Số dư này được nhập một lần khi bắt đầu sử dụng phần mềm. Sau khi khóa sổ hệ thống cũ, bạn kiểm tra cân đối của các tài khoản cũng như số dư chi tiết rồi nhập vào phần mềm bằng cách chọn thực đơn Hệ thống Thiết lập số dư ban đầu.
Hình: Thực đơn thiết lập số dư ban đầu
Chú ý :
- Trong phần mềm, toàn bộ số dư của các kỳ hạch toán sẽ do hệ thống tự động xác định, bạn không can thiệp được.
- Quyền nhập hoặc sửa đổi số dư (khi bắt đầu sử dụng phần mềm) tùy thuộc vào tài khoản người dùng được cấp ( trong quản lý người dùng có phân quyền.
Số dư tài khoản ban đầu:
Lần lượt nhập số dư ban đầu, chọn tiểu khoản trong danh mục tài khoản, bạn nhập số dư tương ứng bên nợ hay bên có cho tài khoản đó.
Số dư chi tiết ban đầu
Hình: nhập số dư chi tiết các tài khoản
Tùy theo đối tượng đăng ký trong hệ thống tài khoản, khi bạn chọn số hiệu tài
khoản trong ô khung lưới bên dưới sẽ thay đổi
các cột và chi tiết theo đối tượng mà tài khoản đó quản lý. Bạn nhập số dư vào cột nợ/có đầu kỳ tương ứng.
Để thiết lập số dư chi tiết ban đầu vào: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư chi tiết ban đầu
Số dư tài sản ban đầu
Lần luợt thêm số hiệu tài sản, tên tài sản (thông tin về tài sản lấy từ danh mục tài sản), nhập nguyên giá tài sản. Trường hợp nếu tài sản đã qua sử dụng có giá trị hao mòn, để nhập và tính khấu hao về tài sản này thì vẫn nhập nguyên giá ban đầu là nguyên giá gốc khi mua tài sản và khai báo thêm cột hao mòn già trị đã hao mòn. Căn cứ trên giá trị còn lại của tài sản đầu kỳ để tính phần khấu hao hàng tháng dựa trên giá trị còn lại.
Để nhập số dư tài sản ban đầu vào: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Số dư tài sản ban đầu.
Lưu ý: Phải nhập thông tin tài sản vào danh mục tài sản trước.
Vật tư hàng hóa tồn kho ban đầu:
Tài khoản nào được xác định đối tượng quản lý là vật tư hàng hóa ( 152,155, 156) thì bạn sẽ nhập số dư ở đây.
Hình: Màn hình nhập số dư hàng hóa
Bạn chọn kho và tài khoản tương ứng rồi nhập số dư về cả số lượng lẫn giá trị cho các chi tiết của tài khoản kho này.
Ở góc phải trên màn hình, bạn thấy có nút , khi nhấn vào nút này, các mặt hàng đã nhập vào danh mục hàng hóa sẽ được tự động chuyển sang màn hình này theo đúng tài khoản đã đăng ký trong danh mục. Việc này giúp bạn không phải nhập lại từng mặt hàng nữa mà chỉ lấy ở danh mục hàng hóa sang.
Để nhập số dư hàng tồn kho ban đầu vào: Hệ thống/ Thiết lập số dư ban đầu/ Vật tư hàng hóa tồn kho.