V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Lê Ng ọc Quỳnh Lam
4.4.1 Giai đoạn 1: Lập kế hoạch
Để triển khai thành cơng mơ hình VMI địi hỏi phải lập kế hoạch và chuẩn bị tích cực. Qui trình chuẩn bị cho sự hợp tác cung cấp một quá trình thực hành tốt nhất để thực hiện triển khai mơ hình VMI.
Hình 4.6 Trình tự cơng việc trong giai đoạn lập kế hoạch
− Đầu tiên là xây dựng một danh sách các nhà cung cấp hiện tại để tìm ra đối tác tiềm năng.
Bảng 4.17 Danh sách các nhà cung cấp tiềm năng triển khai mơ hình VMI
Số thứ tự Tên nhà cung cấp Loại hàng Số năm hợp tác
Tiềm năng hợp tác VMI
1 Cơng ty TM KT B.F.C Việt Nam Vít 7 Cĩ
2 Cơng ty TM KT Đỉnh Triều Vít 4 Cĩ
3 Cơng ty TM Anadal Vít 3 Cĩ
4 Cơng ty TM Bremick Vít 0 Cĩ
− Các nhà cung cấp được lựa chọn theo tiêu chí được xác định. Nếu nhà cung cấp đồng ý hợp tác, mục tiêu và kỳ vọng chung phải được thảo luận và xác định cụ thể. Đây là một phần của hợp đồng hợp tác hoặc một thỏa thuận nguyên tắc.
Bảng 4.18 Các tiêu chí đề nghị bước đầu để lựa chọn đối tác triển khai VMI
Số thứ tự Tiêu chí lựa chọn Tài liệu tham khảo
1 Tổng quan tiềm năng, qui mơ hoạt động của nhà cung cấp
2 Sẵn sàng cho sự hợp tác triển khai VMI 3 Chất lượng dịch vụ tin cậy
4 Chất lượng hàng hĩa 5 Giá cả hợp lý Phụ lục C - Đánh giá nhà cung cấp
Nội dung một hợp đồng nguyên tắc thực thi VMI thường bao gồm các phần chính như bảng sau:
Bảng 4.19 Các nội dung chính cần thỏa thuận trong hợp đồng VMI
STT Nội dung chính Triển khai nội dung
1 Phạm vi cơng việc
- Nhà cung cấp nhận thơng báo đặt hàng từ BlueScope và cĩ kế hoạch sản xuất, tồn kho và giao hàng theo các điều
khoản và điều kiện nêu trong hợp đồng này.
2
Nhà cung cấp quản lý tồn kho (VMI)
- Thuật ngữ "nhà cung cấp quản lý hàng tồn kho" hoặc "VMI" sẽ cĩ nghĩa là hàng tồn kho của sản phẩm ký gửi. - BlueScope sẽ cung cấp cho Nhà cung cấp dự báo hàng tháng. Nếu dự báo của BlueScope được xác nhận, Nhà cung cấp sẽ nổ lực để sắp xếp các đơn hàng và cung cấp cho BlueScope sản phẩm, hàng hĩa đủ đáp ứng yêu cầu dự báo của BlueScope.
- BlueScope cung cấp kho bãi an tồn và tách biệt để lưu trữ và xử lý sản phẩm, hàng hĩa.
3 Sản phẩm được áp dụng
- Nêu chi tiết sản phẩm được áp dụng triển khai mơ hình tồn kho VMI
4 Hiệu lực hợp đồng
- Hai bên đồng ý triển khai hệ thống VMI trong khoảng thời gian của hợp đồng này.
5 Trách nhiệm hàng hĩa
- Người mua sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các rủi ro về mất mát hoặc hư hại đối với sản phẩm từ bất kỳ nguyên nhân, bao gồm cả hao hụt về số lượng, trộm cắp, hư hỏng. - BlueScope nên mua bảo hiểm hàng hĩa cho tất cả hàng VMI được lưu trữ trong kho trong suốt quá trình triển khai VMI
6
Đối chiếu hàng hĩa và thủ tục thanh tốn
- Kiểm tra, đối chiếu số lượng để quyết tốn được hai bên thực hiện vào ngày cuối cùng của tháng, tuy nhiên, nhà cung cấp cĩ quyền yêu cầu BlueScope cung cấp số liệu tồn kho bất kỳ lúc nào hoặc yêu cầu được kiểm tra hàng hĩa cả về số lượng và chất lượng
- Số lượng thực tế sử dụng sẽ được hai bên đồng ý và xuất hĩa đơn tài chính để phục vụ cho vấn đề thanh tốn
7 Chuyển giao quyền sở hữu
- Hàng hĩa chỉ được chuyển giao quyền sở hữu thật sự khi nhà cung cấp xuất hĩa đơn hàng và chuyển giao quyền sở hữu cho BlueScope.
8 Giá cả
- Là giá bán từ nhà cung cấp cho BlueScope với hình thức: + Giá khơng đổi trong suốt thời gian triển khai VMI
+ Giá được điều chỉnh theo giá thực tế khi xuất hĩa đơn tài chính nhưng khơng được chênh lệch quá +/-5% so với giá cơ sở
9 Chỉ tiêu đo lường (KPIs)
- Tùy vào thỏa thuận của hai bên để đưa ra các chỉ tiêu đo lường phù hợp. Thơng thường, hợp đồng VMI ở giai đoạn đầu triển khai cần cĩ các chỉ tiêu sau:
+ Cam kết thời gian giao hàng (leadtime) + Cam kết chất lượng
+ Cam kết cung cấp hàng hĩa đầy đủ theo mức tồn kho thỏa thuận giữa hai bên
10 Qui trình thực hiện
- Qui trình thực hiện nên được cam kết bằng thỏa thuận hợp đồng để đảm bảo sự rõ ràng về trách nhiệm cũng như duy trì sự hợp tác lâu dài.
- Qui trình này nên bao gồm: qui trình mua hàng, qui trình/ cách thức trao đổi, truy xuất dữ liệu, qui trình giao hàng, qui trình kiểm tra đối chiếu, qui trình thanh tốn...