2.3.1. Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác kế toán TSCĐ tại PTCKH
Hiện nay, PTCKH đang sử dụng phàn mềm EXCEL để thực hiện công việc hạch toán, quản lý kế toán tại PTCKH. Việc sử dụng các hàm trong bảng tính excel để tổ chức lưu trữ, liên kết, tính toán dữ liệu và lên sổ sách báo cáo tuy giảm được phần nào so với việc ghi chép bằng tay, nhưng số lượng sổ sách và thao tác với dữ liệu còn tương đối nhiều, chưa tối ưu hóa được điểm lợi của việc sử dụng máy tính.
Ưu điểm
Việc sử dụng phần mềm EXCEL để thực hiện công việc hạch toán thì đơn giản, dễ làm, dễ sử dụng. Giá thành cho việc sử dụng phần mềm EXCEL thì thấp. Bên cạnh đó thì phần mềm này cũng phổ biến và thuận lợi trong việc thay đổi chỉnh sửa các thông tin. Nhân viên sử dụng phần mềm EXCEL thì trình độ chuyên môn không cần quá cao vẫn có thể sử dụng được.
Nhược điểm
Khả năng bảo mật thông tin của phần mềm thấp, dễ bị mất hoặc bị ăn cắp dữ liệu, dễ bị tấn công bởi virus máy tính. Càng ngày thì khối lượng tài sản của PTCKH càng tăng lên, đi cùng với nó là số lượng thông tin cần quản lí cũng như công việc phải làm là vô cùng lớn. phần mềm EXCEL sẽ không thể đáp ứng hết được nhu cầu của người sử dụng. việc này sẽ làm tiêu tốn công sức cũng như thời gian của nhà quản lí.
Phương hướng khắc phục
Cần nâng cấp hoặc thay thế phân hệ TSCĐ hiện tại dựa trên tình hình thực tế trong hiện tại và tương lai gần của PTCKH. Phần mềm được xây dựng phải đáp ứng được bài toán quản lý TSCĐ đặc thù của PTCKH.
2.3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của PTCKH
Ưu điểm:
- Bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của PTCKH là hợp lí, đáp
ứng yêu cầu quản lí về mặt tài chính – kế toán.
- Cơ sở vật chất: Môi chuyên viên kế toán đều được PTCKH cung cấp
một máy tính riêng để làm việc. Các máy tính đều đáp ứng được nhu cầu làm việc. Các máy tính đều được kết nối mạng nội bộ và mạng internet đầy đủ.
Nhược điểm:
- Bộ máy kế toán: Cơ cấu bộ phận kế toán còn nhỏ nên môi chuyên viên
phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Vì vậy lượng công việc cho môi chuyên viên kế toán là không nhỏ gây ảnh hưởng đến đến tốc độ công việc.
- Cơ sở vật chất: Các thiết bị ngoại vi như: máy in, máy photocopy,máy
scan… do sử dụng lâu năm nên vẫn chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu sử dụng của công ty
Hướng khắc phục:
- Bộ máy kế toán: Phân chia các mảng công việc cho từng chuyên viên
hợp lý hơn sao cho công tác kế toán được nhanh và hiệu quả.
- Cơ sở vật chất: cần đề xuất với trưởng phòng để kịp thời nâng cấp,
thay mới các thiết bị đa cũ để đáp ứng nhu cầu của công việc.
2.3.3. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Ưu điểm:
chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí TSCĐ của PTCKH. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận. Toàn bộ các quy trình luân chuyển chứng từ trước khi in ra đều luân chuyển linh hoạt, nhanh chóng giữa các phòng ban trên phần mềm, điều này giúp cho các công việc của PTCKH được tối ưu hóa triệt để.
Nhược điểm:
Các chứng từ được được luân chuyển hoàn toàn trên hệ thống máy tính, do vậy, môi khi hệ thống mạng gặp sự cố hay máy chủ có vấn đề là toàn bộ quy trình sẽ bị ảnh hưởng theo, vì vậy luôn có một đô trễ nhất định môi khi sự cố xảy ra.
Hướng khắc phục:
Cần tiến hành bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy chủ và hệ thống mạng thường xuyên, hạn chế tối đa việc xảy ra sự cố, bên cạnh đó, cần chuẩn bị trước những phương án mềm dẻo, linh hoạt việc luân chuyển quy trình, chứng từ thủ công môi khi phát sinh sự cố.
2.3.4. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Ưu điểm:
Kế toán TSCĐ tại PTCKH đa nghiên cứu và sử dụng các tài khoản chi tiết dựa trên từng loại TSCĐ để tính hao mòn, kết hợp với các tài khoản tổng hợp do BTC ban hành. Điều này, giúp cho công tác kế toán TSCĐ trở nên đơn giản hơn.
Nhược điểm:
Mặc dù, kế toán TSCĐ tại PTCKH đa mở các tài khoản chỉ tiết cho từng loại TSCĐ để tiến hành tính hao mòn nhưng hệ thống tài khoản chi tiết theo từng đối tượng sử dụng TSCĐ lại chưa thật sự được chú trọng và xem xét. Trong khi đó, số lượng
TSCD của PTCKH ngày càng tăng lên khi lượng dự án không ngừng gia tăng dẫn đến việc PTCKH bắt buộc phải đầu tư thêm hệ thống máy chủ. Bên cạnh đó số việc mở rộng thêm diện tích, quy mô văn phòng làm việc nên hệ thống điều hòa điều hòa âm trần cũng đc gia tăng thêm về số lượng. Vì vậy, nếu tách các tiểu khoản theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, từng phòng ban sử dụng TSCD được mở thêm sẽ giúp cho quá trình theo dõi, hạch toán được chi tiết và chính xác hơn.
Hướng khắc phục:
Tài khoản 213 – TSCĐ vô hình được tách theo từng nhóm giải pháp phần mềm: 2135: Phần mềm máy vi tính
+) 21351: phần mềm quản trị cho đơn vị – ERP +) 21352: giải pháp đóng gói cho đơn vị vừa +) 21353: giải pháp hành chính sự nghiệp
2.3.5. Hệ thống sổ, báo cáo được sử dụng
Ưu điểm:
Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán TSCĐ PTCKH sử dụng đa phản ánh được đầy đủ sự tăng, giảm TSCĐ tại PTCKH.
Hệ thống báo cáo của PTCKH bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, khoản mục tài sản cố định được trình bày hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.
Nhược điểm:
Tuy kế toán đa lập được các báo cáo kế toán quản trị nhưng vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu ngày càng tăng của nhà quản trị. Đồng thời báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được các yêu cầu tức thời của nhà quản trị, không đưa ra được các số liệu thông tin tức thời để nhà quản trị có thể dựa vào đó để đưa ra các quyết định điều chỉnh.
Hướng khắc phục:
Xây phần mềm quản lý TSCD xử lý các tồn tại công tác quản lý. Xử lý tự động các báo cáo quản trị TSCD, cung cấp số liệu kịp thời để ban lanh đạo có kế hoạch nâng cấp, bổ sung TSCD, phục vụ hoạt động của PTCKH.
Báo cáo kế toán quản trị không những chỉ được lập theo định kì từng quý mà còn phải lập được bất cứ khi nào có yêu cầu quản lí hay có những biến đổi bất
thường để ban lanh đạo kịp thời đưa ra các quyết định trong công tác quản lý và kinh doanh.
2.3.6. Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán TSCĐ tại PTCKH
Quy trình hạch toán của đơn vị đa được tổ chức một cách có khoa học, đảm bảo phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị, đáp ứng yêu cầu về quản lý TSCĐ, phù hợp với các chuẩn mực và thông tư mới nhất.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI PHÒNG TÀI CHÍNH-
3.1. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
3.1.1. Xác định mục tiêu của đề tài
Đối với bất kì doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, quản lí TSCĐ là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của PTCKH. Dựa trên cơ sở lý thuyết về xây dựng phần mềm kế toán và phân hệ kế toán TSCĐ, cần xây dựng PMKT TSCĐ đáp ứng các nghiệp vụ cơ bản tại PTCKH , giúp quản lý được danh mục TSCĐ, các phòng ban sử dụng; quản lý việc tăng giảm, khấu hao tài sản trên toàn PTCKH. Từ đó giúp công tác kế toán tiết kiệm được thời gian và công sức, giảm thiểu chi phí về sổ sách ghi chép, lưu trữ chứng từ, đảm bảo thông tin được lưu trữ chính xác, đầy đủ, và cung cấp các báo cáo cần thiết theo yêu cầu quản lý.
3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
3.1.2.1. Phân tích yêu cầu
Từ công việc của quản lý TSCĐ,cần phải xây dựng một phần mềm sao cho công việc kế toán TSCĐ được tin hoá học một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn. Trong đó yêu cầu chung của quản lý TSCĐ cần phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình biến động của từng loại, từng nhóm tài sản trong từng đơn vị sử dụng. Thông qua PMKT TSCĐ, các thông tin về TSCĐ sẽ được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, kịp thời, có thể tạo lập các báo cáo và thẻ TSCĐ tại từng thời điểm cụ thể theo yêu cầu.
Yêu cầu đặt ra của phần mềm là khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng phát hiện lôi, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng.
Từ đó xây dựng PMKT đảm bảo: • Đầu vào của hệ thống bao gồm: - Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản bàn giao TSCĐ
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản thanh lý TSCĐ - Biên bản đánh giá lại TSCĐ - Biên bản sửa chữa lớn TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ - Phiếu điều chuyển TSCĐ • Đầu ra của hệ thống bao gồm:
- Thẻ TSCĐ
- Báo cáo tăng TSCĐ, giảm TSCĐ
- Báo cáo danh sách tài sản cố định tại nơi sử dụng - Báo cáo tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
- Báo cáo kiểm kê - Sổ theo dõi TSCĐ
3.1.2.2. Mô tả bài toán
Các TSCĐ đều được quản lý bởi phòng quản lý vật tư thiết bị và được theo dõi tại bộ phận kế toán TSCĐ của PTCKH. Việc quản lý, theo dõi TSCĐ được thực hiện trong suốt quá trình tồn tại của tài sản tại PTCKH.
Các TSCĐ được hình thành thông qua hình thức mua bán được đầu tư bởi nguồn vốn nhất định là Nguồn vốn hình thành TSCĐ. Sau khi được sự phê duyệt của Giám đốc, Phòng quản lý thiết bị kí kết hợp đồng kinh tế mua TSCĐ với nhà cung cấp. Khi TSCĐ được nhà cung cấp chuyển tới, Phòng quản lý vật tư thiết bị tiếp nhận TSCĐ, kiểm tra tình trạng tài sản, kiểm tra các chứng từ từ nhà cung cấp gồm: Phiếu xuất kho (nếu có), Hoá đơn GTGT, Giấy kiểm định chất lượng (nếu có); sau đó lập Biên bản giao nhận TSCĐ với Nhà cung cấp. Kế toán dựa vào Quyết
định tăng TSCĐ của Giám đốc và các hoá đơn, chứng từ liên quan tiến hành ghi
nhận các thông tin về TSCĐ đó. Tài sản được bộ phận quản lý thiết bị lập biên bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng theo quyết định của lanh đạo.
Trong quá trình sử dụng TSCĐ, nếu có nhu cầu về sửa chữa,bảo trì thì các phòng ban, phân xưởng lập Giấy đề nghị gửi lên Giám đốc và ban quản lí vật tư thiết bị. Sau khi xác nhận tình trạng tài sản thông qua Biên bản xác định tình trạng, nếu Giám đốc duyệt yêu cầu, ban quản lí thiết bị sẽ thông báo lại cho các phòng ban đem TSCĐ đi sửa chữa rồi lập các Biên bản sửa chữa tương ứng. Sau đó, kế toán TSCĐ cần cập nhật thông tin vào PMKT TSCĐ dựa vào các biên bản kèm theo đa được lập để phản ánh sự thay đổi vào thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ.
Khi phát sinh thay đổi bộ phận sử dụng của tài sản, ban quản lí vật tư thiết bị lập Phiếu điều chuyển, căn cứ vào phiếu điều chuyển kế toán TSCĐ cập nhật lại sổ TSCĐ, thẻ TSCĐ và phân bổ lại khấu hao.
Nếu trong quá trình sử dụng, Tài sản cố định cần thanh lí, bộ phận thanh lí TSCĐ sẽ chịu trách nhiệm báo cáo xin ý kiến phê duyệt từ ban lanh đạo. Khi được ban lanh đạo duyệt, ban thanh lí sẽ thông báo lại cho các phòng ban đem TSCĐ đi thanh lí và lập Biên bản thanh lí tương ứng, từ đó kế toán TSCĐ sẽ cập nhật thông tin vào PMKT dựa vào các biên bản kèm theo để phản ánh vào thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ. Cuối kì kế toán, kế toán tiến hành phân bổ khấu hao TSCĐ, lập Bảng tính và phân
bổ khấu hao; đồng thời với việc khóa sổ TSCĐ, Ban quản trị thiết bị tiến hành kiểm
kê, đánh giá lại TSCĐ. Sau đó, Kế toán TSCĐ lập biên bản kiểm kê, biên bản đánh giá lại do bộ phận kiểm kê và đánh giá lại cung cấp để lập các báo cáo đáp ứng đầy đủ, trung thực về tình hình TSCĐ tại đơn vị như: Báo cáo kiểm kê TSCĐ, Biên bản
đánh giá lại TSCĐ, Báo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ… để trình lên Kế toán
trưởng.
3.1.3. Mô hình nghiệp vụ của bài toán
3.1.3.2. Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 21. Biểu đồ phân rã chức năng
Mô tả chức năng lá:
(A) kế toán cập nhật đầy đủ danh mục tài khoản cần thiết sử dụng để hạch toán nghiệp vụ
(B) Kế toán TSCĐ cập nhật lại sách sách các nhà cung cấp của công ty , xóa hoặc bổ sung các nhà cung cấp mới để đảm bảo tính hợp lí của thông tin.
(C) kế toán TSCĐ cập nhật lại danh mục bộ phận sử dụng ứng với môi tài sản (D) cuối môi kì kế toán thì công ty sẽ phải tổng kết số dư cuối kì để lấy thông tin cập nhật số dư đầu kì cho kì kế toán tiếp theo
(E) kế toán nhận hóa đơn GTGT cần kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp hợp lệ của hóa đơn.
(F) kế toán TSCĐ nhận biên bản giao nhận TSCĐ từ phòng quản lí thiết bị đa xác nhận với nhà cung cấp
(G) căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ và các chứng từ liên quan, tiến hành khai báo thông tin TSCĐ
(H) khi kế toán TSCĐ nhận được biên bản bàn giao TSCĐ, kế toán tiến hành ghi tăng TSCĐ để theo dõi.
(I) Phòng quản lý thiết bị gửi biên bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận đến phòng kế toán để lấy căn cư mở thẻ TSCĐ và theo dõi.
(K) Mở thẻ TSCĐ cho môi tài sản mới để theo dõi TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng.
(L) Khi phát sinh nghiệp vụ thanh lí TSCĐ, kế toán sẽ tiến hành lập biên bán xuất bán TSCĐ giao cho kế toán thanh toán và ban quản trị thiết bị. Sau khi ban quản trị thực hiện thanh lí TSCĐ, sẽ lập biên bản thanh lí gửi cho kế toán TSCĐ, kế toán TSCĐ kiểm tra biên bản thanh lý xem có đúng thực tế phát sinh,tiến hành lưu giữ chứng từ này khi cần kiểm tra sai sót.
(M) Khi phát sinh nghiệp vụ điều chuyển TSCĐ, cần kiểm tra phiếu điều chuyển và cập nhật vào thẻ và sổ TSCĐ.
(N) Khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành, cần kiểm tra biên bản bàn giao sửa chữa lớn hoàn thành và lưu giữ biên bản này để báo cáo và kiểm tra sai sót khi cần thiết. Cập nhật giá trị công trình SCL đủ điều kiện ghi nhận