1. Căn cứ vào các tiêu chí của tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành (Ví dụ như Quyết định số 04/2008/QĐ-BGD ĐT ngày 14/02/2008 và Quyết định số 80/2008/QĐ-BGD ĐT ngày 30/12/2008), cơ sở giáo dục phổ thông tiến hành thu thập thông tin và minh chứng.
- Thông tin là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh hoạ cho các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá.
- Minh chứng là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định từng tiêu chí đạt hay không đạt. Các minh chứng được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá.
- Trong báo cáo tự đánh giá, các thông tin, minh chứng được dùng sẽ được mã hoá theo một quy tắc nhất định (Phụ lục 3)
2. Thông tin và minh chứng phải có nguồn gốc rõ ràng và tính chính xác, được thu thập ở hồ sơ lưu trữ của cơ sở giáo dục phổ thông, các cơ quan có liên quan, hoặc bằng khảo sát, điều tra phỏng vấn những người có liên quan và quan sát các hoạt động giáo dục trong cơ sở giáo dục phổ thông.
- Các thông tin và minh chứng thu được không chỉ phục vụ cho mục đích tự đánh giá, mà còn nhằm mô tả hiện trạng các hoạt động giáo dục của cơ sở giáo dục phổ thông để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục bản báo cáo tự đánh giá.
3. Các thông tin và minh chứng cần được xử lý, phân tích dùng làm căn cứ, minh hoạ cho các nhận định trong báo cáo tự đánh giá.
- Khi thu thập thông tin và minh chứng, phải kiểm tra độ tin cậy, tính chính xác, mức độ phù hợp và liên quan đến từng tiêu chí.
- Khi thu thập thông tin và minh chứng, phải chỉ rõ nguồn gốc của chúng. Các thông tin, minh chứng cần được lưu trữ (kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được).
- Trong trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho một tiêu chí nào đó, Hội đồng tự đánh giá phải làm rõ lý do.
- Mỗi cá nhân hoặc nhóm công tác khi thu được các thông tin và minh chứng cần được xử lý, phân tích với mục đích kiểm tra tính chính xác và tính phù hợp. Các thông tin, minh chứng được sử dụng trong báo cáo tự đánh giá phải trung thực và chính xác dùng làm căn cứ, minh hoạ trong Phiếu đánh giá tiêu chí.
- Phiếu đánh giá tiêu chí (Phụ lục 4) là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của cá nhân hoặc nhóm công tác theo từng tiêu chí và là cơ sở để tổng hợp thành báo cáo tự đánh giá.
4. Phiếu đánh giá tiêu chí được lập cho từng tiêu chí làm cơ sở để tổng hợp thành báo cáo tự đánh giá.