2.6.1 Sắp xếp
2.6.1.1 Sắp xếp trín một trường
Sắp xếp lă việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật tự năo đó. Kết quả của việc sắp xếp giúp ngƣời dùng có thể quan sât đƣợc tốt hơn dữ liệu trín bảng, tất nhiín muốn quan sât bảng dữ liệu theo trƣờng năo phải thực hiện sắp xếp bảng theo dữ liệu trƣờng ấy. Muốn sắp xếp cơ sở dữ liệu đầu tiín mở cơ sở dữ liệu vă thực hiện câc thao tâc sau:
Bƣớc 1: Đặt con trỏ lín trƣờng (cột) muốn sắp xếp;
Bƣớc 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trín thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần hoặc - sắp xếp giảm dần.
Chúng ta sẽ thu đƣợc kết quả nhƣ mong muốn.
2.6.1.2 Sắp xếp trín nhiều trường
Mở bảng trong chế độ Datasheet rồi thực hiện lệnh
Hình 2.24. Sắp xếp trín nhiều trường
Trong hăng Sort: Chọn tiíu chuẩn sắp xếp.
Trong hăng Criteria: Chọn điều kiện sắp xếp (nếu có).
2.6.2 Lọc dữ liệu
a. Lọc không điều kiện
Chúng ta có thể lọc dữ liệu trong bảng, hay truy vấn để hiển thị chỉ một mẩu tin chứa dữ liệu theo ý muốn, mở cơ sở dữ liệu vă thực hiện theo câc bƣớc sau:
Bƣớc 1: Nhấp dữ kiện mă chúng ta muốn dùng lăm chuẩn để lọc
Bƣớc 2 Nhấp biểu tƣợng lệnh Filter / Selection trín thanh Toolbar. Access sẽ hiển thị tất cả câc mẩu tin mă ta đê chọn câc mẩu tin còn lại bị khuất.
Bƣớc 3: Khi bạn xem xong câc mẩu tin đê lọc, nhấn biểu tƣợng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc
b.Lọc có điều kiện
Chúng ta có thể lọc dữ liệu trong bảng, hay truy vấn bằng chức năng Filter (Lọc) để tìm vă hiển thị câc mẩu tin trong bảng, Form, truy vấn theo ý muốn. Khi lọc bằng Form, chúng ta cần chỉ định rõ chỉ tiíu cần dùng để lọc câc mẩu tin. , mở bảng dữ liệu vă thực hiện theo câc thao tâc sau:
Văo menu Home/ Filter/ Advanced Filter/ Sort….
Hình 2.25. Thao tâc chọn Advanced Filter/ Sort….
Hình 2.26. Đặt điều kiện trích lọc dữ liệu vă sắp xếp
Bƣớc 1: Tại cửa sổ Datasheet Chọn trƣờng cần lọc
Bƣớc 2: Tại menu Home / Filter/ chọn Selection/chọn câch lọc.
Bƣớc 3 Khi bạn xem xong câc mẩu tin đê lọc, nhấn biểu tƣợng lệnh Toggle Filter để gỡ bỏ chế độ lọc
2.6.3 Tìm kiếm
Access cho phĩp ta tìm kiếm vă thay thế cho hăng loạt dữ kiện bằng tính năng tự động trong bảng dữ liệu
Bƣớc 1: Đặt con trỏ lín vùng tin chứa dữ kiện cần thực hiện vă chọn lệnh Replace từ menu Home, xuất hiện hộp thoại sau:
Hình 2.27. Bảng tìm kiếm vă thay thế
Bƣớc 2: Nhập dữ kiện cần tìm tren khung Find What.
Bƣớc 3:Nhấp chọn tín Table hay tín vùng tin cần thực hiện việc tìm kiếm trong khung Look in
Bƣớc 4: Chọn một dạng tìm kiếm tren khung Search: All: Tìm tất cả trín bảng
Up: Tìm từ vị trí con trỏ trở lín
Down: Tìm từ vị trí con trỏ trở xuống Bƣớc 5: Chọn một trong hai thông số:
- Thông số Match Case khi cần tìm dữ kiện trong bảng chính xâc với dữ kiện nhập văo trín khung Find What.
- Thông số Match Whole Field khi cần tìm dữ kiện trong bảng đúng từ không cần chính xâc, không phđn biệt chữ hoa chữ thƣờng với dữ kiện nhập văo trín khung Find What.
Bƣớc 6: Nhấn nút Find Next Access sẽ thực hiện việc tìm kiếm vă khi phât hiện dữ kiện trong bảng giống dữ kiện nhập văo trong khung Find What, nó sẽ tự động chuyển chỉ bâo mẩu tin hiện hănh tiếp tục nhấn cho đến mẩu tin cuối cùng trong bảng vă Access sẽ xuất hiện một bảng thông bâo, nhấp Ok để hoăn thănh.
Bƣớc 7: Nhấn nút Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace
BĂI TẬP
Băi 1:Tạo một Database có tín banhang.mdb Tạo bảng có tín lă HOADON có cấu trúc sau
Field Name Data type Field Size Descrition
SoHD Number Integer So hoa don
MaKH Text 2 Ma khach hang
MaSP Text 5 Ma san pham
Ngay Date/time ngay
LoaiVT Text 1 Loai vat tu
Soluong Number Integer So luong
Dongia Number Long Integer Don gia
HTTT Text 2 Hinh thuc thanh toan
Yíu cầu:
1. MaSP chỉ nhập 3 ký tự đầu in hoa, hai ký tự còn lại lă ký số bất kỳ 2. Trƣờng ngăy chọn Short Date
3. Vùng Số lƣợng yíu cầu phải nhập số lƣơng lớn hơn 0, nếu vi phạm bâo lỗi (ta phải nhập số lớn hơn 0)
4. HTTT chọn Data Type lă Lookup Wizard để nó trở thănh một Combo Box cho trƣờng năy với câc giâ trị lă TM, TP, NO
5. Chọn SoHD lă thuộc tính duy nhất (Primary key)
6. Thuộc tính Default Value của trƣờng LoaiVT gõ chữ X
7.Mở chế độ DataSheet View để nhập dữ liệu cho Table theo nội dung nhƣ sau:
8. Thay đổi độ rộng của câc cột sao cho phù hợp với dữ liệu trong bảng. Lƣu dữ liệu vừa nhập lại
9. Mở lại bảng HOADON ở chế độ Datasheet View vă cho biết có bao nhiíu mẫu tin, mẫu tin đang hiện hănh lă mẫu tin số bao nhiíu?
10. Hêy chọn mẫu tin số 7 lăm mẫu tin hiện hănh 11. Hêy chọn mẫu tin cuối cùng lăm mẫu tin hiện hănh Tạo Bảng KHACHHANG có cấu trúc sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaKH Text 2 Ma khach hang
TenKH Text 25 Ten khach hang
Diachi Text 25 Dia chi
Phone Text 7 Dien thoai
Vùng MaKH quy định nhập 2 ký tự hoa Chọn MaKH lăm Primary Key
Nhập dữ liệu cho Table có nội dung sau
Hình 2. 25. Thông tin chi tiết bảng KHACHHANG
Tạo bảng SANPHAM có nội dung sau:
Chọn vùng MaSP lăm khóa
Nhập nội dung cho Table SANPHAM có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Description
MaSP Text 5 Ma san pham
TenSP Text 25 Ten san pham
DVT Text 6 Don vi tinh
Hình 2. 26. Thông tin chi tiết bảng SANPHAM
Tạo bảng HOSONV có nội dung sau:
Field Name Data type Field Size Descrition
MaNV Text 4 Ma nhan vien
Holot Text 18 Ho lot
Ten Text 10 Ten
DalapGD Yes/No Da lap gia dinh
TDVH Text 2 Trinh do van hoa
Phainam Yes/No Yes lă nam, No lă nu
LCB Number Luong co ban
Ngaysinh Date/Time Ngaysinh
Ngayvaolv Date/Time Ngay vao lam viec
Socon Number So con
Hinh OLE Object Lay hinh tu Clip Art
Chọn MaNV lăm Primary Key
Nhập nội dung cho Table sau:
Yíu cầu:
1. Sắp xếp thứ tự cột MaNV theo thứ tự giảm dần, sau đó sắp xếp tăng dần 2. Sắp xếp thứ tự cột tín theo thứ tự tăng dần, nếu trùng thì sắp xếp Holot theo thứ tự giảm dần
3. Dùng chức năng Filter để lọc câc thông tin thỏa mên câc yíu cầu sau: - Hiển thị những mẫu tin có phâi lă nữ
- Hiển thị những mẫu tin có Holot lă Nguyen - Hiển thị những mẫu tin có tín lă Cuc
- Hiển thị những mẫu tin có tín lă Anh vă Thu - Hiển thị những mẫu tin có tín bắt đầu lă chữ T
- Hiển thị những mẫu tin lă phâi nữ vă có lƣơng căn bản ≤ 310
- Hiển thị những mẫu tin có ngăy sinh nằm trong khoảng 01/01/1970 đến 02/03/1978
- Hiển thị những mẫu tin có thang sinh lă 3 - Hiển thị những mẫu tin có năm sinh lă 1975
- Hiển thị những mẫu tin có 2 ký tự đầu của MaNV lă TH - Hiển thị những mẫu tin không phải ở phòng Tin học
4. Dùng chức năng Find để tìm kiếm những mẫu tin thỏa mên những yíu cầu sau:
- Tìm những mẫu tin có phâi lă nam - Tìm những mẫu tin có họ lă Trần - Tìm những mẫu tin có thâng sinh lă 9 - Tìm những mẫu tin có năm sinh lă 1983
- Tìm vă thay thế những mẫu tin có lƣơng căn bản lă 290 vă thay bằng 310 Băi 2: Sử dụng tập tin BANHANG.mdb
Dùng chức năng Relationships để tạo liín kết giữa câc chức năng sau:
Tạo mối liín kết giữa hai Table sau:
Hình 2.29.Liín kết giữa câc bảng 2
Băi 3: Xđy dựng CSDL Quản lý lƣơng cân bộ một cơ quan có cấu trúc sau:
Hình 2.30. Quản lý lương cân bộ
Yíu cầu :
- Thiết kế cấu trúc câc bảng một câch phù hợp : kiểu dữ liệu câc trƣờng; trƣờng khoâ; thuộc tính Lookup vă câc thuộc tính khâc
- Thiết lập quan hệ cùng câc thuộc tính đảm bảo toăn vẹn dữ liệu cho câc quan hệ
- Nhập dữ liệu nhƣ sau : + 4 phòng ban
+ 5 loại chức vụ + 20 hồ sơ cân bộ.
Băi 3
Truy vấn dữ liệu (Query) Giới thiệu:
Truy vấn lă một công cụ cho phĩp đặt cđu hỏi với dữ liệu trong bảng dữ liệu trong CSDL.
Dùng truy vấn giúp việc xem, thím, xóa bỏ hoặc thay đổi dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Access của ta dễ dăng hơn. Một văi lý do khâc nín dùng truy vấn:
+ Tìm nhanh dữ liệu cụ thể bằng câch lọc theo tiíu chí cụ thể (điều kiện). + Tính toân hoặc tóm tắt dữ liệu
+ Tự động hóa tâc vụ quản lý dữ liệu nhƣ xem lại dữ liệu mới nhất trín cơ sở định kỳ.
Ta nhận đƣợc một bộ tùy chọn truy vấn vững khi ta lăm việc với cơ sở dữ liệu Access trín mây tính, nhƣng ứng dụng web Access cung cấp một số tùy chọn truy vấn Hiển thị dƣới đđy. Để biết thím thông tin về ứng dụng web Access, loại mới của cơ sở dữ liệu ta thiết kế với quyền truy nhập vă phât hănh trực tuyến, hêy xem tạo ứng dụng Access.
Mục tiíu:
- Biết đƣợc khâi niệm vă phđn loại truy vấn dữ liệu. - Hiểu câc câch tạo truy vấn.
- Sử dụng đƣợc công cụ QBE vă ngôn ngữ SQL để tạo ra câc truy vấn. - Nghiím túc, cẩn thận trong quâ trình thiết kế truy vấn.
Nội dung chính: 3.1 Khâi niệm truy vấn
3.1.1 Khâi niệm
Truy vấn lă một công cụ cho phĩp đặt cđu hỏi với dữ liệu trong bảng dữ liệu trong CSDL.
Loại truy vấn thông dụng nhất lă truy vấn chọn (Select Query ). Với kiểu truy vấn năy chúng ta có thể xem xĩt dữ liệu trong câc bảng, thực hiện phđn tích vă chỉnh sửa trín dữ liệu đó, có thể xem thông tin từ 1 bảng hoặc có thể thím nhiều trƣờng từ nhiều bảng khâc nhau.
Ví dụ:
Cho 2 bảng dữ liệu KHOHANG (MAHANG, TENHANG, GIA) BANHANG(MAHANG, TENKHACH, SOLUONG, NGAYMUA). Hêy hiển
thị những khâch hăng mua hăng trong thâng 7 bao gồm câc thông tin: MAHANG, TENHANG,GIA, TENKHACH.
Sau khi thực hiện truy vấn, dữ liệu thỏa mên yíu cầu đƣợc rút ra vă tập hợp văo một bảng kết qủa gọi lă Dynaset (Dynamic set). Dynaset cũng hoạt động nhƣ 1 bảng (Table) nhƣng nó không phải lă bảng vfa kết quả khi hiển thị có thể cho phĩp sửa đổi.
Một loại bảng thể hiện kết quả truy vấn khâc lă Snapshot, nó tƣơng tự nhƣ dynaset tuy nhiín không thể sửa đổi thông tin ( Nhƣ truy vấn Crosstab....).
3.1.2 Sự cần thiết của truy vấn
Khi đứng trƣớc một vấn đề năo đó trong CSDL, nếu sử dụng công cụ truy vấn thì có thể thực hiện đƣợc câc yíu cầu sau:
+ Sự lựa chọn câc trƣờng cần thiết. Lựa chọn những bản ghi + Sắp xếp thứ tự câc bản ghi
+ Lấy dữ liệu chứa trín nhiều bảng khâc nhau trong Cơ Sở Dữ liệu + Thực hiện câc phĩp tính
Sử dụng truy vấn lăm nguồn dữ liệu cho một Form (Form), bâo câo (report) hoặc một truy vấn khâc (Query ).
+ Thay đổi dữ liệu trong bảng.
3.2 Phđn loại truy vấn 3.2.1 Câc loại truy vấn 3.2.1 Câc loại truy vấn
+Select Query : Truy vấn chọn
+ Crosstab Query : Truy vấn tham khỏa chĩo (Thể hiện dòng vă cột) + Truy vấn tạo bảng (make table Query )
+ Truy vấn nối (append Query ) + Truy vấn cập nhật ( Update Query)
+ Truy vấn xóa dữ liệu ( Delete Query ) SQL Query : Truy vấn đƣợc viết bởi ngôn ngữSQL.
Trong đó Select Query lă truy vấn quan trọng nhất vì Select query lă loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khâc nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ:
- Đƣa ra thông tin chi tiết bảng lƣơng thâng 8; - Đƣa ra danh sâch cân bộ lă Đảng viín;
- Đƣa ra thông tin chi tiết về câc hoâ đơn bân ra trong ngăy hôm nay; - Đƣa ra doanh thu bân hăng của một thâng năo đó;
- …
Tất cả những yíu cầu dạng nhƣ vậy (đƣa ra một danh sâch kết quả) đều có thể sử dụng SELECT query để đâp ứng. Mỗi yíu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một Select query đâp ứng; mỗi query sẽ có một tín gọi (nhƣ câch đặt tín bảng dữ liệu); query sau khi đê tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại đƣợc cấu trúc cũng nhƣ nội dung; qui trình để đâp ứng mỗi yíu cầu trín nhƣ sau: tạo một query đâp ứng đƣợc câc yíu cầu thi hănh query đê tạo để thu nhận kết quả.
3.2.2 Câc chế độ hiển thị truy vấn
- Cửa sổ thiết kế truy vấn (Design view).
Trong chế độ năy, ngƣời sử dụng có thể tạo, sửa chữa một truy vấn năo đó. Măn hình truy vấn chứa hai phần, phần thứ nhất chứa câc bảng (hoặc truy vấn) tham gia truy vấn, phần thứ hai gọi lă vùng lƣới QBE (Query By Example).
- Cửa sổ hiển thị truy vấn (DataSheet view). Sử dụng chế độ năy để xem kết quả.
- Cửa sổ lệnh SQL (SQL view).
Sử dụng chế độ năy để xem mê lệnh của truy vấn đang tạo
3.2.3 Tạo truy vấn
3.2.3.1 Tạo một truy vấn mới
Bƣớc 1: Từ cửa sổ Database, click văo menu Create, Bấm chọn Query Design
Bƣớc 2: Trong bảng Show Table chọn tables để hiển thị câc bảng, chọn câc bảng tham gia văo truy vấn vă nhấn nút Add, sau đó nhấn Close. (Nếu chọn Queries thì hiển thị truy vấn, chọn both thì hiển thị cả truy vấn vă bảng dữ liệu).
Bƣớc 3: Đƣa câc trƣờng từ câc bảng văo tham gia truy vần bằng câch kĩo câc trƣờng vă thả văo hăng Field trong vùng lƣới QBE.
Trong hang Sort: Sắp xếp dữ liệu ( nếu có)
Trong hăng Criteria đặt tiíu chuẩn ( nếu có). Lƣu truy vấn
Hình 3.2. Khai bâo thông tin cho Query
Chú ý: Mỗi truy vấn có :
+ Tối đa 32 bảng tham gia. Tối đa 255 trƣờng
+ Kích thƣớc tối đa cảu bảng dữ liệu ( do truy vấn tạo ra) lă 1 gigabyte. Số trƣờng dung lăm khóa sắp xếp tối đa lă 10
+ Số truy vấn lồng nhau tối đa lă 50 cấp.
+ Số ký tự tối đô trong ô của vùng lƣới lă 1024.
+ Số ký tự tối đa trong dòng lệnh SQL lă 64000. Số ký tự tối đa trong tham số lă 255.
3.2.3.2 Câc thao tâc với truy vấn
Câc trƣờng trong truy vấn sẽ hiển thị theo thứ tự nhƣ xuất hiện trong vùng lƣới QBE.
a. Thay đổi thứ tự của trƣờng
Đƣa con trỏ văo thanh chọn sao cho con trỏ biển thănh hình mũi tín trỏ xuống Click để chọn trƣờng. Drag để thay đổi vị trí
b. Xóa trƣờng
Đƣa con trỏ văo thanh chọn sao cho con trỏ biến thănh hình mũi tín trỏ xuống Click để chọn trƣờng
Nhấn phím delete (Nếu muốn xoâ tất cả câc trƣờng trong vùng lƣới QBE: chọn Home/Delete)
c. Lăm việc với vùng lƣới QBE
Muốn biết tín trƣờng hiện tại trong vùng lƣới QBE lă của tín bảng năo, tại chế độ Design View ngƣời sử dụng thực hiện bấm View
d. Xem kết quả truy vấn
Tại cửa sổ thiết kế truy vấn thực hiện chọn Menu Design/View hoặc chọn Menu Design /Run
e. Đổi tiíu đề cột trong truy vấn
Đổi tín tiíu đề cột trong truy vấn mục đích lă lăm cho bảng kết xuất dễ đọc hơn (Trừ khi đê quy định thuộc tính Caption).
Muốn đổi tiíu đề cột thực hiện câc bƣớc sau:
Bƣớc 1: Mở truy vấn ở chế độ Design View. Sau đó chọn văo bín trâi ký tự đầu tiín của tín trƣờng trong vùng lƣới QBE
Bƣớc 2: Gõ văo tín mới, theo sau lă dấu 2 chấm(:) Ví dụ:
Hình 3.3. Ví dụ đổi tiíu đề cột trong truy vấn
f. Định thứ tự sắp xếp
Có thể sử dụng nhanh trong chế độ datasheet View .
Có thể tạo sắp xếp trong khi thiết kế truy vấn bằng câch chọn Ascending (tăng dần) hoặc Descending (giâm dần) trong hăng Sort của vùng lƣới QBE .
* Chú ý: Nếu có nhiều trƣờng định vị sắp xếp thì theo thứ tự ƣu tiín từ trâi