1. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà các lãnh đạo, nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó.
Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của địa phương, công ty.
– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu, sản phẩm, hay nhãn hiệu của nhà đầu tư, địa phương.
– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách, nghị quyết, đại hội, kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của đơn vị
2.Vai trò của tổ chức sự kiện
Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra nội dung, mục đích… nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của mọi người dân, giới truyền thông, công chúng…
Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp. Các đơn vị ghi dấu ấn trong nhân dân, hình ảnh huyện, tỉnh nói riêng.
Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.
3. Quy trình tổ chức một sự kiện lớn
Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp, các nhà đầu tư, nhà lãnh đạo. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình và cách thức tổ chức nhất định.
Một quy trình tổ chức sự kiện “ CHUẨN ” bao gồm những nội dung sau:
* Giai đoạn 1: trước khi diễn ra sự kiện:
+ Cần hiểu biết cơ bản về nội dung sự kiện, sản phẩm, thương hiệu, chất lượng… của đơn vị, địa phương tổ chức sự kiện
+ Cần nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện + Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện + Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
+ Xác định đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
* Giai đoạn 3 : Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện
+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện + Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ Chăm sóc khách hàng, đối tượng tham gia sự kiện
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, …
Chú ý: Các công việc như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
*. Các thành phần tham gia sự kiện “Chuẩn)
Là các cơ quan, đơn vị, cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện. + Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện như cung cấp dịch vụ, cung cấp hàng hóa cho sự kiện do nhà tổ chức sự kiện thuê,…
+ Khách mời tham gia sự kiện. + Khách vãng lai tham dự sự kiện
+ Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra.
4. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần phải có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được.
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm ưng ý để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
– Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả
Thư mời chính là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy ở sự kiện của bạn. Vì thế, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi một thư mời cho phép người tham dự có thể gợi ý về nội dung chương trình trong sự kiện của bạn.