IV: THI CễNG PHẦN XÂY, HOÀN THIỆN 1 Nguyờn tắc chung:
9. Biện phỏp quản lý, lưu trữ hồ sơ thi cụng, nghiệm thu:
Việc quản lý, lưu trữ hụ̀ sơ được thực hiện ở cụng trường xõy dựng đờ̉ thuọ̃n lợi cho việc sử dụng cỏc tài liệu phục vụ cho thi cụng. Định kỳ hằng tuần, hằng thỏng sao chụp gửi về phũng kỹ thuọ̃t của Cụng ty đờ̉ quản lý và lưu trữ theo chế độ quản lý, lưu trữ hụ̀ sơ của Cụng ty.
Việc lưu trữ hụ̀ sơ tại cụng trường do thư ký cụng trường đảm nhiệm (cú thờ̉ chuyờn trỏch hoặc kiờm nhiệm)
Hụ̀ sơ quản lý tại cụng trường bao gụ̀m toàn bộ cỏc tài liệu liờn quan đến thi cụng xõy dựng cụng trình.
Hụ̀ sơ được quản lý theo từng loại tài liệu, sắp xếp theo thứ tự thời gian đờ̉ thuọ̃n lợi cho việc tra cứu.
Cỏc văn bản, tài liệu khụng cũn hiệu lực được huỷ đi trỏnh việc sử dụng nhầm lẫn. Hụ̀ sơ, tài liệu được cọ̃p nhọ̃t thường xuyờn, song song với việc sắp xếp tài liệu theo từng danh mục chỳng tụi lọ̃p sổ theo dừi, quản lý và lưu trữ sơ. Trong sổ theo dừi ghi rừ số hiệu, mó hiệu tài liệu, văn bản, túm tắt nội dung, cơ quan ban hành và ngày thỏng ban hành, vị trí cất giữ trờn trờn giỏ lưu trữ.
Xử lý cỏc văn bản, hụ̀ sơ, tài liệu chủ yếu ở cụng trường, trong trường hợp ngoài khả năng của Ban chỉ huy cụng trường thì sẽ được chuyờ̉n về cỏc phũng chức năng của Cụng ty đờ̉ xử lý. Hụ̀ sơ đó xử lý xong, sau khi sao chụp đờ̉ lưu trữ ở cỏc phũng chức năng sẽ được gửi trả lại cụng trường đờ̉ sử dụng và quản lý.
Hụ̀ sơ ở cụng trường phục vụ trực tiếp cho việc thi cụng cụng trình, sẽ được trình cho Chủ đầu tư kiờ̉m tra, tham khảo khi cú yờu cầu.
Sau khi hoàn thành bàn giao cụng trình. Toàn bộ hụ̀ sơ cụng trình được đưa về lưu trữ ở phũng kỹ thuọ̃t và phũng quản lý dự ỏn của Cụng ty.