Công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe – ‘Global Ayrton TNI embedded’
technology), được thành lập tại Thành phố Hồ Chí Minh vào tháng 06 năm 2007, là chi nhánh duy nhất tại Việt Nam của công ty cổ phần GEENSYS, một trong những công ty hàng đầu tại Pháp về lĩnh vực phát triển hệ thống phần mềm nhúng, điều khiển điện tử
và các giái pháp hệ thống mạng trong xe hơi. Công ty GEENSYS có tất cả 3 công ty con được thành lập vào các thời điểm khác nhau từ năm 2000 cho đến nay (Bulgarie –
2004, Trung Quốc – 2006 và Việt Nam – 2007).
Trong đó chi nhánh tại Việt Nam có khoảng 40 nhân viên làm việc trực tiếp trong các dự án công nghệ thông tin, 5 nhân viên làm trong lĩnh vực hành chính phục vụ cho các dự án trong công ty. Về nhân viên làm việc trực tiếp trong các dự án công nghệ thông tin, 20% là sinh viên mới ra trường và 80% nhân viên còn lại có kinh nghiệm trải đều từ 2 đến hơn 10 năm.
3.1.2 Lĩnh vực hoạt động
Công ty cổ phần Cổng Công Nghệ (GATe technology), chi nhánh kỹ thuật nghiên cứu và phát triển tại Thành phố Hồ Chí Minh tham gia hoàn toàn vào quá trình phát triển và kiểm tra chất lượng các công cụ hàng đầu được thiết kế bởi Geensys như: Reqtify,
ControlBuild, RT Builder và Autosar Builder. Ngoài ra, công ty còn tham gia vào quá trình thiết kế, triển khai thực hiện, và kiểm định phần mềm nhúng được dành cho các ngành công nghiệp giao thông vận tải (hàng không, ô tô) hay y tế. Về mảng phát triển hệ thống điều khiển công nghiệp, công ty tham gia xây dựng những hệ thống dựa trên mô hình mạng kết hợp với cơ sở dữ liệu và công nghệ giao tiếp người dùng tiên tiến nhất là những phần của dự án được thực hiện tại Việt Nam.
3.1.3 Chiến lược của công ty
GATe technology được thành lập ở Việt Nam với mục đích mở rộng thị trường của Geensys sang khu vực Đông Nam Á, tìm kiếm khách hàng mới, bên cạnh đó họ xem
đây là nơi tiếp nhận những đơn hàng quan trọng trong khu vực, lập trình và phát triển các ứng dụng phần mềm với đội ngũ nhân viên trẻđầy tài năng và sự sáng tạo.
Với chiến lược tập trung vào sản phẩm và dịch vụ khách hàng để đạt được doanh thu và lợi nhuận cao nhất, GATe technology không ngừng phát triển và hoàn thiện các ứng dụng phần mềm cũng như các dịch vụ tư vấn kỹ thuật, thiết kế, bảo trì những sản phẩm
mà mình cung cấp cho khách hàng.
3.1.4 Sứ mệnh của công ty
Sứ mệnh công ty được gắn liền với 5 giá trị cốt lõi, đó chính là điểm nhấn khác biệt của GATe với các đối thủ cạnh tranh khác, tạo nên sự tin tưởng và tôn trọng của khách hàng. 5 giá trị cốt lõi (Core values) đó chính là nền tảng cho sự phát triển của công ty – bản sắc chung của toàn thể nhân viên từ đó giúp nhân viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả và chất lượng nhất. Đồng thời điều đó cũng giúp nhân viên trở nên gần gũi hơn đối với khách hàng và cộng đồng.
- Hướng khách hàng: Tất cả mọi hoạt động của công ty nhằm mang đến sự hài lòng và thỏa mãn cao nhất của khách hàng với quy trình quản lý linh hoạt; quy
trình hoạt động luôn được cải tiến và hoàn thiện theo từng cấp bậc; quy trình hoạt động luôn được từng nhân viên chuyên môn nắm vững và áp dụng triệt để; hệ thống quản lý rõ ràng
- Quản lý rủi ro: Luôn đảm bảo hoàn thành đúng cam kết, mọi tai nạn và rủi ro đều
được khắc phục mà không ảnh hưởng đến lịch trình công việc đã cam kết.
- Chính sách và trách nhiệm: Vai trò, chính sách và trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên được xác định 1 cách rõ ràng;
- Nỗ lực triệt để: Công ty liên tục phát triển và cải tiến quy trình hoạt động, liên tục cập nhật và nắm bắt các kỹ thuật mới nhất nhằm đảm bảo phát hiện và giải quyết tất cả các vấn đề ngay cả khi nó chưa xảy ra. Tính cam kết giữa từng cá
nhân và công ty chính là chìa khóa cho sự thành công chung;
- Tôn trọng và chân thành: Trong nội bộ của công ty, sự tôn trọng – tính đồng đội và tình bạn luôn được đề cao và luôn được ủng hộ tuyệt đối. Do môi trường làm việc toàn cầu và đa văn hóa, công ty luôn sẵn sàng chấp nhận sự khác biệt và học hỏi nhằm nâng cao hiệu suất và mang đến thành công cuối cùng của doanh nghiệp.
3.2 Thực trạng công ty hiện nay 3.2.1 Điểm mạnh
GATe là một trung tâm nghiên cứu và phát triển của công ty mẹ GEENSYS của Pháp nên có thể dễ dàng tiếp cận, cập nhật, tìm hiểu và thực hiện các kỹ thuật mới nhất, đặc biệt là trong lĩnh vực phần mềm nhúng, Automotive, Defense and Industrial... Nhờ vào chếđộ lượng thưởng và đãi ngộ tốt, GATe đã tuyển được nhiều nhân viên, chuyên gia có trình độ và kỹ năng cao từ các công ty phần mềm khác ở Việt Nam.
3.2.2 Điểm yếu
Do công ty mẹ GEENSYS vừa trải qua một đợt cải tổ nghiêm trọng cũng như do định hướng thị trường sai lầm từ cấp lãnh đạo dẫn đến tình trạng lỗ trong năm tài chính 2008-2009. Việc thay đổi lãnh đạo từ công ty mẹđã ảnh hưởng khá nhiều đến tình hình tài chính và tình hình các dự án tại Việt Nam của GATe. Ngoài ra, vấn đề giao tiếp giữa các kỹ sư, chuyên gia từ Pháp và Việt Nam luôn là vấn đề nan giải mà GATe luôn phải đối diện vì trình độ tiếng Anh của cả hai phía ít nhiều còn hạn chế trong khi số kỹ
sư Việt Nam biết tiếng Pháp lại rất ít (chỉ có 3 nhân viên trên tổng số 40 nhân viên có thể giao tiếp bằng tiếng Pháp). Thêm vào đó, do công ty chủ yếu nhận dự án từ công ty mẹ nên không có được sự chủđộng trong kế hoạch kinh doanh, không khai thác được thị trường Việt Nam – vì thị trường Việt Nam không có dự án phù hợp với điểm mạnh của công ty. 1 vấn đề nan giải khác chính là sự chênh lệch về múi giờ giữa Pháp và Việt Nam là hơn sáu tiếng (buổi chiều Việt Nam ~ buổi sáng bên Pháp) nên việc thư từ
qua lại hoặc giao tiếp giữa 2 phía gặp nhiều bất lợi, khiến cho nhân viên bên phía Việt Nam đôi lúc phải làm thêm giờ chính do sư chênh lệch về giờ giấc này.
3.2.3 Cơ hội
Hiện nay, có nhiều dự án lớn (DIAMUX, eNOVE, PL7...) đang được thảo luận và chuẩn bị đưa về Việt Nam thực hiện. Nếu tất cả theo dự định, GATe sẽ có đủ nguồn thu nhập và công việc cho ba năm kế tiếp. Thêm vào đó, nhà đầu tư mới vào công ty mẹ GEENSYS – Sherpa giúp cho tình hình tài chính của công ty sẽ được cải thiện
đáng kể. Công ty mẹ đã ký một hợp đồng ghi nhớ với các nhà sản xuất chip lớn (Freescale, ST Micro and NEC) nhằm phát triển giao diện tượng trưng cấp thấp cho các vi xử lý. GEENSYS đã và đang trở thành một thành viên quan trọng trong việc phát triển và ứng dụng của liên minh Autosar – đây là dự án rất lớn cho nghành công nghiệp xe hơi được chính phủ Pháp trực tiếp tài trợ và đỡ đầu. Về môi trường trong nước, Việt Nam luôn ưu tiên cho các công ty kỹ thuật cao, định hướng ngành công
nghệ thông tin là ngành phát triển mũi nhọn với nguồn nhân lực kỹ thuật cao dồi dào từ
các trường đại học: Bách Khoa ~ 600 kỹ sưđiện tử, công nghệ thông tin ra trường mỗi năm; tương tự cho trường đại học Khoa hoc tự nhiên …
3.2.4 Thách thức
Thách thức quản lý chất lượng trước nhiều dự án lớn, đảm bảo thời gian chất lượng và giảm thiểu rủi ro. Phân bổ công việc, và nhân viên giữa các dự án là một thách thức thật sự của GATe technology. Khủng hoảng kinh tế đã trôi qua, nhiều cơ hội nghề
nghiệp hơn với các khoản lương thưởng hấp dẫn từ các công ty cạnh tranh cũng là một thách thức lớn cho GATe.Làm thế nào để đảm bảo chi phí hoạt động cho phép và giữ
chân các nhân viên tốt trước sự mời gọi của đối thủ là một bài toán rất khó. Xây dựng
đội ngũ kỹ sư trẻ kế thừa, tiếp thu và phát triển kinh nghiệm, kỹ năng, kỹ thuật từ các nhóm có kinh nghiệm tại Việt Nam và Pháp.
CHƯƠNG IV. NHẬN DIỆN CÁC VẤN ĐỀ VỀ
QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT
Trong chương IV này, tôi xin phép được nêu ra những vấn đề mà công ty GATe technology đang gặp phải trong giai đoạn từ khi thành lập năm 2007 cho đến nay.
Đồng thời đó, tôi xin phép được trình bày các giải pháp để giải quyết các vấn đề được nêu ra.
4.1 Vấn đề về quản lý thời gian: 4.1.1 Thực trạng:
Trong số 7 dự án hiện tại của công ty GATe technology thì đã có đến 6 dự án bao gồm công việc kiểm tra chất lượng phần mềm. Công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm bao giờ cũng là công đoạn cuối cùng của 1 vòng đời sản phẩm. Ngày giao sản phẩm là cố định, chính vì thế công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm bao giờ cũng là công
đoạn chịu nhiều áp lực về thời gian nhất.
Theo thống kê của công ty GATe technology trong đánh giá chất lượng dự án cuối năm 2012, 4 trên 7 dự án thường xuyên đòi hỏi nhân viên phải tăng ca vào ban đêm, thứ
bảy, chủ nhật hoặc ngày lễ. Trong 3 dự án còn lại thì 1 dự án không tham gia vào công
đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm, 2 dự án còn lại đều là dự án nội bộ của công ty nên áp lực về thời gian là không cao. Trong 4 dự án thường xuyên đòi hỏi nhân viên phải tăng ca thì dự án dẫn đầu là dự án PL7.
Nhánh dự án tại Việt Nam tham gia vào dự án PL7 với 2 công đoạn chính: gia công phần hiển thị cho phần mềm yêu cầu và kiểm tra chất lượng phần mềm của dự án. Theo kế hoạch được vạch ra từđầu dự án, công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm là công
cho bộ phận lập trình. Tuy nhiên, do những vấn đề trục trặc dẫn đến sự trễ nãi từ các công đoạn trước nên công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm thông thường chỉ còn từ
2 đến 2.5 tuần.Với cùng 1 khối lượng công việc, thời điểm giao sản phẩm cho khách hàng là không thể thay đổi thì để đảm bảo được chất lượng và thời gian, công ty buộc phải yêu cầu nhân viên làm việc tăng ca.
4.1.2 Nguyên nhân:
Nguyên nhân chính của việc phải yêu cầu tăng ca liên tục như vậy là do nhánh dự án bên Việt Nam không nắm bắt kịp thông tin về các vấn đềđang xảy ra tại các công đoạn khác để kịp thời có phương án xử lý cho phù hợp về mặt con người và thời gian.
Theo báo cáo của các trưởng nhóm của dự án PL7 vào cuối từng giai đoạn của dự án thì họ không hề nắm bắt được thông tin về các vấn đề đang gặp phải tại các công đoạn khác 1 cách kịp thời. Chỉ đến khi gần kết thúc công đoạn đó mà vấn đề chưa được giải quyết và cần đến sự hỗ trợ của các nhóm khác hoặc sự hỗ trợ từ phía lãnh đạo thì những vấn đề đó mới được thông báo rộng rãi cho các nhóm khác trong cùng dự án. Cũng theo báo cáo của trưởng nhóm dự án PL7 tại Việt Nam, nhóm dự án thực hiện công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm bao giờ cũng là nhóm được cập nhật thông tin cuối cùng bởi vì đây là công đoạn cuối cùng nên những thông tin về các vấn đề đang diễn ra trong dự án ở các công đoạn chỉ được thông báo cho những công đoạn liên quan gần đó. Chính vì vậy mà chỉ đến khi gần đến công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm thì trưởng nhóm dự án tại Việt Nam mới biết được sự trễ nải tại các công
đoạn trước đó và ảnh hưởng đến tiến độ, công việc của công đoạn tại Việt Nam.
4.1.3 Hệ quả:
Với việc thường xuyên bị trễ nải từ các công đoạn trước đó, công đoạn kiểm tra chất lượng phần mềm thường xuyên rơi vào tình trạng: thời gian bắt đầu 1 giai đoạn của dự
án thì khá là nhàn hạ, chỉ tập trung chủ yếu vào việc tạo dựng các trường hợp kiểm tra, tạo các mẫu báo cáo và đọc tài liệu; càng vào thời điểm cuối của 1 giai đoạn thì lại
được yêu cầu tăng ca, làm việc cật lực để bù đắp phần thời gian đã mất của các công
đoạn trước cho kịp thời hạn giao sản phẩm.
Tuy nhiên theo thống kê của dự án PL7, trong tất cả 12 lần đã giao sản phẩm cho khách hàng thì có 2 lần (tức chiếm 16.67% tổng số lần giao sản phẩm) phải giao sản phẩm trễ hẹn cho khách hàng và điều đó làm cho khách hàng không hài lòng về sự uy tín của công ty.
4.1.4 Dữ liệu phân tích:
4.1.4.1Phương pháp lấy dữ liệu:
- Thực hiện việc phỏng vấn giám đốc kỹ thuật cũng là quản lý trực tiếp dự án PL7 tại Việt Nam. Ngoài ra, thực hiện phỏng vấn 4 trưởng dự án khác (Diamux, Enov, Autosar và Control Build) để biết chính xác khả năng nắm bắt thông tin của họ về dự án giữa các bộ phận với nhau hay giữa các nhánh dự án với nhau tổng cộng là phỏng vấn trực tiếp 5 trưởng dự án của 5 dự án lớn nhất công ty trên 7 dự án hiện có
- Các câu hỏi được đặt ra trong quá trình phỏng vấn: o Nhóm dự án tại Việt Nam làm công việc gì?
o Trong dự án này, có bao nhiêu nhóm tham gia? Các nhóm tham gia thuộc
bao nhiêu quốc gia?
o Các nhóm họp với nhau như thế nào? Tần suất họp là bao lâu?
4.1.4.2Kết quả thống kê:
Dự án / Công việc
PL7 Diamux Enov Autosar Control
Build Lập trình phần mềm x x x x Kiểm tra chất lượng phần mềm x x x x
Bảng 4.1 – Công việc được thực hiện tại Việt Nam
Dự án PL7 Diamux Enov Autosar Control
Build Số quốc gia tham gia (chi tiết) 4 (Đức, Pháp, Bulgarie, Việt Nam) 2 (Pháp, Việt Nam) 2 (Pháp, Việt Nam) 2 (Pháp, Việt Nam) 2 (Pháp, Việt Nam)
Dự án PL7 Diamux Enov Autosar Control build Cách tổ chức họp Khi có vấn đề quan trọng Thông báo bằng e- mail Thông báo vấn đề cần thiết tại chỗ do ít người Khi có vấn đề quan trọng Khi có vấn đề quan trọng Tần suất Bất định Không họp Bất định Bất định Bất định Bảng 4.3 – Cách thức tổ chức họp và tần suất 4.1.4.3Kết quả phân tích: 0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 PL7 Enov ControlBuild Số nước tham gia dự án Số công việc tại Việt Nam
Biểu đồ 4.1 – Số lượng các quốc gia tham gia vào dự án và số lượng công việc được giao về Việt Nam
Đa phần các dự án đều có ít nhất 2 quốc gia tham gia phát triển (Pháp và Việt Nam), trong đó dự án PL7 có đến 4 quốc gia tham gia (Đức, Pháp, Bulgarie và Việt Nam)
nhưng số lượng công việc giao về Việt Nam không nhiều và những công việc đó đa phần đều nằm ở công đoạn cuối nên áp lực về thời gian là rất lớn cũng như sự chậm trễ
từ các công đoạn trước đó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công việc và tinh thần của người lao động. Vì vậy để giải quyết vấn đề này, công ty cần tìm ra phương án để
có được thông tin cập nhật từ phía các nhóm khác trong cùng dự án, từđó có được các phương án chuẩn bị cho công việc và tinh thần của các thành viên trong nhóm.
4.1.5 Giải pháp: Hàng ngày Scrum