- Việc soát xét sau ngày phát hành báo cáo kiểm toán: Sau khi chủ phần hùn kết thúc công việc soát xét, hồ sơ kiểm toán sẽ được một chủ nhiệm khác soát xét một lần nữa trước khi được phê duyệt. Từ đó, đánh giá việc thực hiện và rút ra kinh nghiệm, phương thức cải thiện các quy định của KPMG trong việc kiểm soát chất lượng kiểm toán.
Đặc biệt, mỗi năm KPMG toàn cầu đều tiến hành kiểm tra chéo giữa các KPMG thành viên, giữa các chi nhánh trong cùng một nước, giữa các thành viên KPMG trong từng vùng và trên toàn mạng lưới về việc chấp hành hệ thống Kiểm soát chất lượng kiểm toán của công ty. Sau khi quá trình này hoàn tất, các thành viên trong đoàn kiểm tra lập bảng đánh giá chấm điểm (Bảng đánh giá này được thiết kế theo mẫu chung cho KPMG toàn cầu với cấp độ đánh giá từ cao xuống thấp theo trình tự điểm A, B, C, D, E, F). Mỗi công ty thành viên KPMG hàng năm nhận được thư đánh giá, nội dung bao gồm những ưu điểm và hạn chế cũng như cách khắc phục nhằm cải thiện hoạt động kiểm soát chất lượng kiểm toán. Quy
trình mô tả cách thức các cấp soát xét giấy tờ làm việc như sau:
Bảng 3.4: Sơ đồ các cấp soát xét giấy tờ của KPMG Việt Nam
Thành Trưởng Chủ Chủ phần
viên nhiệm
nhóm nhóm hùn
kiểm toán kiểm toán
Nguồn: Phương pháp luận kiểm toán KAM
3.5.HỆ THỐNG TIN HỌC BỔ TRỢ CHO VIỆC KIỂM TOÁN: TOÁN:
Microsoft Excel 2013:
Đây là một chương trình vô cùng quen thuộc và hỗ trợ đắc lực cho việc kiểm toán báo cáo tài chính. Nhưng nhìn chung Excel chỉ là công cụ hỗ trợ cho việc tính toán, còn lại các Kiểm toán viên vẫn phải tự bản thân xử lý số liệu. Đôi khi, nó hoạt động không thật sự hiệu quả, việc các file quá nặng ảnh hưởng tới khả năng xử lý số liệu. Bên cạnh đó, việc bị giới hạn dung lượng thật sự ảnh hưởng tới khả năng kiểm soát của kiểm toán viên.
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân Chương trình kiểm toán server eAudIt:
Chương trình eAudIt thật sự là một chương trình vô cùng hiệu quả khi tất cả mọi giấy tờ làm việc, mọi quy trình kiểm toán đều được thể hiện ở đây. Tại chương trình này, khi các trợ lý kiểm toán tải lên các giấy tờ làm việc và xác định rằng đã làm xong sẽ có trưởng nhóm soát xét tất cả các nội dung này. Khi những phần của trưởng nhóm đã xong (Bao gồm những phần hành và soát xét các trợ lý) thì sẽ được cấp cao hơn là Chủ nhiệm và chủ phần hùn soát xét các giấy tờ làm việc. Điểm nổi bật của chương trình là khả năng huy động mọi nguồn lực của tất cả các thành viên của nhóm kiểm toán, mọi người đều có thể làm việc mọi lúc và được hướng dẫn cụ thể rõ ràng bởi các quy trình được ghi nhận đầy đủ, giảm thiểu tối đa khả năng có rủi ro trong việc thiếu hay thừa các giấy tờ làm việc. Chương trình này cũng vô cùng linh hoạt khi một chủ nhiệm hoặc chủ phần hùn thường phải đảm nhiệm rất nhiều hợp đồng kiểm toán, không thể nào hỏi các trưởng nhóm khi có vấn đề phát sinh, thì có thể để lại một ghi chú ngay trực tiếp trên giấy tờ làm việc. Trong lần đăng nhập tiếp theo, mọi người nhận được ghi chú sẽ hoàn thành công việc chưa phù hợp. Khi một thành viên cấp dưới đánh dấu “mark as prepare” sẽ được người có vị trí cao hơn xem xét và đưa ra những “Review note”. Người thực hiện giấy tờ làm việc này có nhiệm vụ phải “Clear Review Note” phù hợp với người soát xét. Ngoài ra, chương trình cũng còn cung cấp được vô số tiện ích đối với kiểm toán viên là khả năng quản lý được các hợp đồng mình có tham gia vào, số lượng thành viên đối với mỗi hợp đồng cũng như người chịu trách nhiệm chính.
Nhược điểm của eAudIt là chương trình này tương đối năng, đôi khi không thể xử lý một cách trơn tru trong những máy tính đời cũ.
Mạng nội bộ, Cisco AnyConnection và Token:
KPMG có một hệ thống mạng nội bộ vô cùng tuyệt vời thể hiện ở chất lượng, tốc độ, cũng như khả năng bảo mật rất tốt. Tại văn phòng của KPMG, nhân viên sử dụng từng dây cắm mạng truyền thống và không được sử dụng wifi như một cách ngăn chặn được những rủi ro về hệ thống an ninh về mảng tin học. Trong hệ thống mạng nội bộ, nhân viên được sử dụng Microsoft Outlock thay thế cho những phần mềm Email miến phí như Gmail hoặc Yahoo Mail. Đôi khi, muốn thể hiện một nội dung ngắn, nhân viên có thể sử dụng phần mềm Lync để có thể chat một cách trực tiếp.
Khi đi thực hiện kiểm toán tại khách hàng, không thể nào sử dụng được mạng nội bộ thì công ty cũng có cài đặt sẵn chương trình Cisco AnyConnect giúp cho nhân viên có thể sử dụng mạng wifi của khách hàng mà vẫn có thể vào được mạng nội bộ của công ty giúp cho việc trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng và tiện lợi. Hoặc một phương pháp để sử dụng
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân mạng nội bộ là sử dụng Token để đăng nhập. Token hoạt động dựa trên mật khẩu của bản
thân và 6 chữ số mật khẩu của Token xuất hiện liên tục trong mỗi 30 giây. IBS Management:
Đây thật ra là một phần mềm liên quan tới vấn đề quản trị con người của KPMG. Tại ứng dụng này, nhân viên có thể thực hiện thay đổi các thông tin về cá nhân như ngày tháng năm sinh, số tài khoản ngân hàng,… Bên cạnh đó, chương trình còn cung cấp về xử lý công tác phí, các hóa đơn chưa trả tiền của mỗi nhân viên, giúp cho việc quản lý thật sự hiệu quả. Bên cạnh đó, IBS còn có chức năng theo dõi được thời gian biểu của mỗi người. Nhân viên cần phải ghi nhận những việc của mình hàng ngày để có thể có bằng chứng về đánh giá năng lực của mỗi người vào cuối năm. Nhược điểm của IBS đó là nếu không được huấn luyện cách sử dụng thì sẽ gây khó khăn trong lần đầu tiên tiếp cận.
Retain Management:
Đây là một chương trình giúp cung cấp thông tin về các hợp đồng kiểm toán cho mỗi nhân viên. Khi tên của một nhân viên lên “Job”, họ có thể biết được những người chung nhóm kiểm toán và trưởng nhóm là ai cho tiện việc liên hệ cho những ngày sắp đi. Tại Retain, có
2 mã được nhận là “Unassigned” và “On Job” để cho nhân viên tiện sắp xếp công việc của mỗi người. Vì KPMG có quá nhiều khách hàng, nếu không thực hiện quản lý theo phương pháp này thì khó có thể kiểm soát được nguồn nhân lực, nhất là vào mùa kiểm toán, luôn trong tình trạng thiếu nhân viên.
Nhìn chung, hệ thống tin học của KPMG được thiết kế nhằm đảo bảo phục vụ tốt nhất cho công tác kiểm toán của mỗi nhân viên mà vẫn đảm bảo được tính bảo mật cần thiết đối với thông tin trong nội bộ của công ty. Hệ thống tin học của KPMG rất tốt nhưng vẫn cần phải được huấn luyện cho nhân viên mới trong lần đầu được tiếp xúc.
Sinh viên thực hiện: Phạm Nhật Quang GVHD: ThS Lê Thị Thanh Xuân