Mục tiêu:
- Thực thi dự án
Có thể nói bước lập kế hoạch dự án cẩn thận là một chìa khóa mở ra thành công cho dự án, thì quá trình thực hiện dự án là cơ hội để Giám đốc dự án thể hiện vai trò quản lý của mình. Quản lý tốt lịch trình, kinh phí của dự án là cơ sở thực tiễn để theo dõi chặt chẽ tình trạng của dựán. Quản lý đường tới hạn cho phép theo dõi kỳ hạn từng công việc, và nhanh chóng đề ra những phương án đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn. Các vấn đề liên quan đến chất lượng, hợp đồng mua sắm phải theo dõi một cách kỹ càng. Quan trọng hơn, Giám đốc dự án phải cùng làm việc và quản lý các thành viên đội dự án như những người bình thường khác trong đội dự án. Thông qua việc theo dõi, giám sát trên một quy mô tổng thể sẽ đảm bảo dự án đạt được mục tiêu ban đầu. Trong một số trường hợp khẩn cấp, Giám đốc dự án phải cân đối thời gian, chất lượng, và nguồn lực để đưa ra được quyết định kịp thời trên cơ sở đánh đổi các mục tiêu trung gian, nhằm đảm bảo mục tiêu dự án.
Các dự án CNTT thường rất phức tạp, nhưng không phải vì thế mà khó kiểm soát được. Chính bản chất chuyển động và thay đổi làm cho các dự án CNTT thường có nhiều biến động. Chủ đề này sẽ giới thiệu các phương pháp và nhân tố để giám sát dự án hiệu quả hơn trong suốt quá trình thực hiện.
Quản lý một dự án CNTT cũng như việc sang sông bắc bè vậy. Nếu không chăm chú theo dòng chảy thì bạn có thể lật bè, và cả đội sẽ bị cuốn trong lạnh giá, ướt và phải cố ngoi lên mặt nước để tìm lấy nguồn không khí. Một điều tối quan trọng trong dự án CNTT là phải luôn điều khiển được những gì đang diễn ra. Cho dù đang áp dụng một giải pháp hàng triệu đô la hay chỉ đơn giản với giấy và bút chì, bạn cũng phải vạch ra một chiến lược để thường xuyên thu thập và phân tích các thông tin quan trọng của dự án. Chủ đề này sẽ giúp phát triển các chiến lược giám sát và duy trì dự án.
- Chủ động giám sát dự án
- Vạch ra chiến lược theo dõi sự ủng hộ của nhà tài trợ và cổ đông - Vạch ra chiến lược cho các kênh truyền thông
- Vạch ra chiến lược cho các phương pháp và tiêu chuẩn - Vạch ra chiến lược giám sát việc tuân thủ các quy tắc đề ra - Xác lập một hệ thống thông tin để theo dõi
- Xác định được các dấu hiệu rủi ro
2.2.1. Giám sát và duy trì
Các kỹ năng quan trọng để quản lý quá trình thực hiện dự án chính là chủ động giám sát các thành phần cơ bản của dự án và quản lý thời gian thật chặt chẽ. Thông tin về các thành phần cơ bản của dự án rất khó tưởng tượng khi ngồi một chỗ mà bạn phải đi, quan sát, hỏi han và kiểm tra
Xác định một chuỗi các hành động hiệu chỉnh bằng cách lập ra các chỉ tiêu đánh giá và một quy trình để giám sát các chỉ tiêu đó. Tập trung vào những biến động, đặt ra các ngưỡng cùng với các dấu hiệu rủi ro để có thể kiểm soát được tình huống xấu xảy ra. Khi một ngưỡng giới hạn bị vượt, chúng ta phải xác minh đã có kế hoạch lập sẵn để đối phó với biến động đó hay chưa? Nếu có thì hãy thực hiện ngay kế hoạch đó. Nếu chưa có kế hoạch, thì hãy đưa ra một phưng hướng hành động kịp thời và hợp lý để thự hiện. Cuối cùng trong chuỗi các hành động hiệu chỉnh là phải đảm bảo rằng biến động đó đã được giải quyết một cách tốt đẹp, bằng cách quay trở lại quy trình giám sát.
2.2.2. Giám sát dự án một cách đều đặn
Do bản chất phức tạp và hay thay đổi của dự án CNTT, cần phải vạch ra tiêu chí để thường xuyên thu thập và phân tích các thông tin quan trọng của dự án trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch.
Chỉ dẫn: Để giám sát dự án: - Luôn chủ động giám sát dự án
- Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát sự hỗ trợ của các cổ đông và nhà tài trợ để đảm bảo rằng nhà tài trợ và các cổ đông vẫn đang chia sẻ trách nhiệm dự án.
Đảm bảo rằng việc liên lạc với các nhà tài trợ đang diễn ra như kế hoạch truyền thông của dự án. Sử dụng các kênh truyền thông chính thức và không chính thức để đảm bảo rằng dự án vẫn đang duy trì được sự hỗ trợ của họ.
xác định nguồn gốc của mối lo ngại đó, sử dụng các kỹ năng giao tiếp để cố gắng lôi kéo lại sự ủng hộ đó, xác định được các nhân tố liên quan và ảnh hưởng, và cố gắng cân bằng tác động tiêu cự mà nhà tài trợ đang chú ý.
- Vạch ra chiến lược duy trì và theo dõi các kênh truyền thông để chắc chắn rằng phần nội dung, các kênh và tần suất được đặt ra trước đó vẫn đang hoạt động.
- Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các quy trình kiểm soát để đảm bảo phạm vi dự án không bị mở rộng so với lịch trình, cũng như kinh phí.
- Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát các phưng pháp và tiêu chuẩn đưa ra trong kế hoạch chất lượng của dự án để đảm bảo rằng dự án vẫn đang tuân thủ các phưng pháp và tiêu chuẩn đặt ra. Phân công cho các thành viên dự án chịu trách nhiệm về từng phương pháp và tiêu chuẩn, sau đó kiểm tra sự tuân thủ các phương pháp và tiêu chuẩn đó.
- Vạch ra chiến lược duy trì và giám sát việc tuân thủ các nguyên tắc và tiêu chuẩn của ngành. Nếu cần thiết, hay nhờ sự trợ giúp của ban pháp luật. Các nhóm chuyên môn thường đưa ra nguồn thông tin khác về các tiêu chuẩn của ngành.
- Xác lập và phát triển một hệ thống thông tin nhằm theo dõi lịch trình, chi phí, rủi ro và các chỉ tiêu đánh giá chất lượng. Hay sử dụng hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) nếu bạn có quyền truy cập. Nếu không, cần phải sử dụng kết hợp giữa bảng tính và các phần mềm cơ sở dữ liệu (CSDL). Xem xét việc sử dụng mạng nội bộ để trợ giúp việc truy cập và phổ biến cơ sở dữ liệu.
- Xác định các dấu hiệu rủi ro cho các thành phần chính của dự án, và giữ cho các thành phần đó luôn nằm trên hoặc gần với ngưỡng giới hạn đặt ra.
Ví dụ: Trong một dự án triển khai hệ thống kế toán, giám đốc dự án chọn phưng pháp quản lý ngoại lệ để quản lý dự án này cùng với nhiều dự án nhỏ hơn đang được thực hiện đồng thời. Bà lập ra một hệ thống kiểm tra kép để so sánh giữa kết quả kiểm tra của hệ thống kế toán mới với các con số của hệ thống hiện tại về các chức năng kế toán chính như bảng thử tính chất đúng đắn và chính xác của tài khoản, tổng kế toán thu AR, tổng kế toán chi AP và v.v. Đồng thời, bà cũng xác định được các dấu hiệu rủi ro để chỉ ra những biến động của kinh phí và lịch trình. Bà sử dụng Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) để thiết lập cho các dấu hiệu rủi ro sẽ đưa ra cảnh báo khi vượt quá các ngưỡng chất lượng hoặc phạm vi. Bà lập ra kế hoạch kiểm soát các biến động được đặt ưu tiên cao nhất và thực hiện kiểm định để đảm bảo rằng các phương pháp và tiêu chuẩn đặt ra đang được sử dụng. Hơn nữa, bà tổ chức các cuộc họp dự án hai tuần một lần như các cơ chế dự bị để phát hiện dấu hiệu của các vấn đề và đảm bảo rằng đội
dự án đang làm việc với hiệu quả cao nhất. Đối với kế hoạch truyền thông, bà gặp gỡ nhà tài trợ hàng tháng để đảm bảo sự trợ giúp liên tục của nhà tàI trợ; đồng thời, tổ chức các buổi họp, báo cáo hiệu suất dự án với các cổ đông nhằm duy trì sự quan tâm của họ đến dự án và trả lời tất cả những vấn đề mà họ lo ngại.