THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN
4.1 Nhận xét về Kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Tu tạo và Phát triển Nhà
tạo và Phát triển Nhà
4.1.1 Những ưu điểm
Môi trường kiểm soát: bao gồm các thành tựu trong truyền đạt và hiệu lực hóa tính chính trực cũng như các giá trị đạo đức; cam kết về năng lực; sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát; triết lý và phong cách điều hành hoạt động của nhà quản lý; cơ cấu tổ chức; phân công quyền hạn và trách nhiệm; chính sách, thông lệ và nhân sự.
Các doanh nghiệp trong g công ty có môi trường kiểm soát bên trong thuận lợi để duy trì và tổ chức hệ thống KSNB nhằm phát huy tác dụng của hệ thống này trong công tác quản lý tại các doanh nghiệp. Các thành viên trong công ty luôn nhận thức sự cần thiết và vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý và việc xây dựng hệ thống KSNB tại doanh nghiệp. Lãnh đạo các doanh nghiệp trong công ty đều đặt ra yêu cầu về việc thực thi tính chính trực và giá trị đạo đức trong đơn vị. Lãnh đạo của các doanh nghiệp trong công ty đã gương mẫu trong việc tuân thủ các quy định, quy chế để nhân viên noi theo. Các chính sách, thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm thiết kế phù hợp với đặc điểm của mỗi đơn vị và phù hợp với đặc thù chung của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư bất động sản và thi công xây dựng. Công ty đã từng bước khẳng định vị trí thông qua việc HĐTV Công ty có quyền quyết định chiến lược của toàn T công ty và các quyền về xác định chiến lược, ban hành điều lệ và các quy chế quan trọng của công ty con, bao gồm quy chế tài chính, quy chế lương, quy chế thưởng, quyết định vị trí của các nhân sự cấp cao của các công ty con, điều phối các dự án hỗ trợ công việc cho các công ty con, chịu trách nhiệm về thương hiệu,… Vai trò giám sát của tổ chức Đảng và tổ chức đoàn thể trong công tác quản lý, điều hành đã được khẳng định. Về cơ cấu tổ chức của công ty được xây dựng tương đối thống nhất, ngoài các phòng ban chức năng thuộc
khối văn phòng công ty còn có các đơn vị phụ thuộc để trực tiếp quản lý, điều hành, triển khai thực hiện các dự án đầu tư bất động sản và thi công xây dựng ở các địa bàn khác nhau. Tại mỗi doanh nghiệp các phòng ban chức năng được phân công rõ ràng, đảm bảo các công việc được giao cho các bộ phận phù hợp, không chồng chéo, đồng thời đảm bảo khả năng kiểm soát lẫn nhau, đảm bảo sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, và bảo quản tài sản. Việc phân công, phân nhiệm giữa các phòng ban được cụ thể hóa bằng văn bản tạo điều kiện thuận tiện cho việc thực hiện. Các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, sa thải được ban hành khá đầy đủ và chi tiết tại các doanh nghiệp trong công ty, đã tạo ra động lực cho người lao động trong các doanh nghiệp nỗ lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao và góp phần vào hiệu quả hoạt động chung của đơn vị. Công tác lập kế hoạch và xây dựng chương trình hành động được các nhà quản trị trong các doanh nghiệp của công ty hết sức coi trọng. Công ty đã làm tốt trách nhiệm định hướng kế hoạch SXKD trung hạn, dài hạn của các doanh nghiệp thành viên và tổng hợp kế hoạch SXKD, kế hoạch tài chính hàng năm của các đơn vị để xây dựng kế hoạch chung của toàn công ty. Quy trình, nội dung, phương pháp lập kế hoạch ngày càng sát hơn với thực tế, có tính khả thi cao. Công tác đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch được nhà quản lý tại các doanh nghiệp coi trọng. Các kế hoạch cũng được thường xuyên điều chỉnh để phù hợp với diễn biến tình hình thực tế. Về bộ máy kiểm soát, ngoài việc tuân thủ cơ cấu bộ máy kiểm soát theo quy định của Luật Doanh nghiệp , ban kiểm soát đối với công ty thì tại Công ty đã xây dựng Ban kiểm soát trực thuộc HĐTV để thực hiện chức năng tư vấn, giúp việc cho HĐTV trong công tác kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nói chung và hoạt động tài chính nói riêng. Tại các doanh nghiệp đã ban hành quy chế hoạt động của ban kiểm soát làm cơ sở để ban kiểm soát hoạt động và phát huy vai trò kiểm tra, giám sát của mình.
Đánh giá rủi ro: Nhìn chung, Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà đã phần nào hình thành được quy trình đánh giá rủi ro với 03 bước (nhận diện rủi ro, đánh giá rủi ro và mức độ rủi ro, xác định và tìm kiếm giải pháp).
cả về tổ chức bộ máy kế toán cũng như quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Về cơ bản, việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và BCKT tuân thủ theo các chuẩn mực và Chế độ kế toán hiện hành. Công tác thu nhận thông tin kế toán tại các doanh nghiệp trong công ty đã được chuẩn hóa thông qua việc quy định cụ thể biểu mẫu, cũng như quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn trước khi ghi sổ. Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, các doanh nghiệp trong công ty đã thiết kế các chứng từ hướng dẫn đáp ứng yêu cầu thu nhận thông tin kế toán được nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống tài khoản kế toán được vận dụng phù hợp với đặc điểm của mỗi doanh nghiệp. Trong điều kiện tất cả các doanh nghiệp trong công ty đã ứng dụng phần mềm kế toán, các tài khoản kế toán đã được mở chi tiết theo nhiều cấp phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết vật tư, tài sản, công nợ, tiền vốn, chi phí, giá thành, kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung được đánh giá là phù hợp với điều kiện các doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Bên cạnh hệ thống sổ kế toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán, kế toán các doanh nghiệp trong Công ty còn thiết kế các mẫu sổ đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ của doanh nghiệp và yêu cầu cung cấp thông tin lập báo cáo tài chính hợp nhất. Hệ thống báo cáo tài chính tại các doanh nghiệp tuân thủ theo đúng Chế độ kế toán hiện hành. Hệ thống báo cáo quản trị phản ánh về tình hình thực hiện đã được xây dựng tương đối đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát tài sản, nguồn vốn đồng thời là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng dự án, công trình.
Hoạt động kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà đã được xây dựng và ban hành thành quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát với phần lớn các thủ tục do chính các bộ phận tự quản lý theo ý kiến chủ quan của người quản lý trực tiếp bộ phận đó. Các thủ tục kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà được hình thành, thực hiện xuất phát kinh nghiệm của Ban lãnh đạo công ty.
hướng tới mục tiêu kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro trong quá trình hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Các nguyên tắc kiểm soát cơ bản như: bất kiêm nhiệm; ủy quyền và phê chuẩn; phân công, phân nhiệm đã được vận dụng trong xây dựng các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát đã được các doanh nghiệp trong Tổng công ty “luật hóa” bằng hệ thống các văn bản như quy trình, quy chế, quy định nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát được thực thi trong quá trình hoạt động của đơn vị. Nhà quản lý tại công ty thường xuyên rà soát hệ thống các chính sách, quy định, quy chế đã ban hành để có sự sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với những thay đổi của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài đơn vị. Nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp trong công ty, đặc biệt là tại Công ty mẹ đã nhận thức được các rủi ro trọng yếu tới mục tiêu của hệ thống KSNB và đã xây dựng, áp dụng các thủ tục kiểm soát để ngăn ngừa và giảm thiểu ảnh hưởng của các rủi ro này, bước đầu đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận, cụ thể là: Đối với các rủi ro tài chính đã rà soát, điều chỉnh kế hoạch, tiến độ đầu tư hoàn thành các sản phẩm phù hợp với tiến độ kinh doanh và thu hồi vốn, đảm bảo khả năng cân đối thu chi, phân loại tuổi nợ phải thu đến hạn, quá hạn để có biện pháp thu hồi, tập trung ưu tiên bố trí vốn vào các dự án có khả năng kinh doanh tốt để tạo doanh thu, thu hút dòng tiền, tăng vòng quay sử dụng vốn; Đối với các rủi ro về chi phí đầu tư xây dựng đã thực hiện phân cấp thẩm quyền và trách nhiệm kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng tại các quy chế quản lý nội bộ khác nhau; Đối với các rủi ro về CPNLVLTT đã xây dựng, áp dụng các chính sách, quy chế kiểm soát quá trình mua, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu; Đối với các rủi ro ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán đã xây dựng, áp dụng chính sách, thủ tục kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng.
Thông tin và truyền thông: Đối với hệ thống thông tin và truyền thông, Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà đã đảm bảo phần nào chất lượng của hoạt động này cả về mặt tài chính và phi tài chính.
Tổ chức công tác kế toán tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực hoạt động. Hệ thống chứng từ, sổ sách, tài khoản kế toán được thực hiện theo chuẩn mực và chế độ kế toán theo TT 200/2014/TT- BTC ngày
22/12/2014. Bên cạnh những chứng từ bắt buộ doanh nghiệp cũng thiết kế các chứng từ hướng dẫn tương ứng với từng đặc điểm hoạt động kinh doanh phục vụ cho công tác thống kê nghiệp vụ và xử lý thông tin kế toán nhanh chóng kịp thời. Với mỗi loại chứng từ sử dụng đều xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho nó để đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét phê chuẩn mới được ghi sổ. Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đặc biệt là thiết kế cac tài khoản chi tiết đến cấp 2,3 để phân loại và tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý. Về hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết được in từ phần mềm kế toán đã đáp ứng được quy định về hệ thống sổ sách kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp là cơ sở để kiểm soát tiêu hao trong quá trình hoạt động kinh doanh, là căn cứ để xác định giá thành của sản phẩm hoàn thành.
Doanh nghiệp sử dụng các phần mềm thiết kế bản quyền để phục vụ việc thiết kế công trình, luôn cập nhật mẫu mới nhất. Thông tin từ bộ phận nhân sự cung cấp kịp thời, quản lý nhân sự tương đối chặt chẽ. Thu thập các thông tin cần thiết thông qua hội thảo, tập huấn, đào tạo chuyên ngành. Đối với thông tin ra bên ngoài thì doanh nghiệp sẽ có bộ phận truyền thông để công bố các thông tin tới người quan tâm qua phương tiện: website, tạp chí, quảng cáo.
Giám sát: Công ty Cổ phần tu tạo và phát triển nhà đã có bộ phận chuyên trách về Kiểm soát nội bộ là Phòng Kiểm soát nội bộ.
Doanh nghiệp giám sát thường xuyên và định kì. Trong đó giám sát thường xuyên là chủ yếu cung cấp báo cáo cho ban lãnh đạo như báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo ban kiểm soát. Với việc thiết lập kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp đã hỗ trợ rất nhiều cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Bộ phận giám sát đã làm tốt vai trò và công việc của mình. Giám sát từ nhân viên, trưởng phòng từng đầu công việc cụ thể giúp ban kiểm soát đưa ra quyết định giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa sai sót.
4.1.2. Hạn chế và nguyên nhân
Môi trường kiểm soát:
và phát triển nhà còn tồn tại một số hạn chế do chưa cập nhật thường xuyên những thay đổi của môi trường kiểm soát bên ngoài (Luật và các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty).
- Về sự tham gia của ban quản trị và ban kiểm soát: Công tác kiểm tra, Kiểm soát nội bộ chưa thực sự phát huy chức năng kiểm tra và kiểm soát của hoạt động này trong quá trình phát triển nhanh chóng của đơn vị.
- Về cơ cấu tổ chức và phân công quyền hạn và trách nhiệm: Các văn bản quy định sự phối hợp giữa các phòng ban còn riêng lẻ; Định mức chi tiêu của đơn vị chưa được cụ thể hóa hết trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
- Nhận thức về hệ thống KSNB của một số nhà quản lý trong một vài doanh nghiệp của công ty còn chưa đầy đủ. Tính chính trực và giá trị đạo đức được các doanh nghiệp trong công ty coi trọng nhưng các nhà quản lý cấp cao tại các doanh nghiệp chưa có chiến lược xây dựng và duy trì tính chính trực và giá trị đạo đức như một nét văn hóa riêng của doanh nghiệp. Các quy định riêng của từng doanh nghiệp về tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách ứng xử trong công việc chưa được nghiên cứu, ban hành và tổ chức thực hiện. Có những thời điểm các nhà quản lý cấp cao tại doanh nghiệp trong công ty chưa nhận thức đầy đủ về các nguy cơ có thể dẫn đến các rủi ro đối với lĩnh vực hoạt động SXKD của doanh nghiệp, vẫn còn chủ quan, nóng vội trong các quyết định đầu tư, không lường trước các diễn biến phức tạp của nền kinh tế và thị trường bất động sản dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp, hàng tồn kho cao, chậm luân chuyển. Công tác đánh giá rủi ro của các nhà quản lý cấp cao Công ty mẹ và các đơn vị thành viên trong Tổng công ty vẫn chủ yếu dựa trên kinh nghiệm quản lý cá nhân hơn là trên cơ sở sử dụng bộ máy giúp việc chuyên trách về đánh giá rủi ro với những phương tiện và phương pháp đánh giá rủi ro hiện đại, khoa học. Về cơ cấu tổ chức, một số doanh nghiệp trong công ty bố trí cơ cấu phòng ban chức năng chưa thực sự hợp lý. Với vai trò là trung tâm điều phối, hoạch định chiến lược, kiểm soát hoạt động của toàn công ty nhưng bộ máy giúp việc cho HĐTV. Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm cá nhân và bộ phận còn chưa rõ ràng, không được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà
quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện công việc. Công tác đào tạo cho người lao động đã được các công ty quan tâm nhưng mới chỉ được thực hiện riêng rẽ ở từng đơn vị. Công ty chưa làm tốt vai trò là đầu mối tổ chức các chương trình đào tạo chung trong phạm vi toàn công ty. Việc tuyển dụng, đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên quản lý rủi ro có kinh nghiệm, có kiến thức để có thể đánh giá và quản lý rủi ro chưa được Công ty quan tâm đúng