CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI KPMG VIỆT NAM:
Mục này tác giả tập trung phân tích những mục liên quan tới kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại KPMG theo chuẩn mực kiểm toán KAM (KPMG Audit Methodology) được thiết kế phù hợp với Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam cũng như quốc tế.
3.3.1. Trách nhiệm của nhà quản lý:
Nhà quản lý tại KPMG thường được hiểu là ở vị trí trợ lý chủ nhiệm kiểm toán trở lên và thường có trên 5 nă kinh nghiệm làm kiểm toán. Thông thường, trợ lý chủ nhiệm năm thứ nhất vẫn phải tới khách hàng để thực hiện công việc kiểm toán, chỉ từ năm thứ hai mới phải thực hiện đúng nghĩa là một nhà quản lý, tập trung vào việc quản trị con người. Trách nhiệm của nhà quản lý ngoài việc chính về chuyên môn là soát xét các báo cáo thì còn phải quản lý được các nhân viên cấp dưới của mình.
Theo quy định chung của công ty, trong bất kì thời điểm nào của cuộc kiểm toán, từ khi ký kết hợp đồng cho tới khi ra báo cáo, nhà quản lý phải có trách nhiệm theo sát để nắm rõ được tiến trình và kết quả thực hiện công việc của những nhân viên cấp dưới. Những nhà quản lý có thể liên hệ với nhân viên cấp dưới thông qua trưởng nhóm kiểm toán bằng nhiều cách khác nhau (Mạng nội bộ, thông qua điện thoại,…) để có thể nắm được tình hình thực hiện công việc. Như những năm trước, số lượng khách hàng của KPMG chưa nhiều như hiện nay, từ cấp độ trợ lý chủ nhiệm rất ít khi xuống thực hiện kiểm toán
ở công ty khách hàng trừ những hợp đồng lớn, chứa đựng nhiều rủi ro thì hiện nay ngoài việc soát xét báo cáo, đôi khi các nhà quản lý cũng phải trực tiếp thực hiện kiểm toán như là các trưởng nhóm. Vì vậy, đôi khi vừa thực hiện kiểm toán vừa soát xét lại các phần vừa kiểm toán thật sự đôi khi tạo sự trùng lặp cho người kiểm tra.
Bên cạnh việc phổ biến đến các nhân viên về tầm quan trọng của các chuẩn mực và quy định công ty theo chương trình kiểm soát rủi ro RMM, các nhà quản lý cần phải theo dõi tiến độ và chất lượng công việc của nhóm kiểm toán mà trên thực tế công việc này bao gồm rất nhiều khâu. Ngoài việc giám sát, soát xét toàn bộ quy trình kiểm toán theo quy định của công ty, Giám đốc và chủ nhiệm còn phải đảm nhận các công việc khác như tuyển dụng, đào tạo nhân viên, tìm kiếm khách hàng mới,… Đôi khi những công việc không trực tiếp liên quan tới chuyên ngành như thế này sẽ gây ảnh hưởng tới việc kiểm soát chất lượng kiểm toán. Khi vào mùa kiểm toán, một chủ nhiệm kiểm toán thường phải đảm nhiệm nhiều hợp đồng cần phải soát xét khiến cho công việc tồn đọng, khi có được hợp đồng mới để soát xét thì công việc của hợp đồng cũ vẫn chưa xong.
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân Nhìn chung, trên thực tế, các nhà quản lý của KPMG đã phải thực hiện một khối lượng
công việc khá lớn so với quy định của công ty, việc theo dõi tiến độ đòi hỏi giám sát chặt chẽ và phải thực hiện nhiều khâu quản lý.
3.3.2. Tuân thủ đạo đức nghề nghiệp:
Mỗi nhân viên KPMG đều phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp vì ngành nghề này là hoạt động dựa trên niềm tin, dùng uy tín và trách nhiệm của công ty để đảm bảo cho khách
hàng. Trong đó yêu cầu về tính độc lập được nêu lên nổi bật nhất. Trong mỗi buổi tập huấn, từ cấp độ thực tập sinh cho tới chủ phần hùn đều được đào tạo về tính độc lập rất kĩ càng. Trước khi tham gia một cuộc kiểm toán, mỗi thành viên đều phải kí vào bảng
cam kết về tính độc lập (Có thể tham khảo bảng cam kết về tính độc lập tại phụ lục số
1) Khi cảm thấy nếu tham gia vào cuộc kiểm toán mà vi phạm tính độc lập, thành viên đó phải có trách nhiệm thông báo cho trưởng nhóm được biết để có thể có quyết định thích hợp.
Tôi hoàn toàn hiểu và tuân thủ những chuẩn mực về tính độc lập áp dụng cho hợp đồng kiểm toán này khi cung cấp tới khách hàng, bao gồm tất cả những quy định của công ty KPMG được trích trong chương 12 của Phần quản lý rủi ro của KPMG, những chuẩn mực chuyên nghiệp được áp dụng cho khách hàng trong được bổ sung bằng RM Awareness được ban hành bởi KPMG, Tôi cam kết hoàn toàn độc lập với khách hàng dưới những điều khoản về tính độc lập. Tất cả những khoản loại trừ về tính độc lập sẽ được báo cáo về cho chủ phần hùn của hợp đồng kiểm toán này.
Tên Phòng ban Chức vụ Vai trò Kí tên/ Ngày
1. A Kiểm toán 1 P Chủ phần hùn
2. B Kiểm toán 1 M Chủ nhiệm kiểm toán 3. C Kiểm toán 1 AM1 Trưởng nhóm
4. D Kiểm toán 2 A1 Thành viên 5. E Kiểm toán 4 A2 Thành viên 6. F Kiểm toán 4 A2 Thành viên
Nguồn: Trích lược biên bản cam kết tính độc lập của KPMG
Ngoài ra, yêu cầu về tính bảo mật cũng rất được xem xét một cách cẩn thận. Đối với mỗi khách hàng thì nhân viên kiểm toán là người đầu tiên được biết tất cả các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu như những thông tin đó được tiết lộ ra bên ngoài thì sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới đơn vị được kiểm toán. Do đó, mỗi nhân viên KPMG sẽ không được tiết lộ bất kì thông tin nào về khách hàng với bên thứ ba. Tùy theo mỗi khách hàng, thông thường, trưởng nhóm sẽ đề xuất khách hàng cung cấp một phòng làm việc riêng. Việc này đảm bảo được tính bảo mật trong công việc kiểm toán. Bên cạnh đó, những chứng từ photo từ khách hàng được KPMG xem xét rất cẩn thận rằng có cần thiết phải lấy những chứng từ đó về hay không. Việc này sẽ hạn chế được việc mang tài liệu từ khách hàng ra bên ngoài. Do đó, khác với những công ty kiểm toán
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân trong nước, KPMG chỉ lấy về những tài liệu thật sự quan trọng. Còn những tài liệu khác
sẽ được tải lên trên hệ thống kiểm soát kiểm toán (Sẽ được trình bày về những hệ thống hỗ trợ kiểm toán).
3.3.3. Kĩ năng và năng lực chuyên môn:
Ngoài những yêu cầu về mặt đạo đức nghề nghiệp, kiểm toán cũng là nghề đòi hỏi những người hành nghề phải có một kiến thức sâu rộng từ kế toán- kiểm toán, tài chính cho tới luật, thuế,… Mong đợi của khách hàng đối với các kiểm toán viên trong nền kinh tế xã hội hiện nay là rất lớn nên ngoài việc có những kiến thức vững chắc về kế toán kiểm toán, kiểm toán viên hiện nay đòi hỏi phải có những kiến thức đặc biệt là về thuế và tài chính. KPMG nhận thức được sâu sắc điều này và có những phương pháp đào tạo nhân viên phù hợp với từng cấp độ từ thực tập sinh cho tới chủ phần hùn để đảm bảo rằng lúc nào mỗi nhân viên cũng cảm giác được đương đầu với thử thách của công việc. Trong hệ thống công ty, KPMG có một phòng ban chuyên soạn thảo những vấn đề liên quan tới học thuật để có thể cung cấp những tài liệu chuyên môn kịp thời tới cho mỗi nhân viên. Phòng đó được KPMG gọi là DPP, nơi chuyên nghiên cứu những chuẩn mực, nghị định, thông tư được các cơ quan có thẩm quyền ban hành và phổ biến rộng rãi tới toàn nhân viên thông qua hệ thống mạng nội bộ.
Ngoài ra, KPMG còn có một hệ thống lớp học được gọi là KBS- KPMG Bussiness School với việc đảm bảo tổ chức những lớp học truyền thống, huận luyện cho mỗi nhân viên. Bên cạnh đó, KBS còn tổ chức những lớp học trên mạng Internet, nơi đó, mỗi nhân viên của KPMG có thể được học với các nhân viên KPMG khác trên toàn thế giới. Điều này giúp rút ngắn thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên nâng cao được kĩ năng chuyên môn của chính mình.
3.3.4. Duy trì và chấp nhận khách hàng
Đối với từng khách hàng cụ thể, KPMG sẽ tiến hành đánh giá rủi ro đối với khách hàng đó thông qua một hệ thống bảng biểu câu hỏi có sẵn theo tiêu chuẩn của riêng KPMG. Thông qua những biểu mẫu câu hỏi như thế này, ban lãnh đạo sẽ nhìn nhận được những rủi ro và cơ hội đối với hợp đồng này. (Tham khảo bảng đánh giá khách hàng phụ lục số 06)
Đối với khách hàng cũ: Trước khi bắt đầu thực hiện một cuộc kiểm toán đối với một khách hàng cũ, bao giờ KPMG cũng thực hiện đều đặn như thể họ là một khách hàng mới để tránh tình trạng ỷ y, lệ thuộc vào hiểu biết những năm trước mà bỏ qua những rủi ro cho năm kiểm toán hiện tại. Nhân viên KPMG cũng luôn cố gắng trong lúc thực hiện kiểm toán tại khách hàng có thái độ hòa nhã, phong cách làm việc chuyên nghiệp để có thể gây ấn tượng tốt với khách hàng nhằm tiếp tục được làm việc lâu dài. Bằng chứng là có những khách hàng hợp tác rất lâu năm với KPMG Việt Nam bởi chất lượng
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân dịch vụ đem lại và phong cách làm việc ấn tượng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của KPMG.
Đối với khách hàng mới: Công việc khảo sát, đánh giá khách hàng sẽ mất thời gian hơn do chưa có hiểu biết về khách hàng. Khi một nhân viên bất kì nào của KPMG phát hiện và có mối liên hệ với một khách hàng tiềm năng nào đều có quyền báo cáo cho những người có trách nhiệm trong công ty. Đây cũng là một vinh dự khi góp phần vào việc gia tăng doanh số cho công ty. Tiếp theo, chủ phần hùn và chủ nhiệm sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ những rủi ro tiềm tàng đối với mỗi khách hàng cụ thể và từ đó có thể đưa ra quyết định cuối cùng là có nên chấp nhận khách hàng này hay không. Nhưng có một thực trạng hiện nay đang xảy ra trong ngành kiểm toán đó là việc chấp nhận hạ thấp giá phí kiểm toán để có thể giữ chân khách hàng. Không chỉ những công ty kiểm toán nhỏ trong nước mới có hiện trạng này, mà hiện nay ngay cả Big4 cũng có những hành động tương tự trong việc chào mời khách hàng. KPMG cũng không phải ngoại lệ, ngoài việc cạnh tranh với những công ty thuộc nhóm Big4, KPMG cũng phải thu hút những khách hàng nhỏ với những công ty trong nước nhằm đạt mục tiêu doanh số hàng năm. Điều này gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới chất lượng hoạt động kiểm toán bởi nhiều lý do. Vì khi giá phí thấp đồng nghĩa với thời gian làm việc ở khách hàng ngắn, nhiều quy trình kiểm toán sẽ bị loại bỏ nhằm cắt giảm chi phí. Nhiều khi các kiểm toán viên sẽ không đủ bằng chứng cũng như cơ sở để kết luận một vấn đề. Bên cạnh đó, cắt giảm chi phí, chào mời hợp đồng thấp đồng nghĩa với việc số lượng công việc cho mỗi nhân viên sẽ cao lên. Mỗi job sẽ hạn bị hạn chế số lượng nhân viên đi thực hiện công việc, có tình trạng nhân viên cấp độ thấp sẽ làm những phần việc của nhân viên có cấp độ cao hơn do thiếu nhân viên vào mùa bận.
Ngoài ra khi đã chấp nhận khách hàng và có những biện pháp đánh giá rủi ro, KPMG Việt Nam thực hiện nhiều thủ tục được thiết kế qua các bảng biểu, câu hỏi để đánh giá khách hàng hoặc tìm hiểu khách hàng qua trực tiếp phỏng vấn. Đôi khi, việc này được thực hiện bởi một thứ ba nhằm đảm bảo được tính độc lập (Tham khảo phụ lục số 02- Nâng cao chất lượng kiểm toán và phụ lục số 03- Phỏng vấn khách hàng)
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân
Phỏng vấn khách hàng
Tên của người được phỏng vấn : XXX
Tên của nhân viên KPMG phỏng vấn YYY, ZZZ Ngày thực hiện: 3 October 2014
YÊU CẦU Công ty nào được xem Các bên liên quan như sau: Xác định được là các bên liên quan? ABC
những bên liên Có thay đổi gì ở các bên XYZ quan, bao gồm liên quan so với kì trước ……. Các bên cả những thay không?
liên quan đổi từ kì kế Nếu có, bản chất quan toán trước và hệ giữa công ty và các bản chất của bên liên quan là như thế những mối liên nào?
hệ
Nguồn: Trích lược phụ lục số 03 (Phỏng vấn khách hàng) của KPMG Việt Nam
3.3.5. Chính sách nhân sự:
Với phương châm “Con người là tài sản quý giá nhất”, KPMG ngay từ đầu đã xác định đối với một ngành mà con người đóng vai trò chủ đạo như kiểm toán thì việc đầu tư cho nhân tài là một việc mang tính chiến lược. KPMG thể hiện chính sách nhân sự thông qua việc tuyển dụng, đào tạo và chính sách thăng tiến và một số hỗ trợ cho nhân viên của mình.
Tuyển dụng:
Quy trình tuyển dụng của KPMG tương đối khắt khe và nghiêm ngặt nhằm đảm bảo lựa chọn được những người phù hợp với môi trường cũng như đảm bảo được năng lực để làm việc cho công ty được lâu dài. KPMG chỉ tuyển những người mà theo công ty là phù hợp với môi trường cũng như văn hóa của công ty chứ những người giỏi nhất chưa chắc là thành công. Quy trình tuyển dụng của công ty hàng năm thường có đợt tuyển thực tập sinh và nhân viên chính thức. Bên cạnh đó, một số vị trí cần nhiều kinh nghiệm hơn thường được tuyển dụng khi có vị trí trống và không thường xuyên. Quy trình tuyển dụng của KPMG có thể được tóm tắt như sau:
Lập kế hoạch: Thông thường, trước khi bắt đầu thực hiện một mùa tuyền dụng (Thường vào tháng 9 và tháng 3 hàng năm cho thực tập và tuyển nhân viên chính thức), bộ phận nhân sự sẽ nghiên cứu và xem xét tình trạng nhân viên hiện tại cũng như số lượng công việc, số lượng khách hàng hiện đã ký hợp đồng và một số khách hàng tiềm năng. Từ đó, quyết định sẽ tuyển số lượng bao nhiêu nhân viên và thực tập sinh cho phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại của công ty.
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân
Tiến hành thực hiện: Thông thường mỗi mùa tuyền dụng của KPMG Việt Nam diễn ra vào tháng 3 và tháng 9 hàng năm. Mỗi lần thực hiện mất trung bình khoảng 3 tháng để mọi công việc có thể thực hiện được. Mỗi ứng viên từ khi nộp đơn tới khi có được một vị trí trong KPMG đều phải trải qua từ 4-5 vòng thi tuyền khắt khe và đầy cạnh tranh (Số lượng vòng thi tùy theo yêu cầu của mỗi năm). Trung bình, mỗi lần tuyển dụng KPMG nhận được khoảng 1,500 hồ sơ nhưng chỉ khoảng 40 người được tuyển dụng. Đặc điểm từng vòng thi sơ lược như sau:
- Xét duyệt hồ sơ.
- Sau khi đáp ứng được những yêu cầu cơ bản ở vòng hồ sơ, những bạn nào đạt yêu cầu sẽ được liên hệ thông báo thời gian và địa điểm tham dự vòng làm bài luận tiếng anh. Tại đây, bài luận tiếng anh sẽ giúp cho KPMG biết khả năng viết cũng như khả năng tư duy logic của các bạn như thế nào, liệu có phù hợp với môi trường làm việc tai công ty hay không.
- Phỏng vấn với bộ phận nhân sự: Những thành viên trong bộ phận nhân sự sẽ được phân công phỏng vấn với các bạn đã qua được vòng thi viết bài luận tiếng anh. Vòng này chủ yếu chỉ tốn khoảng 10-15 phút để nhân viên phòng nhân sự xem xét các ứng viên có thật sự phù hợp với môi trường và văn hóa công ty hay không. Nếu như vòng trước là khả năng viết thì tới vòng này phải chứng minh được khả năng sử dụng ngôn ngữ để trình bày được vấn đề với một người khác.