V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Lê Ng ọc Quỳnh Lam
4.4.2 Giai đoạn 2: Triển khai
- Qui trình mua hàng
Trước khi áp dụng VMI, nhà cung cấp khơng chính thức cĩ dữ liệu đơn hàng của người mua. Qui trình đặt hàng truyền thống là BlueScope gởi từng đơn hàng riêng lẻ để nhà cung cấp chuẩn bị và giao hàng.
Khi áp dụng VMI, nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý tồn kho, vì vậy, nhà cung cấp cĩ thể truy xuất vào một phần hệ thống tồn kho của BlueScope để kiểm tra, quản lý tồn kho sản phẩm của mình. Trong hầu hết các thỏa thuận VMI, trao đổi thơng tin dữ liệu qua cổng dữ liệu điện tử EDI hoặc qua trang web hoặc ít nhất là qua email. Nếu mức tồn kho giảm đến mức thỏa thuận, nhà cung cấp phải bổ sung ngay lượng hàng đến cho BlueScope. Điều này thể hiện quá trình đặt hàng và kiểm sốt tồn kho đang thuộc trách nhiệm và vai trị chính của nhà cung cấp.
Hình 4.7 Qui trình mua hàng trong VMI
- Tiếp nhận hàng hố.
Sau khi nhận hàng hĩa từ nhà cung cấp, khách hàng tiến hành kiểm tra hàng hĩa về chất lượng và số lượng theo đã nêu trong qui trình đặt hàng. Nếu khơng cĩ bất thường xảy ra, khách hàng tiến hành thủ tục nhập kho và lưu trữ tại kho khách hàng. Tại thời điểm này, khách hàng cĩ trách nhiệm với hàng hĩa được lưu trữ trong kho của mình. Tuy nhiên, quyền sở hữu hàng hĩa vẫn thuộc về nhà cung cấp cho đến khi khách hàng chính thức nhận hàng hĩa và hệ thống quản lý tồn kho của khách hàng, thời điểm này, khách hàng trở thành chủ sở hữu của hàng hĩa.
- Thủ tục hĩa đơn và thanh tốn
Sau khi bàn giao quyền sở hữu hàng hĩa, nhà cung cấp sẽ xuất hĩa đơn tài chính cho BlueScope. Tuy nhiên, khác với qui trình mua hàng truyền thống là BlueScope sẽ nhận hĩa đơn ngay sau khi nhà cung cấp giao hàng, thay vào đĩ, trên cơ sở thỏa thuận thường là theo hàng tháng, nhà cung cấp sẽ tổng hợp, kiểm kê hàng hĩa và xuất hĩa đơn trên cơ sở sản lượng hàng tháng hoặc theo khoản thời gian thỏa thuận. BlueScope đối chiếu hĩa đơn và các phiếu giao hàng, phiếu xuất kho và số liệu hệ thống để xác nhận chứng từ thanh tốn cho nhà cung cấp.
Hình 4.9 Qui trình thủ tục hĩa đơn và thanh tốn