưới), Center (dữ liệu cân giữa), Justify (điều chỉnh thẳng hai mép).
+ Hộp Orientation: Lựa chọn định dạng hướng của dữ liệu: Ngang, dọc
hay nghiêng.
+ Ô kiểm tra Wrap Text: Nếu được đánh dấu thì độ rộng cột cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng.
6. Định dạng đƣờng kẻ theo vùng ô đã chọn
- Chọn vùng ô cần kẻ khung, sử dụng thực đơn Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn tab Border.
+ Nút Outline: Vẽ viền quanh vùng ô đã chọn. Nút Inside: Kẻ các đường kẻ ngang dọc bên trong vùng ô đã chọn. Nút None: Huỷ bỏ các đường kẻ ô. Tám nút trong khung Border: Kẻ các đường ngang dọc, chéo trong vùng ô, ở giữa các nút này là mẫu tác dụng của các đường kẻ.
+ Hộp Style để chọn một trong 13 mẫu đường kẻ (kẻ đơn, đúp, nét liền hay đứt đoạn…)
+ Hộp Color để chọn mầu cho đường kẻ.