Nhân viên môi giới nhận lại hồsơ, ghi hồsơ và khai báo vào phần mềm, vào sổ theo dõi khách hàng, xóa tài khoản của khách hàng. Hồsơ khách hàng vẫn phải được lưu trữ tại phòng môi giới trong thời gian 1 năm và sau đó chuyển vào kho lưu trữ của công ty.
3.1.3.2 Lưu kí chứng khoán
Tùy theo lệnh giao dịch của khách hàng, sau khi hoàn tất giao dịch, chứng khoán có thểđược trao cho khách hàng (văn bản bằng giấy) và khách hàng tự quản lí, hoặc đưa vào gửi (lưu kí biệt lập) tại CTCK, hoặc đưa vào lưu kí riêng hay lưu kí tổng hợp.
Lưu kí chứng khoán là hoạt động lưu giữ, bảo quản, chuyển giao chứng khoán cho khách hàng và giúp khách hàng thực hiện các quyền liên quan đến sở hữu chứng khoán: quyền nhận cổ tức, ghi chép theo dõi những thay đổi vềtình hình đăng kí, lưu kí chứng khoán...
Thông thường để tạo thuận lợi cho các giao dịch và tạo lợi thế cho khách hàng (thời gian và chi phí), các CTCK đều tư vấn cho khách hàng mở tài khoản lưu kí. Riêng trường hợp mua bán chứng khoán tại các TTCK tập trung thì việc lưu kí chứng khoán là quy định
Xác nhận yêu cầu Kiểm tra, xét duyệt Kiểm tra, xét duyệt
bắt buộc, bởi việc mua bán không thực hiện theo nguyên tắc trao tay. Do đó, nếu nhà đầu tư đã sở hữu và nắm giữ chứng khoán phải đem lưu kí chứng khoán tại CTCK mới có thể đặt lệnh bán số chứng khoán này trên TTCK tập trung.
Để mở tài khoản lưu kí, khách hàng phải kí hợp đồng lưu kí chứng khoán và CTCK sẽ mở tài khoản lưu kí cho khách hàng. Mọi tác nghiệp do CTCK tựđảm nhiệm. Khi khách hàng mua chứng khoán, CTCK sẽ chuyển chứng khoán vào tài khoản lưu kí của khách hàng và chuyển cho khách hàng bản trích lục lưu kí. Khi lệnh bán chứng khoán của nhà đầu tư được thực hiện, CTCK sẽ hạch toán giảm sốdư chứng khoán tại tài khoản lưu kí.
Yêu cầu đối với việc cung cấp dịch vụlưu kí chứng khoán
- Thực hiện đầy đủcác điều kiện cần thiết theo quy định của pháp luật, - Đảm bảo tính an toàn, chính xác và cẩn thận trong suốt quá trình thực hiện, - Không tiết lộ thông tin về tài khoản giao dịch của khách hàng,
- Phải quản lí tách biệt CK của mỗi khách hàng và tài khoản của khách hàng với CK của công ty.
Quy trình triển khai nghiệp vụlưu kí
Bước 1: tiếp nhận hồsơ lưu kí chứng khoán
+ Đối với chứng khoán là chứng chỉ vật chất:
- Nhân viên môi giới gặp gỡvà hướng dẫn khách hàng điền phiếu gửi chứng khoán, Tiếp nhận hồsơ lưu kí chứng khoán
Tái lưu kí tại trung tâm lưu kí chứng Thực hiện quyền sở hữu chứng khoán