Phương pháp Đường găng (Sơ đồ Gantt)
Phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo công việc trọn gói (tổ chức thực hiện theo dự án) không quan tâm tới tính chuyên môn của các công tác (không có các công việc chuyên môn), mặc dù trong từng gói công việc đều có các công tác chuyên môn đặc thù. Phương pháp này chỉ quan tâm tới các thời điểm bắt đầu và kết thúc của các gói công việc cũng như thời lượng thực hiện các gói công việc đó.
Trong mỗi gói công việc các công tác chuyên môn của cùng một dây chuyền công nghệ được sắp xếp liên quan với nhau bằng những mối quan hệ theo chiều ngang (tức là mối quan hệ theo logic công nghệ). Các mối quan hệ theo logic công nghệ giữa các công tác trong mỗi một công việc trọn gói đều có thể là một trong 4 loại mối quan hệ sau:
1. Tuần tự thuận (FS+C) với C là độ trễ,
2. Tuần tự nghịch (SF+C) với C là độ trễ, (tuy nhiên loại mối quan hệ này hầu
như không gặp trong các mối quan hệ theo logic công nghệ),
3. Song song cùng xuất phát (SS+C) với C là độ trễ,
4. Song song cùng về đích (FF+C) với C là độ trễ.
Trong phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo công việc trọn gói không tồn tại các mối quan hệ công việc theo chiều dọc, là các mối quan hệ giữa các công tác có cùng chung chuyên môn nằm trong các công việc trọn gói khác nhau. Có nghĩa là, trong 2 công việc trọn gói có thể có những cặp công tác có cùng chung chuyên môn (mỗi công tác trong cặp công tác chuyên môn đó nằm ở trên một công việc trọn gói riêng biệt), tuy nhiên 2 công tác cùng chung chuyên môn trong cặp đó không được
80
thực hiện bởi cùng một tổ đội công nhân chuyên nghiệp, mà lại được thực hiện bởi 2 tổ đội công nhân chuyên nghiệp khác nhau (với biên chế tổ đội nói chung là khác nhau).
Ở phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo công việc trọn gói, do không cần quan tâm tới công việc chuyên môn, tức là không để ý đến tính định biên của các biên chế tổ đội công nhân chuyên nghiệp, nên có thể thay đổi linh hoạt được thời lượng thực hiện của từng công tác trong các công việc trọn gói bằng cách tăng giảm tùy ý biên chế tổ đội chuyên môn.
Trong phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo công việc trọn gói, giữa các công việc trọn gói phải tồn tại các mối quan hệ liên kết các thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc trọn gói với nhau (tức là các mối quan hệ dạng điều kiện biên hay có thể là mối quan hệ khai mở không gian công tác). Những mối quan hệ này liên kết các công tác đầu hay cuối của các gói công việc lại với nhau. Nhưng phần lớn các công tác đầu và cuối của các gói công việc, thường là không cùng chuyên môn, nên các mối quan hệ điều kiện biên này là các mối liên kết chéo giữa các công tác không cùng chuyên môn và cũng không cùng trong một gói công việc. Trong tổ chức thi công xây dựng cũng tồn tại các mối quan hệ điều kiện biên liên kết chéo tương tự, chúng có thể tạo nên các khoảng gián đoạn thời gian giữa các đợt thi công, các tầng nhà,… là những gián đoạn được gọi là gián đoạn chuyển đợt hay gián đoạn chuyển tầng (điều kiện mở không gian công tác).
Tuy nhiên, điều cốt lõi của phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo công việc trọn gói là dù các thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công tác, cùng với thời lượng thực hiện của mỗi công tác trong gói công việc, cũng như của mỗi gói công việc, có thay đổi linh hoạt thì vẫn luôn luôn tồn tại đường găng trong toàn bộ mạng công việc của dự án. Đồng thời trong dự án có thể có những công tác có một lượng thời gian dự trữ cho việc thực hiện chúng.
Phương pháp Đường găng hay phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo sơ đồ mạng về bản chất là phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo các công việc trọn gói hay chính là tổ chức theo dự án (có thể là đơn lẻ hay duy nhất). Trong gói công
81
việc trọn gói, các công việc vẫn được phân theo chuyên môn, nhưng đơn lẻ và có thể là duy nhất không thể hợp thành dây chuyền, do những lao động chuyên nghiệp tương ứng làm. Tuy nhiên, các công việc chuyên môn trong gói công việc được thực hiện với một biên chế lao động không cố định, có thể thay đổi biên chế lao động từ đó thời lượng thực hiện các công việc chuyên môn này cũng thay đổi theo. Phương pháp Đường găng không chú trọng tới tính định biên của các tổ đội chuyên nghiệp, mà chú trọng tới tính găng (tức là tính căng thẳng, khẩn trương của các công việc chuyên môn khác nhau trong gói công việc dự án). Phương pháp Đường găng được áp dụng cho mọi loại dự án (là những nỗ lực thực hiện công việc một cách hữu hạn theo một dạng đơn đặt hàng nào đó (ví dụ như: hợp đồng,...), chứ không phải là sản xuất hàng hóa hàng loạt theo kiểu công nghiệp), bao gồm cả dự án xây dựng.
Khác với 2 phương pháp tổ chức thực hiện công việc trên, trong Phương pháp Đường găng tức là phương pháp tổ chức thực hiện công việc trọn gói, cả thời lượng thực hiện của các công tác lẫn các thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công tác có thể được thay đổi linh hoạt.
Thời lượng thực hiện của các công tác trên mỗi phân đoạn có thể thay đổi, khi thay đổi (thêm bớt) biên chế tổ đội lao động chuyên nghiêp. Phương pháp Đường găng cho phép một loại công tác chuyên môn được thực hiện với khối lượng công tác như nhau trên 2 phân đoạn công việc khoán gọn (trọn gói), có thể được thực hiện với số lượng biên chế lao động chuyên nghiệp khác nhau, và do đó thời lượng thực hiện công tác chuyên môn đó trên mỗi phân đoạn là khác nhau. Điều này là không thể ở phương pháp tổ chức theo tổ đội chuyên nghiệp, và đặc biệt là không thể có ở phương pháp tổ chức thực hiện công việc theo dây chuyền.
Trong phương pháp Đường găng, thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công tác chỉ bị ghim cố định trên trục thời gian, khi mà công tác đó là những công tác găng (chúng nằm trên đường găng), còn nếu chúng không nằm trên đường găng thì thời điểm bắt đầu và kết thúc của chúng có thể thay đổi trôi nổi trong khoảng thời gian dự trữ toàn phần.
82
Nhưng ngay cả các công tác găng cũng có thể thay đổi thành các công tác không găng và ngược lại công tác không găng có thể thành công tác găng, đồng thời với việc thay đổi đường găng, nếu như ta thay đổi thời lượng thực hiện công tác của các công tác găng này (thay đổi bằng cách tăng giảm biên chế tổ đội chuyên nghiệp). Do vậy, thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc găng cũng chỉ là cố định một cách tương đối trong phương pháp Đường găng.
Tóm tắt
Phần nội dung này đã giới thiệu cho bạn những khái niệm cơ bản của hoạt động tổ chức công việc và cách thức bạn có thể sử dụng để bạn trau dồi kỹ năng tổ chức công việc không chỉ cho bản thân bạn mà còn có thể áp dụng tại nơi bạn làm việc. Bạn đã tiến hành việc nghiên cứu, đánh giá bản thân mình một cách nghiêm túc, xác định các công việc bạn yêu thích, xác định mức độ phù hợp của bạn với công việc đó và lập lên kế hoạch để thực hiện được công việc đó. Bạn hãy tiếp tục luyện tập những kỹ năng này để hiểu mình rõ hơn nhé.
Bên cạnh đó, bạn cũng đã có những trải nghiệm với hoạt động lập kế hoạch và tổ chức công việc cho mình ở trong một tổ chức, điều này không chỉ sẽ giúp bạn không còn bỡ ngỡ khi chính thức làm việc sau khi tốt nghiệp mà bạn còn có thể áp dụng ngay những kỹ năng này vào những hoạt động nhóm của bạn trong hiện tại. Để làm giàu thêm hiểu biết, kiến thức về hoạt động tổ chức công việc trong tổ chức, bạn hãy tiếp tục tham khảo thêm những thông tin, kiến thức từ nguồn khác nhé.
83
CHƯƠNG 3: KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
Mục tiêu chương
Trong phần trước, bạn đã biết cách thức xác định mục tiêu và tổ chức công việc cho mình. Tuy nhiên vẫn còn một yếu tố quan trọng khác mà bạn cần phải chú ý để có thể đạt được mục tiêu mình mong muốn, đó chính là vấn đề bạn cần phải biết tự tổ chức, sắp xếp thời gian cho bản thân mình.
Thời gian là tài nguyên hiếm hoi. Cho dù bạn là ai, một ngày của bạn cũng chỉ có đúng 24 giờ, một tuần có 7 ngày và một năm có 365 ngày. Vấn đề quan trọng ở đây là bạn sẽ sử dụng thời gian của mình như thế nào? Tâm điểm của hoạt động quản lý thời gian là tập trung vào mục tiêu chứ không phải là sự bận rộn. Trong cuộc sống của bạn có rất nhiều mục tiêu mà bạn muốn đạt được và bạn luôn phải phân chia thời gian để thực hiện chúng. Tự tổ chức và sắp xếp trách nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Bạn cần phải thích ứng để xác định đúng đắn, thận trọng những điều quan trọng thật sự cho dù cá nhân hay trong công việc. Bạn phải suy tính như vậy trước khi bắt đầu chương trình hành động nào để tận dụng tối đa thời gian có được.
Anh có yêu cuộc sống không? Vậy đừng lãng phí thời gian, vì đó là vật liệu của cuộc sống. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Benjamin Franklin Hãy có thời gian cho cả công việc và hưởng thụ; khiến mỗi ngày vừa hữu ích vừa thoải mái, và chứng tỏ rằng bạn hiểu giá trị của thời gian bằng cách sử dụng nó thật tốt. Và rồi tuổi trẻ sẽ tươi vui, tuổi già không có nhiều hối tiếc, và cuộc đời sẽ là một thành công tươi đẹp.
84