* Khái niệm:
- Thông tin quản lý là tất cả những thông tin được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định quản lý hoặc giải quyết các vấn đề, nhiệm vụ cụ thể trong quá trình quản lý.
- Thông tin trong quản lý là một tíến trình 2 chiều giữa người gửi và người nhận thông điệp thông qua các kênh nhằm thiết lập sự hiểu biết chung.
- Thông tin là yếu tố đảm bảo cho sự chỉ đạo trực tiếp của các nhà quản lý cấp cao, các nhà giám sát đối với các cấp quản lý cũng như sự chỉ đạo của các nhà quản lý cấp cơ sở đối với thành viên của mình.
- Thông tin là yếu tố cần thiết đảm bảo sự tác động của các chủ thể quản lý đến các khách thể thông qua các hành động nhằm đạt mục tiêu. Từ các đơn vị sản xuất kinh doanh đến các cơ quan quản lý Nhà nước đều đòi hỏi phaỉ có thông tin để đưa ra các quyết định cụ thể về giá, về cạnh tranh, thị trường.
- Thông tin là một nguồn lực quan trọng có vai trò quyết định của tổ chức. Ví dụ: Một doanh nghiệp có đầy đủ các yếu tố: tài chính mạnh, đội ngũ công nhân, kỹ sư lành nghề, có đủ trình độ, khả năng, có các nhà quản lý được đào tạo tốt nhưng thiếu thông tin về trị trường, giá cả, về Nhà nước thì doanh nghiệp đó không thể ttòn tại và phát triển.
- Thông tin là một loại nguồn lực có giá trị và có sức mạnh hơn rất nhiều so với vật chất. Ví dụ: các thông tin tình báo, quân sự, kinh tế. Một thông tin được xử lý của điệp viên có thể ngăn chặn được sự tấn công của cả một mặt trân; một thông ti về sản phẩm mới đem lại cho doanh nghiệp khối lượng lợi nhuận cao gấp đôi… Điều đó khó có thể lượng hoá về vật chất như những loại hàng hoá theo nghĩa hẹp của nó.
Vấn đề cốt lõi của vai trò thông tin trong một tổ chức không phải ở khía cạnh có thông tin mà quan trọng là vấn đề xử lý và sử dụng thông tin như thế nào.
Thông thường thông tin được sử dụng vào nhiều mục đích: + Xây dựng và phổ biến các mục tiêu.
+ Lập kế hoạch.
+ Tổ chức và quản lý các nguồn lực trong nội bộ tổ chức. + Lựa chọn, đánh giá, đề bạt cán bộ.
+ Lãnh đạo, hướng dẫn. + Kiểm tra hoạt động.
Vai trò của thông tin trong quản lý thể hiện rõ nhất qua hệ thống kiểm soát hoạt động của một tổ chức. Trong tổ chức, nhiều câu hỏi cần được trả lời theo nguyên lý
khẳng định hay phủ định. Vấn đề cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi “có” hay “không” có ý nghĩa rất lớn đói với các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định nhằm can thiệp vào quá trình hoạt động của tổ chức, đảm bảo đạt tới mục tiêu của tổ chức đã đề ra. Thông qua hoạt động kiểm soát và dựa trên các nguồn thông tin có được, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định nhằm đạt tới mục tiêu.
Câu 21: Trình bày khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức? Trình bày nội dung cơ bản của cơ cấu tổ chức trực tuyến và điều kiện để vận dụng cơ cấu này?
a. Khái niệm:
* Khái niệm Tổ chức:
Tổ chức được hiểu như là một thực thể, một hệ thống của những nỗ lực của hai hay nhiều người trên một lĩnh vực nhất định nhằm đi đến một mục tiêu chung. Tính hệ thống của tổ chức cũng có nghĩa là là một sự kết hợp có tổ chức. Tổ chức là một thực thể sống, vận động và phát triển. Thuật ngữ tổ chức theo nghĩa này là chỉ một tổ chức cụ thể như doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị - xã hội.
Theo một cách tiếp cận khác, tổ chức được hiểu theo 2 nghĩa:
- Thứ nhất, Tổ chức là một thể chế, một cơ quan, một tổ chức được thiết lập ra nhằm những mục đích cụ thể (bệnh viện, trường học, cơ quan Nhà nước…). Tổ chức ra đời là một tất yếu nhằm để giải quyết những loại hình mục tiêu rất phức tạp, bảo vệ những giá trị cần thiết của xã hội, giúp con người tạo ra được sự thay đổi và quản lý được những sự thay đôi đó. Tổ chức cũng là những yếu tố của sự ổn định. Tổ chức cũng chính là các nguồn chức nghiệp quan trọng cho con người trong phát triển. Cách tiếp cận này của tổ chức là nghiên cứu các cấu trúc bên trong (tĩnh) của tổ chức.
- Thứ hai, Tổ chức được tiếp cận theo quan điểm quá trình hay còn gọi là quá trình tổ chức, tức là nghiên cứu sự phân bố, phân công trong các thành viên của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu.
Theo nghĩa chung nhất, Tổ chức chính là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật sẽ không thể tồn tại nếu không có hình thức liên kết các yếu tố về nội dung của nó.
Tổ chức là nhóm cá nhân hợp tác với nhau dưới sự lãnh đạo của người quản lý để đạt mục tiêu.
Tổ chức là một kiểu hợp tác giữa những người có cân nhắc, có ý thức và có mục đích thống nhất.
Từ khi con người ra đời đã có sự hình thành tổ chức, đó là tổ chức xã hội của con người và nó ngày càng phát triển, hoàn thiện.
* Khái niệm cơ cấu tổ chức:
- Là một khái niệm chỉ cấu trúc của hệ thống bao gồm các bộ phận có mối quan hệ biện chứng với nhau. Nó mang tính chỉnh thể và tính trội cho hệ thống.
- Cơ cấu tổ chức chính thức: là một cơ cấu xác định bao gồm các bộ phận có mối quan hệ tương đối ổn định, các bộ phận này có chức năng nhiệm vụ xác định.
- Cơ cấu tổ chức phi chính thức: được hình thành tự nhiên từ trong cơ cấu tổ chức chính thức.