II. Hướng dẫn chi tiết
b. Ký duyệt công văn đi
Thực hiện vai trò lãnh đạo, được thực hiện như sau:
Bước 1: Kiểm tra menu “Công văn chờ duyệt”
Hình 21: Chọn VB cần duyệt Click vào công bốđể xác nhận Chọn văn bản cần duyệt
45
Bước 2: click biểu tượng
Hình 22: Menu duyệt công văn
Bước 3: Xác nhận thao tác duyệt bằng cách click vào biểu tượng
46
Thông báo duyệt thành công:
Hình 24: Thông báo duyệt thành công
c. Phản hồi: sẽ bổ sung vào hệ thống khi phát hành phiên bản chính thức.
2.2 Công văn đi:
2.2.1 Hướng dẫn thao tác cho nhân viên văn thư:
a. Đăng nhập:
Tương tự mục II.1.
b. Tạo công văn đi
Giả sử Tổ văn thư của TVU được yêu cầu gửi quyết định với trích yếu “Về việc thực hiện tin học hóa công tác hành chính văn phòng” cho Nguyễn Văn A –Giám đốc Sở Thông tin Truyền thông tỉnh, được thầy Ban giám hiệu ký vào ngày 12/03/2012 và gửi vào ngày 15/03/2012, VB cần gửi đi khẩn và phải tuyệt mật, nội dung quyết định
có 5 trang, được Như Thảo scan và lưu dưới dạng tập tin có tên là nghi_quyet_TH_hoa.pdf, gửi đi một bản và lưu lại phòng Hành chánh Tổ chức một bản.
47 Như Thảo – Tổ văn thư thực hiên thao tác sau để lưu trữ Quyết định này vào eDesk.
Bước 1: Đăng nhập eDesk.
Bước 2: Chọn menu “Công văn đi”:
Hình 25: Thêm mới công văn đi – Bước 2
Bước 3: Click chọn biểu tượng
Hình 26: Thêm mới công văn đi – Bước 3
Chọn mục công
48
Bước 4: Thực hiện điền đầy đủthông tin vào các trường:
Hình 27: Thêm mới công văn đi – Bước 4
Bước 5: click vào biểu tượng để hoàn thành thao tác.
49
c. Trình ký
Trước khi VB được gửi đi, VB phải được lãnh đạo đơn vị thông qua, do đó nhân viên văn thư phải thực hiện thao tác trình ký. Với eDesk, thao tác này được thực hiện tương tựnhư thao tác trình ký ở mục II.2.c.
2.2.2 Hướng dẫn thao tác dành cho lãnh đạo
a. Đăng nhập
Tương tự mục II.1.
b. Ký duyệt công văn đi
Tương tự mục II.3.b.