Kỹ năng giao tiếp chính là chìa khóa giúp bạn mở cánh cửa thành công. Trong cuộc sống hằng ngày hay trong công việc, chúng ta dành hầu hết thời gian để giao tiếp, từ việc viết CV, viết email, gọi điện cho khách hàng, viết báo cáo,… đến các cuộc đàm phán với đối tác, nói chuyện với đồng nghiệp,… Danh sách này vẫn còn kéo dài hơn. Chính vì thế, bạn cần phải hoàn thiện tốt những kỹ năng còn thiếu để nâng cao hình ảnh của mình qua giao tiếp. Vậy thì làm thế nào để đảm bảo rằng chúng ta đang giao tiếp theo cách hiệu quả và đạt được mục đích? Đó chính là lý do mà nguyên tắc 7C ra đời.
Nguyên tắc 7C được coi là quy tắc vàng giúp bạn nhận biết và phát triển kỹ giao tiếp tiếp của bản thân. Theo nguyên tắc 7C, bất kỳ một cuộc trò chuyện dù dưới hình thức nào cũng cần phải đảm bảo: Clear (rõ ràng), Concise (ngắn gọn, súc tích), Concrete (cụ
thể), Correct (chính xác), Coherent (chặt chẽ, mạch lạc), Complete (đầy đủ), Courteous (lịch sự, nhã nhặn).
Clear (rõ ràng):
- Đầu tiên, điều quan trọng là phải rõ ràng về mục đích của thông điệp bạn đang truyền tải. Người nhận nên biết lý do tại sao họ nhận được thông điệp và những gì bạn đang cố gắng đạt được bằng cách gửi nó. Nếu có nhiều mục tiêu, mỗi mục tiêu nên được trình bày riêng biệt.
- Thứ hai, điều cần thiết là nội dung của giao tiếp phải rõ ràng. Bạn nên tránh biệt ngữ, sử dụng ngôn ngữ đơn giản, sử dụng cấu trúc đơn giản và tập trung vào các điểm cốt lõi của thông điệp của bạn.
Ví dụ email có nội dung:
Chào chị Hương,
Em muốn viết cho chị một ghi chú nhanh về Hùng - người mà đang làm việc cùng phòng với chị. Anh ấy là một nhân viên rất giá trị, và em muốn nói chuyện với chị nhiều hơn về anh ấy khi anh có thời gian.
Thân ái, Hà Phương
Có thể thấy, Email đọc rất khó hiểu, chị Hương trong văn bản thâm chí còn không hiểu nội dung bạn muốn truyền đạt và có một số điều rất mập mờ, không rõ ràng sẽ khiến chị Hương phải hỏi thêm thông tin trước khi đồng ý hẹn gặp với bạn. Thay vì viết một đoạn email gây khó hiểu, mập mờ như thế bạn hãy viết:
Chào chị Hương
Em muốn gửi cho chị một ghi chú nhanh về anh Đỗ Minh Hùng- người đang làm việc cùng phòng với chị. Mấy tuần qua, anh ấy đã giúp đỡ phòng Marketing rất nhiều trong việc đảm bảo nhiều dự án đúng tiến độ.
Phòng Marketing bên em sắp tới sẽ có một dự án lớn và quan trọng, kéo dài trong vòng 2 tháng. Chúng em nhận thấy kiến thức cũng như kỹ năng của anh ấy chắc chắn sẽ có giá trị. Liệu chúng em có thể mời anh ấy tham gia vào dự án này? Em đánh giá rất cao cơ hội được nói chuyện với chị về điều này. Thời gian nào tốt nhất mà em có thể gọi cho chị để cùng mình thảo luận vấn đề này sâu hơn ạ? Hãy cho em biết sớm. Thân ái,
Hà Phương
Email trên có đầy đủ thông tin mà chị Hương cần biết.
Concise (ngắn gọn, súc tích)
Khi truyền đạt những thông điệp có tính chất này, điều quan trọng là phải đi vào trọng tâm và giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và đơn giản. Đừng sử dụng mười từ nếu bạn có thể sử dụng năm. Đừng lặp lại tin nhắn của bạn. Bạn càng nói nhiều, càng có nhiều nguy cơ nhầm lẫn. Hãy tránh rủi ro đó bằng cách chỉ tập trung vào những điểm chính mà bạn cần cung cấp. Bạn có thể loại bỏ các từ như “chẳng hạn”, “anh thấy đấy”, “rõ ràng”, “kiểu là”, “thật vậy”, “về cơ bản”, “ý tôi là”...
Concrete (cụ thể)
Nguyên tắc cụ thể có nghĩa là thông điệp của bạn phải rõ ràng và chính xác để người nhận có thể đọc hoặc nghe hiểu.
Khi định hình giao tiếp, bạn nên:
- Sử dụng các dữ liệu và số liệu cụ thể
- Chọn các từ ngữ sinh động
- Có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể
- Nói chính xác những điều bạn muốn nói
- Tránh nói thông tin không liên quan.
Correct (chính xác)
Trước khi gửi bất kỳ thông điệp nào, bạn phải đảm bảo rằng nó chứa các dữ liệu chính xác, gửi đúng thời điểm và đúng văn phong, ngữ pháp. Bất kì sai sót nào
trong chủ đề giao tiếp có thể tạo ra ấn tưởng xấu và gây nhầm lẫn cho người đọc. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả giao tiếp của bạn.
Điều này rất dễ xuất hiện khi bạn viết quá nhanh và không kiểm tra lại trước khi gửi, đặc biết thường sai trong CV xin việc hay trong Email. Bao gồm những lỗi sai cơ bản, dễ mắc phải: không viết hoa, viết lộn hoặc thừa ký tự, viết sai tiếng Anh, viết từ này nhưng nhầm sang từ khác,…
Coherent (chặt chẽ, mạch lạc):
Khi giao tiếp, cuộc hội thoại sẽ trở nên vô nghĩa nếu bạn nói một cách lộn xộn, không có định hướng rõ ràng. Người nghe sẽ đánh giá không tốt về kỹ năng của bạn. Tính mạch lạc có nghĩa là sự logic. Do đó, bạn nên sắp xếp nội dung, ý tưởng trước khi giao tiếp. Đồng thời, bạn hãy kết hợp cùng giọng đọc và nhịp điệu phù hợp.
Complete (đầy đủ)
Nguyên tắc đầy đủ là một trong những điều quan trọng nhất trong 7 chữ C của giao tiếp. Một giao tiếp hoàn chỉnh không để lại câu hỏi trong tâm trí người nhận, giúp đối phương có được những thông tin họ mong muốn và nếu có khả năng ứng dụng, người ta sẽ làm theo nó. Trước khi gửi thông điệp, bạn hãy đặt ra câu hỏi:
- Liệu thông điệp của bạn đã bao gồm “lời kêu gọi hành động” để người đọc hiểu rõ điều bạn muốn họ làm?
- Trong thông điệp, bạn đã đề cập các thông tin cần thiết như: thời gian, địa chỉ, tên người liên hệ,… chưa?
Ví dụ một bức thư giám đốc gửi cho bộ phận Marketing:
Gửi phòng Marketing,
Ngày mai sẽ có cuộc họp để thảo luận về sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Hãy đến đúng giờ.
Cảm ơn Minh Vũ,
Chúng ta có thể thấy bức thư trên không đề cập đến thời gian, địa điểm và cũng không có bất kỳ chương trình làm việc cụ thể. Những người nhận email sẽ phải viết lại hoặc gọi điện cho người viết để biết được thêm thông tin. Vậy, giám đốc cần phải viết như sau:
Gửi phòng Marketing,
Ngày mai sẽ có một cuộc họp diễn ra lúc 11 giờ sáng tại phòng họp nhân viên tầng 3 công ty X để thảo luận về sự kiện ra mắt sản phẩm mới. Chúng ta sẽ phải hoàn thiện bản thảo thư mời sự kiện vào ngày hôm sau. Hãy có mặt đúng giờ.
Cảm ơn, Minh Vũ
Courteous (lịch sự, nhã nhặn):
Đây là chữ C cuối cùng của nguyên tắc 7C. Giao tiếp không chỉ nằm ở nội dung hay cách thức mà nó còn cần thể hiện sự tôn trọng của bạn với người khác. Tính lịch sự là yếu tố giúp giao tiếp của bạn chuyên nghiệp và khiến người khác yêu thích bạn hơn.
Thận trong khi giao tiếp đặc biệt quan trọng, bạn hãy đặt mình vào vị trí của đối phương để hiểu được những gì họ mong muốn. Giao tiếp lịch sự là khi bạn cởi mở, thể hiện sự chân thành và trân trọng đối với người khác.
Lịch sự được thể hiện bằng lời nói và hành động: chào hỏi lễ phép, mỉm cười, thái độ vui vẻ hòa đồng, bắt tay,…
Trên đây là 7 nguyên tắc vàng giúp bạn chinh phục mọi giao tiếp. Hãy nhớ rằng ở bất kì vị trí nào, từ mọi ngành nghề như kinh doanh bán hàng hay ngồi văn phòng cũng đều yêu cầu mỗi người chúng ta phải học được cách giao tiếp. Một khi bạn đã học được cách giao tiếp tốt thì cũng đồng thời giống như việc bạn đã tự mở ra cơ hội phát triển cho chính bản thân mình.
KẾT LUẬN
“Kỹ năng giao tiếp” mang lại những giá trị và hiệu ứng tốt trong mối quan hệ giữa người với người. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ cải thiện các mối quan hệ, gìn giữ lâu dài và thoải mái hơn trong các mối quan hệ đó. Trong công việc, kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng trong các kỹ năng chúng ta cần học hỏi và hoàn thiện để đạt hiệu quả
tương tác với các đối tác khác nhau, thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm - kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mà mọi doanh nghiệp đều cần.
Kỹ năng giao tiếp tạo nên những đội nhóm mạnh thúc đẩy hiệu quả công suất công việc. Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc, mở rộng mối quan hệ với nhiều người. Nói chung, những lợi ích khi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt là vô cùng nhiều và mang đến cho bạn nhiều thuận lợi hơn. Vì vậy, để nâng cao kỹ năng giao tiếp cần bản thân tự vận động, học hỏi, quan sát. Ngoài ra còn phải không ngừng rèn luyện, trau dồi để vận dụng được tốt các kỹ năng này.
Hiện nay, thực trạng kỹ năng giao tiếp của sinh viên là một vấn đề đáng lo ngại trong xã hội hiện đại. Rất nhiều sinh viên không biết hoặc rất kém về kỹ năng giao tiếp. Điều này khiến các bạn dù ra trường với tấm bằng giỏi nhưng vẫn không xin được việc. Thậm chí còn gặp nhiều khó khăn trong công việc và cuộc sống. Bởi một số lý do điển hình như: Không biết cách giao tiếp, không ý thức được tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp, biết tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp nhưng tâm lý e ngại; thụ động, hay không chịu dành thời gian rèn luyện, trau dồi,... Thế hệ trẻ trong đó có học sinh, sinh viên chúng em cần phải ý thức nhiều hơn về việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp và các kỹ năng mềm khác, để sớm trang bị những kỹ năng đó.
Đặc biệt, chúng em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên bộ môn- Ths. Nguyễn Bảo Tuấn đã dạy dỗ, rèn luyện và truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Trong thời gian được tham dự lớp học của thầy, chúng em đã tiếp thu được nhiều kiến thức bổ ích và học tập được tinh thần làm việc hiệu quả.
Tuy cả nhóm đã cố gắng nhưng kiến thức và kỹ năng vẫn còn nhiều hạn chế, nên bài luận của chúng em còn nhiều thiếu sót. Chúng em xin được nhận những lời góp ý và chỉnh sửa từ phía thầy để bài làm của chúng em được hoàn thiện hơn và rút kinh nghiệm ở các bài luận sau.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!