IV. TÌNH HÌNH GIAO KẾT, THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG VÀ GIẢI QUYẾT
4.2 Tình hình thực hiện hợp đồng trong hoạt động kinh doanh
Khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ của mình thì cả bên công ty và bên khách hàng cần phải thực hiện theo đúng những thỏa thuận mà các bên đã giao kết. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng.
Đối với những khách hàng lớn của công ty khi giao hàng thì kèm theo đó sẽ có biên bản giao nhận hàng hóa của bên bán hàng đến bên mua hàng, hoặc bên bán hàng hóa với một bên vận tải vận chuyển hàng hóa đến bên mua.
Ví dụ tại 1 biên bản giao nhận hàng hóa có liên quan đến dịch vụ vân tải: Biên bản giao nhận hàng hóa thể hiện rõ:
Thời gian giao hàng
Chủ thể giao dịch Bên vận chuyển Loại hàng Số lượng hàng Trọng lượng hàng Ghi chú Chất lượng hàng hóa Địa điểm trả hàng
Cuối biên bản có chữ ký của các bên
Các bên có thể thực hiện giao kết qua mail, nói chuyện qua điện thoại, gửi tin nhắn khi giao kết hợp đồng…, chất lượng hàng hóa có thể có hoặc không có sự kiểm tra của bên mua mà người bán sẽ dựa vào những đặc tính của hàng hóa
bên mua cung cấp để giao cho bên mua. Khối lượng hàng hóa giao cho bên mua có thể chính xác ở mức tương đối hoặc tuyệt đối tùy theo cách đóng gói (bao bì) cho sản phẩm.
Với một loại nguyên liệu làm tăcn khác – ví dụ: khô đậu trường hợp đóng bao không quy cách thì trong giao kết của các bên, bên mua có thể đưa ra một (khoảng) về lượng hàng mà mình cần và lượng hàng bên bán giao sẽ nằm trong khoảng đó. Trong trường hợp này thì việc giao hàng từ bên bán sang bên mua cần có một khâu đó là cân hàng dưới sự chứng kiến trực tiếp từ các bên để biết được lượng hàng chính xác mà bên mua đã giao cho bên bán.
Hàng hóa được vận chuyển từ người bán sang người mua trong thời gian mà các bên đã quy định, việc giao hàng hóa được thực hiện trực tiếp giữa đại diện của các bên. Các khâu kiểm tra số lượng, chất lượng, bao bì, hàng hóa sẽ được tiến hành ngay khi hàng đến địa điểm của bên mua,…Trường hợp công ty vào vai trò người mua hàng, nếu hàng hóa được nhập vào kho của công ty thì phòng kế toán sẽ lập phiếu nhập mua giao cho bên bán.
Trong phiếu nhập mua thể hiện rõ:
Tên
Địa chỉ của người giao hàng
Biển số xe chở hàng
Tên hàng hóa, ngày lập phiếu
Chữ kí của đại diện công ty (người lập phiếu, thủ kho, người giao hàng,
kế toán trưởng)