2.6.1 Sắp xếp
2.6.1.1 Sắp xếp trên một trường
Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật tự nào đó. Kết quả của việc sắp xếp giúp ngƣời dùng có thể quan sát đƣợc tốt hơn dữ liệu trên bảng, tất nhiên muốn quan sát bảng dữ liệu theo trƣờng nào phải thực hiện sắp xếp bảng theo dữ liệu trƣờng ấy. Muốn sắp xếp cơ sở dữ liệu đầu tiên mở cơ sở dữ liệu và thực hiện các thao tác sau:
Bƣớc 1: Đặt con trỏ lên trƣờng (cột) muốn sắp xếp;
Bƣớc 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần hoặc - sắp xếp giảm dần.
Chúng ta sẽ thu đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.
2.6.1.2 Sắp xếp trên nhiều trường
Mở bảng trong chế độ Datasheet rồi thực hiện lệnh
Hình 2.24. Sắp xếp trên nhiều trường
Trong hàng Sort: Chọn tiêu chuẩn sắp xếp.
Trong hàng Criteria: Chọn điều kiện sắp xếp (nếu có).
2.6.2 Lọc dữ liệu
a. Lọc không điều kiện
Chúng ta có thể lọc dữ liệu trong bảng, hay truy vấn để hiển thị chỉ một mẩu tin chứa dữ liệu theo ý muốn, mở cơ sở dữ liệu và thực hiện theo các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Nhấp dữ kiện mà chúng ta muốn dùng làm chuẩn để lọc
Bƣớc 2 Nhấp biểu tƣợng lệnh Filter / Selection trên thanh Toolbar. Access sẽ hiển thị tất cả các mẩu tin mà ta đã chọn các mẩu tin còn lại bị khuất.
Bƣớc 3: Khi bạn xem xong các mẩu tin đã lọc, nhấn biểu tƣợng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc
b.Lọc có điều kiện
Chúng ta có thể lọc dữ liệu trong bảng, hay truy vấn bằng chức năng Filter (Lọc) để tìm và hiển thị các mẩu tin trong bảng, Form, truy vấn theo ý muốn. Khi lọc bằng Form, chúng ta cần chỉ định rõ chỉ tiêu cần dùng để lọc các mẩu tin. , mở bảng dữ liệu và thực hiện theo các thao tác sau:
Vào menu Home/ Filter/ Advanced Filter/ Sort….
Hình 2.25. Thao tác chọn Advanced Filter/ Sort….
Hình 2.26. Đặt điều kiện trích lọc dữ liệu và sắp xếp
Bƣớc 1: Tại cửa sổ Datasheet Chọn trƣờng cần lọc
Bƣớc 2: Tại menu Home / Filter/ chọn Selection/chọn cách lọc.
Bƣớc 3 Khi bạn xem xong các mẩu tin đã lọc, nhấn biểu tƣợng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc
2.6.3 Tìm kiếm
Access cho phép ta tìm kiếm và thay thế cho hàng loạt dữ kiện bằng tính năng tự động trong bảng dữ liệu
Bƣớc 1: Đặt con trỏ lên vùng tin chứa dữ kiện cần thực hiện và chọn lệnh Replace từ menu Home, xuất hiện hộp thoại sau:
Hình 2.27. Bảng tìm kiếm và thay thế
Bƣớc 2: Nhập dữ kiện cần tìm tren khung Find What.
Bƣớc 3:Nhấp chọn tên Table hay tên vùng tin cần thực hiện việc tìm kiếm trong khung Look in
Bƣớc 4: Chọn một dạng tìm kiếm tren khung Search: All: Tìm tất cả trên bảng
Up: Tìm từ vị trí con trỏ trở lên
Down: Tìm từ vị trí con trỏ trở xuống Bƣớc 5: Chọn một trong hai thông số:
- Thông số Match Case khi cần tìm dữ kiện trong bảng chính xác với dữ kiện nhập vào trên khung Find What.
- Thông số Match Whole Field khi cần tìm dữ kiện trong bảng đúng từ không cần chính xác, không phân biệt chữ hoa chữ thƣờng với dữ kiện nhập vào trên khung Find What.
Bƣớc 6: Nhấn nút Find Next Access sẽ thực hiện việc tìm kiếm và khi phát hiện dữ kiện trong bảng giống dữ kiện nhập vào trong khung Find What, nó sẽ tự động chuyển chỉ báo mẩu tin hiện hành tiếp tục nhấn cho đến mẩu tin cuối cùng trong bảng và Access sẽ xuất hiện một bảng thông báo, nhấp Ok để hoàn thành.
Bƣớc 7: Nhấn nút Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace
BÀI TẬP
Bài 1:Tạo một Database có tên banhang.mdb Tạo bảng có tên là HOADON có cấu trúc sau
Field Name Data type Field Size Descrition
SoHD Number Integer So hoa don
MaKH Text 2 Ma khach hang
MaSP Text 5 Ma san pham
Ngay Date/time ngay
LoaiVT Text 1 Loai vat tu
Soluong Number Integer So luong
Dongia Number Long Integer Don gia
HTTT Text 2 Hinh thuc thanh toan
Yêu cầu:
1. MaSP chỉ nhập 3 ký tự đầu in hoa, hai ký tự còn lại là ký số bất kỳ 2. Trƣờng ngày chọn Short Date
3. Vùng Số lƣợng yêu cầu phải nhập số lƣơng lớn hơn 0, nếu vi phạm báo lỗi (ta phải nhập số lớn hơn 0)
4. HTTT chọn Data Type là Lookup Wizard để nó trở thành một Combo Box cho trƣờng này với các giá trị là TM, TP, NO
5. Chọn SoHD là thuộc tính duy nhất (Primary key)
6. Thuộc tính Default Value của trƣờng LoaiVT gõ chữ X
7.Mở chế độ DataSheet View để nhập dữ liệu cho Table theo nội dung nhƣ sau:
8. Thay đổi độ rộng của các cột sao cho phù hợp với dữ liệu trong bảng. Lƣu dữ liệu vừa nhập lại
9. Mở lại bảng HOADON ở chế độ Datasheet View và cho biết có bao nhiêu mẫu tin, mẫu tin đang hiện hành là mẫu tin số bao nhiêu?
10. Hãy chọn mẫu tin số 7 làm mẫu tin hiện hành 11. Hãy chọn mẫu tin cuối cùng làm mẫu tin hiện hành Tạo Bảng KHACHHANG có cấu trúc sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaKH Text 2 Ma khach hang
TenKH Text 25 Ten khach hang
Diachi Text 25 Dia chi
Phone Text 7 Dien thoai
Vùng MaKH quy định nhập 2 ký tự hoa Chọn MaKH làm Primary Key
Nhập dữ liệu cho Table có nội dung sau
Hình 2. 25. Thông tin chi tiết bảng KHACHHANG
Tạo bảng SANPHAM có nội dung sau:
Chọn vùng MaSP làm khóa
Nhập nội dung cho Table SANPHAM có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaSP Text 5 Ma san pham
TenSP Text 25 Ten san pham
DVT Text 6 Don vi tinh
Hình 2. 26. Thông tin chi tiết bảng SANPHAM
Tạo bảng HOSONV có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Descrition
MaNV Text 4 Ma nhan vien
Holot Text 18 Ho lot
Ten Text 10 Ten
DalapGD Yes/No Da lap gia dinh
TDVH Text 2 Trinh do van hoa
Phainam Yes/No Yes là nam, No là nu
LCB Number Luong co ban
Ngaysinh Date/Time Ngaysinh
Ngayvaolv Date/Time Ngay vao lam viec
Socon Number So con
Hinh OLE Object Lay hinh tu Clip Art
Chọn MaNV làm Primary Key
Nhập nội dung cho Table sau:
Yêu cầu:
1. Sắp xếp thứ tự cột MaNV theo thứ tự giảm dần, sau đó sắp xếp tăng dần 2. Sắp xếp thứ tự cột tên theo thứ tự tăng dần, nếu trùng thì sắp xếp Holot theo thứ tự giảm dần
3. Dùng chức năng Filter để lọc các thông tin thỏa mãn các yêu cầu sau: - Hiển thị những mẫu tin có phái là nữ
- Hiển thị những mẫu tin có Holot là Nguyen - Hiển thị những mẫu tin có tên là Cuc
- Hiển thị những mẫu tin có tên là Anh và Thu - Hiển thị những mẫu tin có tên bắt đầu là chữ T
- Hiển thị những mẫu tin là phái nữ và có lƣơng căn bản ≤ 310
- Hiển thị những mẫu tin có ngày sinh nằm trong khoảng 01/01/1970 đến 02/03/1978
- Hiển thị những mẫu tin có thang sinh là 3 - Hiển thị những mẫu tin có năm sinh là 1975
- Hiển thị những mẫu tin có 2 ký tự đầu của MaNV là TH - Hiển thị những mẫu tin không phải ở phòng Tin học
4. Dùng chức năng Find để tìm kiếm những mẫu tin thỏa mãn những yêu cầu sau:
- Tìm những mẫu tin có phái là nam - Tìm những mẫu tin có họ là Trần - Tìm những mẫu tin có tháng sinh là 9 - Tìm những mẫu tin có năm sinh là 1983
- Tìm và thay thế những mẫu tin có lƣơng căn bản là 290 và thay bằng 310 Bài 2: Sử dụng tập tin BANHANG.mdb
Dùng chức năng Relationships để tạo liên kết giữa các chức năng sau:
Tạo mối liên kết giữa hai Table sau:
Hình 2.29.Liên kết giữa các bảng 2
Bài 3: Xây dựng CSDL Quản lý lƣơng cán bộ một cơ quan có cấu trúc sau:
Hình 2.30. Quản lý lương cán bộ
Yêu cầu :
- Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp : kiểu dữ liệu các trƣờng; trƣờng khoá; thuộc tính Lookup và các thuộc tính khác
- Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan hệ
- Nhập dữ liệu nhƣ sau : + 4 phòng ban
+ 5 loại chức vụ + 20 hồ sơ cán bộ.
Bài 3
Truy vấn dữ liệu (Query) Giới thiệu:
Truy vấn là một công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu trong bảng dữ liệu trong CSDL.
Dùng truy vấn giúp việc xem, thêm, xóa bỏ hoặc thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của ta dễ dàng hơn. Một vài lý do khác nên dùng truy vấn:
+ Tìm nhanh dữ liệu cụ thể bằng cách lọc theo tiêu chí cụ thể (điều kiện). + Tính toán hoặc tóm tắt dữ liệu
+ Tự động hóa tác vụ quản lý dữ liệu nhƣ xem lại dữ liệu mới nhất trên cơ sở định kỳ.
Ta nhận đƣợc một bộ tùy chọn truy vấn vững khi ta làm việc với cơ sở dữ liệu Access trên máy tính, nhƣng ứng dụng web Access cung cấp một số tùy chọn truy vấn Hiển thị dƣới đây. Để biết thêm thông tin về ứng dụng web Access, loại mới của cơ sở dữ liệu ta thiết kế với quyền truy nhập và phát hành trực tuyến, hãy xem tạo ứng dụng Access.
Mục tiêu:
- Biết đƣợc khái niệm và phân loại truy vấn dữ liệu. - Hiểu các cách tạo truy vấn.
- Sử dụng đƣợc công cụ QBE và ngôn ngữ SQL để tạo ra các truy vấn. - Nghiêm túc, cẩn thận trong quá trình thiết kế truy vấn.
Nội dung chính: 3.1 Khái niệm truy vấn
3.1.1 Khái niệm
Truy vấn là một công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu trong bảng dữ liệu trong CSDL.
Loại truy vấn thông dụng nhất là truy vấn chọn (Select Query ). Với kiểu truy vấn này chúng ta có thể xem xét dữ liệu trong các bảng, thực hiện phân tích và chỉnh sửa trên dữ liệu đó, có thể xem thông tin từ 1 bảng hoặc có thể thêm nhiều trƣờng từ nhiều bảng khác nhau.
Ví dụ:
Cho 2 bảng dữ liệu KHOHANG (MAHANG, TENHANG, GIA) BANHANG(MAHANG, TENKHACH, SOLUONG, NGAYMUA). Hãy hiển
thị những khách hàng mua hàng trong tháng 7 bao gồm các thông tin: MAHANG, TENHANG,GIA, TENKHACH.
Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thỏa mãn yêu cầu đƣợc rút ra và tập hợp vào một bảng kết qủa gọi là Dynaset (Dynamic set). Dynaset cũng hoạt động nhƣ 1 bảng (Table) nhƣng nó không phải là bảng vfa kết quả khi hiển thị có thể cho phép sửa đổi.
Một loại bảng thể hiện kết quả truy vấn khác là Snapshot, nó tƣơng tự nhƣ dynaset tuy nhiên không thể sửa đổi thông tin ( Nhƣ truy vấn Crosstab....).
3.1.2 Sự cần thiết của truy vấn
Khi đứng trƣớc một vấn đề nào đó trong CSDL, nếu sử dụng công cụ truy vấn thì có thể thực hiện đƣợc các yêu cầu sau:
+ Sự lựa chọn các trƣờng cần thiết. Lựa chọn những bản ghi + Sắp xếp thứ tự các bản ghi
+ Lấy dữ liệu chứa trên nhiều bảng khác nhau trong Cơ Sở Dữ liệu + Thực hiện các phép tính
Sử dụng truy vấn làm nguồn dữ liệu cho một Form (Form), báo cáo (report) hoặc một truy vấn khác (Query ).
+ Thay đổi dữ liệu trong bảng.
3.2 Phân loại truy vấn 3.2.1 Các loại truy vấn 3.2.1 Các loại truy vấn
+Select Query : Truy vấn chọn
+ Crosstab Query : Truy vấn tham khỏa chéo (Thể hiện dòng và cột) + Truy vấn tạo bảng (make table Query )
+ Truy vấn nối (append Query ) + Truy vấn cập nhật ( Update Query)
+ Truy vấn xóa dữ liệu ( Delete Query ) SQL Query : Truy vấn đƣợc viết bởi ngôn ngữSQL.
Trong đó Select Query là truy vấn quan trọng nhất vì Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ:
- Đƣa ra thông tin chi tiết bảng lƣơng tháng 8; - Đƣa ra danh sách cán bộ là Đảng viên;
- Đƣa ra thông tin chi tiết về các hoá đơn bán ra trong ngày hôm nay; - Đƣa ra doanh thu bán hàng của một tháng nào đó;
- …
Tất cả những yêu cầu dạng nhƣ vậy (đƣa ra một danh sách kết quả) đều có thể sử dụng SELECT query để đáp ứng. Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một Select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (nhƣ cách đặt tên bảng dữ liệu); query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại đƣợc cấu trúc cũng nhƣ nội dung; qui trình để đáp ứng mỗi yêu cầu trên nhƣ sau: tạo một query đáp ứng đƣợc các yêu cầu thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả.
3.2.2 Các chế độ hiển thị truy vấn
- Cửa sổ thiết kế truy vấn (Design view).
Trong chế độ này, ngƣời sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn nào đó. Màn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa các bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi là vùng lƣới QBE (Query By Example).
- Cửa sổ hiển thị truy vấn (DataSheet view). Sử dụng chế độ này để xem kết quả.
- Cửa sổ lệnh SQL (SQL view).
Sử dụng chế độ này để xem mã lệnh của truy vấn đang tạo
3.2.3 Tạo truy vấn
3.2.3.1 Tạo một truy vấn mới
Bƣớc 1: Từ cửa sổ Database, click vào menu Create, Bấm chọn Query Design
Bƣớc 2: Trong bảng Show Table chọn tables để hiển thị các bảng, chọn các bảng tham gia vào truy vấn và nhấn nút Add, sau đó nhấn Close. (Nếu chọn Queries thì hiển thị truy vấn, chọn both thì hiển thị cả truy vấn và bảng dữ liệu).
Bƣớc 3: Đƣa các trƣờng từ các bảng vào tham gia truy vần bằng cách kéo các trƣờng và thả vào hàng Field trong vùng lƣới QBE.
Trong hang Sort: Sắp xếp dữ liệu ( nếu có)
Trong hàng Criteria đặt tiêu chuẩn ( nếu có). Lƣu truy vấn
Hình 3.2. Khai báo thông tin cho Query
Chú ý: Mỗi truy vấn có :
+ Tối đa 32 bảng tham gia. Tối đa 255 trƣờng
+ Kích thƣớc tối đa cảu bảng dữ liệu ( do truy vấn tạo ra) là 1 gigabyte. Số trƣờng dung làm khóa sắp xếp tối đa là 10
+ Số truy vấn lồng nhau tối đa là 50 cấp.
+ Số ký tự tối đô trong ô của vùng lƣới là 1024.
+ Số ký tự tối đa trong dòng lệnh SQL là 64000. Số ký tự tối đa trong tham số là 255.
3.2.3.2 Các thao tác với truy vấn
Các trƣờng trong truy vấn sẽ hiển thị theo thứ tự nhƣ xuất hiện trong vùng lƣới QBE.
a. Thay đổi thứ tự của trƣờng
Đƣa con trỏ vào thanh chọn sao cho con trỏ biển thành hình mũi tên trỏ xuống Click để chọn trƣờng. Drag để thay đổi vị trí
b. Xóa trƣờng
Đƣa con trỏ vào thanh chọn sao cho con trỏ biến thành hình mũi tên trỏ xuống Click để chọn trƣờng
Nhấn phím delete (Nếu muốn xoá tất cả các trƣờng trong vùng lƣới QBE: chọn Home/Delete)
c. Làm việc với vùng lƣới QBE
Muốn biết tên trƣờng hiện tại trong vùng lƣới QBE là của tên bảng nào, tại chế độ Design View ngƣời sử dụng thực hiện bấm View
d. Xem kết quả truy vấn
Tại cửa sổ thiết kế truy vấn thực hiện chọn Menu Design/View hoặc chọn Menu Design /Run
e. Đổi tiêu đề cột trong truy vấn
Đổi tên tiêu đề cột trong truy vấn mục đích là làm cho bảng kết xuất dễ đọc hơn (Trừ khi đã quy định thuộc tính Caption).
Muốn đổi tiêu đề cột thực hiện các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Mở truy vấn ở chế độ Design View. Sau đó chọn vào bên trái ký tự đầu tiên của tên trƣờng trong vùng lƣới QBE
Bƣớc 2: Gõ vào tên mới, theo sau là dấu 2 chấm(:) Ví dụ:
Hình 3.3. Ví dụ đổi tiêu đề cột trong truy vấn
f. Định thứ tự sắp xếp
Có thể sử dụng nhanh trong chế độ datasheet View .
Có thể tạo sắp xếp trong khi thiết kế truy vấn bằng cách chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giám dần) trong hàng Sort của vùng lƣới QBE .
* Chú ý: Nếu có nhiều trƣờng định vị sắp xếp thì theo thứ tự ƣu tiên từ trái