Tiền Mặt
T à i
Tiếp nhập và kiểm tra hồ sơ chuyển tiền
SW 2.1.1 N Kết Thúc Lưu chứng từ chuyểnhậu kiểm Chỉnh sửa giao dịch SW_3.1.1 Thực hiện giao dịch thu tiền trên TPTLR SW_2.1.3 Khớp đùng
Kiểm tra mẫu dấu chữ ký SW_2.1.4 Tạo giao dịch trên TPSS SW_2.1.2 Kiểm soát TPTLR SW_2.2.1 Kiểm Soát 1 SW_2.2.2 Y N N HM 2 Kiểm Soát2 SW_2.2.3 N Y HM 1 Không tự động Tự động Xử lý giao dịch từ chi Nhánh SW_2.3.1 N Y Y HM1 N N HM 2 Ki m Soát 1ể SW_2.2.2 Kết Thúc Ki m Soát 2ể
Mô tả quy trình nghiệp vụ
Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ chuyển tiền từ bộ phận tài trợ thương mại của chi nhánh
-Kiểm tra hồ sơ chuyển tiền: tuân thủtheo đúng quy định của NHCT -Thực hiện kiểm tra AML trước khi tạo giao dịch trên hệ thống theo quy định của NHCT
Trong mọi trường hợp, trước khi lập điện chuyển tiền cán bộ nghiệp vụ phải kiếm tra hạn mức sử dụng vốn điều hòa của chi nhánh để đảm bảo khả năng thanh toán cho các bức điện chuyển tiền của chi nhánh. Nếu không đủ tiền để thanh toán phải lập tức báo cáo lãnh đạo chi nhánh để tìm biện pháp xử lý.
Bước 2: Tạo giao dịch trên TPSS Lựa chọn loại điện chuyển tiền đi từ màn hình Liệt kê điện chuyển tiền đi
-Nhập đầy đủ và chính xác các nội dung tại màn hình tạo giao dịch chuyễn tiền đi: Số tiền chuyển, loại tiền chuyển, loại phí, thông tin người ra lệnh chuyển tiền, ngân hàng ra lệnh, người thụ hưởng, ngân hàng thụ hưởng, nội dung chuyển tiền, ngân hàng trung gian (nếu có),...
-Trường hợp chuyển đi từ tài khoản: Lựa chọn loại tài khoản trích nợ và nhập thông tin tài khoản trích nợ,có thể lựa chọn nhiều nguồn trích nợ.
+ Trường hợp chuyển tiền đi từ tài khoản tiền gửi thanh toán, giao dịch viên thực hiện tiếp
+ Trường hợp chuyển tiền đi từ tài khoản GL, giao dịch viên thực hiện ghi lại giao dịch, in, ký trên điện chuyển tiền bản Chờ phê duyệt, ký trên chứng từ gốc và chuyển người phê duyệt phê duyệt.
- Trường hợp KH nộp tiền mặt để chuyển đi: Thực hiện kiểm đếm và thu tiền mặt
trước sự chứng kiến của khách hàng theo đúng nguyên tắc trong giao dịch tiền. Thực hiện thu tiền trên TPTLR tại bước 4 của mục này
-Nhập chi tiết phí: trường hợp tạo điện MT103 hoặc tạo điện MT103 kèm MT202 hoặc tạo điện MT103 kèm MT202COV.
+ Nhập phí Ngân hàng đại lý và chọn include hoặc exclude (nếu giá trị tại trường Chi tiết phí là OUR).
+Trường hợp giao dịch thương mại: chọn giá trị tại trường Mã hàng hóa phù hợp với nội dung của giao dịch.
+Trường hợp giao dịch khác: chọn giá trị tại trường Mã mục đích phù hợp với nội dung của giao dịch. Trường hợp chuyển tiền đi trích nợ từ 1 nguồn, giao dịch viên nhập tài khoản trích nợ tại nguồn trích nợ 1.
-Trường hợp chuyển tiền đi từ tài khoản tiền gửi thanh toán và tài khoản GL, thanh toán viên phải nhập thông tin về tài khoản tiền gửi thanh toán tại Nguồn trích nợ 1.
-Trường hợp giao dịch chuyên tiền đi tương tự giao dịch đã được tạo trước đó thì giao dịch viên có thể sử dụng chức năng Copy để tạo giao dịch mới. Sau đó vào màn hình “Chỉnh sửa giao dịch chuyển tiền đi" để bổ sung/ chỉnh sửa thông tin của giao dịch tương tự
Bước 3: Kiểm tra mẫu dấu chữ ký: Kiểm tra, đối chiếu mẫu dấu chữ ký của KH, trường hợp chuyển tiền đi từ tài khoản KH, trong trường hợp nguồn trích nợ từ 2 tài khoản khác nhau thì hệ thống chỉ thực hiện kiểm tra mẫu dấu chữ ký của nguồn trích nợ 1.
+ Nếu chữ ký khớp đúng, in điện chuyển tiền bản Chờ phê duyệt. ký trên chứng từ gốc và chuyển người phê duyệt phê duyệt.
+ Nếu chữ ký không khớp đúng, thông báo cho khách hàng và yêu cầu cung cấp chứng từ với chữ ký khớp đúng.
Bước 4: Thực hiện giao dịch thu tiền trên TPTLR Trường hợp giao dịch chuyển tiền có nguồn trích nợ từ tiền mặt, thực hiện thu tiền mặt trên TPTLR. Nhận tiền mặt từ khách hàng, thực hiện kiểm đếm trước sự chứng kiến của khách hàng theo đúng nguyên tắc trong giao dịch tiền mặt
+ Nếu không thay đổi phí tiền mặt, ký trên chứng từ gốc và chuyển giao dịch cho người phê duyệt thực hiện phê duyệt giao dịch
+ Nếu thay đổi phí tiền mặt, ký trên chứng từ gốc và chuyển giao dịch cho người phê duyệt phê duyệt giao dịch trên TPTLR sau đó giao dịch sẽ được chuyển cho người phê duyệt trên TPSS để phê duyệt
Bước 5: Xử lý chứng từ: TPSS Sau khi NPD phê duyệt, hệ thống in điện chuyển tiền và chứng từ liên quan, kiểm tra thông tin và ký xác nhận lên chứng từ. Chuyển chứng từ cho người phê duyệt ký. Lưu tại ngân hàng: Điện chuyển tiền bản đã được người phê duyệt chi nhánh phê duyệt và Liên 1 chứng từ gốc (giấy nộp tiền/giấy báo nợ, phiếu hạch toán, phiếu thu dịch vụ (nếu có), bản gốc Giấy đề nghị mua ngoại tệ giao ngay kiêm Lệnh chi kiêm yêu cầu chuyển tiền ngoại tệ của khách hàng, điện chuyển tiền và hồ sơ chuyển tiền khách hàng xuất trình tại ngân hàng.
- Trả khách hàng: Điện chuyển tiền bản đã đóng dấu và Liên 2 chứng từ gốc (giấy nộp tiền/giấy báo nợ, Phiếu thu dịch vụ (nếu có), Giấy đề nghị mua ngoại tệ giao ngay kiêm Lệnh chi kiêm yêu cầu chuyển tiền ngoại tệ của khách hàng (bản copy), điện chuyển tiền .
Bước 6: Lưu chứng từ và chuyển bộ phận hậu kiểm.
Trong quy trình nêu trên còn tồn tại những hạn chế trong công tác luân chuyển chứng từ cụ thể: Tất cả các giao dịch chuyển tiền ngoại tệ chỉ được thực hiện tại phòngDịch vụ khách hàng thuộc hội sở chi nhánh. Trong khi đó mỗi chi nhánh có rất nhiều phòng giao dịch nằm cách xa nhau dẫn tới công tác luân chuyển hồ sơ chuyển tiền gặp rất nhiều bất cập.
3.3.2. Thực trạng thực hiện thủ tục kiểm soát trong quy trình thanh toán quốc tế tại Vietinbank – chi nhánh Tây Thăng Long
Để làm rõ thực trạng thực hiện thủ tục kiểm soát trong quy trình thanh toán quốc tế tác giảđưa ra bộ hồ sơ thanh toán 100 % giá trị hợp đồng L80146 của Công ty TNHH GreenWood phát sinh tại chi nhánh ngày 01/10/2020 và hồ sơ thanh toán tiền kí túc xá của khách hàng Hoàng Vân Nhi phát sinh tại chi nhánh ngày 09/10/2010 theo (Phụ lục 01)
Quá trình thực hiện được tiến hành như sau: Nội dung công
việc Cán bộ phụ trách/ công việc cụ thể Chốt kiểm soát Bước 4: Phê duyệt giao dịch
Kiểm soát viên chi nhánh
-Kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ giấy và thông tin trên máy
-Thực hiện phê duyệt giao dịch theo hạn mức được ủy quyền
Trung tâm tài trợ thương mại
+ Kiểm tra, nhận diện rủi ro liên quan tới nước cấm vận, tài trợ khủng bố… Bước 5: Lưu hồ sơ chuyển bộ phận hậu kiểm Giao dịch viên phòng Dịch vụ khách hàng -Nhận hồ sơ gốc từ cán bộ tài trợ thương mại, thực hiện chấm đối chiếu theo báo cáo giao dịch hàng ngày
-Đóng tập và chuyển bộ phận hậu kiểm
-Lập danh sách theo dõi chứng từ cam kết hoàn trả với giao dịch ứng trước
Bộ phận hậu kiểm chi nhánh
-Kiểm soát sau hoạt động chuyển tiền
Theo báo cáo giao dịch được khởi tạo qua SWIFT trên hệ thống TPSS, và số liệu tác giả tự tổng hợp, trong năm 2019 chi nhánh Tây Thăng Long thực hiện 1843 giao dịch thành công và 48 giao dịch hủy. Trong đó, những sai sót phát sinh chủ yếu tại bước 1: Cán bộ tài trợ thương mại tiếp nhận hồ sơ khách hàng; bước 3: Giao dịch viên nhập giao dịch lên hệ thống cụ thể:
Nội dung công
việc Cán bộ phụ trách Chốt kiểm soát
Số lần phát hiện sai sót Tỷ lệ Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng Cán bộ tài trợ thương mại tại phòng giao dịch; Lãnh đạo phòng giao dịch/Phòng khách hàng doanh nghiệp 28 1.48%
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ Giao dịch viên phòng Dịch vụ khách hàng Giao dịch viên phòng Dịch vụ khách hàng. 537 28.40% Bước 3: Nhập giao dịch Giao dịch viên phòng Dịch vụ khách hàng
Kiểm soát viên chi
nhánh 154 8.14%
Bước 4: Phê duyệt giao
dịch
Kiểm soát viên chi nhánh
Trung tâm tài trợ
thương mại 7 0.37% Bước 5: Lưu hồ sơ chuyển bộ phận hậu kiểm Giao dịch viên phòng Dịch vụ khách hàng Bộ phận hậu kiểm chi nhánh 142 7.51%
Theo số liệu thống kê có thể nhận thấy, chốt kiểm soát tại chi nhánh đang hoạt động tương đối có hiệu quả. Có 7 giao dịch trên tổng số 1891 giao dịch (Bao gồm giao dịch hủy) được phát hiện bởi trung tâm tài trợ thương mại thuộc Sở giao dịch. Tuy nhiên, có thể nhận thấy chốt kiểm soát tại bước 1: Lãnh đạo phòng giao dịch/Phòng khách hàng doanh nghiệp chưa thực sự hiệu quả. Những thiếu sót về hồ sơ chuyển tiền chỉ thực sự được phát hiện khi chuyển tới bộ phận giao dịch viên. Tuy nhiên hoạt động thanh toán chuyển tiền quốc tế tại chi nhánh Tây Thăng Long chưa thực sự tuân thủ theo đúng như quy trình NHCT ban hành. Do địa bàn của chi nhánh nằm trải dài từ trung tâm thành phố Hà Nội về các huyện ngoại thành nên khi khách hàng phát sinh nhu cầu chuyển tiền quốc tế sẽ tới phòng giao dịch, tại đó cán bộ tài trợ thương mại của phòng giao dịch tiếp nhận hồ sơ gốc và chuyển bản scan cho giao dịch viên chi nhánh. Tại thời điểm chuyển tiền, Giao dịch viên không có chứng từ gốc. Đây chính là một thiếu xót trong kiểm soát quy trình
thanh toán chuyển tiền quốc tế tại VietinBank-Tây Thăng Long
Do địa bàn cách xa nhau nên việc luân chuyển hồ sơ gốc về hội sở chi nhánh thường bị trễ từ 3-5 ngày làm việc và có thể xảy ra rủi ro thất lạc chứng từ.Thêm nữa đối với những hồ sơ chuyển tiền thanh toán trước yêu cầu hoàn trả chứng từ: để chứng minh hàng hóa được thông quan như tờ khai hải quan việc theo dõi gặp rất nhiều khó khăn, tốn thời gian và chưa thực sự hiệu quả. Nguyên nhân là do chưa có sự phân công hợp lý về việc theo dõi và kiểm soát sau chuyển tiền của chi nhánh.
Ngoài ra, VietinBank Tây Thăng Long đang đối mặt với những rủi ro về chất lượng cán bộ. Hầu hết giao dịch viên là cán bộ trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ thanh toán quốc tế và chưa nhận thức được đầy đủ những rủi ro trong thanh toán quốc tế, dẫn tới việc kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp của bộ chuyển tiền chưa thực sự đạt yêu cầu của NHCT đề ra.
Kết luận chương 3
Tóm lại, chương 3 tác giả đã cung cấp thông tin liên quan tới hoạt động chung của ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và những quy định về hoạt động thanh toán quốc tế đang được áp dụng tại NHCT. Tiếp theo tác giả trình bày những rủi ro phổ biến trong quy trình thanh toán quốc tế tại VietinBank-chi nhánh Tây Thăng Long.Cuối chương 3 tác giả đã chỉ ra thiết kế thủ tục kiểm soát quy trình đang được áp dụng tại NHCT và thực trạng thực hiện thủ tục kiểm soát tại chi nhánh Tây Thăng Long từ đó chỉ ra những thiếu xót trong thủ tục kiểm soát.
CHƯƠNG 4
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HIỆU LỰC KIỂM SOÁT NỘI BỘ
ĐỐI VỚI QUY TRÌNH CHUYỂN TIỀN QUỐC TẾ TẠI NHTMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM-CHI NHÁNH
TÂY THĂNG LONG
4.1. Thảo luận kết quả đánh giá kiểm soát nội bộ quy trình tại ngân hàng
4.1.1. Thiết kế thủ tục kiểm soát
Để đánh giá thiết kế thủ tục kiểm soát quy trình thanh toán quốc tế tác giả dựa trên những tiêu chí sau:
ST T Tiêu chí đánh giá Thực hiện Có Khôn g 1
Quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế đã đảm bảo nguyên tắc về phân tách trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân tham gia quy trình và đảm bảo các rủi ro tiềm tàng được nhận diện và kiểm soát thông qua các chốt kiểm soát được cài đặt trong quy trinh nghiệp vụ hay chưa?
x
2
Các biện pháp kiểm soát quy trình thanh toán quốc tế đã được thể hiện dưới hình thức sau hay chưa?
Kiểm soát, đối chiếu Các văn bản, chứng từ giao dịch với nhau, với quy định, quy trình, với dữ liệu trên hệ thống và thực hiện xử lý những khác biệt (nếu có)
x
3 Kiểm soát sự phù hợp các yếu tố của dữ liệu thực hiện xử lý
những khác biệt (nếu có) x
4
Quy trình giao dịch phải có ít nhất 02 người tham gia, một người thực hiện giao dịch, một người kiểm soát giao dịch, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức cho phép.
5 Hoạt động kiểm soát phải có dấu vết kiểm soát được lưu
trên chứng từ hoặc trên hệ thống x
6
Kiểm soát dữ liệu gốc, dữ liệu nguồn phục vụ hoạt động giao dịch để cập nhật, duy trì tính chinh xác, đầy đủ và có thật của dữ liệu
x
7
Hệ thống thông tin, công nghệ thông tin của ngân hàng phải được giám sát, bảo vệ hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tinh huống bất ngờ, bao gồm cả thiên tai, cháy, nổ, hệ thống bị xâm nhập; đảm bảo tính hiệu lực hiệu quả của các hình thức kiểm soát tự động bởi hệ thống; đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn, bảo mật hệ thống công nghệ thông tin của ngành ngân hàng, đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục tại tất cả các đơn vị trong hệ thống
x
8
Trách nhiệm kiểm soát của từng đơn vị, cá nhân, từng cấp quản lý trong quy trình thanh toán quốc tế đã được quy định rõ rằng; gắn trách nhiệm và hiệu quả kiểm soát với việc đánh giá kết quả hoạt động và các chính sách nhân sự, lương thưởng của ngân hàng hay chưa?
x x
Từ thiết kết thủ tục kiểm soát đã được trình bày tại chương 3 và các tiêu chí đánh giá tác giả nêu trên có thể thấy thiết kế kiểm soát quy trình thanh toán quốc tế đã đáp ứng được đầy đủ tiêu chí trên. Tuy nhiên, trong quy trình vẫn tồn tại những thiếu xót về việc phân trách nhiệm cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân, từng cấp quản lý trong quy trình và chưa đi vào chi tiết điều kiện áp dụng của từng chi nhánh dẫn tới còn tồn tại những thiếu sót sau:
- Công tác luân chuyển chứng từ hồ sơ chuyển tiền từ phòng giao dịch về hội sở chi nhánh;
4.1.2. Thực hiện thủ tục kiểm soát trong quy trình
Trong hoạt động thanh toán quốc tế tại chi nhánh, thủ tục kiểm soát quy trình được thực hiện đầy đủ, liên tục tuy nhiên vẫn tồn tại thực trạng áp dụng có sự sai khác so với quy trình quy định của NHCT ban hành. Khi tiếp nhận yêu cầu chuyển tiền thanh toán quốc tế của khách hàng, cán bộ tài trợ thương mại, giao dịch viên đã thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ được phân công. Các chốt kiểm soát được thiết lập và hoạt động tương đối hiệu quả. Bằng chứng là trong nhiều năm qua mặc dù đã xảy ra rủi ro trong thanh toán ứng trước, khách hàng bị hack email thay đổi chỉ thị thanh toán, tuy nhiên chi nhánh đã cảnh báo đầy đủ nguy cơ tới khách hàng, khách hàng chấp nhận mọi rủi ro trong thanh toán, điều này đã ngăn chặn được những rủi ro về mặt tài chính đối với ngân hàng.
Tuy nhiên, dưới áp lực cạnh tranh với ngân hàng TMCP khác trên địa bàn và cuộc chiến giữ chân khách hàng nên hoạt động thanh toán quốc tế tại chi nhánh đang tồn tại những rủi ro nhất định về công tác luân chuyển hồ sơ gốc. Những hồ sơ chuyển tiền sẽ được luân chuyển từ phòng giao dịch về hội sở chi nhánh theo xe chuyên dùng. Tuy nhiên, xe chuyên dùng hoạt động