4. Bố cục khoỏ luận
2.3.2. Dịch vụ thụng tin – thư viện
Dịch vụ thụng tin – thư viện bao gồm những hoạt động nhằm thỏa món nhu cầu thụng tin và trao đổi thụng tin của người sử dụng cỏc cơ quan thụng tin thư viện núi chung.
Ngày nay, với vai trũ là “khoa học lớn”, thụng tin đó cú giỏ trị quyết định đến phỏt triển kinh tế - xó hội. Với số lượng những người làm cụng tỏc nghiờn cứu khoa học, đang tăng lờn theo cấp số cộng, điều gỡ sẽ xảy ra khi mà sản phẩm của họ theo đú mà tăng lờn theo cấp số nhõn, phong phỳ hơn về nội dung, đa dạng hơn về hỡnh thức. Tất cả đó tạo nờn một khối lượng thụng tin khổng lồ và khụng ngừng phỏt triển, dẫn đến hiện tượng bựng nổ thụng tin.
K50 Thụng tin- Thư viện 38
Xuất phỏt từ tỡnh hỡnh đú, việc sử dụng và tỡm kiếm thụng tin đang gặp khụng ớt khú khăn, đú là vấn đề mà NDT đang phải đối mặt và cỏc trung tõm thụng tin- thư viện trường đại học cũng đang gặp nhiều thỏch thức. Chớnh vỡ vậy mà mụ hỡnh dịch vụ thụng tin thư viện được hỡnh thành và được chia thành nhiều loại tựy theo mức độ xử lý thụng tin, mục đớch sử dụng, phương thức và dạng vật thức ghi thụng tin, cỏch thức chuyển giao thụng tin đến người dựng tin.
Trờn thực tế mỗi nguồn thụng tin chỉ cú thể phự hợp với một nhúm đối tượng sử dụng nhất định ứng với mỗi dịch vụ thụng tin nhất định. Xuất phỏt từ bản chất của dịch vụ, nội dung thụng tin là chứa đựng cỏc tri thức được biểu hiện khụng giống nhau ở cỏc dịch vụ thụng tin khỏc nhau. Điều này thường thấy ứng với trỡnh độ của người dựng tin. Tựy theo đặc điểm riờng về trỡnh độ, lứa tuổi, giới tớnh,... mà mỗi NDT cú những nhu cầu về cỏc dịch vụ thụng tin khỏc nhau.
Sức mạnh của cơ quan thụng tin - thư viện là ở khả năng tổ chức và cung cấp cỏc dịch vụ thụng tin theo yờu cầu và khả năng tạo ra cỏc sản phẩm thụng tin cú giỏ trị gia tăng cao. Dịch vụ chỉ cú thể triển khai tốt trờn cơ sở những năng lực hiện cú về nguồn tin và đội ngũ cỏn bộ thụng tin chuyờn nghiệp.
Chớnh những yếu tố kể trờn đó tạo ra sự khỏc biệt về nội dung giữa dịch vụ này với dịch vụ khỏc, đồng thời cũng tạo ra những nhúm đối tượng sử dụng nhất định. Như vậy, ứng với mỗi loại hỡnh dịch vụ thụng tin được hướng tới nhúm người dựng tin xỏc định để họ sử dụng hiệu quả. Việc nghiờn cứu tớnh đa dạng của cỏc dịch vụ thụng tin là cơ sở để Trung tõm tổ chức thực hiện dịch vụ, cung cấp cỏc dịch vụ ngày một tốt hơn cho người dựng.
K50 Thụng tin- Thư viện 39
Dịch vụ lưu hành tài liệu của Trung tõm bao gồm 3 bộ phận : Dịch vụ mượn tài liệu về nhà, dịch vụ trả tài liệu và dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
- Dịch vụ mượn tài liệu về nhà.
Dịch vụ mượn tài liệu về nhà cho phộp NDT mang tài liệu ra ngoài thư viện để sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
Dịch vụ cho mượn tài liệu về nhà của Trung tõm được chia thành hai bộ phận là mượn giỏo trỡnh và mượn sỏch tham khảo.
Đối với bạn đọc là sinh viờn Đại học Quốc gia Hà Nội. Trung tõm quy định số lượng tài liệu được mượn tối đa là 10 cuốn, trong đú giỏo trỡnh là 8 cuốn và tài liệu tham khảo 2 cuốn. Thời hạn mượn tài liệu tham khảo của của phũng mượnlà 10 ngày, giỏo trỡnh là 1 học kỳ.
Đối với NDT là cỏn bộ hợp đồng ngắn hạn của cỏc đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, sinh viờn tại chức, học viờn cao học, nghiờn cứu sinh ĐHQGHN theo quy định của Trung tõm, về số lượng tài liệu được mượn và thời hạn mượn tương tự như sinh viờn trong Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiờn, đối tượng này khi mượn tài liệu về nhà phải ký cược tiền cho mỗi tài liệu trong mỗi lần mượn, kinh phớ ký cược được tỡnh theo quy định hiện hành của Trung tõm.
Đối với bạn đọc là cỏn bộ Đại học Quốc gia Hà Nội: quy định số lượng tài liệu được mượn là 10 cuốn, thời hạn mượn tối đa là 15 ngày.
Trong dịch vụ cho mượn tài liệu, phiếu yờu cầu của họ luụn là yếu tố khụng thể thiếu. Thụng qua phiếu yờu cầu, cỏn bộ thư viện cú thể biết được họ cần tài liệu nào để đỏp ứng.
K50 Thụng tin- Thư viện 40
Hiện nay, Trung tõm cú 3 nơi phục vụ mượn tài liệu về nhà, đú là phũng phục vụ bạn đọc chung, phũng phục vụ bạn đọc Khoa học Xó hội Nhõn văn và Khoa học Tự nhiờn, phũng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ.
Cỏc kho mượn về nhà hiện nay chiếm một số lượng tài liệu rất lớn. Cụ thể như sau:
Phũng phục vụ bạn đọc chung: 32.162 tài liệu.
Phũng phục vụ bạn đọc Khoa học Xó hội Nhõn văn và Khoa học Tự nhiờn: 125.554 tài liệu.
Phũng phục vụ bạn đọc Ngoại ngữ: 48.612 tài liệu.
Hàng thỏng bỡnh quõn cú khoảng 35.000 lượt bạn đọc đến mượn tài liệu của Trung tõm và số tài liệu được phục vụ là trờn 50.000 lượt. Vỡ vậy yờu cầu đặt ra đối với cỏn bộ thư viện ở Trung tõm là phải cú kế hoạch chuẩn bị thu hồi tài liệu và cung cấp một cỏch hợp lý.
Để cải tiến phương phỏp làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho NDT rỳt ngắn thời gian chờ đợi, Trung tõm đó ỏp dụng cụng nghệ mó vạch vào việc mượn và trả tài liệu. Cỏc phũng mượn đều đó được trang bị mỏy tớnh và đầu đọc mó vạch, tất cả tài liệu đều đó được dỏn mó vạch, toàn bộ thẻ thư viện của NDT đều đó được nhập CSDL và được mó húa. Tại cỏc nơi cho mượn, khi họ đó tỡm được tài liệu, cỏn bộ thủ thư chỉ cần thực hiện những thao tỏc nghiệp vụ hết sức đơn giản, nhanh gọn và cú độ chớnh xỏc cao. Việc ỏp dụng cụng nghệ mó vạch vào quỏ trỡnh mượn và trả tài liệu đó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và cụng sức cho cỏn bộ thư viện và NDT.
- Dịch vụ trả tài liệu.
Tài liệu mượn phải được trả đỳng hạn và đỳng nơi quy định (tài liệu mượn khu vực nào phải trả đỳng khu vực đú). Nếu tài liệu trả quỏ hạn 1 ngày thỡ 10 ngày sau NDT sẽ bị khúa thẻ thư viện.
K50 Thụng tin- Thư viện 41
Trong trường hợp Trung tõm tiến hành kiểm kờ sẽ cú thụng bỏo thu hồi tài liệu vỡ mục đớch kiểm kờ, đồng thời đề nghị bạn đọc trả tài liệu đỳng thời hạn quy định.
- Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
Phục vụ đọc tại chỗ là cụng việc mang tớnh truyền thống của cỏc trung tõm thụng tin – thư viện. Đõy là dịch vụ cơ bản cung cấp tài liệu gốc nhằm giỳp người dựng tin thỏa món nhu cầu thụng tin của mỡnh.
Tại Trung tõm tài liệu ở phũng đọc rất đa dạng và phong phỳ, ngày càng được bổ sung khỏ đầy đủ về mụn loại. Để đỏp ứng nhu cầu tài liệu của đụng đảo bạn đọc, Trung tõm đó ỏp dụng cả hai phương thức: đọc tại chỗ qua thủ thư (đối với kho đúng) và đọc tại chỗ theo phương thức tự phục vụ (đối với kho mở).
Phương thức mượn đọc tại chỗ qua thủ thư được ỏp dụng cho những kho tài liệu cú khối lượng lớn, chủ yếu là tài liệu tham khảo. Phương thức phục vụ này trỏnh được sự mất mỏt và khụng gõy xỏo trộn tài liệu trong kho, tuy nhiờn lại hạn chế khả năng tiếp cận trực tiếp lựa chọn tài liệu của NDT, mất nhiều thời gian tỡm kiếm.
Trung tõm đó xõy dựng kho mở cho những kho tài liệu tra cứu, bỏo tạp chớ, … Tài liệu trong kho mở được sắp xếp theo khung phõn loại DDC. Theo quy định của Trung tõm, bạn đọc khi vào phũng đọc kho mở phải xuất trỡnh thẻ tại quầy thủ thư, khụng mang mũ nún, tỳi cặp, tài liệu riờng vào phũng đọc.
Bạn đọc lấy khụngquỏ 2 cuốn sỏch, hoặc 1 loại bỏo, tạp chớ cho 1 lần sử dụng. Chỉ được mượn tiếp tài liệu mới khi đó trả tài liệu cũ vào đỳng nơi quy định.
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ theo phương thức tự phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho họ trong quỏ trỡnh khai thỏc tỡm kiếm thụng tin, xúa đi
K50 Thụng tin- Thư viện 42
bức tường ngăn cỏch giữa kho tin và bạn đọc, thu hỳt NDT đến thư viện nhiều hơn.
Đọc tại chỗ là hỡnh thức dịch vụ được nhiều NDT sử dụng và ưa thớch. Cỏc phũng đọc đều được tổ chức dưới hỡnh thức kho mở và đều được ứng dụng cụng nghệ thụng tin, họ cú thể tra tỡm tài liệu thụng qua OPAC. 2.3.2.2. Dịch vụ truy cập INTERNET
Đõy là loại dịch vụ mới của Trung tõm. Bạn đọc được sử dụng mỏy tớnh để vào mạng nhằm khai thỏc, tỡm kiếm thụng tin phục vụ mục đớch học tập và nghiờn cứu khoa học. Khụng vào những trang Web cú nội dung khụng lành mạnh, NDT muốn sao chộp thụng tin từ Internet phải được sự đồng ý của người cỏn bộ.
Những năm trước, Trung tõm tổ chức dịch vụ này miễn phớ cho người dựng tin. Nhưng từ năm 2003 đến nay, do yờu cầu thu phớ của Đại học Quốc gia Hà Nội nờn dịch vụ này của Trung tõm đó thu phớ là 1.000 vnđ/1 giờ sử dụng. Hiện nay Trung tõm cú 2 phũng mỏy phục vụ loại hỡnh dịch vụ này với tổng số 50 mỏy vi tớnh nối mạng phục vụ nhu cầu cho NDT. Họ cú thể truy nhập vào cỏc trang web hoặc cú thể sử dụng e-mail để trao đổi thụng tin thụng qua cổng Z39.50. Số lượt người dựng tin sử dụng dịch vụ này ở trung tõm tớnh trung bỡnh khoảng 100 –150 người/ ngày.
Dịch vụ khai thỏc INTERNET là một loại hỡnh dịch vụ mới, cú nhiều tiện ớch, tuy nhiờn vẫn cũn những mặt hạn chế như thụng tin trờn mạng khụng được kiểm soỏt, dẫn đến tỡnh trạng người dựng tin truy cập vào những trang web khụng lành mạnh. Để hạn chế điều này, Trung tõm đó cú nhiều biện phỏp kết hợp với Viện Cụng nghệ Đại học Quốc gia Hà Nội xõy dựng bức tường lửa, đồng thời lưu ý cỏn bộ phải thường xuyờn kiểm tra, nhắc nhở và ngăn chặn.
K50 Thụng tin- Thư viện 43
2.3.2.3.Dịch vụ đa phương tiện
Tài liệu đa phương tiện là nhúm tài liệu mà thụng tin được lưu trữ trờn những vật mạng tin đặc biệt. Muốn khai thỏc, sử dụng những tài liệu này phải cần một số thiết bị phự hợp.
Tại cỏc phũng phục vụ bạn đọc của Trung tõm cú cỏc phũng đa phương tiện để phục vụ việc sử dụng cỏc loại tài liệu dưới dạng CD-ROM, VCD, DVD , VIDEO, CASSETTES liờn quan đến cỏc mụn học đang được giảng dạy và nghiờn cứu khoa học tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Tại cỏc phong đa phương tiện người dựng tin cú thể sử dụng:
Xem cỏc chươngtrỡnh ti vi của 22 kờnh truyền hỡnh trong nước và quốc tế.
Xem cỏc loại băng hỡnh về khoa học cụng nghệ, lễ hội, văn húa,… Tra cứu dữ liệu trờn đĩa CD – ROM.
Dựng tài liệu Microfilm, Microfich.
Dịch vụ đa phương tiện của Trung tõm cú ý nghĩa hỗ trợ rất lớn đối với cụng tỏc NCKH, giảng dạy và học tập của cỏn bộ giảng viờn cũng như sinh viờn. Đặc biệt khi Đại học Quốc gia Hà Nội tiến hành đào tạo theo phương thức tớn chỉ, dịch vụ này của Trung tõm càng trở nờn hữu ớch và cần thiết hơn.
Vị trớ lưu trữ của cỏcthiết bị đa phương tiện:
- Phũng đọc Thượng Đỡnh 336 đường Nguyễn Trói, Thanh Xuõn, Hà Nội
- Phũng đọc Ký tỳc xỏ Mễ Trỡ, Đường Lương Thế Vinh, Hà Nội
Việc sử dụng cỏc trang thiết bị sẽ được sự hỗ trợ, hướng dẫn của cỏn bộ thủ thư làm việc tại phũng.
K50 Thụng tin- Thư viện 44
2.3.2.4.Dịch vụ PHOTOCOPY
Dịch vụ này cũn cú tờn gọi khỏc là dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc cho NDT, trong trường hợp họ muốn cú tài liệu để sử dụng lõu dài, hoặc những tài liệu đú khụng được mượn về nhà.
Trong nhiều năm Trung tõm đó cú dịch vụ photocopy phục vụ nhu cầu của người sử dụng. Trong quỏ trỡnh tỡm kiếm, đọc tài liệu, họ phỏt hiện ra những thụng tin cần thiết cho mỡnh và cú nhu cầu photocopy: cần trỡnh bày với cỏn bộ thủ thư làm việc tại phũng và ghi phiếu yờu cầu. Thụng tin trờn phiếu yờu cầu bao gồm: Tờn bạn đọc, cơ quan trực thuộc, Tờn tài liệu cần photocopy, số trang tài liệu cần photocopy. Phớ dịch vụ này thu theo quy định hiện hành của Trung tõm.
Tuy nhiờn hiện nay, do yếu tố kinh phớ và hạch toỏn kinh doanh, đồng thời để đảm bảo duy trỡ dịch vụ này , Trung tõm đó đó tiến hành cho đấu thầu dịch vụ này giỏ cả luụn thống nhất và do Trung tõm kiểm soỏt.
2.3.2.5. Dịch vụ trao đổi thụng tin - Dịch vụ hỏi –đỏp thụng tin
Hỏi – đỏp thụng tin là một dịch vụ được thực hiện nhằm đỏp ứng nhu cầu thụng tin của người dựng tin tại Trung tõm. Hiện nay, dịch vụ này mới chỉ dừng lại ở việc hướng dẫn tra cứu thụng tin. Cỏn bộ thư viện tại cỏc phũng phục vụ bạn đọc là những người trực tiếp trả lời cỏc cõu hỏi của người dựng tin.
Xuất phỏt từ những yờu cầu cụ thể của NDT, Trung tõm thường tổ chức cỏc lớp giới thiệu về thụng tin – thư viện, hướng dẫn cỏch sử dụng thư viện, cỏch tra cứu tỡm tin truyền thống và tự động húa.
K50 Thụng tin- Thư viện 45
Dịch vụ này theo kế hoạch của phũng phục vụ bạn đọc tiến hành mỗi kỳ mộtlần. Song thực tế, dịch vụ này chưa được tổ chức thường xuyờn và đầy đủ.
Hiện nay dịch vụ này thường được tổ chức nhõn cỏc ngày lễ trong năm. Mục đớch của hoạt động này là tạo cơ hội để đụng đảo người dựng tin tiếp xỳc trực tiếp với cỏc nhà khoa học, nhà văn, nhà thơ,… Từ đú, họ cú cơ hội được trực tiếp trao đổi thụng tin. Mặt khỏc, qua hội nghị cỏn bộ thư viện cú điều kiện tiếp xỳc trực tiếp với NDT, lắng nghe những ý kiến phản hồi cũng như những nguyện vọng của họ để Trung tõm cú những giải phỏp cải tiến khụng ngừng nõng cao chất lượng cỏc sản phẩm và dịch vụ thụng tin, đỏp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của NDT.
2.3.2.6. Dịch vụ cung cấp thụng tin theo yờu cầu đặt trước
Đõy là loại dich vụ cung cấp cỏc thụng tin cú nội dung và hỡnh thức đó được xỏc định chủ động và định kỳ tới người dựng tin, tại Trung tõm dịch vụ này do phũng Thụng tin – Nghiệp vụ đảm nhiệm. Mục đớch giỳp NDT nắm bắt nhanh chúng, đầy đủ và toàn diện những thụng tin mới nhất về cỏc lĩnh vực mà họ quan tõm.
Bản chất của dịch vụ là trờn cơ sở diện nhu cầu đó được NDT xỏc lập trước, phũng Thụng tin – Nghiệp vụ triển khai cỏc hoạt động nhằm cung cấp những thụng tin phự hợp với nhu cầu của họ.
Trong những năm qua, Phũng Thụng tin – Nghiệp vụ đó cung cấp thụng tin tư liệu cho nhiều đề tài nghiờn cứu khoa học với hàng ngàn thư mục và hàng ngàn trang tài liệu sao từ bản gốc trong kho tư liệu của Trung tõm và cỏc cơ quan thụng tin thư viện khỏc.
Dịch vụ này tương đối ổn định, liờn tục, thường xuyờn thu thập được ý kiến phản hồi từ phớa người sử dụng, gúp phần giỳp Trung tõm cú biện phỏp
K50 Thụng tin- Thư viện 46
nõng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mỡnh và được đụng đảo NDT ủng hộ.
2.3.2.7. Dịch vụ tra cứu tin
Dịch vụ tra cứu tin nhằm mục đớch cung cấp cho NDT những thụng tin phự hợp với yờu cầu của họ theo cỏc dấu hiệu đó cú như kho