a) Đánh giá chung về vấn đề họp-thảo luận
Ai cũng đã từng tham gia vào những cuộc họp hay thảo luận nhóm ở các môi trường khác nhau như trong gia đình, ở khu phố, ở trường lớp, ở cơ quan với nhiều mục đích khác nhau. Có những người tham gia một cách bắt buộc, miễn cưỡng, có người tham gia một cách thờ ơ, hời hợt, có người tham gia cho vui,…Tương tự như vậy, cũng có nhiều cuộc họp-thảo luận diễn ra một cách nhạt nhẽo, hình thức, không rõ mục tiêu hoặc vô bổ. Do vậy hội họp nhiều khi gây lãng phí thời gian, tiền bạc của các cá nhân, của nhóm hay tổ chức trong xã hội. Tuy nhiên, nhìn vào mặt tích cực của
việc họp - thảo luận thì rõ ràng ai cũng thu nhận được không ít lợi ích hay những hiệu quả nhất định mà họp-thảo luận mang lại. Đó là:
- Thỏa mãn nhu cầu của mỗi người được tham gia và đóng góp vào công việc chung.
- Thỏa mãn nhu cầu nắm bắt được những thông tin cần thiết mà cuộc họp đề cập đến, theo dõi tiến trình cuộc họp và quan sát sự tham gia đóng góp của người khác.
- Đẩy mạnh tính chủ động, tích cực; nâng cao tinh thần trách nhiệm của các thành viên.
- Tìm được lời giải đáp cho những thắc mắc, nghi vấn hoặc những ý kiến chưa rõ ràng. Bổ sung thêm nhiều ý kiến, quan điểm mới. Làm sáng tỏ vấn đề.
- Đưa ra những quyết định mang tính khách quan và đúng đắn hơn.
- Thôi thúc các thành viên tương tác với nhau nhiều hơn, tạo sự cởi mở, thẳng thắn, trung thực và tin tưởng lẫn nhau
- Giúp các thành viên dễ dàng và nhanh chóng tiếp thu ý kiến đồng thời thúc đẩy họ thay đổi thái độ và hành vi theo hướng tích cực.
Một cuộc họp - thảo luận được coi là thành công khi đáp ứng được 4 yếu tố sau:
- Đạt được mục tiêu: Những thông tin được truyền đạt thông suốt, mục tiêu được xác định rõ ràng, những quyết định mang tính khả thi, giao nhiệm vụ hợp lí và nhận được sự cam kết thực hiện, mâu thuẫn được giải quyết ổn thỏa,… Tránh lan man, ôm đồm, làng nhàng.
- Bầu không khí thoải mái, tích cực, cởi mở, dân chủ. Tránh không khí ngột ngạt, bức bối, gượng gạo, bóng bẩy, khách sáo, dè bỉu, …
- Sự thỏa mãn của nhóm viên: vì đã thu nhận được một cái gì đó như thông tin, kiến thức, sự chia sẻ, sự trao đổi, đóng góp, …
- Đúng giờ: không nên bắt đầu muộn hoặc kéo dài thêm.
b) Tiến hành các bước trong cuộc họp-thảo luận
- Bước 1: Chuẩn bị
+ Xác định nội dung: mục đích cuộc họp-thảo luận, chuẩn bị dữ kiện và tư liệu
+ Xác định khung cảnh (địa điểm, vật dụng xung quanh): bố trí chỗ ngồi thuận lợi và trang bị những vật dụng cần thiết.
+ Thời gian: xác định chính xác giờ bắt đầu và giờ kết thúc
- Bước 2: Bắt đầu cuộc họp
+ Giới thiệu và làm quen các thành viên + Tạo bầu không khí vui vẻ, thân thiện
+ Thống nhất mục đích cuộc họp và cách thức làm việc.
- Bước 3: Điều hành cuộc họp
+ Lần lượt đưa ra từng chủ đề quan trọng để các thành viên cùng trao đổi, thả luận + Người lãnh đạo nhóm phải biết cách đặt vấn đề, đưa ra nhiều câu hỏi, khích lệ sự tích cực đóng góp ý kiến, phân tích làm sáng tỏ vấn đề, tóm lược vấn đề, lấy biểu quyết hoặc ra quyết định cuối cùng cho từng vấn đề.
+ Sau khi ra quyết định cuối cùng, cần chắc chắn rằng tất cả các nhóm viên đã nắm rõ, nhất trí và cam kết chấp hành đúng như quyết định cuối cùng. Thông thường sau cuộc họp mọi người sẽ nắm rõ thông tin, biết những nhiệm vụ cần phải làm, được giao cho ai, thời gian hoàn thành, kết quả mong muốn.
+ Kết thúc cuộc họp: Đánh giá về kết quả cuộc họp, các vấn đề đã được giải quyết và vấn đề còn tồn đọng.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. James L. Gibson, Tổ chức-Hành vi-Cơ cấu-Quy trình, Bản dịch tiếng Việt do Ths Phan Quốc Bảo chủ trì, NXB Tổng hợp TP. HCM.
2. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả, Bản dịch tiếng việt của Trần Thị Bích Nga,
Phạm Ngọc Sáu và Nguyễn Thị Thu Hà, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2006. 3. Michael Maginn, Thúc đẩy nhóm làm việc hiệu quả, Bản dịch của Trần Phi
Tuấn, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2007.
4. Ken Blanchard, Alan Randolph, Peter Grazier, Ê-kíp tiến lên nào, Bản dịch của Lê Tuyên, NXB Trẻ, 2005.
5. Tony Buzan, Sức mạnh của trí tuệ xã hội, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2013. 6. Lãnh đạo nhóm, Bản dịch tiếng việt của Nguyễn Thu Hà, NXB Tri Thức, 2009. 7. Nguyễn Quốc Tuấn và Nguyễn Thị Loan, Phát triển kỹ năng quản trị, NXB
Tài chính, 2009.
8. Lương Văn Úc, Giáo trình Tâm lý học lao động, NXB ĐHKTQD, 2011
9. Bùi Anh Tuấn & Phạm Thúy Hương, Giáo trình Hành vi tổ chức, NXB ĐH KTQD, 2011.
10.Hà Nam Khánh Giao, Phạm Thị Trúc Ly và Nguyễn Thị Quỳnh Giang, Giáo
trình giao tiếp kinh doanh, NXB LĐXH, 2011.
11.Đoàn Thị Hồng Vân và Kim Ngọc Đạt, Giao tiếp trong kinh doanh và cuộc sống, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2011.
12.Đoàn Trần Hạnh, Bài giảng Tâm lý quản lý, Học Viện CNBCVT 1
13.Nguyễn Văn Phương, Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, Học viện CNBCVT 2. 14.Đặng Đình Bôi, Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm, ĐH Nông-Lâm TP. HCM 15.Nguyễn Thị Oanh, Làm việc theo nhóm, NXB Trẻ, 2007
16. Lại Thế Luyện, Kỹ năng làm việc đồng đội, NXB Tổng hợp TP. HCM.
17. Rodd Wagner & Gale Muller, Người thông minh không làm việc một mình,
Bản dịch tiếng việt của Phương Thảo-Song Thu, NXB Tổng hợp TP. HCM. 18. James Surowiecki, Trí tuệđám đông, bản dịch của Nguyễn Thị Yến, NXB Tri
19. Quản lý dự án lớn và nhỏ, Bản dịch tiếng việt của Trần Thị Bích Nga & Phạm
Ngọc Sáu, NXB Tổng hợp TP. HCM, 2010.
20.Blair Singer, Xây dựng một nhóm kinh doanh thành công, Bản dịch tiếng Việt của Thiên Kim, NXB Trẻ, 2011.
21.John C. Maxwell, 17 nguyên tắc vàng khi làm việc nhóm, Bản dịch của Đức Anh, NXB Lao động-Xã hội, 2012.