II. Phần riêng của các thành viên nhóm
1. Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng
a) Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là điều quan trọng và tất yếu để dẫn đến thành công của một nhóm. Để có một nhóm làm việc hiệu quả, cần phải có các thành viên cùng chung mục tiêu, chung chí hướng, đây chính là nền móng vững chắc cho những bước tiến trong tương lai. Khi các nhóm đã xác định được mục tiêu và các thành viên đều nhất chí với mục tiêu này, mối liên kết giữa các thành viên nhóm sẽ chặt chẽ hơn, phối hợp ăn ý hơn để tiến tới mục đích chung. Thiếu đi mục tiêu của nhóm sẽ không khác gì lần dò từng bước trong sương mù, các thành viên khó làm việc cùng nhau, nhóm hoạt động rời rạc, tinh thần nhóm chán nản và công việc nhóm khó được hoàn thiện. Vậy nên, việc xác định mục tiêu đúng đắn và đồng nhất với các thành viên nhóm là vô cùng thiết thực.
Để mục tiêu của nhóm rõ ràng, thực tế và có tính khả thi cao, cần xác định mục tiêu dựa trên nguyên tắc S.M.A.R.T:
Specific: cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu
Meassurable: đo lường được
Attainable: tính khả thi
Realistic: tính thực tế
Time bound: có thời hạn
b) Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm rõ ràng
Mỗi công việc đều cần có sự phân công cụ thể để từng phần việc nhỏ trong công việc ấy được thực hiện một cách trọn vẹn, có trách nhiệm và cũng là để đảm bảo công bằng cho các thành viên trong nhóm.
Đối với những mục tiêu lớn cần phải phân ra thành các mục tiêu nhỏ hơn ứng với từng giai đoạn, mỗi mục tiêu nhỏ phân ra thành nhiều nhiệm vụ nhỏ và phân chia các nhiệm vụ nhỏ ấy đồng đều cho các thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng
thời hạn nhiệm vụ và các nguồn lực cần thiết khi thực hiện nhiệm vụ được phân bổ hợp lý.
Cần cân nhắc năng lực, điểm mạnh, điểm yếu, sở trường của các thành viên để phân chia nhiệm vụ, đảm bảo rằng nhiệm vụ ấy phù hợp với thành viên và có thể sẽ giúp thành viên phát triển năng lực. Sai lầm trong việc phân chia nhiệm vụ có thể khiến công việc chung bị đình trệ, lãng phí thời gian và lãng phí nguồn nhân lực, làm giảm đi lòng tin của thành viên đối với nhóm.