3.2.1. Thiết kế thủ tục người dùng
a. Các chức năng thủ công
Các chức năng thủ công gồm:
*) Các chức năng không liên quan đến máy tính:
Đó là các kết quả xử lý phụ thuộc vào tính đứng đắn của dữ liệu vào. Máy tính chỉ có thể hỗ trợ kiểm soát tính hợp lý.
*) Các chức năng có sự tham gia của máy tính:
Là các chức năng ăn theo máy tính tức là các chức năng xuất hiện để phục vụ cho việc xử lý bằng máy tính, chẳng hạn: Mã hoá dữ liệu, kiểm soát và sửa chữa các thông tin, kiểm tra các tài liệu xuất ra từ hệ thống, phân phối tài liệu xuất.
b. Tổ chức thực hiện các chức năng thủ công
*) Yêu cầu:
- Nội dung công việc phải làm theo không gian, thời gian. Tức phải chỉ ra được làm ở đâu? Làm khi nào?
- Đảm bảo năng suất, chất lượng cụ thể: đúng tiến độ theo yêu cầu của bài toán, đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu.
- Đưa ra những xử lý khi gặp những sai sót. *) Mục tiêu:
- Gom các chức năng thủ công thành các công việc và phân nhóm thực hiện. - Phân nhóm dựa trên:
+ Theo giao dịch. + Theo kho dữ liệu. + Theo địa điểm. + Theo thời gian xử lý.
+ Theo sự phân công trách nhiệm. ...
+ Xử lý theo mẻ:
Trong phương thức xử lý theo mẻ thì máy tính được giao giải quyết một vấn đề trọn gói, ít đòi hỏi sự can thiệp của con người, nhiệm vụ của con người chỉ còn là:
Ở đầu vào của máy tính: Thu gom thông tin, tiền xử lý bằng tay trước khi đưa vào máy tính và nhập dữ liệu vào máy tính.
Ở đầu ra của máy tính: Kiểm tra (bằng mắt), phân phối và sử dụng các thông tin xuất từ máy tính.
Có hai cách tổ chức các quy trình thủ công:
Cách tập trung: Trung tâm máy tính phụ trách các công việc mã hoá, nhập liệu, xử lý và phân phối kết quả. Các phòng nghiệp vụ chỉ thu gom các thông tin đầu nguồn và sử dụng các kết quả ra từ máy tính.
Cách phân tán: Đây là xu hướng hiện đại, khi mà các phòng nghiệp vụ đã được trang bị máy tính. Các công việc mã hoá, kiểm tra bằng tay, sửa chữa tài liệu nhập tiến hành ở các phòng ban người dùng. Đôi khi cả việc nhập liệu trên bàn phím, kiểm tra các tài liệu xuất từ máy tính cũng giao cho các phòng ban người dùng.
+ Xử lý trực tuyến:
Trong phương thức xử lý trực tuyến, thì con người đóng vai trò chủ đạo trong công việc, máy tính chỉ có nhiệm vụ trợ giúp cho con người trong việc chế biến một cách nhanh chóng một số thông tin hoặc giúp cho con người dễ dàng hơn trong việc lựa chọn các phương án hành động.
3.2.2. Thiết kế giao diện
Kết quả thiết kế tổng thể đã chỉ ra ranh giới giữa hai phần việc là thủ công và máy tính. Giao tiếp giữa hai phần này là luồng dữ liệu được chuyển từ thủ công sang máy tính và ngược lại. Luồng dữ liệu từ thủ công sang máy tính được gọi là nhập hay hay thông tin thu nhập. Luồng dữ liệu từ máy tính sang thủ công được gọi là xuất hay tài liệu xuất hoặc màn hình.
a. Thiết kế tài liệu xuất
*) Các dạng xuất: - Giấy. - Màn hình. - Tệp (đĩa). *) Các loại tài liệu xuất
Chủ yếu là các tài liệu có cấu trúc: Bảng biểu thống kê, bảng biểu tổng hợp, bảng lương, báo cáo doanh thu, chứng từ giao dịch: phiếu nhập, phiếu xuất, đơn hàng, hoá đơn... *) Yêu cầu đối với tài liệu xuất:
- Đầy đủ thông tin. - Chính xác.
- Dễ hiểu.
*) Trình bày tài liệu xuất:
- Không có khung in sẵn. *) Khuôn dạng tài liệu xuất:
Tài liệu xuất gồm có ba thành phần:
- Phần đầu (Header): Thường dành cho các tiêu đề như tên cơ quan, tên tài liệu,... - Phần thân (Detail): Các thông tin cần xuất ra ở đây các thông tin có liên quan với nhau được gom thành các nhóm và có bố cục gần nhau, thường được sắp xếp theo một thứ tự: thứ tự ưu tiên (phụ thuộc vào loại tài liệu), thứ tự quen dùng.
- Phần cuối (Footer): Lưu trữ ngày tháng, chữ ký. Ngoài ra, mặt sau của tài liệu thường là các thông tin ghi chú, hướng dẫn.
- Tuỳ loại tài liệu xuất ta có thể lựa chọn các mặt sau:
+ Nếu là tài liệu in ra giấy thì chú ý đến: loại giấy, khổ giấy, quan tâm đến màu sắc, kiểu chữ, quan tâm tới bố cục để theo dõi thông tin.
+ Nếu là màn hình thì chú ý bố cục trên màn hình. Bố cục vừa kích thước với màn hình, chia màn hình một cách hợp lý, chú ý đến cả màu sắc,...
+ Nếu là tệp thì chú ý: chọn cấu trúc tệp phù hợp với các xử lý tiếp sau.
c. Thiết kế màn hình (Graphic User Interface - GUI)
- Màn hình là nơi giao tiếp giữa người sử dụng và hệ thống. Vì thế, việc thiết kế màn hình là rất quan trọng. Tính dễ dùng của màn hình giao diện là một tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng hệ thống.
- Ngày nay các giao diện người - máy thường được thể hiện qua các màn hình kiểu cửa sổ, nhờ một số công cụ giao diện người dùng đồ hoạ.
*) Mục đích: Thực hiện đối thoại giữa người và máy. - Đặc điểm của đối thoại:
+ Vào ra phải gần nhau không được giải trình quá dài. + Thông tin hiện trên màn hình phải tối thiểu.
*) Yêu cầu:
- Sáng sủa, dễ đọc, có trật tự và nhất quán. - Chỉ rõ cái cần.
- Thao tác phải tối thiểu.
- Cần có những giá trị ngầm định đặt ra cho các thông số thường xảy ra. - Cung cấp các thông tin trợ giúp, các hướng dẫn, các thông báo.
- Cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, thường có hai kiểu: + Hoàn tất hay chấp nhận: thực hiện qua nút OK/ ENTER.
+ Huỷ bỏ hay không chấp nhận: thực hiện qua nút CANCEL/ ESC
- Cung cấp thao tác tương đương: Lệnh gồm: Dòng lệnh và phím nóng (Hot key, Short key, Short cut).
- Ngoài ra còn yêu cầu về bố cục, màu sắc, phông chữ. *) Hình thức thiết kế giao diện:
- Là câu lệnh, câu nhắc (text). - Điền mẫu có sẵn.
- Bảng chọn (Menu): sử dụng bảng chọn nhiều mức. Ở mỗi một mức người ta thiết kế một lối thoát cho nó.
- Cửa sổ: xuất hiện các biểu tượng (Icons). Ưu điểm: Trực quan, sáng sủa.
*) Một số tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thiết kế giao diện:
- Tính hiệu quả: Đảm bảo tốc độ thao tác, đảm bảo thời gian trả lời không quá dài, giá trị ngầm định được sử dụng cho một số thao tác.
- Tính nhất quán: Trong giao diện thường có thông báo hướng dẫn đảm bảo tính ổn định làm cho giao diện của chúng ta thân thiện.
- Tính thứ lỗi: Cung cấp các cảnh báo lỗi, cung cấp các lựa chọn, khắc phục lỗi và khả năng thoát ra.
- Tính phản hồi: Luôn cung cấp các phản hồi sau các tác động của người dùng, cung cấp chi tiết các xử lý chứ không để thời gian chết.
- Tính mỹ thuật.
- Tính đơn giản, dễ dùng: Tạo cho người dùng một cảm giác là họ đang là người điều khiển chương trình chứ không phải chương trình điều khiển họ.