Định kì cuối năm, Công ty tổ chức kiểm kê hàng hóa để nhằm xác định chính xác số liệu,giá trị từng loại hàng hóa hiện có tại thời điểm kiểm kê.Bên cạnh đó,việc kiểm kê giúp công ty kiểm tra tình hình bảo quản,phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp hao hụt,hư hỏng,mất mát để có biện pháp xử lý kịp thời. Bộ phận kiểm kê được lập gồm:
- Bà : Nguyễn Thị Minh Chức vụ: Thủ Kho
Đại diện: Trưởng ban
-Bà: Hoàng Thị Vân Anh Chức vụ: Kế toán kho Đại diện: Ủy viên - Ông : Vũ Tuấn Anh
Chức vụ: Trưởng ban giao nhận Đại diện: Ủy viên
Sau khi thành lập Hội đồng kiểm kê, kế toán và thủ kho phải khóa sổ và giao nộp các sổ sách có liên quan đến hàng hoá như sổ chi tiết hàng hóa, thẻ kho…để hội đồng kiểm kê làm căn cứ để tiến hành kiểm kê, xác định số hàng hóa thừa, thiếu.. Vì các loại hàng hóa của Công ty chủ yếu là hàng hóa dễ kiểm soát, có thể trực tiếp kiểm tra được nên việc kiểm kê được tiến hành khá đơn giản. Hình thức kiểm kê về số lượng của công ty được thực hiện như sau:
- Tiến hành cân đối với những loại hàng hóa như: ốc,kim,……
- Tiến hành đếm đối với hàng hóa: máy may kansai BS2401S, máy may Brother AS2730S,máy may Topteck 970CB,bàn đạp …..
Sau khi kiểm kê xong hội đồng kiểm kê sẽ lập Biên bản kiểm kê. Căn cứ vào biên bản kiểm kê này, Giám đốc công ty cùng Hội đồng kiểm kê sẽ có những quyết định xử lý phù hợp, đòi bồi thường nếu các nhân viên làm mất hay gây hư hỏng tùy theo mức độ nặng hay nhẹ..Căn cứ vào các biên bản xử lý kết quả kiểm kê, kế toán tiến hành ghi sổ.
Nhìn chung công tác kiểm kê kho ở công ty trong những năm trở lại đây không có trường hợp mất mát chỉ có vài trường hợp bị hư hỏng do nguyên nhân khách
toán hoặc thẻ kho của thủ kho và số lượng thực tế của hàng hóa trong kho, nếu phát hiện hàng hóa dư thừa , thiếu, kế toán phải căn cứ vào nguyên nhân hoặc quyết định xử lý của cấp có thẩm quyển để xử lý như sau:
+ Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân và người phạm lỗi, kế toán ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý) Có TK 156 – hàng hóa
Khi có quyết định xử lý: Nếu người làm mất, hỏng phải bồi thường, ghi : Nợ TK 111: Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334: Phải trả người lao động(Nếu trừ vào lương người phạm lỗi)
Nợ TK 138(1388): Phải thu khác (Phải thu tiền bồi thường của người phạm
lỗi)
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán(Phần giá trị hao hụt,mất mát còn lại sau khi trừ số thu bồi thường)
Có TK 138 – Phải thu khác(Tài sản thiếu chờ xử lý)
Trường hợp phát hiện thừa chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý, kế toán ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (3381) Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền ghi: Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
(3381) Có TK 711,632
Bảng kiểm kê kho hàng hoá lập ngày 31 tháng 12 năm 2016 (biểu số 2.16)
Đơn vị: CÔNG TY TNHH TM HOẰNG ĐẠT Mẫu số 05-VT
Địa chỉ: PG - An Đồng - An Dương -Hải Phòng (Ban hành theo QĐ 48/2006QĐ-BTC
BIÊN BẢN KIỂM KÊ HÀNG HÓA ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
-Thời điểm kiểm kê:14 giờ 30 phút ngày 31 tháng 12 năm 2016 -Ban kiểm kê gồm có:
Ông: Nguyễn Thị Minh Chức vụ:Thủ kho Đại diện:Trưởng ban
Bà : Hoàng Thị Vân Anh Chức vụ:Kế toán kho Đại diện:Uỷ viên Ông: Vũ Tuấn Anh Chức vụ:Trưởng ban giao nhận Đại diện:Uỷ viên -Đã kiêm kê các mặt hàng dưới đây:
Theo số kế toán Theo kiểm kê Theo chênh lệch Phẩm chất
Tên,nhãn hiệu,quy Đơ Số Thừa Thiếu
STT n vị Đơn giá Số Kém Mất
cách hàng hóa tính lượn Thành tiền lượng Thành tiền Số Thành Số Thành Còn tốt phẩm phẩm
g lượng tiền lượng tiền 100% chất chất
A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
…… ……….. …. ……. …… ……… … ……… … ….. ….. …. … ….
6 kansai BS2401S Cái 3.720.000 27 100.440.000 27 100.440.000 ….. ….. ….. …. …. … ….
7 Brother AS2730S Cái 4.490.000 32 143.680.000 32 143.680.000 - - - - … ….
8 Topteck 970CB Cái 2.949.000 19 56.031.000 19 56.031.000 - - - - … ..
….. ………. ….. ….. ….. ………. …. ….. ….. ….. ….. …. …. … ….
17 Brother AS2721S Cái 4.450.000 20 89.000.000 20 89.000.000 - - - - .. …
….. ………. ….. ….. ….. ………. …. ….. ….. ….. ….. …. …. … ….
Cộng 5.675.756.300 5.675.756.300
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê
(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
(Ký,họ tên)
CHƯƠNG 3
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI HOẰNG
ĐẠT