Lập và phân tích dự án là một trong quá trình rất phức tạp, địi hỏi ngƣời lập dự án khơng những cĩ kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực dự án đầu tƣ mà cịn phải hiểu trình tự, nội dung nghiên cứu của một dự án đầu tƣ. Đĩ chính là nguyên nhân khiến cơng tác lập dự án tốn rất nhiều thời gian. Để giảm gánh nặng tính tốn và tiết kiệm thời gian cho ngƣời lập dự án, ngƣời ta thƣờng lập dự án bằng Excel.
Tại sao lại dùng Microsoft Excel? Vì Microsoft Excel là chƣơng trình chuyên đƣợc sử dụng rất phổ biến, thân thiện với ngƣời sử dụng và khơng địi hỏi ngƣời lập dự án phải là các chuyên gia tin học hay cĩ kiến thức uyên thâm về lập trình. Do đĩ, nĩ khơng những đƣợc dùng trong cơng tác lập dự án mà cịn đƣợc dùng để làm kế tốn, quản trị nhân sự dù đã cĩ rất nhiều phần mềm kế tốn và quản trị nhân sự. Excel là cơng cụ hữu ích giúp cơng tác lập dự án nhanh hơn. Ngƣời lập dự án khơng cịn phải mất nhiều thời gian và cơng sức cho khối lƣợng tính tốn cồng kềnh, đơn điệu, lặp đi lặp lại. Excel giúp tăng tốc độ tính tốn, đảm bảo độ chính xác của các tính tốn và trợ giúp đắc lực trong việc trình bày các bảng biểu một cách rõ ràng.
Một trong những yêu cầu của dự án đầu tƣ là phải đảm bảo tính phỏng định của dự án đầu tƣ. Do vậy các số liệu của dự án cĩ thể cĩ nhiều giá trị khác nhau nhƣ giá bán sản phẩm, số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, đơn giá của các yếu tố đầu vào tạo nên các phƣơng án đầu tƣ khác nhau. Đây cũng là điểm khác biệt giữa lập dự án đầu tƣ với cơng tác phân tích hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở số liệu kế tốn duy nhất. Excel sẽ giúp cho việc phân tích các phƣơng án đầu tƣ khác nhau, giúp cho việc phân tích độ nhạy của dự án trở nên đơn giản hơn và đỡ tốn thời gian hơn rất nhiều. Chính do tính phỏng định này, nên khi sử dụng Excel để lập dự án, ngƣời lập dự án cần phải thiết kế bảng tính sao cho khi số liệu thay đổi thì kết quả thu đƣợc lại phải thay đổi tƣơng ứng mà khơng cần phải lập lại các cơng thức.
Tuy nhiên, cũng cần nhấn mạnh là Microsoft Excel hay bất kỳ phần mềm nào khác để lập dự án chỉ là các cơng cụ để lập dự án, tuy nhiên cơng cụ này sẽ phản tác dụng, đƣa đến quyết định sai lầm của chủ đầu tƣ nếu nhƣ ngƣời lập khơng cĩ kiến thức về lập dự án nhƣ các nội dung cần lập dự án, trình tự nghiên cứu. Vì Excel chỉ là cơng cụ tính tốn nên độ tinh cậy của các kết quả cĩ đƣợc nhờ việc tính tốn phụ thuộc phần lớn vào các số liệu thu thập đƣợc và cơng tác dự đốn, dự báo nhƣ cơng suất, sản lƣợng, giá bán, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí, tổng mức đầu tƣ... Ngƣời lập dự án phải cĩ trách nhiệm thu thập đầy đủ thơng tin, tài liệu, số liệu và hiểu biết tƣờng tận về lĩnh vực mà dự án định đầu tƣ. Do đĩ, chỉ khi nào thu thập đầy đủ số liệu thì ngƣời lập dự án mới sử dụng cơng cụ Excel.