Mục tiêu:
- Các yếu tố quy định phạm vi - Mở rộng phạm vi
- Kiểm soát thay đổi - Thay đổi kế hoạch
- Giám thiểu mở rộng phạm vi
3.3.1. Các yếu tố quy định phạm vi
Quy định phạm vi là tài liệu dự án xác định công việc được tính đến hay không được tính đến trong dự án và gồm có các yếu tố sau:
- Xác định các giả định kỹ thuật và nghiệp vụ.
- Yêu cầu bắt buộc xác định bởi nhà tài trợ hay khách hàng cũng như các yêu cầu không bắt buộc. Truyền thông giữa nhà tài trợ, khách hàng và đội dự án là yếu tố quyết định việc xây dựng các ưu tiên của khách hàng. Điều này có lợi về sau trong dự án nếu như cần thiết phải thương lượng lại lịch trình, chi phí hay phạm vi dự án.
- Ràng buộc về tổ chức và chúng sẽ tác động tới dự án như thế nào. - Những thứ được tính đến hay không được tính đến trong dự án. - Xác định sản phẩm có thể chuyển giao.
- Xác định các phương pháp luận và công cụ được sử dụng và tuân theo trong suốt quá trình thực thi dự án.
- Đặt mục tiêu ngày tháng bắt đầu và ngày tháng hoàn tất và thể hiện đường thời gian dựa vào các mốc quan trọng.
- Xác định kinh phí có giá trị bằng tiền và cơ sở quyết định đó.
- Bản đồ nguồn lực xác định các nguồn lực được dùng trong suốt dự án, trong đó có con người, cơ sở vật chất và các giả định về tính giá trị của các nguồn lực đó.
- Ưu tiên chi phí, lịch trình và chất lượng.
- Xác định vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án, nhà tài trợ, các đối tượng liên quan dự án.
- Các nhân tố rủi ro dự án và sức chịu đựng rủi ro của khách hàng hay của nhà tài trợ.
- Các tiêu chí hoàn tất.
3.3.2. Mở rộng phạm vi
Mở rộng phạm vi là sự mở rộng phạm vi của dự án do những thay đổi không được phê chuẩn hay quản lý, ảnh hưởng tới chi phí, chất lượng và/hoặc thời gian của dự án. Khi dự án tiến triển, đặc biệt là các dự án “may đo”, các yêu cầu có xu hướng thay đổi liên tục, khiến nhà tài trợ và khách hàng phải bổ sung thêm các chức năng và tính năng, dẫn đến thay đổi WBS và tăng lịch biểu và kinh phí. Khả năng này thể hiện rất rõ trong các dự án IT, thực tế cho thấy hầu hết các dự án đều liên quan đến công nghệ mới, việc chốt chặt các yêu cầu trong tài liệu phạm vi ban đầu trở nên vô cùng khó khăn. Xu hướng mở rộng phạm vi gây không nhỏ vào sự thất bại của dự án. Chìa khóa để vượt qua nguy cơ có thực này trong công tác quản lý dự án là phải quản lý chặt chẽ và tuân thủ các quy định về thủ tục thay đổi, qua đó không chấp nhận bất kỳ thay đổi nào không tuân theo quy trình quản lý thay đổi và được phê chuẩn.
Ví dụ:
Dũng và Đức là hai người bạn và là những lập trình viên đang làm chung một ứng dụng trên PDA cho đội bán hàng tiến hành trong lịch phát triển chặt chẽ để ứng dụng sẽ được hoàn thành trước khi bắt đầu năm mới. Một người bạn của họ là một nhân viên bán hàng rất thích ứng dụng này. Tuy nhiên, cô muốn bổ sung một vài tính năng mới mà cô cho rằng rất nhỏ. cô đề nghị Đức bổ sung tính năng đó thay vì thực hiện yêu cầu thay đổi chính thức. Cả hai Đức và Dũng đồng ý và cho rằng cô bạn có một ý tưởng hay, họ không mất nhiều thời gian để bổ xung những tính năng này và sản phẩm cuối cùng chắc chắn sẽ tốt hơn. Tuy nhiên, khi họ bắt đầu thêm những tính năng này, họ gặp phải một số vấn đề và trước khi họ nhận ra điều đó, mỗin người trong số họ đã mất 2 ngày để hoàn thành các tính năng mới và dự tính sẽ mất thêm 4 ngày nữa để tích hợp mã. Tại cuộc họp báo cáo hiện trạng hàng tuần, họ đã phải thừa nhận công việc đã bị chậm lịch trong công việc chính thức của mình. Giám đốc dự án của họ thông cảm nhưng hãng thì không. Không có sự trì hoãn nào trong lịch và hãng không thể chấp nhận yêu cầu thay đổi cho phiên bản ứng dụng này.
3.3.3. Kiểm soát thay đổi
Kiểm soát thay đổi là một kỹ thuật dùng để đảm bảo rằng những thay đổi được đề xuất sẽ được coi như một phần của quá trình quản lý thay đổi do phải được định nghĩa và sau đó được phê duyệt hay hủy bỏ. Nếu được phê duyệt sẽ được đưa vào kế hoạch của dự án. Quá trình quản lý thay đổi được định nghĩa trước là một phần của tài liệu phạm vi. Trong quá trình thực hiện, Giám đốc dự án phải giám sát chặt chẽ quá trình này và tuân thủ kế hoạch quản lý thay đổi để đảm bảo rằng những thay đổi không được chấp thuận sẽ không đưa vào dự án. Các yêu cầu thay đổi xuất hiện liên tục trong vòng đời dự án khi xuất hiện những thông tin và công nghệ mới, sự thay đổi ưu tiên của tổ chức và xảy ra những thay đổi về nhân sự. Những thay đổi được quản lý không phải là mở rộng phạm vi.
Hệ quả tất yếu của thay đổi: kế hoạch dự án được đánh giá tốt nhất cũng có thể thay đổi trong dự án. Trước khi chấp nhận một thay đổi, hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng ảnh hưởng của thay đổi tới phạm vi, lịch biểu và kinh phí. Nếu một thay đổi tác động mạnh đến kinh phí hay lịch biểu, hãy xem xét liệu bạn có thể thương lượng thay đổi phạm vi để hạn chế ảnh hưởng không. Ngược lại, nếu thay đổi phạm vi sẽ ảnh hưởng kinh phí hay lịch biểu, hãy đảm bảo mọi đối tượng liên quan chính và khách hàng hiểu được hệ quả của nó. Hãy luôn sẵn sàng để đàm phám và thỏa hiệp. Nếu một yêu cầu thay đổi được chấp nhận, nó phải trải qua quá trình phê duyệt được xác định trong quy trình quản lý thay đổi. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến kinh phí, thời gian hay các yêu cầu về nguồn lực, kế hoạch dự án cũng phải được cập nhật cho phù hợp và chính xác.
3.3.4. Thay đổi kế hoạch
Thay đổi kế hoạch dự án là những thay đổi đối với tài liệu kế hoạch của dự án phải xảy ra nếu một thay đổi quan trọng về phạm vi của dự án được phê duyệt. - Những thay đổi về ngân sách đòi hỏi sự tính toán về cơ sở chi phí mới và những thay đổi đối với các tài liệu quản lý dòng tiền.
- Những thay đổi về lịch đòi hỏi những thay đổi đối với lịch dự án và tính toán trên cơ sở của lịch trình
- Một thay đổi về bản chất công việc đang được thực hiện có thể dẫn tới những thay đổi về lược đồ mạng, ma trận tài nguyên, kế hoạch quản lý rủi ro và kế hoạch quản lý chất lượng.
- Những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng đến đội dự án, nhà tài trợ hoặc những đối tượng liên quan sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch truyền thông.
3.3.5. Giảm thiểu mở rộng phạm vi
Một kế hoạch quản lý thay đổi được tuân thủ tốt và chặt chẽ sẽ ngăn ngừa việc mở rộng phạm vi ảnh hưởng đến tiến độ, chất lượng dự án.
Nguyên tắc
Để quản lý hiệu quả việc mở rộng phạm vi, hãy tuân theo nguyên tắc sau: - Giám sát thay đổi không được kiểm soát bằng cách phân tích các gói công việc để tìm ra công việc không được phép:
Giám sát các báo cáo hiệu suất, các đánh giá hiệu suất, và các cuộc họp báo cáo hiện trạng để tìm các dấu hiệu của việc mở rộng phạm vi tiềm năng.
Kiểm tra- thực hiện kiểm định công việc đang tiến triển. Giám sát lịch biểu và ngân sách.
Đảm bảo mọi yêu cầu thay đổi được đêu ghi lại và sàng lọc để chấp thuận hoặc từ chối.
Lọc các yêu cầu thay đổi:
Loại bỏ những thay đổi ngoài phạm vi trừ khi chúng quan trọng cho dự án. Đối với những thay đổi có khả năng được chấp thuận, đánh giá ảnh hưởng của việc sửa lại kế hoạch và liệt kê các vấn đề có thể có.
Nếu ảnh hưởng nhỏ, giám đốc dự án và đội có thể xử lý thay đổi.
Nếu ảnh hưởng vừa phải, hãy chuẩn bị một báo cáo về ảnh hưởng và tìm sự đồng ý của các đối tượng liên quan đến dự án.
Nếu ảnh hưởng lớn, hãy cố đàm phán về những thay đổi khác có thể hạn chế ảnh hưởng. Hãy chuẩn bị một báo cáo về ảnh hưởng cho nhà tài trợ và nhận được sự phê duyệt chính thức trước khi tiến hành.
- Nếu thay đổi được chấp thuận, hãy thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho kế hoạch dự án để bổ sung thay đổi.
- Nếu yêu cầu thay đổi bị từ chối, hãy đảm bảo rằng quyết định này được thông báo tới người yêu cầu.
- Nếu thay đổi được chấp nhận, hãy thông báo về sự chấp nhận đó cho đội dự án, đối tượng có liên quan và các nhà cung cấp, theo đúng nguyên tắc kế hoạch.
Ví dụ
Một ứng dụng cơ sở dữ liệu trên Web đang trong giai đoạn phát triển cuối cùng, nhưng dự án bị chậm lịch và một số hoạt động quan trọng vẫn còn phải
thể được truy cập bởi ứng dụng mới, một quá trình dự tính mất 120 giờ và được lên lịch khoảng ba tuần vì nó đòi hỏi các dịch vụ của riêng DBA với đội. Trong khi đó, giám đốc dự án rất cần các dịch vụ DBA về phía phát triển vì DBA được lên lịch để bắt đầu dự án mới trong vòng bốn tuần. Một công ty tư vấn đáng tin cậy có sẵn nhiều DBA và có thể thực hiện công việc trong một tuần nhưng không còn đủ tiền trong quỹ dự phòng để trang trải cho chi phí 10.000$. Giám đốc dự án đi gặp nhà tài trợ của mình và được chấp thuận cho thuê ngoài hoạt động này. Bà dàn xếp một Qui định Công việc với nhà cung cấp bao gồm điều khoản NDA (thỏa thuận không tiết lộ thông tin) để bảo vệ sự bí mật của dữ liệu. Sau đó sửa lại kế hoạch dự án và gặp các đối tượng có liên quan để xem xét kế hoạch mới cùng họ và đảm bảo rằng dữ liệu của họ sẽ được hãng tư vấn quản lý tốt.
BÀI TẬP KẾT THÚC CHƯƠNG
1. Giám đốc dự án được chỉ định cho một dự án lớn đã và đang được thực hiện một số lần. Đội dự án vừa hoàn tất giai đoạn thiết kế của dự án và đang tiến hành trong giai đoạn triển khai. Tại điểm này, thay đổi nào có thể xẩy ra mà không phải gánh chịu rủi ro của việc tiến hành lại toàn bộ giai đoạn thiết kế?
A. Phạm vi B. Nhiệm vụ C. Thiết kế chi tiết
D. Ngày tháng chuyển giao
2. Đội dự án đang tiến hành hoàn tất định nghĩa phạm vi và đang trình bày báo cáo phạm vi về những yêu cầu thay đổi của khách hàng và nhà tài trợ. Với vai trò là giám đốc dự án thì phương pháp tiếp cận tốt nhất là gì?
A. Lắng nghe yêu cầu và chỉ ra các nguồn lực thêm vào sẽ được yêu cầu để hoàn tất dự án vào cùng thời hạn.
B. Chấp nhận thay đổi và rời khỏi đó để qua trở lại với báo cáo phạm vi đã thay đổi. C. Chỉ ra rằng thời gian chuyển giao cho dự án sẽ được kéo dài.
D. Phác thảo những ảnh hưởng của thay đổi trong việc đáp ứng các mục tiêu của dự án sử dụng các ví dụ minh hoạ thay đổi phạm vi, thời gian và chi phí. 3. Phạm vi dự án do khách hàng yêu cầu sau khi chấp thuận thiết kế có khả năng ảnh hưởng tới một số thành phần của dự án. Điều gì sau đây là câu trả lời tốt nhất của giám đốc dự án?
A. Thuyết phục khách hàng hoãn thay đổi.
B. Ước tính ảnh hưởng tới chi phí lịch trình và phê duyệt trước khi tiến hành.
C. Đưa ra những thay đổi then chốt bất chấp chi phí và ảnh hưởng của nó, đồng thời thông báo cho ban quản lý thay đổi.
D. Thực hiện phân tích ảnh hưởng chi tiết tới chi phí và lịch trình, đồng thời triệu tập một cuộc họp đội dự án.
4. Có nhiều phương pháp dùng để giám sát hiệu quả của dự án. Hai phương pháp nào có thể được dùng để giám sát các thay đổi phạm vi? (Chọn 2)
A. Phân tích lịch sử biến động chi phí. B. Theo dõi số lượng thay đổi phạm vi. C. Phân tích lịch sử biến động lịch trình.
Chương 4
Lập lịch triển khai dự án Giới thiệu
Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án. Có nhiều phương pháp ước lượng thời gian thành công. Trong chủ đề này bạn sẽ học cách đương đầu với thách thức duy nhất này khi xây dựng ước lượng thời gian.
Hãy tưởng tượng ai đó đề nghị bạn ước lượng xem mất bao lâu để thiết kế và xây dựng một phân hệ quản lý nhân sự. Nếu bạn chưa từng thực hiện việc đó trước đây thì bạn thậm chí hoàn toàn không chác chắn những thứ cần có. Bạn sẽ bị thúc ép mạnh mẽ đưa ra một ước lượng chính xác. Nếu ước lượng của bạn không đúng thì bạn có thể kết thúc công việc ngoài giờ vĩnh viễn để làm công việc trong thời gian bạn được giao. Bạn nên thực hiện một số nghiên cứu kỹ lưỡng và kiểm tra số liệu với một chuyên gia phần mềm quản trị hệ thống thông tin trước khi bạn đưa ra câu trả lời. Với vai trò giám đốc một dự án công nghệ thông tin, bạn có thể phải đối mặt với tình thế tiến thoái lưỡng nan tương tự. Bạn thường làm việc trong các dự án bao gồm tình huống hay công nghệ mà bạn chưa từng thấy trước đây. Hãy giành thời gian bàn bạc với các nhà chuyên gia về nội dung chuyên ngành.
a) Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
- Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất - Thời gian có độ linh hoạt bé nhất; nó trôi qua bất kể điều gì xảy ra
- Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án, sức ép tiến độ, phá vỡ những quy định của dự án …
b) Các qui trình quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian dự án gồm những qui trình bảo đảm hoàn tất dự án đúng hạn. Những qui trình này gồm:
- Xác định các hành động
- Ước lượng thời gian cho mỗi hoạt động - Triển khai lịch hành động
- Kiểm soát lịch hành động
MỤC TIÊU
Trình bày được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian dự án Giải thích được các qui trình quản lý thời gian.
Trình bày và vận dụng được các phương pháp dùng để quản lý thời gian: CPM (Critical Path Method), PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Rèn luyện tinh thần tuân thủ kỷ luật trong công việc
NỘI DUNG