Thuyết trình là một kỹ năng không thể thiếu đối với các bạn trẻ ngày nay. Trong đó, việc dẫn dắt và tạo ấn tượng ban đầu là một bước quan trọng để thu hút sự quan tâm của người nghe.
Cần đảm bảo rằng bạn được giới thiệu với người nghe một cách ấn tượng. Lời giới thiệu tốt sẽ tạo uy tín cho bạn, đồng thời kích thích người nghe có cảm giác trông chờ vào những điều bạn sắp trình bày. Bạn hãy tìm hiểu ai là người dẫn chương trình và cung cấp những thông tin cần thiết về bạn cho người đó. Ngoài ra bạn có thể yêu cầu người đó giới thiệu trình độ chuyên môn của bạn đối với chủ đề thuyết trình. Bạn hãy bắt đầu phần mở đầu một cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường và cố gắng không nhìn vào bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng không khí tự tin, cởi mở và lôi cuốn. Trước tiên, bạn nên cố gắng nhìn bao quát toàn bộ người nghe để thu hút mọi người chú ý vào bài thuyết trình.
Trong nhiều trường hợp, thay vì một tác phong trang trọng, bạn hãy bắt đầu bằng cách nói nên cảm nhận của mình khi đến với chương trình này. Những sự chia
52
sẻ chân tình của bạn sẽ kéo người nghe lại gần, đồng cảm và kết thúc là những tràng pháo tay nồng nhiệt.
Những cảm xúc chân thành của bạn, những tâm sự của bạn về một sự kiện là một đòn bẩy tâm lý giúp bạn chiếm trọn trái tim người nghe. Nhưng bạn hãy nhớ, đó phải là những cảm xúc thật, đừng giả bộ hay đóng kịch để đánh lừa người nghe như vậy sẽ phản tác dụng.
Một giọng nói truyền cảm, ấm áp, giàu sinh khí và một tác phong chuyên nghiệp cũng là một lợi thế tuyệt vời nếu bạn mong muốn trở thành một nhà thuyết trình chuyên nghiệp.
Bạn đã bao giờ quan sát Obama, Steven Job thuyết trình chưa? Bạn sẽ nhận thấy sự khác biệt trong cách mở đầu bài nói của họ. Tất nhiên, giọng nói là do thiên phú nhưng bạn vẫn có thể luyện rèn bên cạnh hàng ngày hoàn thiện tác phong chuyên nghiệp của mình.
53
Thuyết trình cũng là một hình thức giao tiếp trực tiếp với thính giả. Để đảm bảo hiệu quả của việc thuyết trình bạn cần chú ý các nguyên tắc giao tiếp trực tiếp, đặc biệt là nguyên tắc 5C:
§ Clear (rõ ràng): Thông điệp phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất. Như vậy, khi truyền đạt thông tin cần tránh dùng những từ ngữ hoặc những cách mã hóa khác một cách mập mờ, có thể hiểu theo hai hay ba cách khác nhau. Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp.
§ Complete (hoàn chỉnh): Thông điệp phải chứa đựng đầy đủ những thông tin cần thiết. Trên cơ sở đó quá trình trao thông tin sẽ được rút ngắn, nhờ cắt giảm được nhiều bước phản hồi không cần thiết, quá trình nhận thức và phối hợp hành động sẽ đạt được hiệu quả cao hơn.
§ Concise (ngắn gọn, súc tích): Thông điệp đầy đủ những nội dung cần thiết, nhưng phải ngắn gọn, súc tích, tránh dài dòng, rườm rà, chứa đựng những nội dung thừa, không cần thiết. Vì vậy, cần cân nhắc, chọn lọc thật kĩ lưỡng để có được những thông tin vừa đủ mà bạn muốn truyền đạt.
§ Correct (chính xác): Thông tin truyền đạt phải chính xác là nguyên tắc tối quan trọng để đảm bảo cho giao tiếp thành công. Thực tế đã chứng minh rằng: thông điệp càng chính xác thì giao tiếp càng hiệu quả. “Chính xác” ở đây bao hàm cả việc dùng từ ngữ; nêu sự kiện và con số chính xác đồng thời cả về khả năng thực hiện cam kết của mình.
§ Courteous (lịch sự): Hình thức thể hiện và phương pháp truyền đạt thông tin cũng rất quan trọng. Vì vậy, chọn cách truyền đạt lịch sự, nhã nhặn là thể hiện sự tôn trọng khán thính giả.
Một nhà khoa học có uy tín, một giảng viên giàu kinh nghiệm đến nhận một giảng đường mới. Sau khi vui vẻ vẫy tay chào và mời sinh viên ngồi xuống, người giảng viên mở đầu: “Hôm nay tôi đến đây để chia sẻ cùng các bạn
54
những kiến thức…”. Bằng hai chữ “chia sẻ” lịch sự, khiêm nhường, người giảng viên không hề làm giảm giá trị của mình, mà ngược lại, với hai chữ “chia sẻ” ấy, người giảng viên đã tạo được bầu không khí ấm áp, tin cậy trong giảng đường, các sinh viên cảm thấy được tôn trọng, nên hào hứng, chủ động tham gia học tập, thảo luận, sẵn sàng chia sẻ tâm tư, nguyện vọng, suy nghĩ với giảng viên, giúp cho buổi học thành công mỹ mãn.
Một giảng viên trẻ, mới từ nước ngoài về, bước vào giảng đường với vẻ mặt xa cách, và bắt đầu: “Hôm nay tôi đến đây để truyền dạy cho các anh, chị những kiến thức mới… các anh/ chị phải ... Người giảng viên không biết rằng: chỉ bằng mấy chữ “truyền dạy”, “phải” anh ta đã đào một hố sâu ngăn cách giữa mình với sinh viên. Sinh viên nhìn giảng viên đó với ánh mắt thiếu thiện cảm, không muốn hợp tác cùng anh ta, và bắt đầu xăm soi, “bới lông, tìm vết” để xem giảng viên có đáng mặt, có đủ trình độ để “truyền dạy” cho mình hay không? Không khí giảng đưởng trở nên ngột ngạt, vì đôi bên Thầy – Trò không thể xích lại gần nhau được. Và tất nhiên, buổi học không thể thành công như mong muốn.
Tóm lại, trong phần này cần có: § Đặt vấn đề
§ Xác định mục đích § Đề nghị (nếu có) § Bày tỏ quan điểm
Những hành động cần phải làm đối với thời điểm này là chào hỏi khán thính giả, giới thiệu bản thân (tên, chức vụ, trình độ, cơ quan, tổ chức …), giới thiệu chủ đề với mục đích và cách thức làm việc của buổi thuyết trình. Đây là cách mở đầu đơn giản nhất, nhằm cung cấp những thông tin thật sự cần thiết.
55
Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, ngay từ giây phút đầu tiên bạn đã phải tạo được sự ấn tượng. Ví dụ như khán thính giả quá đông và cách thức này khiến người nghe phải tập trung vào chủ đề hoặc vấn đề bạn đang thuyết trình rất thời sự và đang thu hút sự chú ý của nhiều người, cách mở đầu khiến người nghe tò mò muốn theo dõi quan điểm, hướng xử lý mà bạn đưa ra. Có các cách mở đầu như sau: § Mở đầu trực tiếp: giới thiệu trực tiếp vấn đề mà nội dung bài nói hướng đến § Mở đầu gián tiếp: đưa ra một luận đề nào đó rồi dẫn dắt người nghe đến với
chủ đề chính của bài thuyết trình.
Như vậy, để tạo được sự ấn tượng, người thuyết trình có thể sử dụng những hình ảnh, âm thanh, mẩu chuyện, các con số... để kích thích và làm tăng dần sự chú ý của người nghe nhưng không được lạm dụng. Trong phần mở đầu mục tiêu cần đạt được là:
- Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe.
- Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu.
- Tạo niềm tin
- Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết.
- Súc tích
Để đạt mục tiêu này, người thuyết trình cần phải thực hiện những yêu cầu của phần mở đầu như sau:
§ Hoan nghênh khán/thính giả, giới thiệu đôi nét về bản thân hoặc những người tham gia thuyết trình:
56
Có vài lời hoan nghênh, chào đón khán/thính giả dự buổi thuyết trình. Đôi lời giới thiệu về bản thân như: họ tên, chức danh, học hàm, học vị, thành tích và hiểu biết trong lĩnh vực sẽ thuyết trình v.v.., những điều này sẽ làm cho người nghe trân trọng, tin tưởng và chú ý lắng nghe.
§ Giới thiệu đề tài:
Tên đề tài, ý nghĩa, tầm quan trọng, mục đích buổi thuyết trình, phạm vi bài thuyết trình và lý do…
§ Giới thiệu dàn ý bài thuyết trình: để người nghe khái quát được. § Thỏa thuận cách thức trình bày: thời lượng, cách thức trao đổi … Một số cách thức mở đầu bài thuyết trình phổ biến:
* Tạo sự chú ý
Theo nghiên cứu của các nhà xã hội học thì chúng ta chỉ có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả bằng các hành vi phi ngôn từ và chúng ta chỉ có 4 phút đầu tiên để gây ấn tượng với thính giả bằng những nội dung chúng ta nói. Thính giả có tiếp tục nghe hay không phụ thuộc rất nhiều vào những giây phút đầu tiên và cách ta thu hút sự chú ý của họ ngay từ ban đầu. Đây là phần khó khăn nhất trong thuyết trình vì:
“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu” “Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”
Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau. Một số cách phổ biến là:
ü Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng “Cấu trúc thuyết trình”.
ü Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm.
57
ü Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn. Hãy thổi hồn vào những con số khô khan ta có thể thu hút được sự chú ý của thính giả.
ü Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình để có được sự đồng cảm của thính giả.
Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút sự chú ý của thính giả.
Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giản chỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau.
* Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:
Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó. Mục tiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công.
Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịch trình làm việc. Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt được từng nội dung của bài thuyết trình.
Sau đây là một vài ví dụ về những câu khái quát vấn đề:
Ví dụ 1:
Mục đích của bài thuyết trình là giúp các bạn trẻ xác định mục tiêu cho mình để thành công trong cuộc sống. Bài thuyết trình của tôi gồm 3 phần:
Phần 1: Tại sao phải đặt mục tiêu Phần 2: Kỹ năng đặt mục tiêu
58
Ví dụ 2:
Bài thuyết trình của tôi nhằm mục đích thuyết phục các anh chị áp dụng các biện pháp cải thiện tình hình công ty. Nội dung chính gồm 2 phần:
Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động Phần 2: Cắt giảm chi phí.
Trong thuyết trình, mở bài thành công có nghĩa là bạn đã thắng lợi một nửa. Vậy làm thế nào để có một mở đầu bài thuyết trình đi vào tâm trí người nghe? Sau đây là một số cách mở đầu ấn tượng cho một bài thuyết trình.
v Mở đầu bài thuyết trình bằng những câu hỏi bất ngờ
Mọi người thường có tâm lý tò mò và thích khám phá. Vì vậy, việc bạn mở đầu bài thuyết trình của mình bằng những câu hỏi bất ngờ sẽ có tác dụng kích thích tư duy và trí tưởng tượng của họ. Đồng thời phương pháp này còn có thể thu hút sự quan tâm của người nghe đối với vấn đề bạn đang muốn trình bày. Thực tế các nhà thuyết trình kinh doanh chuyên nghiệp rất hay sử dụng phương pháp này trong bài thuyết trình của họ.
Những câu hỏi bạn đưa ra không nhất thiết phải là những câu hỏi đánh đố mà nên đơn giản, hài hước và hướng vào chủ đề mà bạn muốn dẫn dắt người nghe.
59
v Mở đầu bằng một câu chuyện hay một tình huống hài hước
Bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng một hành động hay một câu chuyện cụ thể. Hành động và câu chuyện này phải liên quan đến nội dung và chủ đề mà bạn muốn trình bày.
Ví dụ khi bạn trình bày về chủ đề vượt khó. Bạn có thể mở đầu bằng câu chuyện của thầy giáo Nguyễn Ngọc Ký – một người thầy vĩ đại, dám vươn lên trong nghịch cảnh để thành công, đem lại con chữ và niềm tin cho rất nhiều người.
Hoặc khi bạn trình bày về phương pháp học tiếng Anh, bạn có thể mở đầu bằng việc hát một bài hát tiếng Anh và sau đó nói: nghe và tập hát tiếng Anh là một trong những phương pháp học ngoại ngữ hiệu quả mà tôi đã áp dụng, còn rất nhiều những phương pháp khác đang chờ các bạn khám phá trong buổi thuyết trình này.
60
Mở đầu như vậy vừa mang tính giải trí vui nhộn lại vừa có thể giúp bạn hướng người nghe vào chủ đề của mình.
Bên cạnh đó, dù là người lớn nhưng ai cũng thích nghe kể chuyện hay được xem một tình huống hài hước. Hãy để người nghe thỏa mãn mong muốn của họ.
Để thu hút người nghe, nhiều người thuyết trình chuyên nghiệp còn sử dụng biện pháp diễn hài, kể các câu chuyện cười thậm chí lấy mình ra làm tình huống hài hước.
Tuy nhiên, nếu bạn không có năng khiếu gây cười cho người khác hãy tránh xa cách thức này.
v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trò chơi
Một cách khác để bạn mở đầu bài thuyết trình ấn tượng đó là tổ chức một trò chơi nho nhỏ như giải ô chữ để tìm ra tên chủ đề mà bạn sẽ trình bày. Trò chơi này sẽ không mất nhiều thời gian nhưng có tác dụng trong việc thu hút sự chú ý của khán giả, giúp họ nhớ và quan tâm đến bài thuyết trình của bạn, đồng thời, cách này còn tạo không khí sôi nổi, tránh nhàm chán cho buổi thuyết trình.
v Mở đầu bài thuyết trình bằng những con số thống kê
“Trăm nghe không bằng một thấy”, “Nói có sách, mách có chứng” là những câu ngạn ngữ được ông cha ta đúc kết từ ngàn đời nay. Để thuyết phục người nghe không cách nào hơn là bạn hãy đưa ra cho họ những con số thống kê cụ thể.
Ví dụ khi bạn trình bày về tầm quan trọng của việc học kỹ năng mềm, bạn có thể mở đầu bài thuyết trình bằng cách đưa ra con số nghiên cứu khoa học rằng: những người thành đạt chỉ có 25% là do kiến thức chuyên môn, 75% còn lại được quyết định bởi kỹ năng mềm mà họ có được.
61
v Mở đầu bài thuyết trình bằng một trích dẫn
Một trích dẫn hay và phù hợp sẽ giúp bạn thu hút ngay sự quan tâm của khán giả và làm cho bài thuyết trình của bạn thêm ấn tượng. Do đó, bạn có thể mở đầu bài thuyết trình của mình bằng việc đưa ra một trích dẫn nổi tiếng và ý nghĩa.
Ví dụ, khi bạn trình bày về chủ đề làm việc nhóm, bạn có thể trích dẫn câu tục ngữ: “Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao” để thấy được vai trò và sức mạnh to lớn mà làm việc nhóm có thể đem lại
2.4. Phần Kết bài thuyết trình
“Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết. Vì vậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận. Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thu được toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình. Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại những ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng ta gửi đến thính giả. Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đến toàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình.
Khi chúng ta tham dự một buổi thuyết trình của người nào đó, chúng ta vẫn mong đợi sẽ đạt được điều gì, nhận được những kiến thức, kinh nghiệm nào cho